Inleiding

Met deze stappen kan je een overzicht uitdraaien over de regestratie van medeweker aantallen/FTA van een werkgever. Hiermee krijg je een inzichtelijk overzicht om de aantallen te registreren en inzichtelijk te maken in het werkgever dossier. 

Deze kunnen gebruikt worden voor facturatie via CMM, rapportage en het berekenen van verzuimcijfers.

INHOUDSOPGAVE

• Stap 1. Ga in het nieuw beheer naar Organisatie en zoek de betreffende werkgever op.
• Stap 2. klik bij werkgeverop het tabblad "Overzicht aantal medewerkers" en klik hier op "Toevoegen peiling aantal medewerkers"
• Stap 3. Vul hier de gegevens in die je nodig hebt voor het juiste overzicht en klik op opslaan.

Stap 1. Ga in het nieuw beheer naar Organisatie en zoek de betreffende werkgever op.

Stap 2. klik bij werkgever op het tabblad "Overzicht aantal medewerkers" en klik hier op "Toevoegen peiling aantal medewerkers"

Bij het registreren kan de gebruiker kiezen of er een ‘Algemene peiling’ of een ‘Peiling voor een specifieke toepassing’ geregistreerd wordt.

Een ‘Algemene peiling’ is de standaard manier van registreren van een peiling. Hierbij voer je de daadwerkelijke medewerker aantallen en aantal FTE van de werkgever op de peildatum in. Afwijken van een algemene peiling is enkel nodig als je een ander aantal medewerkers wil hanteren voor een specifieke toepassing (zoals de facturatie van abonnementsgelden).

Een ‘Peiling voor een specifieke toepassing’ wordt gebruikt als je voor een specifieke toepassing wil afwijken van de algemene peiling. De enige specifieke toepassing die gekozen kan worden op dit moment is de facturatie van abonnementsgelden. Als er geen ander aantal medewerkers gehanteerd wordt voor deze toepassing, dan is de aanvullende registratie niet nodig. 

Als er op dezelfde peildatum zowel een ‘Algemene peiling’ is geregistreerd als een ‘Peiling voor een specifieke toepassing’ met toepassing ‘Facturatie CMM’, dan wordt voor de facturatie van abonnementsgelden de registratie specifiek voor de toepassing als leidend gezien.

Soort registratie van aantal medewerkers

Bij soort registratie kan er onderscheid gemaakt worden in het soort van aantal medewerkers. Bij het registreren kan er gekozen worden voor het registreren van ‘Totaal aantal’, ‘aantal per categorie met een opgeteld totaal’ en ‘aantal zonder totaal’.

Een ‘Totaal aantal medewerkers’ kan gebruikt worden als er enkel een registratie van het totaal aantal medewerkers en/of totaal aantal FTE benodigd is.

Een ‘aantal per categorie’ met of zonder berekend totaal kan gebruikt worden als er een categorisering van aantal medewerkers benodigd is. Met name voor klanten die abonnementsgelden factureren en daarbij gebruik maken van de uitsplitsing van aantal voltijd, deeltijd en oproepkracht medewerkers.

In de toekomst willen we de registratie per categorie verder onderzoeken om te bepalen of hierin een verdere uitbreiding mogelijk is. Bijvoorbeeld zodat er ook een andere uitsplitsing gebruikt kan worden voor factureren en/of rapporteren.

Overzicht van aantal medewerkers

Voor gebruikers die geautoriseerd zijn voor het inzien van medewerker aantallen komt een overzicht beschikbaar waarin de peilingen zichtbaar zijn. In het nieuwe overzicht van peilingen van aantal medewerkers is per peiling inzichtelijk:

• Waarvoor de peiling gebruikt wordt in de Xpert Suite
• Totaal aantal medewerkers van de werkgever
• Totaal aantal FTE van de werkgever
• Aantal medewerkers/aantal FTE per categorie, voor categorieën: Voltijd, Deeltijd & Oproepkracht

De gebruikers met toegang tot dit overzicht kunnen, afhankelijk van hun andere autorisaties & inrichting, dit overzicht benaderen vanuit:

• Werkgeverbeheer
• Widget ingericht voor de gebruiker in het werkgeverdossier
• Widget ingericht in het werkgever klantbeeld

Registratie van aantal medewerkers

Voor gebruikers die naast het inzien van medewerker aantallen ook geautoriseerd zijn voor het toevoegen, bewerken en verwijderen van peilingen zijn de volgende opties beschikbaar:

• In het scherm is een knop aanwezig voor het toevoegen van een medewerker aantal-peiling. In het vervolgscherm kunnen peilingen worden geregistreerd (peildatum na vandaag).
• Daarnaast is er per geregistreerde peiling die nog niet is ingegaan een menu beschikbaar met de opties om deze te bewerken of verwijderen (bewerken of verwijderen is enkel mogelijk bij peilingen die nog niet zijn ingegaan).

Corrigeren van een peiling van medewerker aantallen met terugwerkende kracht kan een grote impact hebben op de situaties waarbij de aantallen zijn gebruikt, zoals facturatie en in de toekomst rapportages en verzuimcijfers. Omdat er in dat geval aanvullende processen voor correcties benodigd zijn, is het enkel mogelijk om peilingen na vandaag te registreren.

Voorbeeld: Bij het factureren van abonnementsgelden zou het corrigeren van de medewerker aantallen betekenen dat er correctie factureren aangemaakt moeten worden. Het aanmaken van deze correctie facturen is op dit moment niet mogelijk in de Xpert Suite.

Stap 3. Vul hier de gegevens in die je nodig hebt voor het juiste overzicht en klik op opslaan.

Widget voor inzage in aantal medewerkers

De gebruikers waarvoor de widget is ingericht kunnen de vandaag geldige peiling van medewerker aantallen inzien op het werkgever dossier of in het klantbeeld. In de widget wordt daarnaast weergegeven of er voor vandaag andere geldige peilingen zijn voor specifieke toepassingen van de Xpert Suite. Hiermee krijgt de gebruiker in 1 oogopslag inzage in de huidige situatie.

Op het XSC staat een artikel over hoe je een widget kan toevoegen: Hoe maak ik een nieuwe widget aan bij mijn bestaande widget layout?. De naam van deze widget is ‘Organisations_EmployeeCount (EmployeeCountOverview)’.