Algemeen
Via XS Connect is het mogelijk om een organisatiestructuur op te voeren en te updaten. Binnen deze entiteit zijn verschillende attributen ondergebracht waardoor er met de 'Standaard Afdelingen Import' onder andere de volgende acties uit te voeren zijn:
- Afdelingen aan maken
- Afdelingen verwijderen of te archiveren
- Afdelingen te heractiveren
- Hiërarchie aanbrengen tussen afdelingen
- Leidinggevenden voor de afdelingen onderhouden (let op: dit zijn geen gebruiker accounts, maar dit betreft de administratieve leidinggevende)
- Contactpersoon naar het UWV onderhouden
- Arbodienst van de afdeling onderhouden
De methode van bestandsoverdracht wordt op deze pagina beschreven.
Belangrijk aandachtspunt:
Het configureren van een koppeling is deskundig werk, waarbij een goed begrip van de werking van XS Connect én de gegevensverwerking binnen Xpert Suite vereist is. Het is eenvoudig om grote hoeveelheden data in te voegen, aan te vullen, te overschrijven en te verwijderen. Dit heeft voordelen indien alle wijzigingen bewust en correct worden doorgevoerd, maar kan grote negatieve gevolgen hebben indien gegevens (per ongeluk) foutief worden gewijzigd.
Instellen van een Standaard Xpert Suite afdelingen import
Stap 1: Algemeen: Maak afspraken met de partijen die betrokken moeten worden bij het opzetten van een gegevensuitwisseling met betrekking tot deze entiteit. Zie hierover meer informatie in het algemene artikel 'Hoe maak ik een koppeling?'.
Stap 2: Maak een klantaccount aan met de bijbehorende instellingen. Meer uitleg hierover vind je in dit andere artikel.
Stap 3: Stel een importconfiguratie in met als configuratiekeuze 'Standaard Afdelingen import'
Stap 4: Controleer of de inhoud en de attribuutnamen voldoen aan het standaard template. Indien hier afwijkingen in zitten, selecteer dan 'Custom mapping'
Stap 5 (optioneel): Indien er voor Custom mapping is gekozen, zorg voor de juiste attribuut instellingen. In dit artikel over 'custom mapping' staat meer uitleg over hoe deze instellingen werken. Zie hieronder een beschrijving per attribuut die via de standaard werkgeverimport verwerkt kunnen worden.
Stap 6: Importeer het afdelingenbestand of laat de verzendende partij het bestand aanleveren op de locatie zoals afgesproken. Indien je beschikking hebt tot een testomgeving, is het verstandig om daar een proefdraai te doen.
Stap 7: Controleer de resultaten en het logverslag. Zijn er nog bevindingen? Stem dan de bevindingen af met de aanleverende partij (of pas zelf de instellingen aan indien daar de bevinding mee op te lossen is)
Vaste instellingen
Voor deconfiguratie 'Standaard Afdelingen Import' gelden een aantal kenmerken die de werking van de import bepalen.
- De afdelingscode is de unieke koppelsleutel. Binnen één werkgever heeft iedere afdeling een unieke code.
- Het aangeleverde bestand dient alle afdelingen van de werkgever te bevatten. Zijn er afdelingen aanwezig in de Xpert Suite die niet in het aangeleverde bestand zitten? Dan zal XS Connect deze afdeling proberen te verwijderen.
-- Afdelingen waarop lopende dienstverbanden staan geregistreerd kunnen niet verwijderd worden. Dit leidt enkel tot een melding op het logverslag - Op één afdeling kan één contactpersoon voor het UWV en één leidinggevende worden vastgelegd. Indien er andere gegevens worden aangeleverd dan bekend is in de Xpert Suite, worden de aanwezige gegevens overschreven door de nieuw aangeleverde gegevens.
Configuratiemogelijkheid contactgegevens
Bij een afdelingenimport zijn er vier entiteiten waarbij contactgegevens zoals telefoonnummers en emailadressen vastgelegd kunnen worden. De datakwaliteit van deze gegevens zijn wisselend per koppeling waardoor de wens ontstaat dat deze gegevens niet altijd overschreven worden. Hiervoor zijn er drie verschillende verwerkingsmethodes geïntroduceerd bij een afdelingenimport.
