INLEIDING

In Xpert Suite kan er een koppeling gerealiseerd worden met Planningsagenda. Planningsagenda is een tool waarin afspraken kunnen worden vastgelegd en kan worden uitgevoerd. Met deze koppeling kan de afspraak worden vastgelegd in Planningsagenda en worden de afspraakgegevens inclusief terugkoppeling doorgestuurd naar de Xpert Suite. Let op, voor onderstaande stappen is XS Calendar noodzakelijk.

Onderstaande stappen beschrijven de acties die noodzakelijk zijn om deze integratie in gebruik te nemen binnen de Xpert Suite. De eerste stap (het inrichten van een SIVI-verzuimmeldingen koppeling) is optioneel. De integratie kent de volgende onderdelen:

Inrichten SIVI verzuimmeldingenexport.
Een link in de Xpert Suite waarmee gebruikers een scherm in Planningsagenda kunnen openen en voor de geselecteerde medewerker direct kunnen plannen.
Het doorgeven van medewerker- en verzuimgegevens. Dit gebeurt:
1. Bij klikken op de link
2. Indien ingesteld bij elke verzuimmelding
Het in de Xpert Suite automatisch ontvangen van geplande afspraken in Planningsagenda
Het in de Xpert Suite automatisch ontvangen van oproepbrieven of spreekuurresultaten die in Planningsagenda worden vastgelegd (inclusief taaksignaal).
Het voltooien van afspraken (t.b.v b.v. facturatie of managementinfo overzichten).

De koppeling kan voor alle soorten begeleidingstrajecten worden gebruikt (verzuim, WGA, preventief, etc.). Hiervoor moet wel een actie worden uitgevoerd door TSC. Vraag daarom specifiek om dit per trajecten 'aan' te zetten.

OPTIONEEL STAP 0: INRICHTEN SIVI VERZUIMMELDINGENEXPORT

Indien het mogelijk moet zijn voor gebruikers die alleen in Planningsagenda inloggen om ook afspraken te plannen, of wanneer je überhaupt alle verzuimmeldingen (met bijbehorende werknemergegevens) wilt koppelen naar Planningsagenda, dan is er een gegevensstroom nodig los van de planlink die de werknemer- en verzuimgegevens doorgeeft. Dit kan door een SIVI-export in te richten.

https://support.othersideatwork.nl/support/solutions/articles/76000047319-export-sivi-verzuimmeldingen

Aandachtspunt

De SSO-link geeft als WerkgeverID vast de Unieke sleutel van werkgever van XS door. Dat kan in de Sivi ook, door geen aansluitnummers in te stellen. Het is dus ook wel van belang dat je dit NIET instelt. Anders zal de werkgever 2 keer worden aangemaakt binnen Planningsagenda (met elk de eigen sleutel).
De mapnaam moet de naam ‘Sivi-verzuim export’ hebben.

LET OP: Planningsagenda kent op het vlak van verzuimmeldingen een aantal beperkingen:

Planningsagenda ondersteunt het annuleren van verzuimmeldingen (nog) niet. Wel staat Planningsagenda overlappende verzuimmeldingen toe, waardoor dit niet direct voor problemen zorgt. Maar trajecten dienen dus (indien gewenst) handmatig ook in Planningsagenda verwijderd te worden.
Planningsagenda ondersteunt deelherstel niet. Deelherstel wordt dus niet zichtbaar in Planningsagenda.

STAP 1: INSTELLEN TOEGANG PLANNINGSAGENDA

Als eerste stap dient de Planningsagenda toegang te krijgen tot (delen van) uw Xpert Suite klantomgeving en dient de Xpert Suite toegang te krijgen tot de juiste Planningsagenda-omgeving. Voer hiervoor de volgende stappen uit:

Doe bij de XpertDesk een aanvraag om Planningsagenda in te schakelen.
1. Je moet 1 GUID voor toegang tot de agenda-services en 1 GUID voor toegang tot de Sivi-berichten (alleen wanneer stap 0 is doorlopen) ontvangen. De Xpert Desk zal tevens ‘Providerbeheer’ beschikbaar stellen indien dit nog niet het geval is.
  De XpertDesk moet verder een Planningsagenda Documentkenmerk/submap aanmaken. Vraag hiervan het ID op bij de XpertDesk.

