GEBRUIK MEDISCH DOSSIER / RAPPORTAGES

INHOUDSOPGAVE

 



Inleiding

 

Xpert Suite biedt de mogelijkheid om op een dynamische manier rapportages te maken. Een rapportage is een verslag wat ingevuld wordt binnen spreekuren, hierna wordt de terugkoppeling gegenereerd welke automatisch in het trajectendossier opgenomen wordt. De inhoud van de terugkoppeling kan zowel voor een deel in het gevalsdossier terugkomen en/of op de medische kaart. 

 

Voorbeeld: 

  1. De bedrijfsarts maakt in één scherm zijn verslaglegging; deel a komt terug in een automatisch gegenereerd document wat in het gevalsdossier verschijnt, inzichtelijk voor zowel de casemanager als de leidinggevende als de medewerker (mits laatstgenoemde ook in het systeem zit); deel b komt terug op de medische kaart in het medisch dossier, welke alleen voor rollen met medische rechten zichtbaar is. 
  2. De casemanager voert een intake uit met de medewerker

 

1. Spreekuursoorten

 

Spreekuren worden (meestal) uitgevoerd door een bedrijfsarts en zijn onderdeel van de “Medische” rapportage. Voor het inrichten van een “Medische” rapportage is minimaal een spreekuursoort, invulscherm en medisch document nodig. In deze instructie is uit gegaan van een bestaand invulscherm en (medisch) document. Hier wordt nog wel uitgelegd hoe je een Medisch document aanmaakt.

 

 

 

1.1 Nieuw spreekuur toevoegen

Stap 1. Log in bij XS, kies Beheer.                                     Stap 2. Kies vervolgens Dienstverlening.

                               

 

Stap 3. Kies vervolgens bij Agenda’s & Spreekuren voor Spreekuursoorten.

 

 

Stap 4. Kies vervolgens Nieuw spreekuursoort. 



Hierna verschijnt onderstaand scherm.

 

In het bovenste gedeelte bij Spreekuurbeheer kunnen de volgende gegevens ingevuld worden:


Spreekuursoort is actief

Hier kan aangevinkt worden om het spreekuur actief te maken.


Afspraaksoort

Hier kun je via het drop down menu kiezen voor de soort afspraak. Standaard kan er gekozen worden voor Administratietijd, Afspraak in Exchange, Reistijd en Spreekuur.


Naam

Hier kun je de naam van de afspraaksoort invullen.


Spreekuurcode 

Hier kan je een spreekuurcode invullen. Dit kan hetzelfde zijn als de naam van de afspraaksoort.


Uitvoering

Deze optie kan aangevinkt worden als het spreekuur op afstand uitgevoerd kan worden. Bij deze mogelijkheid kan WebcamConsult geïntegreerd worden. Meer informatie hierover is te vinden via de volgende link https://support.othersideatwork.nl/support/solutions/articles/76000040408-webcamconsult-algemeen


Uniek spreekuur
Met deze optie waarborg je dat een oproepverzoek niet meerdere keren voor hetzelfde spreekuursoort gedaan kan worden in opgegeven periode.


Mogelijke spreekuur locaties

Hier kan je aangeven op welke locaties het spreekuur mogelijk gevoerd kan worden.


Medewerkersgegevens

Om te borgen dat alle noodzakelijke informatie beschikbaar is bij het het plannen en uitvoeren van afspraak, kunnen extra invoercontroles op medewerkersgegevens ingesteld worden bij het aanmaken van een oproepverzoek of afspraak. Welke extra controles gewenst zijn, is instelbaar per spreekuursoort (Dienstverlening > Spreekuursoorten).



Wanneer er voor extra invoercontroles wordt gekozen, worden er drie opties getoond: 



Let op: Deze controles blokkeren het kunnen opslaan van het aan te maken oproepverzoek of de afspraak, wanneer er niet voldaan wordt aan de ingestelde regels.

Allereerst kan er een controle ingesteld worden op de contactgegevens van de medewerker. Wanneer deze optie actief is voor het spreekuursoort, moet het dossier een e-mailadres of telefoonnummer van de medewerker bevatten. Is dit niet het geval, dan kan het oproepverzoek of de afspraak niet aangemaakt worden. 

