Inhoud

  • Wat is de datakluis en waarom wordt deze gebruikt?
  • Datakluis bij werkgevers met eigen Xpert Suite
  • Datakluis bij dienstverleners met eigen Xpert Suite
  • Werkgevers met koppeling
  • Werkgevers zonder koppeling

Wat is de datakluis en waarom?

Werkgevers mogen persoonsgegevens alleen delen met dienstverleners als daar een duidelijke reden (doelmatigheid) voor is.
De Autoriteit Persoonsgegevens stelt hiervoor strikte regels, vooral voor het delen van NAW- en BSN-gegevens tussen werkgevers en arbodienstverleners.
De datakluis helpt hierbij.
Het is een beveiligde omgeving waarin personeelsgegevens worden opgeslagen en gecontroleerd gedeeld kunnen worden met ketenpartners, zoals arbodiensten.
Dit kan:
  • volledig (met persoonsgegevens);
  • of geanonimiseerd (zonder direct herleidbare gegevens).

Hoe werkt de datakluis?

De datakluis wordt actief zodra een gebruiker met de rol datakluisbeheerder de verwerkersovereenkomst accepteert.
Na activatie gebeurt het volgende:
  • Gegevens worden gekopieerd naar de datakluis.
  • Dossiers zonder zorgvraag worden (gedeeltelijk) opgeschoond.
  • Rapportages blijven beschikbaar, maar zonder gevoelige persoonsgegevens.

Welke gegevens worden verborgen?

Bij werknemers zonder zorgvraag zijn de volgende gegevens niet zichtbaar:
  • BSN
  • Naam
  • Adres en woonplaats
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres(sen)
  • Bankrekeningnummer
Alle overige gegevens blijven wel zichtbaar.
Let op:
Bij dossiers met een zorgvraag mogen bepaalde gegevens (zoals BSN) nog wel gedeeld worden met de arbodienst.

Datakluis bij werkgevers met een eigen Xpert Suite

In de meeste gevallen gebruiken werkgevers de datakluis niet.
Interne gebruikers mogen doorgaans alle medewerkergegevens zien.
De datakluis wordt relevant als:
  • er externe gebruikers zijn (zoals bedrijfsartsen);
  • en deze niet standaard toegang mogen hebben tot alle dossiers.

Inrichting in dat geval

  • Externe gebruikers krijgen alleen toegang tot dossiers met een zorgvraag.
  • Dossiers zonder zorgvraag blijven afgeschermd (geanonimiseerd).
De datakluis zorgt daarmee automatisch voor deze scheiding.

Datakluis bij dienstverleners met een eigen Xpert Suite

Bij dienstverleners is het gebruik van de datakluis meestal wél nodig.
Belangrijk:
  • De datakluis wordt per werkgever handmatig geactiveerd.
  • Activeer de datakluis voordat werknemers worden ingeladen.
De exacte inrichting hangt af van de manier waarop gegevens worden aangeleverd.

Werkgevers met koppeling

Er zijn drie veelvoorkomende situaties:

1. Alleen medewerkers met zorgvraag worden aangeleverd

  • De datakluis is niet nodig.
  • Er worden namelijk alleen relevante dossiers gedeeld.

2. Volledig werknemersbestand + verzuim in Xpert Suite

  • De datakluis moet wel geactiveerd worden.
Gevolg:
  • Dossiers zonder zorgvraag zijn eerst afgeschermd.
  • Deze moeten:
    • óf handmatig gedeeld worden;
    • óf er moet afgesproken zijn dat anoniem zoeken is toegestaan.

3. Volledig werknemersbestand + verzuim via andere applicatie

  • De datakluis moet wel geactiveerd worden.
Voordeel:
  • Verzuimmeldingen komen via de koppeling binnen.
  • Dossiers worden automatisch beschikbaar wanneer nodig.
Let op:
  • Start je een traject vanuit Xpert Suite zelf?
    Dan moet het dossier alsnog:
    • gedeeld worden;
    • of via anoniem zoeken benaderbaar zijn.

Werkgevers zonder koppeling

Wanneer er geen koppeling is:
  • moet elk dossier handmatig gedeeld worden voordat het zichtbaar is;
  • of moet anoniem zoeken toegestaan zijn.
Daarom geldt: → De datakluis moet in deze situatie altijd geactiveerd worden.