INHOUDSOPGAVE

• Inleiding
• Inrichting veldcodes
• Shortcuts
• Inrichting conditional statement
• Hulp nodig?

Inleiding

Middels conditional statements kan een document ingericht worden op basis van een gegeven uit een dataveld of formulierveld. Bijvoorbeeld als een formulierveld aangeeft 'Engels' kan middels de conditional statement een Engelse tekst gegenereerd worden. Als het formulierveld 'Nederlands' aangeeft, kan er Nederlandse tekst gegenereerd worden. De toepassing is veel breder dan alleen voor taal, maar dat kan ook met delen in tekst, zoals tijdstip en locatie.

Op deze pagina wordt kort uitleg gegeven over hoe de conditional statements ingericht kunnen worden. Voor verdiepende kennis kan gebruik gemaakt worden van officiële documentatie Field codes: MergeField field - Microsoft Support en Insert, edit, and view fields in Word - Microsoft Support. Ook de website Using Fields in Microsoft Word geeft duidelijke uitleg over het gebruik van velden binnen Word.

Inrichting veldcodes

Conditional statements worden in Word ingericht. In de statement kan gebruik gemaakt worden van de formuliervelden en datavelden uit Xpert Suite. Uitleg over hoe je formuliervelden en datavelden kunt toevoegen aan documenten wordt toegelicht op de supportpagina Documentsjablonen. Velden kunnen ook vanuit Word ingevoegd worden, zoals huidige datum. Dit kan via invoegen --> Snelonderdelen --> Veld... Voor verdiepende kennis kan hiervoor gebruikt worden van officiële documentatie Insert, edit, and view fields in Word - Microsoft Support.

Middels ALT + F9 kan er geschakeld worden tussen de weergave van de veldcodes en weergave van de veldresultaten. Alvorens je begint met het maken van een conditional statement dien je de weergave van veldcodes in te schakelen. Wanneer je de veldcode bekijkt, ziet de syntacis er als volgt uit.

{ MERGEFIELD FieldName [Switches]}

MERGEFIELD: Dit is gewoon de veldnaam, en deze moet altijd MERGEFIELD zijn.

Fieldname: Dit moet gelijk zijn aan de code uit Xpert Suite, de code die je ziet als je een veld via de add-in toevoegt.

[Switches]: Hier kunnen veel verschillende switches ingevoegd worden, als je in het dialoogvenster het vinkje “Preserve formatting during updates” aan laat staan verschijnt bijv. de switch \* MERGEFORMAT. Je kunt nog enkele switches in het dialoogvenster aanklikken of invullen, maar er zijn er nog veel meer. Een switch begint altijd met een backslash.

 Er is een switch die vaak van pas komt in de aanhef van een document, en dat is de \f switch. Als je <<Roepnaam Werknemer>> <<Tussenv Werknemer>> <<Achternaam Werknemer>> gebruikt in de aanhef komt er een dubbele spatie als er geen tussenvoegsels ingevuld zijn. Door deze switch te gebruiken in de roepnaam en tussenvoegsel velden met een enkele spatie heb je dit probleem niet meer. Je kunt deze switch makkelijk toevoegen via rechtermuisknop > Edit Field.

Shortcuts

Inrichting conditional statement

Middels een IF statement kan de voorwaarde ingesteld worden waarop een bepaald stuk tekst naar boven komt. De syntax van een IF-field ziet er als volgt uit:

{ IF expression1 operator expression2 "truetext" "falsetext" }

Let op!: de accolades moeten toegevoegd worden via Ctrl + F9, handmatig typen lijkt hetzelfde maar wordt niet door Word herkend. Het mergefield kan toegevoegd worden vanuit Xpert Suite. Vervolgens dien je de tekst in te voeren die er komt als de statement Waar is en de tekst in te voeren als de statement Onwaar is. 

De eerste drie delen vormen het statement, en dat kan evalueren tot "waar" of "onwaar". Je kunt verschillende operators gebruiken zoals:

Je kunt een If statement in een If statement, in een If statement zetten. Daarmee kun je dus bijvoorbeeld uit wel 4 opties kiezen/tonen op een document. Bij de waarde false, zet je dan weer een nieuwe if statement die weer op een andere waarde reageert.

Voorbeeld met twee opties:

{ IF { MERGEFIELD “Leeftijd” } > “18” “Volwassen” “Niet volwassen” }

Voorbeeld met meer dan twee opties:

{ IF { MERGEFIELD “Leeftijd” } > “18” “Volwassen” “If [ Mergefield “Leeftijd”] >30” “30 en ouder” “30 en jonger” }

Voorbeeld met formuliervelden in een IF Statement. In de falsetext is tevens een formulierveld als vulling van de tekst gebruikt.

Het gesprek vindt plaats { IF { MERGEFIELD "chk!!Locatie"} = "Kantoor A" "op kantoor A,. Het adres is dorpstraat 14, Den Boch" " IF { MERGEFIELD "chk!!Locatie "} = "Bij de werknemer thuis" "de bedrijfsarts zal bij jou thuis langskomen" "IF { MERGEFIELD "chk!!Locatie"} ="Anders, namelijk" " { MERGEFIELD "chk!!Andere_Locatie"}"}.

Hulp nodig?

Mocht er behoefte zijn om dit door een consultant te laten inrichten, neem dan contact op met je customer succes manager.