Inleiding

In dit artikel kun je een aantal standaard templates vinden ten behoeve van de communicatie op drie momenten in het project implementatie XS:


1. Initiële aankondiging overgang XS

2. Aankondiging overgang XS kort voor livegang

3. Aankondiging overgang XS kort na livegang 



Initiële aankondiging overgang XS


Dit template kun je gebruiken bij de initiële aankondiging overgang XS.


Overstap naar nieuw verzuimregistratiesysteem Xpert Suite 

 

Beste collega, 
   
We willen je graag op de hoogte brengen van een belangrijke ontwikkeling binnen onze organisatie

met betrekking tot ons online verzuimregistratiesysteem. 

 

Graag informeren wij je via deze weg dat het huidige systeem voor online verzuimregistratie [OUDE VERZUIMSYSTEEM] over gaat naar een nieuw systeem voor online verzuimregistratie: Xpert Suite. 

 

De reden waarom we voor Xpert Suite gekozen hebben is [REDEN EN VOORDELEN OVERSTAP]. 

 

Wat is Xpert Suite? 

Xpert Suite is het meest complete verzuimsysteem van Nederland en integraal toepasbaar voor de ziektewet en WGA. Het betreft een portal voor zowel medewerkers, leidinggevenden, HR-professionals, bedrijfsartsen, volmachten als verzekeraars. Iedere gebruiker krijgt een eigen toegang die volledig is ingericht op zijn specifieke behoeften. Autorisatie is ingeregeld op de specifieke rol en rechten die iemand heeft. Voor meer informatie kunt u kijken op de website van Otherside at Work https://www.othersideatwork.nl/. 

 

Wat verandert er concreet voor jou? 

Xpert Suite zal naar verwachting in per [DATUM LIVEGANG] live gaan, waarna [OUDE VERZUIMSYSTEEM] niet meer/beperkt beschikbaar is.  

Benoem de concrete wijzigingen nieuwe situatie t.o.v. huidige situatie.  

Het projectteam zal de organisatie meenemen in de overgang en zorgen voor de juiste begeleiding. Uiteraard zul je voor livegang van Xpert Suite training krijgen in het gebruik van Xpert Suite. 

 

Implementatie Xpert Suite 

De komende tijd zullen wij, samen met Otherside at Work, de software gaan implementeren. We streven ernaar om deze overgang zo naadloos mogelijk te laten verlopen, met minimale verstoring van je dagelijkse werkzaamheden. Het zou kunnen dat het projectteam je vraagt om input of ondersteuning tijdens het project.  Mocht dit zo zijn, dan vragen we je uiteraard tijdig en in goed overleg om deze ondersteuning. We moedigen je ook aan om eventuele vragen, zorgen of suggesties met ons te delen, zodat we deze kunnen adresseren en zorgen voor een soepele overgangsperiode. 

Tijdens de periode van overgang naar Xpert Suite houden we je uiteraard op de hoogte van de ontwikkelingen. Dat doen wij als volgt: [CONTACTMOMENTEN BENOEMEN]. 

. 

Functioneel beheer 

Een belangrijk vereiste van succesvol werken met Xpert Suite, is dat er binnen onze organisatie iemand is die kennis heeft van het systeem. Dit noemen we een functioneel beheerder. 

Binnen [NAAM ORGANISATIE] zal [NAAM FUNCTIONEEL BEHEERDER] het functioneel beheer op zich nemen.  Via [CONTACTGEGEVENS BEHEER] kun je terecht voor vragen. 

 

Bedankt voor je begrip en medewerking. Samen kijken we uit naar de voordelen die Xpert Suite zal bieden voor onze organisatie. 



Aankondiging overgang XS kort voor livegang

Dit template kun je gebruiken bij de aankondiging overgang XS kort voor livegang:


Overstap naar nieuw verzuimregistratiesysteem Xpert Suite 

Beste collega, 
   
Op [DATUM] ontving je het bericht dat we bij verzuim van medewerkers binnenkort te maken krijgen met een nieuw systeem voor online verzuimregistratie: Xpert Suite. Binnenkort is het zover en gaan we de overstap daadwerkelijk realiseren. Vanaf dat moment is Xpert Suite de plek voor ziek- en hersteld melden en re-integratiemanagement. 

 

De reden waarom we voor Xpert Suite gekozen hebben is [reden en voordelen overstap]. 
 

De overstap naar Xpert Suite in een notendop 

  • Overstapmoment: Xpert Suite staat voor je klaar op [DATUM]. In de dagen ervoor verhuizen wij alle gegevens naar het nieuwe systeem. 