 

De tweede optie ‘Adressen van medewerker en locatie oproepverzoek/afspraak moeten correct ingevuld zijn’ controleert of het adres van de medewerker correct is ingevuld en controleert ook of de opgegeven locatie bij het oproepverzoek, of de afspraak, geldig is. Als één van deze adressen niet geldig is of er is helemaal geen adres ingevoerd bij het dossier van de medewerker, kan er geen oproepverzoek, of afspraak, aangemaakt worden van dit spreekuursoort.

 

De laatste optie ‘Medewerker moet nog in dienst zijn’ maakt het opslaan van een oproepverzoek of afspraak met de ingestelde spreekuursoort alleen mogelijk wanneer de medewerker in dienst is of een geldig dienstverband heeft.


Planning

Deze opties kunnen gekozen worden voor de tijdsduur van het spreekuur.


Voorkeurs trajectsoort

Met deze optie kan aangegeven worden of er ook direct een traject (van een bepaalde soort) gestart, of geselecteerd, moet worden. Bij deze optie zijn er drie subopties:



Verrichting

Het spreekuur kan ingesteld worden als verrichting met daarin verschillende opties. Dit is alleen van toepassing als de Contract Management Module wordt gebruikt.


Oproepbrief

Hiermee is het mogelijk dat er een specifieke oproepbrief verstuurd wordt, nadat het spreekuur is ingepland. 


Spreekuurduur

Hier kan er gekozen worden of de duur vast staat of afhankelijk is van de in te vullen schermen tijdens het spreekuur.


Standaard spreekuur duur

Hier kan de tijd ingevuld worden als er bij Spreekuurduur ‘Vaste spreekuurduur’ is gekozen. Bij het invullen dienen er minuten ingevuld te worden.


No-show limitatie

Bij het selecteren van deze optie, indien aangemaakt, verschijnt er het spreekuursoort ‘No show’, waarin bijvoorbeeld de No-show verrichting staat ingesteld.


Ontvanger(s) oproepverzoek

Hier kan men een gebruiker of gebruikersgroep selecteren die het oproepverzoek ontvangt, zodra er een verzoek is gedaan om dit spreekuur in te plannen. De verdere uitleg van oproepverzoeken staat beschreven bij het onderdeel Agenda.


Afspraak signalering

Hier is het mogelijk om afspraken als een document te versturen naar de agenda-gebruiker via e-mail. Er kan gebruik gemaakt worden van documentsjablonen om het afspraakdocument vorm te geven, om zo de informatie te tonen die relevant is voor de gebruiker. Dit documentsjabloon kan per spreekuursoort gekoppeld worden. Als er dan een afspraak wordt ingepland van het ingerichte spreekuursoort, kan er handmatig een document gegenereerd en verstuurd worden naar de uitvoerder van de geplande afspraak. 

 

Om gebruik te maken van deze functionaliteit, is het belangrijk om een e-mailsjabloon in te richten op de Xpert Suite omgeving met de code ‘opdrachtbrief’. De verdere inhoud van het e-mailsjabloon kan naar eigen keuze ingericht worden.



Voor het document dat verstuurd wordt naar de arts kan er gebruik gemaakt worden van bestaande documentsjablonen, of er kan een nieuw documentsjabloon aangemaakt worden. Het is wel belangrijk dat het gekozen documentsjabloon een code bevat en een .dotx sjabloon is. 

 

Vervolgens kan op de gewenste spreekuursoorten de afspraaksignalering geactiveerd worden met daarbij het gekozen afspraakdocument. Ook is er de optie om de oproepbrief van de werknemer mee te sturen in de e-mailsignalering. Let daarbij wel op dat ook het sjabloon van de oproepbrief moet voldoen aan een code en een .dotx sjabloon, zoals het afspraakdocument.



Wanneer het e-mailsjabloon en de spreekuursoorten zijn ingericht naar wens, kun je in agenda aan de slag met deze functionaliteit. In het menu van een afspraak is er een extra knop zichtbaar, om het bericht te mailen. Deze knop is alleen zichtbaar voor niet voltooide afspraken van een spreekuursoort met ingerichte afspraaksignalering.