LET OP: geef hierbij ook de naam van het klantaccount door dat eventueel bij optionele ‘stap 0’ is aangemaakt.

2. Geef zelf de GUIDs door aan Planningsagenda en vraag de ‘SSO-URL’, ‘Token’ en ‘Extra-Token’ van Planningsagenda aan bij de servicedesk van Planningsagenda.

STAP 2: INRICHTEN XPERT SUITE

In de Xpert Suite moeten de volgende zaken worden ingericht:

Ga via de volgende URL naar providerbeheer en voeg een provider toe: https://apps01.xpertsuite.nl/agenda/providers
Maak een externe provider aan; De naam van de externe provider is ook wat zichtbaar zal zijn als ‘kopje’ in de agenda. Dus kies bijvoorbeeld daar de naam van de leverancier die planningsagenda gebruikt of ‘Planningsagenda’ zelf.
Maak een protocol ‘Planningsagenda’ met variatie aan. Geef hierbij een unieke trajectsoort-code op. Op basis van de aangemaakte protocolvariatie wordt een traject gestart wat gebruikt zal worden om eventuele taaksignalen aan te koppelen wanneer er geen lopend verzuim traject aanwezig is.
1. De gebruikers die deze signalen moeten ontvangen moeten dus ook geautoriseerd worden voor deze nieuwe protocolvariatie.
2. Zet de variatie aan bij alle items in je organisatiestructuur.
Inrichten taken:
1. Je kunt 1 taak aanmaken die getriggerd wordt bij het inplannen van een afspraak in de agenda. Deze moet de code ‘PrintTaak’ krijgen. Dit is niet verplicht.
  1. Je kunt meerdere signaleringstaken aanmaken die zullen worden getriggerd wanneer vanuit Planningsagenda wordt doorgegeven dat een afspraak ‘voltooid’ is. Hiermee kun je dus bijvoorbeeld een taak naar de leidinggevende sturen dat de terugkoppeling is toegevoegd in het dossier en naar het secretariaat dat de documenten kunnen worden verstuurd naar de medewerker. Je kunt zo veel taken aanmaken als gewenst. De TaakCode is hierbij van belang om met een unieke waarde (zonder spaties) te vullen (en te onthouden).
Maak een spreekuursoort aan; Dit is het default spreekuursoort waarmee afspraken worden gepland.
1. Het is in het koppelvlak mogelijk dat planningsagenda een spreekuursoort meegeeft, maar dat gebeurt in de praktijk vaak niet. De afspraken worden dan onder dit aangemaakte spreekuursoort gepland in de agenda.
  De spreekuursoortcode moet hiervoor met een unieke code gevuld worden.
OPTIONEEL: Maak formuliervelden aan; Deze kunnen gebruikt worden door externe systemen als Planningsagenda om gestructureerde velden aan te leveren en te koppelen aan het traject. Deze teksten kunnen dan vervolgens bij andere taken gebruikt worden in documenten of schermen en getoond worden in de tijdlijn-overzichten bij een dossier.
De namen van de formuliervelden dienen allemaal te beginnen met een vaste Prefix. Bijvoorbeeld:
1. PAVeld_Tekstveld1
2. PAVeld_Tekstveld2
3. Etc.
4. De naam van het veld zonder het vaste deel (in de hierboven genoemde voorbeelden dus ‘Tekstveld1’ en ‘Tekstveld2’) kunnen worden doorgegeven aan Planningsagenda indien dit gewenst is.
Configuratieparameters instellen.
1. Ga naar beheer > Applicatie-instellingen. Open hier ‘Configuratieparameters’
2. Klik hier op de regel voor de parametergroep ‘ExternalAgenda’
3. Klik binnen deze groep op de parameter met de naam ‘Configured options for PlanningsAgendaSSOLink’ in het menu op de optie ‘Standaard waarde wijzigen’
4. In het geopende scherm kunnen de ontvangen gegevens vanuit Planningsagenda (SSO adres, Token en Extra token) ingevuld worden en worden opgeslagen. De basisgegevens voor de toegang tot Planningsagenda vanuit de Xpert Suite zijn nu ingesteld.
5. Vul onder de parameter ‘Id of user under which the service operates’ het ID in van de zojuist aangemaakte gebruiker.

