INHOUDSOPGAVE


Wat is het?  

De campagne functionaliteit biedt de mogelijkheid voor een (grote) groep medewerker (sub)groepsgewijs de dienstverlening (begeleiding) te starten, waarbij op het niveau van de campagne de voortgang van individuele opdrachten (per medewerker) kan worden gemonitord. 

 

De uitvoering van een campagne kan gekoppeld worden aan het uitvoeren van een specifieke soort afspraak (bijvoorbeeld een type keuring) of het starten en uitvoeren van een traject (zoals bijvoorbeeld voor een MTO). 


Wat is het voordeel? 

Bijvoorbeeld: je hebt een hele groep professionals die gekeurd moeten worden bijvoorbeeld alle machinisten of chauffeurs van verschillende afdelingen. Of je hebt een hele groep medewerkers die je wilt uitnodigen voor Preventief Medisch Onderzoek (PMO), Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO) of medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO). Hiervoor kunnen binnen Xpert Suite nu campagnes ingezet worden. De campagne functionaliteit biedt de mogelijkheid voor een (grote) groep medewerker (sub)groepsgewijs de dienstverlening (begeleiding) te starten, waarbij op het niveau van de campagne de voortgang van individuele opdrachten (per medewerker) kan worden gemonitord. 


De uitvoering van een campagne kan gekoppeld worden aan het uitvoeren van een specifieke soort afspraak (bijvoorbeeld een type keuring) of het starten en uitvoeren van een traject (zoals bijvoorbeeld voor een MTO). 


Gebruik van Campagnes  

Stap 1: Toevoegen campagnetype  

Het beheren van campagnes start door het toevoegen van een campagnetype in de beheeromgeving van XS. Aan het campagnetype wordt de wijze van uitvoeren gekoppeld, dit kan via het uitvoeren van een specifieke afspraaksoort of een specifiek traject. Individuele opdrachten binnen een campagne (per medewerker) worden in lijn met die instelling uitgevoerd. In de eerdere sectie zijn al enkel voorbeelden van campagnetypes genoemd, maar deze functionaliteit is breed toepasbaar, zoals ook voor vaccinatie, EHBO of BHV certificeringen.  


Stap 2: Campagne starten 

Vervolgens kan voor een werkgever een campagne worden gekozen. Als onderdeel van het starten van een campagne wordt het campagnetype geselecteerd, de gewenste periode voor uitvoering aangegeven en de medewerkers geselecteerd die voor de campagne in aanmerking komen en wordt voor iedere geselecteerde medewerker een opdracht toegevoegd. Deze opdrachten krijgen standaard de status ‘Ter beoordeling’ en kunnen individueel of in bulk worden goedgekeurd. Na goedkeuring wordt voor deze medewerker(s) het gekoppelde traject gestart, of wordt er een oproepverzoek ingeschoten om de onderliggende afspraak in te (laten) plannen. Daarmee start de betreffende dienstverlening (begeleiding) voor de geselecteerde medewerkers.  


Lees hier hoe je je eigen campagnes kunt definiëren.  


Voorbeelden van gebruik: 

De dienstverlening binnen een campagne kan worden vormgegeven aan de hand van een specifieke afspraak of een specifiek traject, afhankelijk van het type dienstverlening. Zo is er bij keuringen altijd sprake van een fysieke afspraak, waardoor inrichting op basis van afspraken logischer lijkt, terwijl bij een MTO sprake is van het verzenden van een vragenlijst en bijbehorende signalering en opvolging, wat een traject configuratie logischer maakt. 


Dienstverlening op basis van een afspraak 

Wanneer de dienstverlening plaatsvindt aan de hand van een afspraak, biedt Xpert Suite binnen XS  Calendars uitgebreide mogelijkheden om deze afspraak geheel naar wens vorm te geven: 

  1. Zo kan er gekozen worden om direct een combinatieafspraak voor zowel de doktersassistenten (voor een intake en metingen) als de keuringsarts (om de resultaten te bespreken). 
  2. Door gebruik te maken van oproepverzoeken kunnen voor alle geselecteerde medewerkers direct de juiste opzoekverzoeken worden ingepland, welke door met hulp van de planningsassistent eenvoudig, en indien gewenst automatisch, kunnen worden ingepland. 
  3. Er kunnen automatisch oproepbrieven voor de medewerker aangemaakt en in het dossier geplaatst worden. 
  4. Voorafgaande aan de afspraak kan automatisch een vragenlijst verzonden worden naar de medewerker. 


Zie ook de sectie Toekomstige doorontwikkelingen voor lopende en geplande doorontwikkelingen  


Dienstverlening op basis van een traject 

Wanneer de dienstverlening wordt uitgevoerd aan de hand van een traject, zijn alle XS-functionaliteiten op het gebied van workflows, taken, triggers, vragenlijsten, ed. beschikbaar om de dienstverlening volledig naar eigen inzicht in te richten. 


Lees hier hoe je je eigen campagnes kunt inrichten.  


Keuringen en keuringsverklaringen 

Bij het uitvoeren van keuringscampagnes kan het resultaat van de keuring ook worden vastgelegd (afgekeurd of goedgekeurd met bijhorende geldigheidsperiode). Daarvoor is binnen Xpert Suite de keuringsverklaringen administratie beschikbaar. In beheer kunnen verschillende typen keuringsverklaringen worden gedefinieerd, waarbij verschillende eigenschappen zoals een standaard geldigheidsduur en het gewenste moment voor signalering van een herkeuring worden ingesteld.  


Als resultaat van een doorlopen keuringsopdracht kan bij de betreffende medewerker een keuringsverklaring worden vastgelegd. Op basis van de eigenschappen van die verklaring kunnen voor de desbetreffende medewerker ook vervolgacties zoals een tijdige signalering voor een herkeuring worden ingericht binnen Xpert Suite. 


Lees hier hoe je je kunt werken met keuringsverklaringen.  


Toekomstige ontwikkelingen 

Er worden continu nieuwe functies toegevoegd aan de XS-software. In een toekomstige release wordt het mogelijk om medewerker en bijbehorende opdrachten in bulk toe te voegen op basis van Excel-lijsten. Ook komt er de optie om keuringsverklaringen automatisch toe te voegen na uitvoering van de keuring en kun je bij het verlopen van de keuringsverklaring automatisch een herkeuring of reminder e-mail. 


Tot slot zal XS Calendars worden doorontwikkeld, zodat de medewerker zelf in de gelegenheid kan worden om afspraken zelf te plannen, herplannen en annuleren. 


Hou de releasenotes dus goed in de gaten!  


Conclusie 

Campaigns en keuringen zijn een krachtige functionaliteit om verschillende bulk processen binnen organisaties weer een stap verder te automatiseren en professionaliseren. Of je nu duikerskeuringen of medewerkers-tevredenheidsonderzoeken wilt uitvoeren deze functionaliteit helpt je om processen dynamischer in te richten en zo beter in te spelen op de behoeften van werknemers en werkgevers. 


We nodigen je uit om deze nieuwe mogelijkheden zelf te verkennen en te ervaren hoe dit jouw werk kan verbeteren. 


Meer weten?

Klik hier voor onze Xpert Update over keuringen en keuringsverklaringen.