Inleiding

Een keuringsverklaring is een officieel document waarin wordt vastgelegd dat een werknemer voldoet aan specifieke mentale en fysieke eisen die nodig zijn voor het uitvoeren van bepaalde taken. In veel sectoren is deze verklaring een essentiële vereiste om ervoor te zorgen dat werknemers hun werkzaamheden veilig en efficiënt kunnen uitvoeren (kleurenblindtest voor een treinmachinist, een lascertificaat voor lassers etc.). Om dit proces beter te ondersteunen, hebben we ons systeem uitgebreid met nieuwe mogelijkheden voor het beheer en de registratie van keuringsverklaringen 


INHOUDSOPGAVE


1. Keuringsverklaringstypesbeheer gebruikersautorisaties 


Keuringsverklaringstypes zijn beheerbare keuringen die in het systeem bekend horen te zijn en uitgedeeld mogen worden aan medewerkers. Binnen het gebruikersbeheer is er een autorisatie toegevoegd binnen de agenda feature autorisaties, namelijk ‘Keuringsverklaringstype beheren’. Wanneer een gebruiker deze autorisatie heeft, mag deze keuringsverklaringstypes inzien en beheren. Deze autorisaties zijn te vinden bij gebruikersautorisaties > Agenda > Beheer feature autorisaties voor Agenda                                     

2. Keuringsverklaringstypesbeheer 


De link naar het Keuringsverklaringstypesbeheer is te vinden via beheer > Dienstverlening > Agenda’s & Spreekuren > Keuringsverklaringstypen.


Binnen dit beheer is een overzicht te zien met alle keuringsverklaringstypes. Bij het toevoegen van een verklaringstype kan de naam en code opgevoerd worden. Het vinkje ‘einddatum bepalen’ wordt aangevinkt als het gaat om een keuringsverklaring die kan verlopen. Wanneer deze aangevinkt is kan er een standaard geldigheidsduur opgevoerd worden die bepaalt wanneer de verklaring verloopt na de datum van afgifte. Deze kan in dagen, maanden of in jaren gedefinieerd worden.


Daarnaast kan er een indicatie voor verlengen vastgelegd worden, die ook in dagen, maanden en jaren opgevoerd kan worden. Dit veld geeft aan hoe ver voor de verloopdatum de status van een uitgereikte keuring van ‘actief’ naar ‘verloopt bijna’ zal wijzigen. 


Als laatste is er de mogelijkheid om aan te geven dat de keuring een vaste vervaldatum heeft. Deze optie is er voor (her)keuringen die vanaf een vaste datum een geldigheid hebben in plaats van de dag dat de verklaring verlengd is. Denk bijvoorbeeld aan een APK-keuring, waar de vervaldatum elk jaar hetzelfde is. Wanneer een keuringsverklaringstype toegevoegd en geactiveerd (actief gemaakt) is, kan dit type direct toegewezen worden aan een medewerker.



 



3. Keuringen inzien en registreren bij de werknemer


Wanneer er keuringsverklaringstypes bestaan in de XpertSuite, kunnen deze toegevoegd worden bij een werknemer. Om keuringsverklaringen in te mogen zien en deze handmatig toe te kunnen voegen zijn er twee autorisaties nodig, ‘Mag keuringsverklaringen inzien’ en ‘Mag keuringsverklaringen handmatig muteren’. Deze zijn te vinden in het gebruikersbeheer onder onder de agenda feature autorisaties. 


