De nieuwe mogelijkheden met "Gebeurtenissen en Escalaties bij taken" 

Met versie 8.24 hebben we een krachtige nieuwe feature geïntroduceerd: "Taakgebeurtenissen". Deze functionaliteit biedt functioneel beheerders geavanceerde mogelijkheden om processen te automatiseren en te optimaliseren. In dit artikel bespreken we wat deze nieuwe feature inhoudt en hoe je deze in je dagelijkse werk kunt inzetten.

Wat is het voordeel?

Voorheen waren soortgelijke processen in XS vaak afhankelijk van dagwisseltriggers, die slechts één keer per traject afgingen en bij grote aantallen trajecten lang konden duren. 

De nieuwe functionaliteit biedt een veel efficiëntere manier van werken binnen XS. En speelt in op de groeiende trend van Robotic Process Automation (RPA), waarbij repetitieve taken door systemen worden overgenomen om werkdruk te verlagen en de efficiëntie te verhogen. Door taken te automatiseren en processen te stroomlijnen, bespaar je niet alleen tijd, maar verminder je ook de kans op fouten en gemiste deadlines. Deze verbetering zorgt ervoor dat je als professional beter kunt inspelen op de behoeften van je medewerkers en klanten, terwijl je tegelijkertijd grip houdt op het gehele verzuimproces. Dit maakt jouw werk niet alleen makkelijker, maar ook effectiever.

Wat zijn "Taakgebeurtenissen"?

Met “Gebeurtenissen en Escalaties” is het laagdrempelig mogelijk om bij een taak (op het moment van de taak, een aantal dagen ervoor of erna) verschillende acties uit te voeren. Zo kan je een oude taak sluiten, een nieuwe taak starten, een traject sluiten of een email/sms bericht sturen. Een beheerder kan dit in het taakbeheer in XS nu zelf instellen.

Gebeurtenissen zijn om te zetten naar een trigger waarmee er nog meer mogelijkheden zijn.  Deze triggers kunnen variëren van een simpele tijd gebaseerde gebeurtenis (zoals "elke 30 dagen") tot meer geavanceerde, op voorwaarden gebaseerde acties. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch controles laten uitvoeren zonder dat er handmatige tussenkomst nodig is.

Let er bij de inrichting wel op een gebeurtenis/escalatie alleen afgaat op het moment dat de taak nog lopend is. Als de taak is afgerond zal de taakgebeurtenis niet plaatsvinden.

Voorbeelden van gebruik

• Maandelijkse controle van lopende verzuimgevallen: Stel dat je iedere maand wilt controleren of een werknemer nog steeds volledig ziekgemeld. Met de nieuwe functie kun je een gebeurtenis aanmaken die automatisch na 30 dagen controleert of de werknemer nog ziek is. Als dit het geval is, kan er automatisch een taak worden aangemaakt voor verdere actie, zoals het versturen van een mail aan de leidinggevende om contact op te nemen met de werknemer, het inplannen van een nieuw telefonisch consult of het inplannen van een gesprek met de bedrijfsarts.
• Bewaken contactmomenten bedrijfsarts/ taakgedelegeerde: Heb je een protocol waarin staat dat een bedrijfsarts of de taakgedelegeerde iedere zes weken een spreekuur met een werknemer moet hebben? Je kunt nu een signaal instellen dat je waarschuwt als het laatste spreekuur meer dan zes weken geleden heeft plaatsgevonden.
• Gerichte signalering openstaande taken naar leidinggevende: In plaats van standaard e-mails te sturen naar leidinggevenden voor elke taak die over de deadline is, kun je dit nu specifieker instellen. Dit betekent dat het systeem alleen een melding verstuurt als aan bepaalde voorwaarden is voldaan, zoals het overschrijden van een termijn zonder actie. Dit zorgt ervoor dat de communicatie doelgerichter en efficiënter wordt, zonder dat de inbox van betrokkenen onnodig volloopt.
• Maandelijks dossiercontrole herplannen: Heb je een proces waarin regelmatig taken moeten worden verlengd? Nu kun je automatisch taken opnieuw inplannen. Denk bijvoorbeeld aan een maandelijkse controle op het bijwerken van een dossier. Als blijkt dat dit niet is gebeurd, kan het systeem automatisch dezelfde taak nogmaals inplannen totdat de actie is voltooid.
• Gebruik van een “systeemtaak” voor beslismoment: Bij sommige trajecten komen taken alleen tevoorschijn als er aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Bijvoorbeeld als de verzuimende werknemer man of vrouw is. Nu is het mogelijk een systeemtaak toe te voegen zodat het beslismoment inzichtelijk is in het traject. Dit is duidelijker voor de gebruiker, maar ook makkelijker te beheren in een protocolvariatie.

Toekomstvisie

De introductie van "Taakgebeurtenissen" is slechts het begin. Op termijn willen we het ook mogelijk maken om acties ook via API’s beschikbaar te stellen en te koppelen aan andere systemen. Dit opent de deur naar nog meer geavanceerde automatiseringen, bijvoorbeeld door webhooks te gebruiken om gebeurtenissen te koppelen aan externe applicaties. Daarmee kun je bijvoorbeeld automatisch: 

• Een signaal sturen naar de arbodienst dat de verzuimstatus al X weken niet is gewijzigd, 
• Een klanttevredenheid onderzoek starten in een externe tool
• Een klant voor een portaal van een coachingstraject aanmelden

Conclusie

Taakgebeurtenissen biedt gebruikers van XS de mogelijkheid om werkprocessen efficiënter en dynamischer te maken. Of je nu minder emails wilt ontvangen of juist vaker op de hoogte gehouden wilt worden, deze functionaliteit helpt je om processen te automatiseren en beter in te spelen op de behoeften van werknemers en werkgevers.

We nodigen je uit om deze nieuwe mogelijkheden zelf te verkennen en te ervaren hoe dit jouw werk kan verbeteren. Heb je vragen of wil je meer weten over deze feature? Kijk dan hier: Gebeurtenissen en Escalatie op taak