Belangrijk aandachtspunt: 
Het configureren van een koppeling is deskundig werk, waarbij een goed begrip van de werking van XS Connect én de gegevensverwerking binnen Xpert Suite vereist is. Het is eenvoudig om grote hoeveelheden data in te voegen, aan te vullen, te overschrijven en te verwijderen. Dit heeft voordelen indien alle wijzigingen bewust en correct worden doorgevoerd, maar kan grote negatieve gevolgen hebben indien gegevens (per ongeluk) foutief worden gewijzigd


INHOUDSOPGAVE


1) Achtergrond

Door het instituut SIVI is in het verleden communicatiestandaarden in het leven geroepen om efficiënt gegevens uit te wisselen tussen de verschillende partijen in de arbodienstverleningsbranche. Om die efficiëntie te bereiken is de Verzuimstandaard gebaseerd op een aantal verschillende typen berichten met elk haar eigen doeleinde:


Type berichtPrimair doel
WerkgeverGegevensBasisRegistratieUitwisselen van mutaties over de werkgever, zoals adresinformatie, algemene contactgegevens, personeelssterkte, afdelingenstructuur
WerknemersGegevensUitwisselen van mutaties over de werknemer, zoals naam, adres, woonplaats, contactgegevens
DienstverbandenUitwisselen van mutaties over de arbeidsrelatie en dienstverbanden van een werknemer, zoals op welke afdeling iemand werkzaam is, in welke functie, voor hoeveel uur en met welke leidinggevende. Dit bericht wordt meestal gehanteerd in plaats van het WerknemersGegevens-bericht
VerzuimmeldingenUitwisselen van mutaties binnen verzuimdossiers van een werknemer, zoals per wanneer iemand verzuimt, met welke oorzaak, voor hoeveel procent, of WAZO en/of vangnet van toepassing is en dergelijke. Het meesturen van persoonsgegevens is optioneel, maar het Verzuimmeldingen-bericht kan gebruikt worden om alle informatie met de ontvanger uit te wisselen om direct te starten met de dienstverlening
DocumentenUitwisselen van documenten die door bijvoorbeeld een arbodienstverlener aangemaakt worden als onderdeel van een verzuimdossier
AfsprakenAanvragen van een afspraak tot spreekuur bij een arbodienstverlener. Is door zeer weinig partijen geïmplementeerd en wordt daarom zeer weinig gebruikt
RetourmeldingRetourbericht van ontvanger van een SIVI-bericht naar de inzender van dat SIVI-bericht met terugmelding van status van verwerking ('bestand verwerkt', 'bestand niet verwerkt vanwege foutmelding x')



2) Randvoorwaarden

De SIVI Verzuimstandaard wordt binnen de Nederlandse markt door veel partijen ondersteund, maar lang niet alle partijen ondersteunen alle berichttypen. Door het SIVI-instituut wordt een overzicht van de implementaties bijgehouden, maar informeer bij je koppelpartij naar de actuele stand van zaken. Voor een koppeling op basis van SIVI geldt namelijk een aantal randvoorwaarden. Omwille van het voorbeeld gaan we er gemakshalve van uit dat dit een koppeling is van een werkgever naar een arbodienst - dus men wil informatie verzenden vanuit een HR-systeem naar de Xpert Suite:

