Document inrichten

Door met de rechtermuisknop te klikken op het onderdeel 9. Documenten – “bijbehorend protocol” – Eigen Documenten, kun je ervoor kiezen om een nieuw scherm toe te voegen.


 

In het rechterdeel van het scherm opent zich de documentenontwerper:



  1. Bovenaan kan de documentnaam worden ingegeven door de beheerder. Deze documentnaam is voor de gebruiker inzichtelijk, wanneer hij het document gebruikt en opslaat in het dossier.
  2. In het onderste deel kan vervolgens het document worden ontworpen. Dit kan op drie manieren:                                                 
    • Dit kan door zelf te typen en van de opmaakknoppen gebruik te maken 
    • Door opgemaakte tekst vanuit Word (of een andere soortgelijke editor) te kopiëren en te plakken. 
    • AANRADER Door documentsjablonen te gebruiken (zie 4.2.2 Documentsjablonen).
  3. Met behulp van de knop “dataveld invoegen” is het mogelijk om op de plek waar de cursor op dat moment staat een ingevuld gegeven vanuit VX te tonen. Dit werkt als volgt:                                                                                                              
    • Plaats de cursor op de plek waar het vaste gegeven (bijvoorbeeld “telefoonnummer werknemer”) moet worden getoond.
    • Klik op “dataveld invoegen”
    • Zoek het gegeven op in de lijst en dubbelklik hierop. Het ‘dataveld” wordt nu geplaatst in het document. Wanneer het bij een medewerker wordt geopend zal hier automatisch een gegeven worden ingevuld. De beheerder ziet alleen een codering tussen blokhaken (‘[‘ en ‘]’) staan.
      Let op: onderin de lijst zijn de eigen aangemaakte formuliervelden beschikbaar.
  4. Door het document op te slaan en te klikken op de knop “afdrukvoorbeeld” (icoon: document met het vergrootglas) kan worden weergegeven hoe het document eruitziet voor een gebruiker.
  5. De knop “E-mailvelden beheren” opent een nieuw scherm waar je aan kan geven welke mailadressen automatisch ingevuld zijn wanneer de gebruiker dit document wil mailen. Tevens kan hier een emailsjabloon gekozen worden (zie 5.3 Beheren e-mailsjablonen).
  6. Klik op “opslaan” om het aangemaakte document toe te voegen in de lijst. Hierna is dit document te selecteren bij het beheren van taken in de taakbibliotheken.