Bij een afdeling bestaan de volgende vier contactentiteiten:
- Afdeling
- Leidinggevende
- Contactpersoon voor het UWV
- Vestigingscontactpersoon
Op deze vier entiteiten kan met de custom setting ‘E-mailadressen en telefoonnummers bijwerken’ drie
varianten gekozen worden:
1. Nooit
Laat de koppeling de contactgegevens nooit bijwerken, handmatige invoer is leidend.
2. Altijd
Laat de koppeling leidend zijn over deze gegevens, dus een leeg veld in de koppeling maakt een
gevuld veld in Xpert Suite leeg.
3. Alleen indien aangeleverd (standaard werking)
Indien er gegevens worden aangeleverd door de koppeling, dan zijn deze gegevens leidend. Als de
koppeling niets aanlevert, dan maakt hij eventueel gevulde velden in de Xpert Suite niet leeg.
Attributen
De volgende attributen zijn onderdeel van de entiteit 'Afdeling'. Deze gegevens kunnen via XS Connect worden bijgewerkt in de Xpert Suite.
| Naam attribuut in Xpert Suite | Verplicht | Toelichting |
| WerkgeverCode | Conditioneel | Alleen verplicht indien het account voor meerdere werkgevers geautoriseerd is. Zorg er voor dat de werkgevercode in de XpertSuite bij de stamgegevens van de werkgever is gevuld. |
| AfdelingNaam | Ja | Dit betreft de naam van de afdeling. |
| AfdelingCode | Ja | Aan de hand van deze code kan later een medewerker in de juiste afdeling worden geplaatst. Dit betreft de koppelsleutel van de afdelingen import. |
| Afdelingcode_parent | Optioneel | In dit veld geef je de afdelingcode weer van de bovenliggende afdeling. Indien de afdeling op het hoogste niveau geplaatst dient te worden, laat dan dit veld leeg. |
| ArboDienst | Optioneel | Indien bekend kan dit gevuld worden met het betreffende arbodienstID uit de Xpert Suite. |
| Arbodienst_Contractnummer | Optioneel | Indien bekend kan dit gegeven aangeboden worden. |
| Straat | Optioneel | Adres-/ contactgegevens van de werkgever of afdeling. |
| Postcode | Optioneel | Adres-/ contactgegevens van de werkgever of afdeling. |
| Plaatsnaam | Optioneel | Adres-/ contactgegevens van de werkgever of afdeling. |
| Telefoonnummer | Optioneel | Adres-/ contactgegevens van de werkgever of afdeling. |
| Leidinggevende_BSN | Optioneel | BSN van de leidinggevende van de afdeling. |
| Leidinggevende_Personeelsnummer | Optioneel | Personeelsnummer van de leidinggevende van de afdeling. |
| Leidinggevende_ExternId | Optioneel | ExternId van de leidinggevende van de afdeling. |
| Leidinggevende_Achternaam | Optioneel | Achternaam van de leidinggevende van de afdeling. |
| Leidinggevende_Email | Optioneel | E-mailadres van de leidinggevende van de afdeling. |
| Leidinggevende_Geslacht | Optioneel | Geslacht van de leidinggevende van de afdeling. |
| Leidinggevende_Tussenvoegsels | Optioneel | Tussenvoegsels van de leidinggevende van de afdeling. |
| Leidinggevende_Voorletters | Optioneel | Voorletters van de leidinggevende van de afdeling. Maximaal 20 karakters. |
| Leidinggevende_Telefoonnummer | Optioneel | Telefoonnummer van de leidinggevende van de afdeling. |
| Contactpersoon_BSN | Optioneel | BSN van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. |
| Contactpersoon_Personeelsnummer | Optioneel | Personeelsnummer van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. |
| Contactpersoon_ExternId | Optioneel | ExternId van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. |
| Contactpersoon_Achternaam | Optioneel | Achternaam van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. |
| Contactpersoon_Email | Optioneel | Email adres van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. |
| Contactpersoon_Geslacht | Optioneel | Geslacht van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. |
| Contactpersoon_Tussenvoegsels | Optioneel | Tussenvoegsels van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. |
| Contactpersoon_Voorletters | Optioneel | Voorletters van de contactpersoon naar UWV van de afdeling. |