Documentmanagement in Xpert Suite (XS) biedt de mogelijkheid om documenten, schermen, formuliervelden en datavelden zo in te richten dat de volledige dossiervorming binnen XS kan plaatsvinden. In deze inleiding lees je hoe documenten zijn opgebouwd, hoe schermen en velden samenwerken en welke typen documenten er bestaan. In de vervolgartikelen wordt per onderdeel uitgelegd hoe je dit instelt en beheert.
INHOUDSOPGAVE
Overzicht documentmanagement artikelen
In onderstaande artikelen lees je hoe je documenten kunt aanmaken, beheren, autoriseren en uitbreiden met formuliervelden, datavelden en schermen.
| Onderwerp incl. link | Korte omschrijving |
| Documentsjablonen / Document aanmaken | Documentsjabloon aanmaken |
| Documentenbeheer | Beschrijving van het beheer van bestaande documenten. |
| Data- en formuliervelden | Beknopte uitleg over data- en formuliervelden en over hoe formuliervelden aan te maken |
| Datavelden | Overzicht van de bestaande datavelden |
| Schermen | Hoe schermen aangemaakt kunnen worden. |
| Autorisaties / Autoriseren voor submappen (documentkenmerken) | Gebruikers dienen geautoriseerd worden voor documenten, maar ook bijbehorende taken, formuliervelden, schermen en spreekuursoort. |
| Actielink document uploaden | Verschillende manieren van uploaden documenten |
| Medisch Dossier: Spreekuursoorten, medische documenten, oproep-brieven en -locaties | Aanmaken van spreekuur documenten |
| Conditional statements in documenten | In Word kan gebruik gemaakt worden van statements om het document op basis van datavelden of formuliervelden automatisch te laten vullen. Bijvoorbeeld voor meertalige documenten is dit een handige hulpmiddel. |
Structuur van documenten, schermen en velden.
Xpert Suite bevat standaard documentsjablonen en schermen die je kunt uitbreiden of aanpassen. Documenten worden gevuld op basis van informatie die in schermen wordt ingevoerd.
Definities:
Scherm: Venster waarin je tekst invoert via een vooraf ingericht sjabloon.
Formulierveld: Zelf aan te maken veld waarin nieuwe informatie wordt opgeslagen in de database. Dit maakt het makkelijk om scherm en documenten aan te vullen met benodigde informatie.
Dataveld: Bestaande informatie uit XS (bijvoorbeeld naam werknemer) die kan worden toegevoegd aan een document of scherm.
Document: Het gegenereerde eindbestand dat in het dossier van de medewerker kan worden opgeslagen. Vanuit de tab Trajectendossier in het werknemersdossier kun je zo’n definitief opgeslagen document inzien, bewerken, als bijlage aan een email toevoegen en downloaden. In het beheer kan een documentsjabloon ingericht worden. Na uitvoering van een taak of spreekuur zal er een document gegenereerd worden op basis van dit sjabloon.
Structuur:
Formuliervelden aanmaken
Schermen en documenten opbouwen
Documenten gebruiken in taken en spreekuren
Spreekuur- en trajectdocumenten
In Xpert Suite worden twee soorten documentsjablonen gebruikt:
Trajectdocumenten: Is bedoeld om te koppelen aan een taak. Aangemaakt in Klassiek Beheer > 9. Documenten.
Spreekuurdocumenten: Kan enkel gekoppeld worden aan een spreekuur. Aangemaakt in Klassiek Beheer > 11. Medische Protocol Module. Deze documenten zijn niet uitsluitend bestemd voor medische informatie. Zo worden de terugkoppelingen naar werkgevers (naar aanleiding van een bezocht spreekuur door een medewerker ook onder dit punt aangemaakt/beheerd.
Medische en niet-medische documenten
In Beheer kan per documentsjabloon worden ingesteld of het document:
medisch,
niet-medisch,
of beide is.
Medische documenten zijn alleen zichtbaar voor medisch geautoriseerde gebruikers.
