INHOUDSOPGAVE

• Inleiding
• Waar gaan we mee koppelen?
• Wie moeten we erbij betrekken?
• Welke dataentiteiten dienen te worden uitgewisseld?
• Nu de basis is gelegd...

Inleiding

Door middel van Connect XS kunnen allerhande verschillende typen gegevens ontsloten worden van en naar de Xpert Suite. Voor een goede werking komt daar nogal wat bij kijken, zowel op technisch als organisatorisch vlak:

• Met welk systeem moet de Xpert Suite gaan communiceren?
• Welke personen zijn erbij nodig om dat mogelijk te maken?
• Welke dataentiteiten wensen we uit te gaan wisselen tussen deze systemen? En in welke richting?
• Welke stappen moeten doorlopen worden om de gegevens enerzijds te ontsluiten uit het bronsysteem en anderzijds in te lezen in het doelsysteem? Hoe kan tussendoor en bij oplevering gevalideerd worden of de koppeling goed werkt?

Om het al wat meer behapbaar te maken is het handig om het concept 'koppeling' op te splitsen in drie verschillende niveaus:

• De gegevensoverdracht
  De methode waarmee de gegevens 'over de lijn' gaan tussen de systemen. Dit is bijvoorbeeld door middel van SFTP of op basis van een Application Programming Interface (API) en wordt voornamelijk bepaald door het te koppelen systeem. Binnen Connect XS leg je dit als 'accounttype' vast op klantaccount-niveau.
• De gegevensstructuur
  De ‘taal’ waarin de gegevens worden gecommuniceerd. Ook dit wordt bepaald door de systemen die met elkaar wensen te communiceren. Zolang het te koppelen systeem en de Xpert Suite een gemeenschappelijke taal delen is het mogelijk om een koppeling te leggen
• De gegevens
  De daadwerkelijke gegevens die we wensen uit te wisselen

Waar gaan we mee koppelen?

Zoals hierboven te lezen valt wordt óf we kunnen koppelen bepaald door of de te koppelen systemen allebei dezelfde bestandsoverdracht ondersteunen én dezelfde 'taal' spreken. Daarbij dien je van het te koppelen systeem bij de leverancier te achterhalen:

1. Biedt het systeem een API aan?
2. Kent het systeem import- of exportmogelijkheden voor standaard berichtformaten zoals bijvoorbeeld SIVI?
3. Kun je vanuit (een rapportagemodule binnen) het systeem lijsten samenstellen van de data die je wenst uit te wisselen?

Als op één van bovenstaande vragen het antwoord 'ja' is, is de vervolgvraag: is daarvan al informatie beschikbaar op het Xpert Support Center?

• Zo ja, dan is het een standaard koppeling en kun je op die pagina verder lezen voor de 'technische' te doorlopen stappen
• Zo nee, dan is hiervan nog geen standaard koppeling beschikbaar. Informeer dan bij je Customer Success Manager of dit al op de ontwikkelhorizon van Connect XS staat

Als geen van bovenstaande vragen resulteert in een 'ja' is het systeem (nog) niet geschikt om een koppeling mee te leggen.

Wie moeten we erbij betrekken?

Bij een koppeling zijn op zijn minst twee partijen betrokken: de beheerder van de Xpert Suite en de beheerder van het te koppelen systeem. Daarbij zal het per systeem verschillen of ook de leverancier of een integratiepartner ingeschakeld dient te worden:

• in het geval van bijvoorbeeld AFAS kan een voldoende opgeleide Functioneel Beheerder volledig zelfstandig de benodigde voorbereidingen treffen, waar anders een consultantsbureau ingeschakeld dient te worden
• bij bijvoorbeeld SAP of Workday dient de integratielaag samengesteld te worden uit programmatuur en/of queries op de database. Sommige organisaties hebben die expertise in huis, maar vaker wordt hiervoor een kennisbureau ingeschakeld

Afhankelijk van de complexiteit van de te leggen koppeling - of als er acties op de database van de Xpert Suite nodig zijn - kan het wenselijk zijn om ook Otherside at Work in te schakelen om het traject te begeleiden.

Welke dataentiteiten dienen te worden uitgewisseld?

Het meest voorkomende type koppeling met de Xpert Suite is dat met een HR-systeem, waarbij het HR-systeem de bron is van de informatie en de Xpert Suite heeft te volgen. Daarbij kunnen - wederom afhankelijk van de mogelijkheden van het systeem en de gebruikte communicatiestandaard - de volgende dataentiteiten uitgewisseld worden:

Hierbij geldt in de regel dat er per informatiestroom één bron en één doel is:

• Je kan wél afdelingen en werknemers uit het HR-systeem overnemen in de Xpert Suite en vervolgens verzuimmutaties van de Xpert Suite naar het HR-systeem terug sturen
• Je kan niet (binnen enkel de informatiestroom 'verzuimhistorie/mutaties') ziekmeldingen van HR-systeem naar XS en hersteldmeldingen van XS naar HR-systeem sturen

Informeer daarom bij de leverancier van het systeem welke informatiestromen worden ondersteund - en in welke richting. Kijk vervolgens op het Xpert Support Center ook of diezelfde mogelijkheden ondersteund worden door Connect XS.

Nu de basis is gelegd...

...wordt het tijd om de verschillende partijen bij elkaar te brengen in een intakegesprek om met elkaar te overleggen wat eenieders wensen zijn en aan de hand van de mogelijkheden en onmogelijkheden van de beide systemen te bepalen wat gerealiseerd kan worden. Als dat duidelijk is, gaan we richting de implementatiefase - en daar hoort een stappenplan bij:

Bij het gros van bovenstaande fasen geldt dat de ene stap moet zijn afgerond voordat de volgende stap kan worden gestart. Voornamelijk de technische voorbereidingen van bron- en doelsysteem kunnen parallel lopen; alle overige stappen dienen in volgorde te worden afgehandeld.

Let op:
Indien binnen een van de te koppelen entiteiten in Xpert Suite reeds gegevens opgevoerd zijn (denk daarbij vooral aan werknemers, verzuim en gebruikers) dan dienen deze gegevens eerst gesynchroniseerd te worden alvorens de koppeling aangesloten kan worden. In de meeste gevallen is daar op dit moment nog een consultant voor nodig omdat deze gegevens niet zelf via Xpert Suite aan te passen zijn.

Daarnaast is het ook belangrijk om te weten dat de mogelijkheid er is om taken vanaf X datum op vervallen te laten zetten (handig voor wanneer er veel langlopende trajecten worden aangemaakt maar de taken hiervoor niet meer relevant zijn). Hiervoor dient contact opgenomen te worden met de XpertDesk waarbij aangegeven moet worden voor welke populatie de taken op vervallen moeten worden gezet tot welke datum. Let wel op dat hier kosten aan verbonden zitten.