INHOUDSOPGAVE
- Inleiding
- Spreekuursoort aanmaken
- Spreekuursoort Koppelen aan Invulscherm
- Oproepverzoeken overzicht in Excel export
Inleiding
Xpert Suite biedt de mogelijkheid om op een dynamische manier rapportages te maken. Een rapportage is een verslag wat ingevuld wordt binnen spreekuren, hierna wordt de terugkoppeling gegenereerd welke automatisch in het trajectendossier opgenomen wordt. De inhoud van de terugkoppeling kan zowel voor een deel in het gevalsdossier terugkomen als/of op de medische kaart.
Voorbeeld:
1. De bedrijfsarts maakt in één scherm zijn verslaglegging; deel a komt terug in een automatisch gegenereerd document wat in het gevalsdossier verschijnt, inzichtelijk voor zowel de casemanager als de leidinggevende als de medewerker (mits laatstgenoemde ook in het systeem zit); deel b komt terug op de medische kaart in het medisch dossier, welke alleen voor rollen met medische rechten zichtbaar is.
2. De casemanager voert een intake uit met de medewerker.
Spreekuren worden (meestal) uitgevoerd door een bedrijfsarts en zijn onderdeel van de “Medische” rapportage. Voor het inrichten van een “Medische” rapportage is minimaal een spreekuursoort, invulscherm en medisch document nodig. In deze instructie is uit gegaan van een bestaand invulscherm en (medisch) document.
Spreekuursoort aanmaken
Stap 1.1 Ga naar spreekuursoorten
Binnen het beheer heb je de mogelijkheid om bij dienstverlening te kiezen voor ‘Spreekuursoorten’
Stap 1.2 Kies voor ‘Nieuw spreekuursoort’
Binnen deze module heb je de mogelijkheid om nieuwe spreekuursoorten aan te maken of te kiezen voor het bekijken en/of wijzigen van bestaande spreekuursoorten.
Hierna verschijnt onderstaand scherm en kunnen de volgende gegevens ingevuld worden:
Stap 1.3 Vul de benodigde informatie in
Het spreekuursoort vraagt om de nodige informatie. Hieronder zal in het kort beschreven worden wat de verschillende mogelijkheden precies inhouden.
Spreekuursoort is actief
Dit geeft aan of een spreekuursoort ingepland mag worden of niet. Eenmaal ingeplande spreekuursoorten mogen nog wel uitgevoerd worden als hierna het spreekuursoort op inactief wordt gezet.
Afspraaksoort
Hier heb je de mogelijkheid om te kiezen uit verschillende afspraaksoorten. Denk aan spreekuur, administratietijd of bijvoorbeeld reistijd.
Naam
Geef hier de naam van je spreekuursoort aan.
Spreekuurcode
Spreekuurcode wordt meestal gebruikt voor administratieve doeleinden.
Toegestane vorm van contact
Hier kun je aangeven wat de toegestane vorm van contact is voor het spreekuur:
- Spreekuur mag op fysieke locatie worden uitgevoerd
Hiermee kan worden ingesteld dat voor het spreekuur nodig is, dat de cliënt altijd fysiek aanwezig is. Bij het selecteren (aanvinken) ervan verschijnen de mogelijk te selecteren locaties.
- Spreekuur mag op afstand worden uitgevoerd - Hier kan o.a. worden aangegeven als er gebruik wordt gemaakt van webconsult.
Contact op afstand met Webconsult
Indien hiervoor is ingesteld dat het spreekuur op afstand mag worden uitgevoerd, kan hier aangegeven worden op welke wijze.
- Afspraak standaard via Webconsult
- Contact op andere wijze (zoals bv telefonisch en via andere applicaties voor contact op afstand)
Let op: deze optie kun je nog niet instellen. Bij het maken van een afspraak of oproepverzoek kan altijd contactinformatie ingegeven worden als een spreekuur op afstand mag worden uitgevoerd.
Om hiervan gebruik te maken zal Webconsult wel geïntegreerd moeten worden. Meer informatie is te vinden via de volgende link https://support.othersideatwork.nl/support/solutions/articles/76000040408-webconsult-algemeen
Toegestane locaties
Indien hiervoor is ingesteld dat het spreekuur op een fysieke locatie mag worden uitgevoerd, kunnen hier de toegestane locaties aangevinkt worden in de meerkeuze-selectielijst. Let op: de locaties staan niet standaard aangevinkt en dien je dus zelf aan te vinken.
Uniek spreekuur
Dit kan aangevinkt worden indien er maar één oproepverzoek van dit type mag bestaan per werknemer.
