Belangrijk aandachtspunt: 
Het configureren van een koppeling is deskundig werk, waarbij een goed begrip van de werking van het koppelplatform én de gegevensverwerking binnen Xpert Suite vereist is. Het is eenvoudig om grote hoeveelheden data in te voegen, aan te vullen, te overschrijven en te verwijderen. Dit heeft voordelen indien alle wijzigingen bewust en correct worden doorgevoerd, maar kan grote negatieve gevolgen hebben indien gegevens (per ongeluk) foutief worden gewijzigd.


INHOUDSOPGAVE

1) Randvoorwaarde 

Een randvoorwaarde om dit type koppeling zelfstandig (lees: zonder hulp van een consultant van Otherside at Work) op te zetten is dat er nog geen werknemers bij de werkgever(s) zijn opgevoerd. Er zal namelijk worden gekoppeld op specifieke ID's uit Nmbrs die bij reeds bestaande werknemers niet zijn gevuld. Dit zal zorgen voor dubbele medewerkers en ziektetrajecten.


2) Aanmaken user template en gebruikersaccount in Nmbrs


Stap

Actie

Wie

1Login bij Nmbrs
Klant
2Ga naar instellingen, gebruikersaccounts en klik op Template users om een nieuw template aan te maken:Klant
3Klik op Nieuwe template gebruikers
Klant
4Vul de gevraagde velden in en klik op opslaan:
- Kies een naam voor het template
- Kies voor type ‘Master Bedrijfslogin’ of voor ‘Master Client

Klant
5Klik vervolgens bij het aangemaakte template op het icoontje onder API:

Klant
6Filter op Company Services en zet enkel de volgende webservices op Active

  • List_GetAll
  • Adress_GetCurrent
  • Company_GetCurrentPeriod
  • BankAccount_GetCurrent
  • Schedule_GetCurrent
  • SVW_GetCurrent
Klant
7Filter op Employee Services en zet enkel de volgende webservices op Active
  • List_GetByCompany
  • Department_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • Employment_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • Function_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • Schedule_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • Absence_GetList
  • PersonalInfo_GetCurrent
  • Address_GetListCurrent
  • Contract_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • Salary_GetAll_AllEmployeesByCompany
  • EmployeeType_GetList
Klant
8Filter op Debtor Services en Report Services om alle webservices op inactive te zetten
Klant
9Ga naar instellingen, gebruikers en klik op Logins om een nieuwe gebruiker aan te maken:
Klant
10Klik op Nieuw Account om een nieuwe gebruiker toe te voegen
Klant
11Vul de gevraagde velden in, selecteer bij User template het eerder aangemaakte template en klik op opslaan

Klant
12Klik op het filter te klikken om aan te geven voor welke bedrijven er gegevens opgehaald mogen worden:

Hier is het mogelijk om het aantal bedrijven te beperken:
Klant
13Klik vervolgens op het plusje bij API om een token toe te voegen aan de aangemaakte gebruiker:


Klant
14Deel de volgende gegevens met de functioneel beheerder van de Xpert Suite:
- Het emailadres van de aangemaakte gebruiker
- De API token die is gekoppeld aan de aangemaakte gebruiker
- Het domein van de Nmbrs omgeving ([domein].nmbrs.nl)
- Het emailadres waar de logverslagen vanuit de koppeling naartoe gestuurd mogen worden
- Het aantal werkgevers waarvoor het account is geautoriseerd
Klant



3) Aanmaken account koppeling in Xpert Suite


StapActieWie
1Controleer of je de volgende gegevens van de klant hebt ontvangen:
- Het emailadres van de aangemaakte gebruiker
- Het bijbehorende API token
- Het domein van de Nmbrs omgeving
- Het emailadres waar logverslagen vanuit de koppeling naartoe gestuurd mogen worden
- Het aantal werkgevers waarvoor het account is geautoriseerd
Functioneel beheerder
Indien het account voor meerdere werkgevers is geautoriseerd is het noodzakelijk om eerst een werkgevergroep aan te maken en deze vervolgens te koppelen aan de werkgevers in Xpert Suite.Functioneel beheerder
3Ga naar de Xpert Suite Beheer paginaFunctioneel beheerder
4Klik in het menu op KoppelvlakkenFunctioneel beheerder
5Klik op SFTP Account beheerFunctioneel beheerder
6Klik op nieuw account en vul de gevraagde gegevens in.
- Naam account: Dit is een vrij te kiezen naam
- Type account: HR-systeem met API
- HR-systeem met API: Nmbrs
- Username: dit is het emailadres dat door de klant is doorgegeven
- Token: dit is het token dat door de klant is doorgegeven
- Domain: dit is het domein dat door de klant is doorgegeven
- Ontvanger(s) logverslag: Vul hier de emailadressen in die het logverslag van de koppeling wensen te ontvangen
- Autorisaties: kies hier voor werkgever indien er één werkgever is geautoriseerd of voor werkgevergroep indien er meerdere werkgevers zijn geautoriseerd. Het is ook mogelijk om één werkgever in een werkgevergroep te zetten indien het aantal werkgevers in de toekomst uitgebreid gaat worden.
Functioneel beheerder



