In dit artikel zal stap voor stap uitgelegd worden hoe koppel sleutel beheer werkt.


INHOUD


Aanzetten koppelsleutel beheer op de omgeving

Op dit moment zal er voor de synchronisatie als eerste een klantplugin (nr. 294) via de database op actief gezet moeten worden. Daarna is deze het koppelsleutel beheer alleen nog te gebruiken voor een OthersideAtWork super beheerder. In de toekomst zal deze stap in de toekomst niet meer nodig zijn en zal de tool in de toekomst ook beschikbaar zijn alle andere super beheerders. 


Opties voor synchroniseren

Het koppelsleutel beheer is te gebruiken voor koppelingen met een volledige aanlevering, Koppelingen gebaseerd op de SIVI zijn en andere mutatie gebaseerde koppelingen zijn niet te doen via deze tool. Daarnaast is het synchroniseren van de koppelsleutel BSN op dit moment nog niet mogelijk.
De volgende opties voor het gebruik van het koppelsleutel beheer zijn:

  • AFAS werknemer bericht
  • Medewerker import op personeelsnummer


Daarnaast zijn er ook nog opties voor koppelingen waar het ExternwerknemerID de koppelsleutel is, zoals:

  • Loket
  • NMBRS
  • Cobra api (volledige aanlevering)
  • MLM api


De datakluis moet uitstaan op alle werkgevers waar de koppeling op gaat draaien. Is dit niet het geval dan is de synchronisatie niet mogelijk via koppelsleutel beheer, deze moet uitgevoerd worden door Otherside at work. 


Instellen koppelsleutel beheer

Vervolgens ga je naar de Xpert Suite. Open beheer > Koppelvlakken > Koppelingenaccounts > Een account naar keuze. Open de importkoppeling naar keuze of maak een nieuwe aan. Zodra er een configuratie wordt gekozen die een Dienstverband stap bevat, wordt onderstaande checkbox actief.

Zodra dit vinkje wordt aangezet en opgeslagen, komt het klant account in Synchronisatie Modus te staan. Dit wordt visueel gemaakt met een waarschuwing.

Starten

Data synchronisatie maakt grotendeels gebruik van de normale Converter en Importer logica. Om een run te starten moet dus ook een bestand worden aangeboden. Dit kan zowel handmatig als via een schedule. Op het logverslag wordt duidelijk gemaakt dat het gaat om een Koppelsleutels run. Ook wordt er een notitie gemaakt van alle andere stappen die worden overgeslagen. We hebben nu immers alleen een DV synchronisatie optie. Mocht het zo zijn dat er nog een run actief is, dan wordt het bestand niet verwerkt. Ook dit wordt op het logverslag gemeld.

Overzicht

We gaan naar de synchronisatie schermen. Let op, deze optie is alleen aanwezig als het vinkje van 2 afbeeldingen hier boven aan staat.

Het volgende scherm zal zich openen.

Controleren

Op dit scherm zijn de matches in te zien die de data synchronisatie heeft gevonden. We gaan deze per categorie bespreken. 

Waarschijnlijk & Mogelijk 

Deze twee categorieën zijn nagenoeg identiek aan elkaar. Het verschil zit in het percentage van zekerheid van de match. Waarschijnlijk heeft een percentage van 90%-100%, Mogelijk heeft een percentage van 60%-90%. Iedere regel representeert een match. 

De bovenste regel in het zwart is de aangeleverde werknemer. De onderste regel in het grijs is de werknemer zoals die gevonden is in de database. 

Voorbeeld Waarschijnlijk


Voorbeeld Mogelijk


Door een regel aan te klikken opent een details scherm. Hier zijn meer velden visueel gemaakt, en ook de uitkomst van de vergelijking hiervan door middel van icoontjes. 

  • Vinkje -> Ja, dit veld is gecontroleerd. Ja, komt overeen. 

  • Kruisje -> Ja, dit veld is gecontroleerd. Nee, komt niet overeen. 

  • Streepje -> Nee, dit veld is niet gecontroleerd. Is niet meegenomen in de bepaling van de match. 


Shape 

Nieuw & Niet in aanlevering 

Nieuw en niet in aanlevering zijn elkaars tegenpolen, maar lijken qua schermen erg op elkaar. De werknemers in de Nieuw categorie zijn wel aangeleverd, maar konden niet gematcht worden aan iemand in de database. De werknemers in de Niet in aanlevering categorie zijn niet aangeleverd, maar staan wel in de database.

