INHOUDSOPGAVE

Wat is de datakluis en waarom?

Het delen van persoonsgegevens door werkgevers met dienstverleners is uitsluitend toegestaan als er sprake is van doelmatigheid. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft scherpe kaders gesteld, in het bijzonder voor de uitwisseling van NAW- & BSN-gegevens tussen werkgevers en (arbo)dienstverleners.


Met de datakluis wordt de verwerking van personeelsgegevens gefaciliteerd voor de werkgever. In een beveiligde kluis kan eenvoudig deze data worden gedeeld op zowel geanonimiseerd als niet-geanonimiseerd nievau met ketenpartners in de sociale zekerheid, indien er sprake is van doelmatigheid (AVG).


De datakluis wordt actief wanneer een gebruiker die is aangewezen als datakluisbeheerder de verwerkersovereenkomst heeft geaccepteerd. Na het activeren worden de gegevens naar de datakluis gekopieerd en vervolgens worden bij werknemers waar geen dossiervulling aanwezig is de gegevens (deels) geschoond. Op die manier zijn rapportages nog wel te raadplegen.

 

Bij het schonen worden de volgende gegevens niet meer getoond:

  • BSN (dit mag overigens bij dossiervulling nog wel worden doorgegeven aan de Arbodienst)
  • Naam
  • Adres
  • Woonplaats
  • Telefoonnummers
  • E-mailadressen
  • Bankrekeningen

 

Alle andere gegevens zijn nog wel zichtbaar.


Datakluis voor werkgevers met een eigen Xpert Suite

Voor werkgevers geldt in het algemeen dat zij geen gebruik maken van de datakluis. De meeste interne gebruikers mogen toegang hebben tot de gegevens van medewerkers.

 

Bij een werkgever dient de vraag te worden gesteld of er externe gebruikers zijn (bijvoorbeeld bedrijfsartsen) die standaard geen toegang mogen hebben tot een dossier. Als dat het geval is dan moet bij de inrichting rekening gehouden worden met het feit bij deze gebruikers ingesteld moet gaan worden dat zij alleen toegang hebben tot dossiers met een geregistreerde zorgvraag (er is dossiervulling aanwezig).


De datakluis is wel op zo'n manier dichtgetimmerd dat een werkgever ook zijn personeel als anoniem ziet als er geen zorgvraag is.


Datakluis voor dienstverleners met een eigen Xpert Suite

Bij dienstverleners worden een aantal varianten onderscheiden waarbij bepaald moet gaan worden in hoeverre de datakluis geactiveerd moet gaan worden. Het activeren van de datakluis moet per werkgever met de hand gebeuren. Let hierbij op dat deze wordt ingeschakeld voordat er werknemergegevens zijn ingevoerd.



Werkgevers met koppeling

Bij werkgevers met een koppeling komen de volgende situaties voor:

  • Er worden alleen gegevens van medewerkers aangeleverd van medewerkers die een zorgvraag hebben.
  • Het volledige werknemersbestand wordt aangeleverd via de koppeling, ziekmelding wordt vastgelegd in Xpert Suite
  • Het volledige werknemersbestand wordt aangeleverd via de koppeling, ziekmelding wordt vastgelegd in andere applicatie en uitgewisseld met de Xpert Suite

Gegevens van medewerkers met een zorgvraag

Wanneer er alleen medewerkers met een zorgvraag worden aangeleverd zal het activeren van de datakluis niet nodig zijn. 


Koppeling met volledig werknemerbestand en verzuimmelding in Xpert Suite

In dit geval zal de datakluis geactiveerd moeten worden. Elk dossier zonder dossiervulling moet in dat geval eerst nog gedeeld worden voordat het inzichtelijk is voor de dienstverlener of er moet overeen worden gekomen dat de dienstverlener anoniem mag zoeken.


Koppeling met volledig werknemerbestand en verzuimmelding in andere applicatie

In dit geval zal de datakluis geactiveerd moeten worden. Aangezien de verzuimmelding binnen gaat komen via de koppeling hoeft in dat proces het dossier niet eerst met de hand gedeeld te worden. Als er echter andere trajecten gestart moeten worden vanuit de Xpert Suite dan moet het dossier wel eerst gedeeld worden of er moet overeengekomen worden dat een dienstverlener anoniem mag zoeken. 


Werkgevers zonder koppeling

Wanneer de werkgevers geen koppeling hebben dan zal elk dossier nog gedeeld moeten worden voordat het inzichtelijk is voor de dienstverlener of er moet overeen worden gekomen dat de dienstverlener anoniem mag zoeken. Oftewel de datakluis dient geactiveerd te worden. 


Zie ook: Datakluis implementatie advies voor arbodiensten : othersideatwork