4) Werkgevercodes ophalen uit Nmbrs en bijwerken in Xpert Suite


StapActieWie
1Deze stap is nodig indien er bij het aanmaken van een nieuw account in stap 2 voor is gekozen om te autoriseren op werkgevergroep of voor alle werkgevers. In dat geval is het namelijk nodig om de juiste werkgevercode(s) bij de werkgevers toe te voegen.

Klik bij het aangemaakte account op nieuwe configuratie:
Functioneel beheerder
2Vul de gevraagde gegevens in en klik op opslaan:

Op het ingestelde tijdstip zal de koppeling connectie maken met Nmbrs. Er zal een logverslag ontstaan met daarin de in te vullen werkgevercodes. Dit verslag ziet er als volgt uit:

 
Functioneel beheerder
3Vul de waarde uit de kolom Id in bij de werkgevercode van de werkgever in Xpert Suite. Uit het voorbeeld hierboven zal dit er voor Testbedrijf 1 als volgt uit komen te zien:

Functioneel beheerder
4Deze actie hoeft slechts eenmaal uitgevoerd te worden. Haal het tijdstip weg bij de configuratie of archiveer de gehele configuratie.Functioneel beheerder



5) Werkgevergegevens aanvullen met de verzuimclassificaties



StapActieWie
1Vanuit Nmbrs kunnen de volgende zeven verzuimoorzaken doorkomen:
1) Ziekte
2) Ziekte door zwangerschap (vangnet)
3) Ziekte heringetreden arbeidsgehandicapte (vangnet)
4) Ziekte door orgaandonatie (vangnet)
5) Adoptie / Pleegzorg
6) Ziekte door bevalling
7) Geen vangnetgeval

Deze verzuimclassificaties dienen ook bij de werkgever(s) gekoppeld te zijn. Hiervoor zijn er twee opties:
1) Selecteer bij de werkgever de verzuimclassificaties waar de naam Nmbrs in voorkomt
2) Maak zelf een mapping van de ze verzuimclassificaties naar standaard classificaties
Functioneel beheerder
2Indien er voor optie 1 wordt gekozen is het nodig om bij de werkgever(s) de 7 verzuimclassificaties te selecteren:
Functioneel beheerder
3Indien er voor optie 2 wordt gekozen dient er een mapping gemaakt te worden en deze kan worden doorgegeven aan de Xpert Desk:

Ziekte dient te verwijzen naar verzuimclassificatie [X] met code [Y]

En dat voor alle zeven de opties:
Ziekte door zwangerschap (vangnet)
Ziekte heringetreden arbeidsgehandicapte (vangnet)
Ziekte door orgaandonatie (vangnet)
Adoptie / Pleegzorg
Ziekte door bevalling
Geen vangnetgeval

Het volledige overzicht van verzuimclassificaties met bijbehorende codes staat in klassiek beheer onder punt 10:

Deze mapping geldt voor iedere klant in de database. Het is niet mogelijk om per klant een andere mapping te gebruiken.
Functioneel beheerder



6) Ophalen afdelingen, werknemers en verzuim



StapActieWie
1Klik bij het aangemaakte account op nieuwe configuratie:

Functioneel beheerder
2Vul de gevraagde gegevens in en klik op opslaan:
Vul een herkenbare naam in bij Gegevensstroom
Selecteer Nmbrs Werknemer bij Opties
Zet de gewenste vinkjes
Selecteer Nmbrs Werknemer als Configuratie
Selecteer de gewenste dagen plus een tijdstip

Klik op opslaan

Functioneel beheerder
3Optioneel: voer de koppeling een eerste keer uit te voeren.

Klik hiervoor op bewerken bij de aangemaakte configuratie. Onderaan staat de knop Nu Uitvoeren.