Als een werknemer in "Nieuw" zit, kan dit twee dingen betekenen:

 

De werknemer zit in de aanlevering maar niet in Xpert Suite

De werknemer zit in de aanlevering en in Xpert Suite, maar heeft minder dan 60% overeenkomst

 

Als een werknemer in "Niet in aanlevering" zit kan dit ook twee dingen betekenen:

 

De werknemer zit in Xpert Suite maar niet in de aanlevering

De werknemer zit in Xpert Suite en in de aanlevering, maar heeft minder dan 60% overeenkomst

 


De dikgedrukte situaties komen altijd samen voor, daarom is het belangrijk om te kijken welke werknemers uit de aanlevering onder "nieuw" en "niet in aanlevering" zitten. Om ervoor te zorgen dat deze werknemers als één werknemer gezien worden doe je het volgende:

 

  1. Je maakt een overzicht met de werknemers die in beide categorieën zitten.
  2. Je bevestigt al deze gevallen en rond de synchronisatie af.
  3. Je gaat naar de werknemers in Xpert Suite en ziet dat bij de koppelsleutel Syncrun[runid][oud_koppelsleutel] staat. Dit doet de synchronisatietool zodat deze werknemers niet gematcht worden (ze zitten immers niet in de aanlevering). Hier vul je de aangeleverde koppelsleutel van de werknemer in. (zie voorbeeld hieronder)
  4. Daarna start je de koppeling.

    Shape

    Voorbeeld


    Koppelsleutel personeelsnummer


    Koppelsleutel Extern werknemer id





Buiten verwerkingsperiode    

Alles wat niet onder buiten de verwerkingsperiode valt is niet gecontroleerd. Deze medewerkers zijn uitdienst gegaan in de periode waar de koppeling niet meer naar kijkt.

Meerdere 

Dit is een bijzondere categorie. Werknemers in deze categorie hebben meerdere opties. 

  • Of 1 werknemer in de database is gematcht aan meerdere werknemers in de aanlevering 

  • Of 1 werknemer in de aanlevering is gematcht aan meerdere werknemers in de database 

Door op de regel te klikken krijg je meer inzicht. De bovenste regel is de vaste regel. Dat is degene waar je tegenaan matcht. De onderste 2 of meer regels zijn de werknemers waar je een keuze uit moet maken. Welke moet gematcht worden op de bovenste regel. Degene die niet wordt gekozen als match, zal terugvallen in de categorie Nieuw (Als deze vanuit het externe systeem komt) of Niet in aanlevering (Als deze uit de database komt). In het voorbeeld van de screenshot zal de regel die niet worden gekozen terugvallen in de categorie Nieuw. 

Bevestigen 

Iedere categorie biedt de mogelijkheid om de gevonden matches te bevestigen. Bij Waarschijnlijk, Mogelijk en Nieuw kan dit op het overzichtscherm. Bij de andere categorieën kan dit alleen op de detailsschermen. Door een match te bevestigen gaat deze door naar Gecontroleerd. 

In de toekomst is de wens om matches ook te kunnen afwijzen of handmatig te kunnen matchen. Dit zit er nu nog niet in. Als er nu een match wordt aangemaakt die je niet wilt of verwacht, zul je de werknemer in de database moeten aanpassen en het bestand opnieuw moeten aanbieden zodat er andere matches gemaakt worden. 

Gecontroleerd

Zodra alle matches van de tab Te controleren naar Gecontroleerd zijn verhuisd, zal de knop Alle personeelsnummers bijwerken actief worden. Afhankelijk van het type koppelsleutel dat is gebruikt veranderd de naam op de knop. Momenteel bieden we alleen de optie tot koppelsleutel Personeelsnummer, maar dit is ook een wens om in de toekomst uit te breiden. Hier heb je ook de optie om matches terug te zetten met de knop Opnieuw controleren. Dit biedt de mogelijkheid om nogmaals in het Te controleren scherm de details in te zien. 

De data in de kolom Koppelsleutel laat zien wat het koppelsleutel gaat zijn ná het klikken op de bijwerken knop. Koppelsleutels van werknemers die niet in de aanlevering zaten worden aangepast, zodat hier nooit meer op gematcht zal worden. Koppelsleutels van matches worden overgeschreven door het aangeleverde koppelslutel. En nieuwe data zal verwerkt worden als nieuwe data nadat de import heeft gedraaid. 

Zodra op de knop Alle koppelsleutels bijwerken wordt geklikt komt er nog een pop-up scherm als extra controle. Je moet immers zeker weten dat je weet wat je aan het doen bent, want deze actie is onomkeerbaar. Als je het zeker weet zullen de koppelsleutels worden bijgewerkt, de importkoppeling wordt terug in Import Modus gezet en het scherm wordt gesloten. 

Instellingen

Momenteel is dit nog een read-only scherm, bedoeld om verduidelijking te geven over de werking. Er staat een uitleg over de verschillende categorieën. De vergekijkende kolommen laat zien welke kolommen zijn vergeleken en met welke wegingsfactor. Dit komt wel al uit de database, maar is momenteel nog niet instelbaar. Dit is een toekomstwens. De regels dataschoning laten de stappen zien die worden ondernomen vóór het vergelijken. Deze zijn niet instelbaar. 



Let op

Als er een run is gedaan qua koppelsleutelbeheer, moet deze worden verwijderd als je er daarna nog een wilt uitvoeren. Anders blijft het resultaat hetzelfde ondanks al doorgevoerde wijzigingen in de organisatiestructuur.