  • beide partijen dienen dezelfde typen berichten te ondersteunen:
    • het absolute minimum is het Verzuimmeldingen-bericht om verzuimmutaties uit te kunnen wisselen, wat resulteert in een positieve deelnemerregistratie: de ontvangende partij is enkel op de hoogte van werknemers met een zorgvraag. Let op: dit betekent ook dat contactgegevens (telefoonnummer(s), mailadres(sen) en woonadres) van een werknemer enkel worden bijgewerkt als een verzuimmutatie wordt doorgestuurd
    • als je een negatieve deelnemerregistratie wenst te voeren (dus alle werknemers in beeld hebben en houden omwille van statistieken) dient het HR-systeem het WerknemersGegevens- en/of Dienstverbanden-bericht te kunnen genereren. Dit berichttype moet dan door het HR-systeem gegenereerd worden als medewerkergegevens worden gemuteerd
    • als je een organisatiestructuur wenst te onderhouden door middel van SIVI, moet het HR-systeem het WerkgeverGegevensBasisRegistratie-bericht te kunnen versturen inclusief de <Organisatie eenheid>-sectie van dat berichttype. Als alternatief moet het HR-systeem een (al dan niet hiërarchisch) overzicht van afdelingen kunnen genereren conform de Standaard Afdelingen Import, waarbij dezelfde afdelingscodes worden gehanteerd als in de SIVI-communicatie
    • als je documenten zoals spreekuurverslagen wilt kunnen versturen die de arbodienst heeft opgesteld als onderdeel van het verzuimtraject, dient het HR-systeem het Documenten-bericht kunnen ontvangen
  • op een SIVI-koppeling worden unieke sleutels gebruikt voor werkgevers en werknemers, welke goed tussen de twee partijen moeten worden afgestemd:
    • de gegevens IdWrkgvrArbdnst en AansltnrGeguitwlngArbdnst zijn van belang om een werkgever op de koppeling uniek te identificeren. Deze wordt meestal bepaald door de ontvangende partij
    • het gegeven IdWrknmr is het gegeven bij uitstek om werknemers uniek te identificeren en wordt bepaald door het verzendende systeem - in ons voorbeeld het HR-systeem. In XS Connect kan ook het personeelsnummer gehanteerd worden, maar dit raadt Otherside at Work enkel aan als de verzendende partij kan garanderen dat een personeelsnummer altijd uniek is en nooit opnieuw wordt uitgegeven
  • de SIVI Verzuimstandaard is ontworpen als een op mutaties gebaseerde koppeling, wat betekent dat elke mutatie die opgevoerd wordt in het HR-systeem resulteert in een SIVI-bericht voor dat ene verzuimdossier bij die ene werknemerdat naar de arbodienstverlener verstuurd wordt. Wees ervan bewust dat:
    • bij de eerste opstart - minimaal - de actuele stand van zaken tussen HR-systeem en Xpert Suite eerst moet worden gesynchroniseerd. Voor iemand die bij de opstart in de Xpert Suite niet al als ziek te boek stond zal uitval optreden als het eerste voor hem ontvangen bericht een (deel)herstelmelding is. Hiertoe zijn twee overzichten nodig:
      • een overzicht van (minimaal) alle op dit moment verzuimende medewerkers. Dit overzicht dient de gebruikte sleutel (IdWrknmr) te bevatten in het veld ExternWerknemerID
      • een overzicht van (minimaal) het actueel verzuim. Dit zijn alle verzuimdossiers die hetzij nu nog lopen hetzij zijn afgesloten in de afgelopen 28 dagen - want deze kunnen nog resulteren in samengesteld verzuim
    • opvolging van uitval op de koppeling cruciaal is. Elke (verzuim)mutatie wordt afzonderlijk verstuurd, dus als een mutatie in een verzuimdossier uitvalt bestaat de kans dat daarna ontvangen mutaties óók uitvallen omdat 'de keten' niet meer klopt



3) Globaal stappenplan

Voor het aansluiten van een koppeling op basis van de SIVI-communicatiestandaard dienen de volgende stappen te worden doorlopen:

  1. Stem met de koppelpartij (of de leverancier van het te koppelen systeem) de volgende zaken af:
    1. welke 'jaargang' van de SIVI-communicatiestandaard zal worden gebruikt
    2. welke berichttypen worden ondersteund? Dit bepaalt welke gegevensstromen moeten worden aangemaakt binnen XS Connect
    3. vindt de opstart plaats met enkel het actuele verzuim (enkel voor de dienstverlening) of ook verzuimhistorie (voor statistieken)? Als je kiest voor verzuimhistorie dient de koppelpartij ook de selectiecriteria voor het overzicht van werknemers uit te breiden
    4. wie van beide partijen gaat de server voor de bestandsoverdracht hosten? Otherside at Work adviseert dat de ontvangende partij altijd beschikbaar is voor de verzendende partij om nieuwe informatie te plaatsen (het 'push'-principe). Dat betekent dat Otherside at Work in deze de (SFTP-)server host en de verzendende partij verbinding kan maken zodra men een bericht wil plaatsen
    5. wat zijn de te gebruiken sleutels op de koppeling voor werkgevers en werknemers?
  2. Zo die nog niet bestaat/bestaan, maak in XS het juiste aantal nieuwe werkgevers aan en controleer:
    1. of ze de juiste werkgevercode hebben zoals onderling afgestemd
    2. of ze voorzien zijn van de juiste protocolvariaties
    3. of ze voorzien zijn van de verzuimclassificaties uit de SIVI-bibliotheek (zie paragraaf 4)
  3. Maak in XS Connect een nieuwe account aan voor de betreffende koppelpartner, kies het juiste type account en wissel de inloggegevens uit met de koppelpartner (zie paragraaf 5)
  4. Maak binnen het aangemaakte account het juiste aantal importconfiguraties aan - afhankelijk van het aantal berichttypen dat wordt ondersteund
  5. Zet de verwerking van dit klantaccount uit. De ontvangen SIVI-berichten mogen pas verwerkt worden nadat de administraties van beide systemen zijn gelijkgetrokken door middel van de opstartprocedure 
  6. Geef de koppelpartner groen licht om
    1. aan hun zijde het genereren en aanleveren van SIVI-berichten te starten
    2. de werknemer- en verzuimoverzichten op te stellen
  7. Lees de werknemer- en verzuimoverzichten in via een apart account in XS Connect
  8. Start nu de verwerking van de SIVI-berichten


