INHOUDSOPGAVE


Bij het werken in de agenda kun je ervoor kiezen om vooraf aangemaakte locaties te gebruiken om de afspraken bij in te plannen. In dit document zal er gekeken worden hoe je een oproeplocatie aan kunt maken en waar deze vervolgens te gebruiken is in de agenda.

Oproeplocatie aanmaken

 

Stap 1.1 Ga naar beheer en kies voor dienstverlening

 

Stap 1.2 Kies voor oproeplocaties


Stap 1.3 Kies voor toevoegen en vul de benodigde gegevens in

 

Oproeplocaties gebruiken in de agenda

Oproeplocaties kunnen op verschillende manier gebruikt worden in de agenda. Je kunt de oproeplocaties kiezen bij het inplannen van een afspraak of je kunt de oproeplocatie vooraf instellen in een beschikbaarheidsblok. Beide opties zullen hieronder besproken worden.

 

Stap 2.1 Oproeplocaties gebruiken bij het inplannen van een afspraak.

Bij het inplannen van een losse afspraak in de agenda krijg je in het afsprakenscherm de volgende optie:

Wanneer je kiest voor ‘Bij een vaste locatie’ zie je dat je eronder de mogelijkheid krijgt om te zoeken naar een locatie. Het zoeken naar deze locaties kan via de naam die je gegeven hebt aan je oproeplocatie.

 

Stap 2.2 Oproeplocaties gebruiken bij het instellen van een beschikbaarheidsblok.

De andere optie die je hebt is om te werken met beschikbaarheden in de agenda. Beschikbaarheden geven blokken in de agenda weer waarop de eigenaar van de agenda beschikbaar is.

 

Bij het aanmaken van deze beschikbaarheden krijg je het volgende scherm:

 

Om vervolgens bij het volgende scherm te komen:

 

Hier kun je kiezen om een locatie toe te voegen aan de beschikbaarheid. Voordeel hiervan is dat je deze locatie vervolgens niet meer hoeft te kiezen bij het inplannen van een afspraak en dat de foutgevoeligheid hierdoor naar beneden gaat.


Feestdagen in agenda toevoegen

Een nieuwe functionaliteit in de Agenda is ‘Feestdagen’. Feestdagen kunnen toegevoegd worden in de agenda en er kan voor gekozen worden om feestdagen uit te sluiten van een reeks beschikbaarheden of afspraken, zonder deze reeks te moeten onderbreken.

 

Wanneer feestdagen ingesteld zijn, worden er afspraken toegevoegd aan de agenda die aanduiden welke feestdag op welke dag van toepassing is. Bij het aanmaken van een herhalende beschikbaarheid of afspraak kan er volgens gekozen worden of het item overgeslagen moet worden op feestdagen.

  

 

 

Wanneer deze reeks is opgeslagen en er is ingesteld dat het niet gepland mag worden op een feestdag, onderbreekt hij de reeks op die dag, maar gaat hij daarna verder tot de aangegeven einddatum. Bij het uitzetten van het vinkje plant hij de reeks zoals de huidige functionaliteit in.

 

Feestdagen kunnen beheerd worden onder Beheer > Dienstverlening > Agenda’s en Spreekuren. Er is een nieuwe autorisatie voor dit beheer, deze is te vinden onder Beheer > Gebruikers > Autorisaties > Beheer feature autorisaties voor Agenda.

In het feestdagenbeheer kan het standaard land worden ingesteld waar de feestdagen op zijn gebaseerd. Zo kent Nederland bijvoorbeeld andere nationale feestdagen dan België. Omdat niet elke klant altijd vrij heeft op nationale feestdagen, is er ook de mogelijkheid om feestdagen te uit de lijst te schrappen (te deactiveren). Naast de ‘standaard’ feestdagen zoals Pasen of Nieuwjaarsdag, kunnen er ook ‘eigen’ feestdagen worden toegevoegd. Dit kunnen herhalende feestdagen zijn op vaste datums (bijv. elk jaar op 25 maart), of eenmalige feestdagen. Wil je bijvoorbeeld inrichten dat de vrijdag na Hemelvaart ook een feestdag is, dan kan dit! Let wel op dat dit voor elk kalenderjaar los moet worden toegevoegd, omdat deze datum variabel is.

 

Let op: wanneer er een feestdag wordt toegevoegd, dan verandert er niets aan al bestaande afspraak- en beschikbaarheidsreeksen. Alleen bij het plannen van nieuwe afspraken, beschikbaarheden en reeksen wordt rekening gehouden met feestdagen indien gewenst.


Limitatie op aantal parallelle beschikbaarheden

Tot nu toe konden er meerdere beschikbaarheden op dezelfde tijd en locatie ingepland worden bij een of meerdere gebruikers. Het is vanaf nu mogelijk om per locatie in te stellen hoeveel beschikbaarheden er tegelijkertijd ingepland mogen worden. Bijvoorbeeld, heeft ‘Locatie A’ 2 beschikbare ruimtes, dan kan er op die locatie een limiet van 2 worden ingesteld. Wanneer een planner een 3e beschikbaarheid zou willen inplannen op die locatie, dan is dit niet mogelijk. Dit geldt ook voor een gedeeltelijke overlap van beschikbaarheden.

 

In oproeplocatiebeheer is hier een nieuwe instelling voor toegevoegd:

 

Wanneer deze limiet wordt overschreven, komt er de volgende melding bij het inplannen:

De gebruiker kan vervolgens niet opslaan.

 

Deze instelling geldt overigens alleen voor nieuw aan te maken beschikbaarheden. Indien de limiet wordt overschreden met nu al bestaande beschikbaarheden, dan blijven deze gewoon staan.