INHOUDSOPGAVE


Werkgever aanmaken

Ga naar in beheer naar Organisatie -> Klant beheer en klik op de 3 puntjes achter de map waar je hem wil toevoegen


Hierna zal er een menu openen waar je daarna op 'Werkgever toevoegen' klikt.


Als je nu hierop hebt geklikt opent er een nieuw tabblad 'Nieuwe werkgever'. Hierin vul je het formulier in. Alle velden met een * zijn verplicht.



 Als je dan op 'Opslaan' klikt kom je uit op het onderstaande vester. Hierin kun je kiezen of je:


- Verdere informatie van de werkgever toevoegd

- Nog een werkgever toevoegd

- Het venster wil sluiten



Hier klik je dan op 'Verder registreren' om de aanvullende gegevens op te voeren. Onderstaande scherm opent dan:


Je ziet dat er meerdere Tabjes zijn die ieder onderverdeeld zijn in blokken. Hieronder volgt een overzicht met de verschillende tabjes en blokjes die er te vullen zijn op werkgeverniveau.


Werkgever informatie

Activeren

Als alle verplichte gegevens gevuld zijn, kan de werkgever geactiveerd en geplaatst worden in een map van het Klantbeheer via de blauwe knop bovenaan het scherm:

Indien nog niet alle verplichte gegevens gevuld zijn, zal de werkgever ook niet geactiveerd kunnen worden. Er wordt ook aangegeven waarom de werkgever niet gepubliceerd kan worden en waar je deze onder wilt plaatsen.


Algemeen

In dit blok kun je via Bewerken de overige gegevens van de werkgever aanvullen. 

Alle velden met een * zijn verplicht:


Werkgevercodes en Externe werkgever ID worden gebruikt bij koppelingen en integraties. Het Werkgever ID is uniek per omgeving en wordt automatisch gegeneerd. Vergeet niet op te slaan.


Ook kun je bij het blok Algemeen de werkgeversregistraties aanpassen. Dit doe je door er op het blauwe vakje te klikken:


Je komt dan in een scherm waar je werkgeversregistraties kunt koppelen. Wanneer bij een werkgever een KvK- of KBO-nummer geregistreerd staat welke ook bij een andere werkgever bekend is, zal je hierover worden geinformeerd door een waarschuwing boven aan de pagina:

Als bovenstaande melding verschijnt kunnen er zich twee situaties voordoen:

  • Er is nog geen juridische eenheid, maar wel meerdere werkgeversregistraties met hetzelfde KvK- of KBO-nummer. Dan zie je in het panel de knop ‘toevoegen’ om een juridische eenheid voor deze werkgeversregistraties vast te leggen.  

  • Er zijn al werkgeversregistraties gekoppeld aan een juridische eenheid met hetzelfde KvK- of KBOnummer als de huidige werkgeversregistratie. Daar kun je de huidige werkgeversregistratie vervolgens aan koppelen.


Indien er nog geen werkgeverstregistratie genoteerd staat kun je deze ook toevoegen:

Je komt dan een volgend scherm waar je de Juridische eenheid kunt opvoeren. Je hebt hierin 2 opties: KvK (NL) of KBO (BE):

Na het opvoeren en opslaan van de juridische eenheid is deze zichtbaar in het overzicht en wordt deze gekoppeld aan de werkgever:

Als je nu hetzelfde doet bij een andere werkgever, dan worden daarna beide werkgevers in deze tabel getoond. Wanneer een werkgever niet meer gekoppeld hoeft te zijn dan klik je op ‘ontkoppelen’, waarmee je de geopende werkgever ontkoppelt van andere werkgevers. 


Op de werkgeverwidget op het tabblad klantbeeld bij een dossier is deze informatie ook terug te vinden.


Juridische eenheid verplichten


Het mogelijk om via de Xpert Desk aan te vragen om module Organisations.ActivateEmployer.LegalEntityRequired aan te zetten. Wanneer deze module aan staat, kan een werkgeversregistratie alleen geactiveerd/gepubliceerd worden als er ook een juridische eenheid vastgelegd is. Als dit niet zo is wordt dit aangegeven op het publiceren scherm:


Contactgegevens

Hier staan de contactgegevens van de werkgever. Je kunt deze wijzigen door op Bewerken te klikken:


Hier zie je dat minimaal 1 telefoonnummer verplicht is.


Deze gegevens zijn al ingevuld bij het opvoeren van de werkgever vanuit het Klantbeheer


Door het vinkje Afwijkend postadres aan te vinken, kun je een tweede (post)adres opvoeren.


Hetzelfde geldt voor het vinkje voor een afwijkend factuuradres. Vergeet ook niet om op te slaan.


