INHOUDSOPGAVE

Triggerbeheer

Met een trigger is het mogelijk om geautomatiseerde acties in te richten. Denk aan het toevoegen van een taak nadat een traject wordt gestart, gemuteerd of beëindigd. Je kunt instellen welke actie er moet plaatsvinden na een bepaalde gebeurtenis. Triggers zijn aan te maken/passen en in te zien via Triggerbeheer.


Stap 1. Log in bij XS, ga linksonder naar Beheer.
 


Stap 2. Klik in het linker menu op Dienstverlening en vervolgens op Triggers



Stap 3. Overzicht triggers

Nu verschijnt het overzicht van alle triggers die bestaan binnen de omgeving. Je ziet 4 kolommen: ID, Omschrijving, Inschakeld en een kolom waaraan je ziet of de trigger te bewerken is of alleen is in te zien. Als de trigger dit icoon heeft dan is de trigger niet aan te passen door de (super)beheerer en kan dit alleen in de database door een Tech Support Consultant van Otherside at Work. Als de trigger dit icoon heeft dan is de trigger wel aan te passen door een (super)beheerder.
 



Stap 1: Aanmaken nieuwe trigger

Het aanmaken van een nieuwe trigger gaat ook via het Triggerbeheer. Let er op dat alle benodigde taken / schermen / documenten al aangemaakt zijn die je wil gebruiken in een trigger, want anders kun je de trigger niet volledig inrichten.


Klik op 'Toevoegen' onderaan Triggerbeheer


Dan opent zich een tabblad voor een nieuwe trigger:




Stap 2: Inrichten trigger

Zoals hierboven te zien bestaat een trigger uit verschillende componenten. Deze componenten worden in deze stap toegelicht.


2.1 Inschakelen?

Op deze plek kun je aangeven of de trigger actief is of niet actief. Op het moment dat je de trigger nog aan het inrichten bent kun je dit het beste nog op 'Nee' zetten. Als de trigger helemaal klaar is voor gebruik, kun je de trigger op Inschakelen: 'Ja' zetten. Het kan ook gebeuren dat een trigger naar verloop van tijd niet meer nodig is, dan kun je deze ook op deze manier uitschakelen.



2.2 Omschrijving

Geef hier een duidelijke omschrijving aan je trigger. Omschrijf bijvoorbeeld in het kort wat de trigger doet en op welk moment. Vooral als er op een gegeven moment veel triggers aanwezig zijn in het triggerbeheer, is het fijn als in de omschrijving duidelijk staat waar de trigger over gaat.



2.3 Gebeurtenis


De gebeurtenis geeft aan wanneer een automatische actie moet gaan plaatsvinden. Hier is een hele lijst aan gebeurtenissen te kiezen.


Als er gekozen wordt voor gebeurtenis: 'Ziekmelding (of Start van nieuw traject)' gaat het systeem op het moment dat dat wordt gedaan, kijken wat er moet gebeuren volgens de trigger die je hebt ingericht. 


Een andere gebeurtenis is: Dagwissel traject (batch). Dan bekijkt het systeem 's nachts welke trajecten voldoen aan de gestelde voorwaarden uit de trigger en voert dan de acties uit. 


2.4 Eenmalig?

Op deze plek is aan te geven of een trigger vaker uitgevoerd kan worden of maar één keer binnen de betreffende context. Het kan voorkomen dat je een trigger zo inricht, dat deze meerdere keren zou kunnen afgaan. Bijvoorbeeld als je kiest voor de gebeurtenis 'Werknemer is gewijzigd' en je wilt alleen bij de eerste keer wijzigen van een werknemer dat een bepaalde actie gebeurt., dan zet je 'Eenmalig?' op 'Ja, de trigger wordt hooguit één keer binnen de betreffende context uitgevoerd' 



2.5 Voorwaarden

Bij de voorwaarden stel je in waar de trigger aan moet voldoen, voordat een actie mag plaatsvinden. Om een voorwaarde in te kunnen stellen, moet eerst de gebeurtenis zijn gekozen. Afhankelijk van welke gebeurtenis is ingesteld, komt een lijstje van voorwaarden beschikbaar om uit te kiezen. Als je bijvoorbeeld kiest voor de gebeurtenis 'Ziekmelding (of: Start van een nieuw traject) wordt onderstaande lijst geopend bij voorwaarden.:



Je kunt meerdere voorwaarden toevoegen aan een trigger. Vaak is het zo dat je bij een voorwaarde nog aanvullende informatie moet opgeven, zie ook punt 2.5.1.