Anoniem spreekuur
Dit kun je aanvinken als je wil dat er nooit een melding wordt toegevoegd in het logboek (overzicht re-integratie activiteiten)
Uitvoertijd
Dit kan aangevinkt worden als de uitvoertijd al vooraf ingevuld moet worden.
Medewerkergegevens
Om te borgen dat alle noodzakelijke informatie beschikbaar is bij het het plannen en uitvoeren van afspraak, kunnen extra invoercontroles op medewerkersgegevens ingesteld worden bij het aanmaken van een oproepverzoek of afspraak. Welke extra controles gewenst zijn, is instelbaar per spreekuursoort (Dienstverlening > Spreekuursoorten).
Wanneer er voor extra invoercontroles wordt gekozen, worden er drie opties getoond: 
Let op: Deze controles blokkeren het kunnen opslaan van het aan te maken oproepverzoek of de afspraak, wanneer er niet voldaan wordt aan de ingestelde regels.
Allereerst kan er een controle ingesteld worden op de contactgegevens van de medewerker. Wanneer deze optie actief is voor het spreekuursoort, moet het dossier een e-mailadres of telefoonnummer van de medewerker bevatten. Is dit niet het geval, dan kan het oproepverzoek of de afspraak niet aangemaakt worden.
De tweede optie ‘Adressen van medewerker en locatie oproepverzoek/afspraak moeten correct ingevuld zijn’ controleert of het adres van de medewerker correct is ingevuld en controleert ook of de opgegeven locatie bij het oproepverzoek of de afspraak geldig is. Als één van deze adressen niet geldig is of er is helemaal geen adres ingevoerd bij het dossier van de medewerker, kan er geen oproepverzoek of afspraak aangemaakt worden van die spreekuursoort.
De laatste optie ‘Medewerker moet nog in dienst zijn’ maakt het opslaan van een oproepverzoek of afspraak met de ingestelde spreekuursoort alleen mogelijk wanneer de medewerker in dienst is of een geldig dienstverband heeft.
Voorkeurs trajectsoort
Hier kun je aangeven of bij het inplannen van het spreekuursoort ook direct een traject van een bepaald soort moet worden gestart.
Verrichting
Wanneer je aanvinkt dat een spreekuur een verrichting is moet deze ook worden ingericht in de contractmodule. Hierbij geef je aan dat er bij het uitvoeren van dit spreekuur een bepaalde prijs wordt gehanteerd.
No-Show
Het spreekuursoort kan van het type no show zijn. Door dit aan te vinken kun je bij andere spreekuursoorten aangeven dat in geval van een no-show dit spreekuursoort gebruikt moet worden. Handig wanneer je andere schermen/documenten moet vullen in deze situatie.
Wizard
Wanneer je aanvinkt 'Telt als bezet in wizard', dan kan er geen dubbele afspraak ingepland worden.
Wanneer je aanvinkt 'Spreekuursoort is een detacheringsblok', dan wordt dit ook zo in de agenda vermeld. Meer informatie is te vinden via de volgende link https://support.othersideatwork.nl/support/solutions/articles/76000060316-detacheringsblokken
Oproepbrief
Geef hier aan welke oproepbrief er gebruikt moet worden bij het spreekuursoort. Je hebt de keus uit geen, standaard of afwijkend. Standaard is de oproepbrief welke gemarkeerd is als standaard. Afwijkend geeft je de mogelijkheid om te kiezen uit andere bestaande oproepbrieven.
Spreekuurduur
Geef hier de duur van het spreekuur aan in minuten. Ook heb je de mogelijkheid om het af te laten hangen van de schermen die gebruikt worden. Meer hierover bij gekoppelde schermen verderop in dit document.
No-show limitatie
Hier kun je de spreekuursoort keuze limiteren bij een no-show. Hierna krijg je de keuze om de no-show spreekuursoorten te selecteren waaruit gekozen kan worden.
No-show vervolgactie ‘oproepen’
Hier kun je aangeven welke no-show spreekuursoorten er gekozen mogen worden indien deze situatie voorkomt.
Ontvangers oproepverzoek
Hier kun je aangeven of er standaard gebruikers of gebruikersgroepen moeten zijn die het oproepverzoek ontvangen wanneer de afspraak wordt ingepland.
Afspraak signalering
Geef hier aan of er een e-mail voor het signaleren van afspraken moet worden verstuurd.
Email documenten
Bij deze stap kun je aangeven of bepaalde documenten welke gegenereerd kunnen worden in het spreekuur direct gemaild moeten worden naar ingestelde ontvangers.