Detail gegevens

Hier staan gegevens zoals FTE-waarde en UWV gegevens. ook deze gegevens zijn te bewerken via Bewerken:


Hier zie dat het Loonheffingennummer verplicht is. Deze is alleen verplicht als er geen UWV-aansluitnummer bekend is.


Hier kun je op werkgeverniveau je notities plaatsen.


Hier zie dat het UWV-aansluitnummer verplicht is. Deze is alleen verplicht als er geen Loonheffingennummer bekend is. Meer hierover is te lezen in Selecteren UWV vestiging : othersideatwork .


Wanneer je dit doet en hoe je dit doet is terug te lezen op Selecteren arbodienst : othersideatwork 


Bij deze gegevens kun je instellen welke verzuimclassificaties de dossiers van deze werkgever kunnen kijken. De configuratieparameters kun je hier ook nog op werkgeverniveau instellen. Vergeet ook hier niet om de wijzigingen op te slaan.


Contracten

Onder het tabje contracten zijn een 3-tal zaken in te stellen.


Financiële gegevens

Hier kun je een debiteurennummer opvoeren en ook een afwijkend factuuradres gebruiken.


Kortingsmodel

Hier kun je de ingestelde kortingsmodellen inzien en wijzigen. Hoe je dit doet lees je in 07. Kortingsmodellen : othersideatwork 


Contracten

Hier kun je de ingestelde contracten inzien en wijzigen. Hoe je dit doet lees je in 10. Inrichting bij werkgevers : othersideatwork 


Label

Hier kun je het ingestelde label inzien en wijzigen. Hoe je dit doet lees je in Label koppelen aan werkgever : othersideatwork  en, Inleiding dienstverlening : othersideatwork en Label beheer : othersideatwork .


Verzekeringen

Hier kunnen de ingestelde verzekeringen ingezien en gewijzigd worden. Hoe je dit doet lees je in Inleiding dienstverlening : othersideatwork .


Werkgevergroepen

Hier kun je de gekoppelde werkgevergroepen zien en instellen. Hoe je dit doet lees je in Werkgevergroepen : othersideatwork.


Gegevensbeheer

Op dit tabje kun je de instellingen mbt datakluis beheren. Hoe je dit doet lees je in Datakluis algemeen : othersideatwork , Datakluis activeren : othersideatwork  en Datakluis beheren : othersideatwork .


Vestigingen

Een vestiging is een locatie van de werkgever. Binnen werkgeverbeheer is het mogelijk om één of meerdere vestigingen vast te leggen. Je kunt één of meerdere contactpersonen en adressen vast te leggen per vestiging. Het adres vastgelegd bij de werkgever zelf, hoeft niet ook nog als losse vestiging opgevoerd te worden. Dit adres wordt standaard als (hoofd)vestiging weergegeven binnen de lijst van vestigingen waar deze geselecteerd kan worden. Hierbij geldt dat, als er geen vestigingen vastgelegd worden, het dienstverband altijd op de hoofdvestiging is. Indien er één of meerdere vestingen zijn vastgelegd op de werkgever, dan is de vestiging te selecteren binnen het dienstverband.


Hier kun je ingestelde vestigingen zien voor deze werkgever. Om een vestiging aan te maken klik je op + Nieuw:


Je wordt dan gevraagd om een naam en een code. Als je beide hebt ingevuld kun je de vestiging opslaan en zal deze in het overzicht verschijnen:


Op zo een vestiging kun je dan vervolgens ook nog extra gegevens opvoeren zoals Contactpersonen, Adressen en Financiele gegevens:


Werkgever contactpersonen

Op dit tabje zijn contactpersonen op te voeren en te wijzigen. Contact personen kunnen gebruikt worden om mee te nemen in de mailing of om in te zien op het werkgeversdossier. Om een contactpersoon op te voeren klik je op +Contactpersoon toevoegen:

Je komt dan in een nieuw scherm waarin de gegevens van deze nieuwe contactpersoon gevraagd worden. 

Als alle verplichte (*) velden gevuld zijn kan de contactpersoon worden opgeslagen en verschijnt deze in het overzicht.


Overzicht aantal medewerkers

Op dit tabje zie je een overzicht met peilingen van aantal medewerkers. Ook kun je een peiling hier toevoegen. Hoe je dit doet lees je in Registratie van medewerker aantal/FTE van een werkgever : othersideatwork .


Toewijzingen

Op dit tabblad kun je zien of er toewijzingen (casemamanagementteams) zijn ingesteld. Ook kun je deze hier op werkgeverniveau toewijzen. Hoe je dit doet lees je in Toewijzingsrollen : othersideatwork .