 


Wanneer er op deze knop geklikt wordt, dan wordt er een afspraakdocument gegenereerd en verstuurd naar het e-mailadres van de uitvoerder van de geplande afspraak. Als deze uitvoerder geen e-mailadres heeft of de inrichting van de functionaliteit is niet compleet, krijg je als gebruiker een foutmelding te zien.



Terugkoppeling na afronding spreekuur

Via de keuzemogelijkheid kan hier worden aangegeven of er een standaard terugkoppeling moet worden gegeven na de afronding van het spreekuur. 



 

Gekoppelde schermen

Via het drop down menu ‘Selecteer de bijbehorende schermen’ kan je een invulscherm koppelen. Het is mogelijk om meerdere schermen te koppelen waarbij je de volgorde kan aangeven en of het scherm verplicht is.


Gekoppelde documenten

Via het drop down menu ‘Selecteer de bijbehorende documenten’ kan je de documenten koppelen die na het ingevulde scherm gegenereerd worden. Hier is het ook mogelijk om meerdere documenten te koppelen. Het is alleen mogelijk om Medische documenten te koppelen aan een spreekuur.


Reminders
Hier kan een reminder ingesteld worden voorafgaand aan het spreekuur aan de ontvanger. 




Gekoppelde taken

Er kan een specifieke taak gekoppeld worden aan het spreekuur met verschillende opties wanneer deze taak moet verschijnen.



 

 

    

 

 

2. Medische documenten

 

Het aanmaken van medische documenten gaat op dezelfde manier als het aanmaken van standaard documenten. Momenteel is het alleen mogelijk om via Klassiek Beheer medische documenten aan te maken bij 11. Medische Protocol Module – Medische Documenten. 


Stap 1. Log in bij XS, kies Beheer.                                         Stap 2. Kies vervolgens Klassiek Beheer.

                               



 

 

 

Stap 3:             Open 11. Medische Protocol Module

Stap 4:             Selecteer Medische Documenten

Stap 5:             Klik met de rechtermuisknop op Medische Documenten en kies ‘Medisch document toevoegen’.


                       


Stap 6:             Er verschijnt een nieuw leeg document



  1. Bij ‘Document naam:’ kan de naam van het medisch document ingevuld worden.
  2. Bij ‘Document hoort bij actie’ opent een drop down menu waar je kunt kiezen bij welk spreekuursoort dit document hoort, mits deze al is aangemaakt. Dit is het koppelen van het document aan het gewenste spreekuur.
  3. ‘Type document’ geeft een bepaald kenmerk aan het document mee.
  4. ‘Default toevoegen aan dossier’ bepaalt of het document zichtbaar is in het medisch dossier, gevalsdossier of beide. !! !!Let op: Bij het aanmaken van een document staat de keuze altijd op "Enkel gevalsdossier". Pas dit ALTIJD aan naar "Enkel medisch dossier" om ervoor te zorgen dat het document in het medische gedeelte uit komt en dus is afgeschermd voor gebruikers zonder medische autorisatie.
    Een gebruiker ziet het document alleen als het daarvoor geautoriseerd is. Vul dit in voordat je documentsjablonen gaat toevoegen. Zodra een .dotx sjabloon is ingesteld, kun je niet meer instellen of het document toepasbaar is in het gevalsdossier of in het medisch dossier. Om dit toch aan te passen, zul je in Beheer bij Documentsjablonen het type document moeten terugzetten naar Classic rtf. 


 


3. Oproepbrieven

 

Het aanmaken van oproepbrieven gaat op dezelfde manier als het aanmaken van standaard en medische documenten. Geef de oproepbrief een duidelijk herkenbare naam, want deze naam is zichtbaar voor degene die de spreekuuroproep aanmaakt. In de instructie 'Oproepbrieven' wordt uitgelegd hoe een oproepbrief kan worden aangemaakt. https://support.othersideatwork.nl/support/solutions/articles/76000037477-oproepbrieven

 

 

 

4. Oproeplocatie

 

Oproeplocaties kunnen gekozen worden door de gebruiker die het spreekuur aanmaakt, zo kunnen klant specifieke locaties toegevoegd worden en hoeft de gebruiker deze niet telkens zelf in te voeren. In de instructie ‘Oproeplocaties’ wordt uitgelegd hoe een oproeplocatie kan worden aangemaakt. 

https://support.othersideatwork.nl/support/solutions/articles/76000037481-oproeplocaties