  • Inloggegevens: Rond de dag van de overstap ontvang je instructies over het inloggen in Xpert Suite. Deze informatie ontvang je in een e-mail afkomstig van noreply@xpertsuite.nl. Hiervoor activeer je alleen je nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord. Anonieme accounts zijn niet toegestaan; de gebruikersnaam en het emailadres moeten dus persoonsgebonden zijn. 

  • Let op: De te ontvangen activatielink is 7 dagen geldig; 

  • Tip: Vergeet niet om je gegevens te bewaren of op te slaan, dat voorkomt ongemak op een later moment. 

  • Single Sign On (SSO): Je was tot op heden gewend om via SSO in te loggen in ons verzuimsysteem. Dat is ook bij Xpert Suite weer mogelijk. Dat doe je op de volgende wijze [aanvullen met klant specifieke instructie]. 

 

Planning van de overstap 
Om de impact op jou als gebruiker te beperken, plannen we de overgangsperiode zo kort mogelijk. Dit verkleint de kans dat je tijdens de omzetting in het verzuimsysteem moet zijn. Van [DATUM] tot en met [DATUM] heb je beperkt toegang tot het oude systeem. Je kan dan wel raadplegen, maar niet invoeren of wijzigen. 

 

Heb je in deze periode toch een verzuimmelding? Bewaar deze even totdat de overstap is afgerond. Op ze manier kan je je melding direct invoeren in Xpert Suite. Wel zo handig! Betreft een verzuimmelding waar direct actie op nodig is, overleg dan even met je leidinggevende wat de beste aanpak voor deze specifieke situatie is. 
 
Vragen over of problemen bij het werken met Xpert Suite 
Kijk voor meer informatie over Xpert Suite op Gebruik van de Xpert Suite : othersideatwork. [EIGEN INFORMATIELINK INVOEGEN] Daar vind je uitleg, een handleiding, instructievideo’s en antwoorden op veel gestelde vragen. Ook vertellen we je wie je verder kan helpen voor het geval je toch vastloopt. 


Je kunt contact met ons opnemen via telefoonnummer [0123456789] of door een e-mail te sturen naar [e-mail@e-mail.nl]. 



Aankondiging overgang XS kort na livegang

Dit template kun je gebruiken bij de aankondiging overgang XS kort na livegang:


Overstap naar nieuw verzuimregistratiesysteem Xpert Suite 

 

Beste collega, 
   
Op [DATUM] is de overstap naar ons nieuwe systeem voor online verzuimregistratie: Xpert Suite afgerond. Je hebt instructies ontvangen over het inloggen in Xpert Suite. Alle gegevens over lopende verzuimdossiers die aanwezig waren in [OUDE VERZUIMSYSTEEM] zijn overgezet naar Xpert Suite.  

  
Inloggegevens 

Op [DATUM] heb je een e-mail ontvangen afkomstig van noreply@xpertsuite.nl met instructies voor het inloggen. We gaan er vanuit dat je inmiddels al een keer ingelogd bent in Xpert Suite. Heb je dat nog niet gedaan, zorg dat je deze instructie zo snel mogelijk volgt zodat je toegang tot Xpert Suite hebt.  Anonieme accounts zijn niet toegestaan; de gebruikersnaam en het emailadres moeten dus persoonsgebonden zijn. 

  • Let op: De te ontvangen activatielink is 7 dagen geldig; 

  • Tip: Vergeet niet om je gegevens te bewaren of op te slaan, dat voorkomt ongemak op een later moment. 

Single Sign On (SSO): Je was tot op heden gewend om via SSO in te loggen in ons verzuimsysteem. Dat is ook bij Xpert Suite weer mogelijk. Dat doe je op de volgende wijze [aanvullen met klant specifieke instructie]. 

 

Mocht het je niet gelukt zijn om binnen 7 dagen de activatielink te gebruiken, neem dan even contact met ons op via telefoonnummer [0123456789] of [email@email.nl] zodat wij je kunnen helpen. 

 

Vragen over of problemen bij het werken met Xpert Suite 
Kijk voor meer informatie over Xpert Suite op Gebruik van de Xpert Suite : othersideatwork. [EIGEN INFORMATIELINK INVOEGEN] Daar vind je uitleg, een handleiding, instructievideo’s en antwoorden op veel gestelde vragen. 


Mocht je toch vastlopen: Je kunt contact met ons opnemen via telefoonnummer [0123456789] of door een e-mail te sturen naar [e-mail@e-mail.nl].