1. INLEIDING 

In de Xpert Suite kan er een koppeling gerealiseerd worden met Planningsagenda. Planningsagenda is een tool waarin afspraken kunnen worden vastgelegd en kan worden uitgevoerd. Met deze koppeling kan de afspraak worden vastgelegd in Planningsagenda en worden de afspraakgegevens inclusief terugkoppeling doorgestuurd naar de Xpert Suite. 

 

Onderstaande stappen beschrijven de acties die noodzakelijk zijn om deze integratie in gebruik te nemen binnen de Xpert Suite. De eerste stap (het inrichten van een SIVI-verzuimmeldingen koppeling) is optioneel. De integratie kent de volgende onderdelen: 

  1. 1. Een link in de Xpert Suite waarmee gebruikers een scherm in Planningsagenda kunnen openen en voor de geselecteerde medewerker direct kunnen plannen. 

  1. 2. Het doorgeven van medewerker- en verzuimgegevens. Dit gebeurt: 

  1. A. Bij klikken op de link 

  1. B. Indien ingesteld bij elke verzuimmelding  

  1. 3. Het in de Xpert Suite automatisch ontvangen van geplande afspraken in Planningsagenda 

  1. 4. Het in de Xpert Suite automatisch ontvangen van oproepbrieven of spreekuurresultaten die in Planningsagenda worden vastgelegd (inclusief taaksignaal). 

  1. 5. Het voltooien van afspraken (t.b.v b.v. facturatie of managementinfo overzichten). 


De koppeling kan voor alle soorten begeleidingstrajecten worden gebruikt (verzuim, WGA, preventief, etc.). 

 

OPTIONEEL STAP 0: INRICHTEN SIVI VERZUIMMELDINGENEXPORT 


Indien het mogelijk moet zijn voor gebruikers die alleen in Planningsagenda inloggen om ook afspraken te plannen, of wanneer je überhaupt alle verzuimmeldingen (met bijbehorende werknemergegevens) wilt koppelen naar Planningsagenda, dan is er een gegevensstroom nodig los van de planlink die de werknemer- en verzuimgegevens doorgeeft. Dit kan door een SIVI-export in te richten.  


https://support.othersideatwork.nl/support/solutions/articles/76000047319-export-sivi-verzuimmeldingen


Aandachtspunt 

  1. 1. De SSO-link geeft als WerkgeverID vast de Unieke sleutel van werkgever van XS door. Dat kan in de Sivi ook, door geen aansluitnummers in te stellen. Het is dus ook wel van belang dat je dit NIET instelt. Anders zal de werkgever 2 keer worden aangemaakt binnen Planningsagenda (met elk de eigen sleutel). 

  1. 2. De mapnaam moet de naam ‘Sivi-verzuim export’ hebben. 


LET OP: Planningsagenda kent op het vlak van verzuimmeldingen een aantal beperkingen: 


1. Planningsagenda ondersteunt het annuleren van verzuimmeldingen (nog) niet. Wel staat Planningsagenda overlappende verzuimmeldingen toe, waardoor dit niet direct voor problemen zorgt. Maar trajecten dienen dus (indien gewenst) handmatig ook in Planningsagenda verwijderd te worden. 

2. Planningsagenda ondersteunt deelherstel niet. Deelherstel wordt dus niet zichtbaar in Planningsagenda. 


  1. STAP 1: INSTELLEN TOEGANG PLANNINGSAGENDA 

Als eerste stap dient de Planningsagenda toegang te krijgen tot (delen van) uw Xpert Suite klantomgeving en dient de Xpert Suite toegang te krijgen tot de juiste Planningsagenda-omgeving. Voer hiervoor de volgende stappen uit: 

  1. 1. Aanvragen GUIDs (1 GUID voor toegang tot de agenda-services en 1 GUID voor toegang tot de Sivi-berichten) voor Planningsagenda bij de Xpert Desk voor de klantomgeving (de Xpert Desk zal dan tevens ‘Providerbeheer’ beschikbaar stellen indien dit nog niet het geval is).  

    LET OP: geef hierbij ook de naam van het klantaccount door dat eventueel bij optionele ‘stap 0’ is aangemaakt. 

