Inleiding

Een verklaring is een officieel document waarin wordt vastgelegd dat een werknemer voldoet aan specifieke mentale en fysieke eisen die nodig zijn voor het uitvoeren van bepaalde taken. In veel sectoren is deze verklaring een essentiële vereiste om ervoor te zorgen dat werknemers hun werkzaamheden veilig en efficiënt kunnen uitvoeren (kleurenblindtest voor een treinmachinist, een lascertificaat voor lassers etc.). Om dit proces beter te ondersteunen, hebben we ons systeem uitgebreid met nieuwe mogelijkheden voor het beheer en de registratie van keuringsverklaringen 


INHOUDSOPGAVE


1. Verklaringstypesbeheer gebruikersautorisaties 


Verklaringstypes zijn beheerbare keuringen die in het systeem bekend horen te zijn en uitgedeeld mogen worden aan medewerkers. Binnen het gebruikersbeheer is er een autorisatie toegevoegd binnen de agenda feature autorisaties, namelijk ‘Verklaringstype beheren’. Wanneer een gebruiker deze autorisatie heeft, mag deze keuringsverklaringstypes inzien en beheren. Deze autorisaties zijn te vinden bij gebruikersautorisaties > Agenda > Beheer feature autorisaties voor Agenda.



Het is ook mogelijk om gebruikers te autoriseren voor specifieke keuringstypes. 

Zodra een gebruiker is geautoriseerd, heeft diegene toegang tot en inzicht in de specifieke keuringstypes. Het kan bijvoorbeeld worden gebruikt om vrijwillige keuringen die een werkgever niet mag zien ook niet zichtbaar te maken voor een werkgever. Terwijl de keuring wel geregistreerd kan worden binnen Xpert Suite.


Deze autorisatie is via Beheer > Gebruikerbeheer > Autorisaties > Agenda > Beheer verklaringstype autorisaties in te 

stellen op een gebruiker.




2. Verklaringstypesbeheer 


De link naar het Verklaringstypesbeheer is te vinden via beheer > Dienstverlening > Agenda’s & Spreekuren > Verklaringstypen.


Binnen dit beheer is een overzicht te zien met alle verklaringstypes. Bij het toevoegen van een verklaringstype kan de naam en code opgevoerd worden. Het vinkje ‘einddatum bepalen’ wordt aangevinkt als het gaat om een verklaring die kan verlopen. Wanneer deze aangevinkt is kan er een standaard geldigheidsduur opgevoerd worden die bepaalt wanneer de verklaring verloopt na de datum van afgifte. Deze kan in dagen, maanden of in jaren gedefinieerd worden.


Daarnaast kan er een indicatie voor verlengen vastgelegd worden, die ook in dagen, maanden en jaren opgevoerd kan worden. Dit veld geeft aan hoe ver voor de verloopdatum de status van een uitgereikte keuring van ‘actief’ naar ‘verloopt bijna’ zal wijzigen. 


Als laatste is er de mogelijkheid om aan te geven dat de keuring een vaste vervaldatum heeft. Deze optie is er voor (her)keuringen die vanaf een vaste datum een geldigheid hebben in plaats van de dag dat de verklaring verlengd is. Denk bijvoorbeeld aan een APK-keuring, waar de vervaldatum elk jaar hetzelfde is. Wanneer een verklaringstype toegevoegd en geactiveerd (actief gemaakt) is, kan dit type direct toegewezen worden aan een medewerker.




Binnen het type beheer is het ook mogelijk om een keuring of vaccinatie onder een bepaalde groep te zetten. Deze groepen heten Keuringen en Vaccinaties. Zo is er een duidelijker overzicht tussen de verschillende verklaringen.


3. Keuringen inzien en registreren bij de werknemer


Wanneer er verklaringstypes bestaan in de XpertSuite, kunnen deze toegevoegd worden bij een werknemer. Om verklaringen in te mogen zien en deze handmatig toe te kunnen voegen zijn er twee autorisaties nodig, ‘Mag verklaringen inzien’ en ‘Mag verklaringen handmatig muteren’. Deze zijn te vinden in het gebruikersbeheer onder onder de agenda feature autorisaties. 


Vervolgens kan er in het portalbeheer een actielink ingericht worden om te navigeren naar dit overzicht via het dossier van de werknemer (verklaringen overzicht(dossier)) of een actielink die buiten het dossier gebruikt kan worden (verklaringen overzicht (dossier zoek)). Via deze actielinks kan er genavigeerd worden naar het keuringsverklaringsoverzicht van een werknemer. Zie meer over Portalinstellingen op Portal, Actielinks, Widgets, Menu, Layouts : othersideatwork 


In dit overzicht is er te zien welke verklaringen deze werknemer heeft, wat de status hiervan is (actief, verloopt bijna, verlopen), tot wanneer de geldigheid is en de indicatie wanneer deze bijna verloopt. Indien een gebruiker een nieuwe verklaring handmatig mag toevoegen, kan er via de acties knop een nieuwe verklaring toegevoegd worden. Hier kan een verklaringstype toegevoegd worden die geactiveerd is. Bij het registreren van een verklaringsverslag van een APK-type( (originele vervaldatum behouden), wordt de ingangsdatum bepaald op basis van de volgende regels:

  • Als er geen eerdere verklaring van dit type is: huidige datum is ingangsdatum
  • Als er wel een eerdere verklaring van dit type is:
    • Indien binnen de verlengperiode: einddatum vorige periode + 1 dag
    • Je bent eerder van de verlengperiode gestart: huidige datum is ingangsdatum
    • De eerdere verklaring is al verlopen: huidige datum is ingangsdatum


Bij andere verklaringen zonder APK-type wordt de ingangsdatum vooraf ingevuld met de huidige datum. De ingangsdata kunnen wel gewijzigd worden indien de gebruiker wil afwijken van bovenstaande regels. Wanneer een ingangsdatum geselecteerd is, zullen de velden ‘geldig tot en met’ en ‘indicatie verlengen’ automatisch gevuld worden aan de hand van wat er ingevuld is bij het verklaringstype. De ‘geldig tot en met’-datum kan nog aangepast worden indien de verklaring voor een kortere of langere periode geldig is. Indien dit gebeurt zal de indicatie voor verlengen automatisch mee veranderen.



Na het toevoegen van een verklaring is deze inzichtelijk in het overzicht. Wanneer er op de regel van deze verklaring geklikt wordt, wordt de detailpagina van deze verklaring geopend. Hierin zijn naast de standaard gegevens van de verklaring ook de historische verklaringen te zien van hetzelfde keuringsverklaringstype. 



Het kan gebeuren dat een verklaring verkeerd is geregistreerd, of helemaal niet geregistreerd had 

mogen worden. Om vervuiling in de verklaringshistorielijst te voorkomen wil je een dergelijke 

verklaring kunnen verwijderen. Daarvoor klik je op het prullenbak icoontje.


Na het klikken op bevestigen zal de verklaring definitief verwijderd worden. Dit is dan niet meer terug te draaien. Processen die door bepaalde inrichting al lopend zijn, zullen niet beëindigd worden.


4. Verklaringenoverzicht


Er is een om overkoepelend keuringen in te zien. Dit kan via de actielink ‘verklaringen overzicht’. In dit overzicht zijn alle verklaringen te zien die ooit geregistreerd zijn voor alle werknemers van alle werkgevers waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. Hier kan gefilterd worden op meerdere velden. Op een later moment is hier nog 'afdeling' aan toegevoegd, om beter te zien over welke afdeling onder de werkgever het gaat. 



Vanuit de werknemer zijn er ook keuringsverklaringen overzichten. Je kan de verschillende verklaringen onder elkaar zien en vervolgens doorklikken op een verklaring om de historie te zien.



Detail overzicht toont dit als:


5. Verklaring afgeven bij uitvoeren van een spreekuur


Het is ook mogelijk om bij het uitvoeren van een spreekuur een of meerdere verklaringen af te geven. Later zullen (dynamische) datavelden worden gerealiseerd, waarna ook documenten op basis van de ingevoerde gegevens kunnen worden aangemaakt in het spreekuur. 


Voor het afgeven van een verklaring bij het uitvoeren van een spreekuur wordt gebruik gemaakt van de bestaande functionaliteit voor het toevoegen van (document)schermen aan een spreekuursoort door een beheerder. Per geactiveerd verklaringstype is er een (document)scherm beschikbaar met de naam van het type. Afhankelijk van de inrichting van de spreekuursoort is het invullen van de verklaring verplicht of optioneel. 



Voor het afgeven van de verklaring opent de specialist het scherm bij de uitvoering van het spreekuur. Door het scherm wordt al bepaalt welke verklaring geregistreerd wordt. De specialist voert hiervoor dezelfde gegevens in als bij een handmatige verklaring. Wanneer een ingangsdatum geselecteerd is, zullen de velden ‘geldig tot en met’ en ‘indicatie verlengen’ automatisch gevuld worden aan de hand van wat er ingevuld is bij het verklaringstype. De ‘geldig tot en met’- datum kan nog aangepast worden als de verklaring voor een kortere of langere periode geldig is. Als dit gebeurt zal de indicatie voor verlengen automatisch mee veranderen.


Het is ook mogelijk om aan te geven dat een keuring is behaald met voorwaarden of met beperking, of dat die tijdelijk of permanent is afgekeurd. Het vastleggen van een afkeuring is voor nu alleen mogelijk vanuit een spreekuur, zodat er altijd een medische/bevoegde gebruiker de afkeuring registreert. Het goedkeuren kan nog steeds handmatig gedaan worden.




Voor bestaande actieve verklaringstypes is automatisch een (document)scherm aangemaakt zodat deze gekoppeld kunnen worden aan een spreekuursoort. Bij nieuwe types worden de (document)schermen automatisch aangemaakt bij het activeren van het type. Het aangemaakte scherm krijgt dezelfde naam.


Let op! Het wijzigen van de naam van het keuringsverklaringstype resulteert niet in een gewijzigde naam van het (document)scherm. Als een andere naam is gewenst kan een nieuw type worden aangemaak


Let op! De specialist heeft zowel de autorisatie voor het (document)scherm als voor keuringsverklaringen registreren nodig. Als de specialist niet beide autorisaties heeft, kan er geen verklaring worden afgegeven binnen het spreekuur.