2.5.1 X en operator (moet waar zijn/moet niet waar zijn)

Zoals hierboven aangegeven is bij verschillende voorwaarden nog nodig dat je extra informatie invoert. Hierbij enkele voorbeelden.


'Medewerker gaat binnen X dagen uit dienst': geeft de mogelijkheid om zelf het aantal dagen in te stellen.

Daarnaast kun je dan ook vaak kiezen voor 'Is gelijk aan' of ' Is niet gelijk aan'. In onderstaand voorbeeld moet de trigger dus afgaan als de medewerker binnen 14 dagen uit dienst gaat.




De voorwaarde 'Medewerker is minimaal X% ziek': geeft de mogelijkheid om een specifiek percentage in te stellen waar de trigger naar moet kijken. In onderstaand voorbeeld moet de trigger dus afgaan als de werknemer niet minimaal 75% ziek is.


2.5.2 Meerdere voorwaarden

Zoals gezegd is het dus ook mogelijk om meerdere voorwaarden toe te voegen aan een trigger. Je wil bijvoorbeeld dat er iets gebeurt alleen wanneer een werknemer een WvP traject heeft lopen, de werknemer 50 jaar of ouder is en het afgelopen jaar nog niet eerder ziek is geweest. Dan stel je deze voorwaarden in:


1:

2:

3:


Na opslaan zie je dit dan zo in het overzicht van je trigger:


Zoals je ziet is bij de eerste voorwaarde een waarde van '2' ingevuld. In dit geval is dat het ID van het protocol wat is gekozen bij de voorwaarde. Bij het openen van de voorwaarde zie je welk protocol bij dit ID hoort. 



2.5.3 Meerdere waardes per voorwaarde

Bij enkele voorwaarden is het mogelijk om meerdere waardes op te geven. Wanneer dat het geval is, zie je vakjes staan voor de mogelijke opties en hier kun je dan meerdere opties aanvinken:



En dit is dan als volgt te zien in het overzicht:



2.6 Acties

Bij acties geef je aan wat er precies moet gebeuren als aan de ingevoerde voorwaarden is voldaan. Zo kun je onder andere een nieuwe taak toevoegen aan het traject of kun je automatisch een nieuw traject laten starten. 




Wanneer iemand zich voor de 3e in het afgelopen jaar wordt ziekgemeld, wil je bijvoorbeeld dat er een nieuw traject wordt gestart, namelijk traject 'Frequent Verzuim'. Dat kan er dan zo uit zien:

 


Of wanneer er X aantal dagen geen activiteit meer geweest is in een traject, wil je een extra taak in het traject krijgen zodat je hier op geattendeerd wordt:



2.6.1 TaakMoment en Mergefield

Zoals in het laatste screenshot te zien is, bestaat ook het veld TaakMoment. Er zijn 3 taakmomenten:


TaakMoment = Trigger

Dit is de standaard. Dus de taak wordt toegevoegd op het moment van de trigger. Voordat dit veld is toegevoegd aan het beheerscherm, hadden alle acties standaard de trigger als taakmoment.

Extra info:
Als er -10 is ingevuld als startmoment van de taak (startdag taak gerekend vanaf de gekozen relatieve datum), dan wordt de startdatum 10 dagen terug gezet. Als er 0 is ingevuld als startdatum van de taak dan wordt deze precies op het moment van de trigger gezet en als er bijvoorbeeld '14' wordt ingevuld als startdatum van de taak, dan start de taak 2 weken na de trigger. 


Zie onderstaand voorbeeld:



TaakMoment = DatumUitMergeField

Als je (bijvoorbeeld) een scherm hebt achter een taak en je vult daar in een dataveld een datum in, dan kun je die datum gebruiken als moment om te triggeren. Dus stel je hebt een veld in een scherm: ''VerwachteHersteldatum' dan kun je de actie laten plaatsvinden op die specifieke datum. Dan voeg je dus een nieuwe taak toe aan een traject, op de datum die is ingevuld in dat veld. 


Taakmoment = Traject

Bij deze optie wordt de taak toegevoegd relatief aan de startdatum van het traject. Dus als bij de taak +20 wordt ingevuld, dan komt de taak in het dossier op dag 20 van het traject. 


2.6.2. LopendeTakenVervallen

Als dit wordt aangevinkt dan kun je alle lopende taken van datzelfde type in het traject laten vervallen. Dus als je met een trigger de taak 'Stel plan van aanpak op' wil toevoegen en die taak komt al eerder voor in het traject, dan kun je er met dit vinkje voor zorgen dat de oude taak op vervallen wordt gezet. 



Stap 3: Opslaan