Vul onder ‘Code of consultationType of new appointments, overrides type in calls.’ de spreekuursoortcode in van het zojuist aangemaakte spreekuursoort.
Vul onder ‘Name of the provider of the appointment specialists.’ de naam van de zojuist aangemaakte provider in.
Vul onder ‘Prefix to be added to name of fields in call by the service.’ de beginwaarde van de naam van de formuliervelden die van alle formuliervelden gelijk is. In het voorbeeld dus ‘PAVeld_’.
Vul onder ‘Protocol code of dummy case used for tasks.’ de trajectsoortcode in van de zojuist aangemaakte trajectsoort
Vul onder ‘Codes of tasks that are to be created when an appointment is completed.’ kommagescheiden alle gebruikte taakcodes in. Dus als voorbeeld:
1. Als je een taak voor leidinggevende hebt gemaakt met code: PASignaal_LG
2. Een een taak voor het secretariaat met code: PAPrinttaak_Secr
3. Dan moet je in de waarde van deze parameter invullen: PASignaal_LG, PAPrinttaak_Secr
4. Beide taken zullen dan worden toegevoegd in het signaleringstraject bij afronding van een afspraak.

STAP 3: Aanmaken dummy account en instellen autorisaties

Aanmaken van een (dummy)gebruiker waarmee ingesteld wordt welke soorten spreekuren (en voor welke dossiers) Planningsagenda afspraken mag plannen.
1. Maak een gebruikersgroep ‘Planningsagenda’ aan.
2. Maak in de gebruikersgroep de nieuwe gebruiker aan. Planningsagenda hoeft geen inlognaam of wachtwoord te ontvangen (dit wordt geregeld met de eerdergenoemde GUID) je moet zelf wel een keer inloggen met deze gebruiker.
3. Je hebt het gebruikersID nodig dat bovenaan de pagina van de zojuist aangemaakte gebruiker zichtbaar is. Onthoud deze / schrijf deze op. Aandachtspunten voor de autorisaties van deze user staan hieronder.
  1. Dient geautoriseerd te zijn voor de eigen agenda.
  2. Dient geautoriseerd te zijn voor het venster agenda en de ‘app agenda’.
  3. Dient geautoriseerd te zijn voor rechtstreeks in de agenda plannen.
  4. Dient geautoriseerd te zijn voor een overlappend plannen en verwijderen van agenda-afspraken .
  5. Dienst geautoriseerd te zijn voor plannen van afspraken van externe providers .
  6. Dient voor gewenste spreekuursoort geautoriseerd te zijn.
  7. Dient geautoriseerd te zijn voor volledig beheer van beschikbaarheden.
  8. Dient voor juiste trajectsoorten (en variaties) geautoriseerd te zijn
  9. Dient voor de werknemersdossiers waarvoor gepland mag worden geautoriseerd te zijn (dus voor de afdelingen waar deze wellicht nog op toegevoegd gaan worden)
  10. Dient geautoriseerd te zijn voor de ‘agenda features’:
    1. Providers beheren
  11. Plannen afspraken in Planningsagenda
    1. Agenda's aan groepen toewijzen.
    2. Autorisaties agenda per dag.
    3. Agendagroepen configureren.
  12. Dient geautoriseerd te zijn voor verzuimdossier eigen documenten bekijken en toevoegen EN voor het juiste documentkenmerk waarop wordt aangeleverd.
  13. Dient een medische gebruiker te zijn (ALLEEN wanneer er ook medische documenten doorgestuurd worden).

STAP 4: BESCHIKBAAR STELLEN PLANLINK AAN GEBRUIKERS

Hiervoor moeten 2 zaken ingericht worden:

Ga naar Beheer > Applicatie-instellingen > Portalbeheer.
Voeg de actielink ‘PlanningsAgendaZoek’ toe.
Voeg de actielink toe op de gewenste portalpagina’s.
Autoriseer de gewenste gebruikers / gebruikersgroepen / gebruikersrollen voor deze actielink.

De gebruikers die de actielink gaan gebruiken dienen wel ook bekend te zijn in Planningsagenda. Het is nog niet mogelijk dat deze automatisch worden gemeld bij Planningsagenda, dus je dient handmatig dit gebruikersID vast te leggen bij het GebruikersID van Otherside At Work in gebruikersbeheer van Planningsagenda.