Tip:
Stap 1a: op moment van schrijven ondersteunt Otherside at Work inlezen van de volgende jaargangen 2017, 2020 en 2021 van de SIVI-communicatiestandaard:


Berichttype2017
20202021
WerkgeversGegevensBasisregistratieJa 

WerknemersGeggevnsJa Ja
DienstverbandenJa Ja
VerzuimmeldingenJaJaJa
DocumentenJa 
Ja


Tip:
Stap 6b: maak voor de opstartprocedure gebruik van de Standaard Importsheets zoals beschikbaar via XS Connect



4) Werkgevergegevens aanvullen met de verzuimclassificaties


StapActieWie
1De SIVI-communicatiestandaard onderkent de volgende elf verzuimclassificaties:
1) Ziekte - arbeidsongeval
2) Ziekte - verkeersongeval met regresmogelijkheid
3) Ziekte - overige redenen
4) Ziekte - zwangerschap en/of bevalling (vangnet)
5) Ziekte - orgaandonatie (vangnet)
6) Ziekte - WW-uitkering en meer dan xx weken verzuim (vangnet)
7) Ziekte - uitzendkracht of oproepkracht (vangnet)
8) Ziekte - beëindiging dienstverband tijdens verzuim (vangnet)
9) Ziekte - gedeeltelijk verzuim binnen x jaar na begin dienstverband (vangnet)
10) Ziekte - bijzonder dienstverband (vangnet)
11) Ziekte - overige oorzaken (vangnet)

Deze verzuimclassificaties dienen ook bij de werkgever(s) gekoppeld te zijn. Hiervoor zijn er twee opties:
1) Selecteer bij de werkgever de verzuimclassificaties waar de naam Sivi in voorkomt
2) Maak zelf een mapping van deze verzuimclassificaties naar standaard classificaties
Functioneel beheerder
2Indien er voor optie 1 wordt gekozen is het nodig om bij de werkgever(s) de 11 verzuimclassificaties te selecteren:

Functioneel beheerder
3Indien er voor optie 2 wordt gekozen dient er een mapping gemaakt te worden en deze kan worden doorgegeven aan de Xpert Desk:

Ziekte dient te verwijzen naar verzuimclassificatie [X] met code [Y] - voor alle elf opties:

Ziekte - arbeidsongeval
Ziekte - verkeersongeval met regresmogelijkheid
Ziekte - overige redenen
Ziekte - zwangerschap en/of bevalling (vangnet)
Ziekte - orgaandonatie (vangnet)
Ziekte - WW-uitkering en meer dan xx weken verzuim (vangnet)
Ziekte - uitzendkracht of oproepkracht (vangnet)
Ziekte - beëindiging dienstverband tijdens verzuim (vangnet)
Ziekte - gedeeltelijk verzuim binnen x jaar na begin dienstverband (vangnet)
Ziekte - bijzonder dienstverband (vangnet)
Ziekte - overige oorzaken (vangnet)

Het volledige overzicht van verzuimclassificaties met bijbehorende codes staat in XS Beheer onder Dienstverlening:


Deze mapping van SIVI-verzuimoorzaken zal voor iedere klant in je XS-omgeving gelden. Het is niet mogelijk om per klant een andere mapping te gebruiken.
Functioneel beheerder



