INHOUDSOPGAVE


Wat gebeurt er in deze fase?

Het doel van de kick-off en voorbereiding is om de juiste basis te leggen voor de implementatie, zodat de implementatie zelf soepel en voorspelbaar verloopt en jullie volgens plan op de vooraf bepaalde datum live kunnen gaan met Xpert Suite. 



Deze zaken stemmen we met elkaar af

  • Wat is de scope van het project: wat gaan we precies implementeren?
  • Wat is de projectaanpak: hoe gaan we de implementatie aanpakken?
  • Vorming van het projectteam: wie gaat welke acties en verantwoordelijkheden hebben tijdens het project?
  • Wat is e projectplanning: wanneer gaan we de verschillende benodigde werkzaamheden uitvoeren?



Dit is het resultaat van deze fase ('deliverables')

  • Projectplan: bevat projectdefinitie, projectaanpak en projectbeheersing;
  • Projectplanning: bevat planning van belangrijkste acties per week;
  • Implementatiedatabase: jullie eigen Xpert Suite database om de implementatie van werkprocessen, koppelingen en migratie op te implementeren;
  • Kick-off sessie met projectteam: kennismaking met projectleden, doornemen projectaanpak, rollen en verantwoordelijkheden, planning en benodigde voorbereiding voor inhoudelijke sessies.



Dit moeten we samen organiseren


  1. Afstemming tussen de projectmanagers
    Doel: Afstemmen projectplan, projectplanning en scope. 
    Benodigde aanwezigen vanuit jullie: projectmanager
    Waar/wanneer? Fysieke of digitale afspraak van 1-2 uur.

  2. Kick-off met het projectteam van jullie en Otherside at Work

    Doel: Kennismaking, bespreken projectaanpak, rollen en verantwoordelijkheden en tijdslijnen

    Benodigde aanwezigen vanuit jullie: alle projectleden: projectmanager, technische contactpersonen die koppeling aan de kant van het met XS te koppelen systeem aanlegt, afvaardiging van key users en inhoudsdeskundigen, functioneel beheerders die verantwoordelijk worden voor beheer XS.
    Waar/wanneer? Fysieke ontmoeting of call van 2 uur.

  3. Kick-off koppeling
    Doel: Wanneer er koppelingen met Xpert Suite moeten worden aangelegd, organiseren we een per koppeling een intake. Hierin bespreken we de scope, planning en rollen en verantwoordelijkheden,

    Benodigde aanwezigen vanuit jullie: projectmanager, technische contactpersoon die koppeling aan de kant van het met XS te koppelen systeem aanlegt en afvaardiging van key users/inhoudsdeskundigen werkproces om aan te geven welke data in XS of het andere systeem moet komen.
    Waar/wanneer? Digitale call van 1 uur.

  4. Kick-off datamigratie 
    Doel: Het stappenplan voor de datamigratie (de "migratiestrategie") bespreken en de scope, planning en rollen en verantwoordelijkheden,
    Benodigde aanwezigen vanuit jullie: projectmanager, jullie domeinexpert onderwerp datamigratie en een afvaardiging van key users/inhoudsdeskundigen werkproces om aan te geven welke data in XS moet komen.
    Waar/wanneer? Digitale call van 1 uur.

  5. Communicatieplan
    Doel: Een plan maken voor het informeren van de stakeholders tijdens het project over de overgang naar Xpert Suite.
    Waar/wanneer? Het is aan jullie om tijdens deze fase zelfstandig het communicatieplan op te stellen.
    Hier kun je een best practise vinden voor communicatie over de overgang naar Xpert Suite.

  6. Trainingsplan
    Doel: Een plan maken voor het trainen van alle eindgebruikers van Xpert Suite.
    Waar/wanneer? Het is aan jullie om tijdens deze fase zelfstandig het trainingsplan op te stellen.
    Hier kun je een best practise vinden voor de training voor verschillende eindgebruikers van Xpert Suite.