Vervolgens kan er in het portalbeheer een actielink ingericht worden om te navigeren naar dit overzicht via het dossier van de werknemer (Keuringverklaringen overzicht(dossier)) of een actielink die buiten het dossier gebruikt kan worden (Keuringverklaringen overzicht (dossier zoek)). Via deze actielinks kan er genavigeerd worden naar het keuringsverklaringsoverzicht van een werknemer. Zie meer over Portalinstellingen op Portal, Actielinks, Widgets, Menu, Layouts : othersideatwork 


In dit overzicht is er te zien welke verklaringen deze werknemer heeft, wat de status hiervan is (actief, verloopt bijna, verlopen), tot wanneer de geldigheid is en de indicatie wanneer deze bijna verloopt. Indien een gebruiker een nieuwe verklaring handmatig mag toevoegen, kan er via de acties knop een nieuwe verklaring toegevoegd worden. Hier kan een keuringsverklaringstype toegevoegd worden die geactiveerd is. Wanneer een ingangsdatum geselecteerd is, zullen de velden ‘geldig tot en met’ en ‘indicatie verlengen’ automatisch gevuld worden aan de hand van wat er ingevuld is bij het keuringsverklaringstype. De ‘geldig tot en met’-datum kan nog aangepast worden indien de verklaring voor een kortere of langere periode geldig is. Indien dit gebeurt zal de indicatie voor verlengen automatisch mee veranderen.




Na het toevoegen van een verklaring is deze inzichtelijk in het overzicht. Wanneer er op de regel van deze verklaring geklikt wordt, wordt de detailpagina van deze verklaring geopend. Hierin zijn naast de standaard gegevens van de verklaring ook de historische verklaringen te zien van hetzelfde keuringsverklaringstype. 





4. Keuringsverklaringenoverzicht


Er is ook een overzicht toegevoegd om overkoepelend keuringen in te zien. Dit kan via de actielink ‘Keuringverklaringen overzicht’. In dit overzicht zijn alle keuringsverklaringen te zien die ooit geregistreerd zijn voor alle werknemers van alle werkgevers waarvoor de gebruiker geautoriseerd is. Hier kan gefilterd worden op de werkgever(s), verklaringstypes, en status.



5. Keuringsverklaring afgeven bij uitvoeren van een spreekuur


Vanaf deze release is het ook mogelijk om bij het uitvoeren van een spreekuur een of meerdere keuringsverklaringen af te geven. Later zullen (dynamische) datavelden worden gerealiseerd, waarna ook documenten op basis van de ingevoerde gegevens kunnen worden aangemaakt in het spreekuur. 


Voor het afgeven van een keuringsverklaring bij het uitvoeren van een spreekuur wordt gebruik gemaakt van de bestaande functionaliteit voor het toevoegen van (document)schermen aan een spreekuursoort door een beheerder. Per geactiveerd keuringsverklaringstype is er een (document)scherm beschikbaar met de naam van het type. Afhankelijk van de inrichting van de spreekuursoort is het invullen van de verklaring verplicht of optioneel. 



Voor het afgeven van de verklaring opent de specialist het scherm bij de uitvoering van het spreekuur. Door het scherm wordt al bepaalt welke keuringsverklaring geregistreerd wordt. De specialist voert hiervoor dezelfde gegevens in als bij een handmatige verklaring. Wanneer een ingangsdatum geselecteerd is, zullen de velden ‘geldig tot en met’ en ‘indicatie verlengen’ automatisch gevuld worden aan de hand van wat er ingevuld is bij het keuringsverklaringstype. De ‘geldig tot en met’- datum kan nog aangepast worden als de verklaring voor een kortere of langere periode geldig is. Als dit gebeurt zal de indicatie voor verlengen automatisch mee veranderen.


Voor bestaande actieve keuringsverklaringstypes is automatisch een (document)scherm aangemaakt zodat deze gekoppeld kunnen worden aan een spreekuursoort. Bij nieuwe types worden de (document)schermen automatisch aangemaakt bij het activeren van het type. Het aangemaakte scherm krijgt dezelfde naam.


Let op! Het wijzigen van de naam van het keuringsverklaringstype resulteert niet in een gewijzigde naam van het (document)scherm. Als een andere naam is gewenst kan een nieuw type worden aangemaak


Let op! De specialist heeft zowel de autorisatie voor het (document)scherm als voor keuringsverklaringen registreren nodig. Als de specialist niet beide autorisaties heeft, kan er geen verklaring worden afgegeven binnen het spreekuur.