5) Aanmaken account in Xpert Suite


StapActieWie
1Controleer of je de volgende gegevens met de koppelpartner hebt afgestemd:
  • Of het 'push' of 'pull' wordt:
    • In het geval van 'push' selecteer je accounttype 'Otherside SFTP' - de klant kan verbinden zodra er een nieuw SIVI-bericht klaarstaat
    • In het geval van 'pull' selecteer je accounttype 'Externe SFTP' - XS Connect zal periodiek moeten verbinden om te kijken of er al nieuwe berichten klaarstaan
  • Of de inloggegevens bekend zijn:
    • In het geval van Otherside SFTP dien je een SFTP-account aan te maken voor de koppelpartner. Dit resulteert in een gebruikersnaam, een private key en een wachtwoord behorende bij de private key
    • In het geval van Externe SFTP moet de koppelpartner een gebruikersnaam/wachtwoord-combinatie of een gebruikersnaam/private key/wachtwoord-combinatie hebben opgeleverd
  • of, in geval van Externe SFTP, de koppelpartner heeft aangegeven in welke folder(s) op hun SFTP-server de op te halen SIVI-berichten klaarstaan
  • naar welk emailadres de verwerkingsverslagen vanuit de koppeling naartoe gestuurd mogen worden
  • voor welke werkgever(s) het account dient te worden geautoriseerd
Functioneel beheerder
Indien het account voor meerdere werkgevers is geautoriseerd is het aan te raden om eerst een werkgevergroep aan te maken en deze vervolgens te koppelen aan de werkgevers in Xpert Suite.Functioneel beheerder
3Ga naar de Xpert Suite Beheer paginaFunctioneel beheerder
4Klik in het menu op Koppelvlakken en selecteer XS ConnectFunctioneel beheerder
5Klik op nieuw account en vul de gevraagde gegevens in.
  • Naam account: Dit is een vrij te kiezen naam
  • Type account: zie stap 1. In het geval van Externe SFTP dien je hier ook de volgende gegevens in te vullen:
    • URL van de SFTP-server van de koppelpartner
    • Poort van de SFTP-server van de koppelpartner
    • Gebruikersnaam
    • Wachtwoord
  • Ontvanger(s) logverslag: vul hier de emailadressen in die het verwerkingsverslagen van de koppeling wensen te ontvangen
  • Autorisaties (zie stap 2): kies hier voor werkgever indien er één werkgever is geautoriseerd of voor werkgevergroep indien er meerdere werkgevers zijn geautoriseerd. Het is ook mogelijk om één werkgever in een werkgevergroep te zetten indien het aantal werkgevers in de toekomst uitgebreid gaat worden.
Functioneel beheerder
6In het geval van Otherside SFTP:

Maak een SFTP-account aan voor de koppelpartner waarmee deze met XS Connect kan verbinden en deel de inloggegevens
Functioneel beheerder
7aIn het geval van een Otherside SFTP:

Maak onder 'Import configuraties' de benodigde configuraties aan zoals afgestemd met de koppelpartner:
  • het absolute minimum is een gegevensstroom met Verzuimmeldingen. Maak hiertoe een configuratie aan, daarbij gebruik makend van de afgestemde SIVI-standaard:
  • als de koppelpartner ook het WerknemersGegevens-bericht ondersteunt en wenst aan te leveren, maak dan daar ook een configuratie voor aan:


Tip:
Als de gewenste configuratie nog niet beschikbaar is op je omgeving, kan het zijn dat deze nog niet is vrijgegeven voor alle klanten. Informeer ernaar via een ticket.

Functioneel beheerder
7bIn het geval van een Externe SFTP lijken de stappen op 6a, maar in dit geval moeten we de folder(s) van de koppelpartner configureren.

Maak onder 'Import configuraties' de benodigde configuraties aan zoals afgestemd met de koppelpartner:



Tip:
Als de koppelpartner de verschillende berichttypen niet kan aanleveren in afzonderlijke folders, kan door middel van een bestandsfilter onderscheid gemaakt worden. De bestandsnaam van verzuimmeldingen moet starten met 'VZ', dus het bestandsfilter wordt dan 'VZ*.xml'

Stel vervolgens de gewenste configuratie in.

Door middel van het 'schedule' wordt bepaald op welke dagen en tijdstippen deze configuratie bij de koppelpartner gaat verbinden om te zien of er nieuwe SIVI-berichten klaarstaan.

Functioneel beheerder



6) Uit- en inschakelen van verwerking

Bij elk klantaccount kan de verwerking van de aanlevering uit- en weer ingeschakeld worden vanuit het overzichtscherm. Volg hiertoe de volgende stappen:


StapActieWie
1Selecteer in het overzichtsscherm het juiste account. In de horizontale balk boven in je scherm kies je nu voor de optie 'Status Importer':

 
Functioneel beheerder
2Selecteer 'Blokkeer verwerking':


Effectief plaats je dit account nu in een 'foutstand'. Deze stap zorgt ervoor dat ontvangen bestanden al wel geïnterpreteerd worden, maar nog niet worden vergeleken met de Xpert Suite.
Functioneel beheerder
3Voer nu de benodigde handelingen (stappen 6 en 7 uit het globaal stappenplan) uit om de werknemer- en verzuimoverzichten in te lezenFunctioneel beheerder
4Om de verwerking van de SIVI-berichten alsnog te starten, ga je weer naar het scherm 'Status Importer' van het betreffende accountFunctioneel beheerder
5Selecteer 'Herstart verwerking':


XS Connect zal nu vragen wat te doen met bestanden die al klaarstonden om verwerkt te worden. Selecteer daartoe de bovenste optie: alle klaarstaande bestanden mogen verwerkt worden.


Functioneel beheerder