Terugkoppeling na afronding spreekuur
Geef hier aan of er standaard een terugkoppeling moet worden gegenereerd richting een bepaalde gebruikersgroep. Hier kun je aangeven of dit alle documenten zijn richting een bepaalde gebruikersgroep of dat dit afzonderlijk per document moet worden ingesteld. Deze tweede actie richt je vervolgens weer in bij het kopje gekoppelde documenten.
Toeslag toevoegen
Bij klanten die geregeld afspraken hebben waar de contactvorm op afstand is (bijvoorbeeld telefonisch of
een webconsult), brengt het gebruik van zo’n afspraak op afstand kosten met zich mee. Deze kosten kunnen nu per spreekuur worden toegevoegd middels een toeslag. Dit doe je door: Uitgevoerd met contactvorm op afstand te selecteren. Wanneer een afspraak op afstand is uitgevoerd komt deze toeslag als losse aparte verrichting geschreven worden.
Gekoppelde schermen
Hier kun je aangeven welke schermen er gebruikt kunnen worden in dit spreekuur. Vervolgens kun je per scherm instellen of hij standaard geselecteerd moet zijn, in welke volgorde deze naar voren komt en of het een verplicht in te vullen scherm is of niet.
Gekoppelde documenten
Bij gekoppelde documenten kun je aangeven of er bepaalde documenten moeten worden kunnen gegenereerd bij het uitvoeren van een spreekuur. Wanneer je hebt aangegeven dat er een standaard terugkoppeling dient te worden gegeven per gekoppeld document kun je hier ook aangeven of er een terugkoppeling moet worden gegeven en zo ja naar welke gebruikersgroep.
Document toevoegen
Binnen document toevoegen heb je een aantal opties van wat er moet gebeuren wanneer je een document opslaat binnen de verschillende mogelijkheden binnen een spreekuur.
Beheeropties:
1) conceptdocument genereren na ''als concept opslaan".
2) Document definitief maken bij "definitief opslaan" van het gekoppelde scherm.
De knop opslaan is nu aangepast in 'Definitief opslaan"
Functionele effect van mogelijke configuraties
- Genereert automatisch een concept document bij "als concept opslaan" van het scherm.
- Concept documenten dienen handmatig definitief gemaakt te worden.
- Genereert automatisch een concept document bij "als concept opslaan" van het scherm.
- Concept documenten worden automatisch definitief na "Definitief opslaan" scherm.
- Geen automatisch (concept) document gegenereerd bij "als concept opslaan" van het scherm.
- Handmatig toegevoegde concept documenten worden definitief na "Definitief opslaan" scherm.
- Geen automatisch (concept) document gegenereerd bij "als concept opslaan" van het scherm.
- Handmatig toegevoegde concept documenten dienen handmatig definitief gemaakt te worden.
Reminders
Je kan ook standaard reminders instellen bij het spreekuursoort. Meer over het instellen van deze reminders in het artikel ‘spreekuur reminders’.
Gekoppelde taken
Het is ook mogelijk om specifieke taken te laten inschieten wanneer een spreekuur is uitgevoerd. Dit kan bij gekoppelde taken. Hiermee kan je aangeven dat taak X in het traject wordt ingeschoten met startdag Y op moment dat spreekuur Z is uitgevoerd.
Stap 1.4 Gebruik het nieuwe spreekuursoort
Na het instellen van het spreekuursoort is deze nu in te plannen.
Spreekuursoort Koppelen aan Invulscherm
Stap 2. Koppelen Invulscherm aan Spreekuursoort
Om een invulscherm beschikbaar te maken bij een spreekuursoort, dient het invulscherm gekoppeld te worden aan de spreekuursoort. Dit kan middels het volgende stappen worden uitgevoerd:
Stap 2.1. Selecteer het gewenste invulscherm onder “14. Schermontwerper Module” > “Schermen”
Stap 2.2. In het keuzelijstje “Scherm hoort bij actie” kan het invulscherm aan één of meerdere spreekuursoorten gekoppeld worden.
Stap 2.3. Vink de gewenste spreekuursoorten aan en klik op de knop “OK”
Stap 2.4. Klik tot slot ook nog op de knop Opslaan om de wijziging op te slaan. Als deze stap niet wordt uitgevoerd, dan worden de aanpassingen uit Stap 3 niet opgeslagen.
Oproepverzoeken overzicht in Excel export
Wanneer je de oproepverzoeken download in een Excel-bestand, dan krijg je een lijst van de eerste 10.000
oproepverzoeken. Er is een productparameter in de categorie “AppointmentRequests” genaamd “MaxAppointmentRequests”. Het nummer wat hier is ingevuld is het aantal maximale aantal oproepverzoeken dat ingeladen kan worden in het oproepverzoekenoverzicht en in de lijst van oproepverzoeken die in agenda zichtbaar is.