INHOUDSOPGAVE



Bij het werken in de agenda kun je ervoor kiezen om vooraf aangemaakte locaties te gebruiken om de afspraken bij in te plannen. In dit document zal er gekeken worden hoe je een oproeplocatie aan kunt maken en waar deze vervolgens te gebruiken is in de agenda.

Oproeplocatie aanmaken

 

Stap 1.1 Ga naar beheer en kies voor dienstverlening

 

Stap 1.2 Kies voor oproeplocaties


Stap 1.3 Kies voor toevoegen en vul de benodigde gegevens in

 

Oproeplocaties gebruiken in de agenda

Oproeplocaties kunnen op verschillende manier gebruikt worden in de agenda. Je kunt de oproeplocaties kiezen bij het inplannen van een afspraak of je kunt de oproeplocatie vooraf instellen in een beschikbaarheidsblok. Beide opties zullen hieronder besproken worden.

 

Stap 2.1 Oproeplocaties gebruiken bij het inplannen van een afspraak.

Bij het inplannen van een losse afspraak in de agenda krijg je in het afsprakenscherm de volgende optie:

Wanneer je kiest voor ‘Bij een vaste locatie’ zie je dat je eronder de mogelijkheid krijgt om te zoeken naar een locatie. Het zoeken naar deze locaties kan via de naam die je gegeven hebt aan je oproeplocatie.

 

Stap 2.2 Oproeplocaties gebruiken bij het instellen van een beschikbaarheidsblok.

De andere optie die je hebt is om te werken met beschikbaarheden in de agenda. Beschikbaarheden geven blokken in de agenda weer waarop de eigenaar van de agenda beschikbaar is.

 

Bij het aanmaken van deze beschikbaarheden krijg je het volgende scherm:

 

Om vervolgens bij het volgende scherm te komen:

 

Hier kun je kiezen om een locatie toe te voegen aan de beschikbaarheid. Voordeel hiervan is dat je deze locatie vervolgens niet meer hoeft te kiezen bij het inplannen van een afspraak en dat de foutgevoeligheid hierdoor naar beneden gaat.


Als er een beschikbaarheid staat ingesteld in de agenda en er zijn al 1 of meerdere afspraken gemaakt binnen die beschikbaarheid dan kun je deze beschikbaarheid nog steeds verwijderen of bewerken. Je krijgt wel een waarschuwing met een pop-up van het aantal afspraken dat binnen de beschikbaarheid gepland staat:


Oproepoverzicht

In het oproepverzoekenoverzicht kun je filteren op verschillende gegevens zoals periode, bedrijfsarts en
werkgever maar ook werknemers en uit dienst getreden werknemers om zo oproepverzoeken te vinden om in te plannen of te bekijken. Je kunt ook in het oproepen overzicht als Excel bestand te downloaden. Limiet hiervoor is 10.000 afspraken.


In het oproepverzoekenoverzicht en in de lijst in agenda zijn oproepverzoeken nu gesorteerd op basis van de laatste planningsdatum. Zo is de prioriteit voor het plannen duidelijker voor alle gebruikers.





Limitatie op aantal parallelle beschikbaarheden

Tot nu toe konden er meerdere beschikbaarheden op dezelfde tijd en locatie ingepland worden bij een of meerdere gebruikers. Het is vanaf nu mogelijk om per locatie in te stellen hoeveel beschikbaarheden er tegelijkertijd ingepland mogen worden. Bijvoorbeeld, heeft ‘Locatie A’ 2 beschikbare ruimtes, dan kan er op die locatie een limiet van 2 worden ingesteld. Wanneer een planner een 3e beschikbaarheid zou willen inplannen op die locatie, dan is dit niet mogelijk. Dit geldt ook voor een gedeeltelijke overlap van beschikbaarheden.

 

In oproeplocatiebeheer is hier een nieuwe instelling voor toegevoegd:

 

Wanneer deze limiet wordt overschreven, komt er de volgende melding bij het inplannen:

De gebruiker kan vervolgens niet opslaan.

 

Deze instelling geldt overigens alleen voor nieuw aan te maken beschikbaarheden. Indien de limiet wordt overschreden met nu al bestaande beschikbaarheden, dan blijven deze gewoon staan.




Stap 3.1 Oproeplocaties beperken per gebruiker

Binnen de gebruikersinstellingen: Gebruikersbeheer > gebruiker heb je verschillende tabbladen waarvan 'Agenda' er één is:


Je kunt hier oproeplocaties per gebruiker instellen. Je kunt meerdere oproeplocaties configureren die geselecteerd kunnen worden in de agenda. Daarnaast kun je een Standaard locatie kiezen. Dit is de default locatie voor deze gebruiker. Verder kun je een drietal vinkjes selecteren. 

- of je bij het registreren van beschikbaarheden de ingesteld oproeplocaties wilt beperken

- of je bij het registreren van oproepverzoeken de oproeplocaties wilt beperken

- of je bij een no-show vervolgactie de oproeplocaties wilt beperken:




Stap 3.2 Limiet aan oproeplocatie (parallelle beschikbaarheden)

Binnen het oproeplocatie beheer kan aangegeven worden hoeveel parallelle beschikbaarheden er te allen tijde opgevoerd mogen worden per oproeplocatie. Wanneer er een beschikbaarheid opgevoerd op een locatie die het maximale parallelle beschikbaarheden heeft, dan kan deze niet aangemaakt worden. 



Wanneer er nu een reeks beschikbaarheden opgevoerd word en een van deze beschikbaarheden over het limiet zou gaan van parallelle beschikbaarheden, dan kan deze reeks niet ingepland worden.