  1. 2. Geef zelf de GUIDs door aan Planningsagenda en vraag de ‘SSO-URL’, ‘Token’ en ‘Extra-Token’ van Planningsagenda aan bij de servicedesk van Planningsagenda. 

  1. 3. Instellen van de ontvangen gegevens van Planningsagenda binnen de Xpert Suite. Dit kan via: 

  1. a. Ga naar beheer > Applicatie-instellingen. Open hier ‘Configuratieparameters’ 
     

  1. b. Klik hier op de regel voor de parametergroep ‘Planningsagenda integratie’ 

  1. c. Klik binnen deze groep op de parameter met de naam ‘SSO instellingen’ in het menu op de optie ‘Standaard waarde wijzigen’ 
     
     

  1. d. In het geopende scherm kunnen de ontvangen gegevens ingevuld worden en worden opgeslagen. De basisgegevens voor de toegang tot Planningsagenda vanuit de Xpert Suite zijn nu ingesteld 

  1. 4. Aanmaken van een gebruiker waarmee ingesteld wordt welke soorten spreekuren (en voor welke dossiers) Planningsagenda afspraken mag plannen. Planningsagenda hoeft verder geen inlognaam of wachtwoord te ontvangen (dit wordt geregeld met de eerdergenoemde GUID). Je kunt dus een eigen gekozen inlognaam en mailadres gebruiken. Deze hoeven NIET doorgegeven te worden. Wel heb je het gebruikersID nodig dat bovenaan de pagina van de zojuist aangemaakte gebruiker zichtbaar is. Onthoud deze / schrijf deze op. Aandachtspunten voor de autorisaties van deze user staan hieronder.

    1. TIP: log in met de aangemaakte gebruiker en probeer om een afspraak in te plannen in de agenda van de eigen gebruikersID en een document toe te voegen. Als dat lukt, zal de koppeling ook werken. Dan de aandachtspunten indien dit niet lukt: 

    1. a. Dient geautoriseerd te zijn voor de eigen agenda 

    1. b. Dient geautoriseerd te zijn voor het venster agenda en de ‘app agenda’ 

    1. c. Dient geautoriseerd te zijn voor rechtstreeks en overlappend plannen en verwijderen van agenda-afspraken 

    1. d. Dienst geautoriseerd te zijn voor plannen van afspraken van externe providers 

    1. e. Dient voor gewenste spreekuursoort geautoriseerd te zijn 

    1. f. Dient voor juiste trajectsoorten (en variaties) geautoriseerd te zijn 

    1. g. Dient voor de werknemersdossiers waarvoor gepland mag worden geautoriseerd te zijn (dus voor de afdelingen waar deze wellicht nog op toegevoegd gaan worden) 

    1. h. Dient geautoriseerd te zijn voor de ‘agenda features’: 

    1. i. Providers beheren 

    1. ii. Plannen afspraken in Planningsagenda 

    1. iii. Agenda's aan groepen toewijzen

    2. iv. Autorisaties agenda per dag

    3. v. Agendagroepen configureren

                       i. Dient geautoriseerd te zijn voor verzuimdossier eigen documenten bekijken en toevoegen.

                        j. Dient een medische gebruiker te zijn (wanneer er ook medische documenten doorgestuurd worden).


  1. 5. Koppelen van de GUID aan de zojuist aangemaakte user. Dit kan met de andere parameters in dezelfde ‘Planningsagenda integratie: 

  1. a. Ga wederom naar beheer > Applicatie-instellingen >  Configuratieparameters en dan groep ‘Planningsagenda integratie’ 

  1. b. Vul onder de parameter ‘PlangebruikerID’ het ID in van de zojuist aangemaakte gebruiker. 

  1. c. De overige parameters worden verderop in het stappenplan geconfigureerd en hoeven nu nog niet aangepast te worden. 

 

  1. STAP 2: INRICHTEN XPERT SUITE 

In de Xpert Suite moeten de volgende zaken worden ingericht: 

1. Maak een externe provider aan; De naam van de externe provider is ook wat zichtbaar zal zijn als ‘kopje’ in de agenda. Dus kies bijvoorbeeld daar de naam van de leverancier die planningsagenda gebruikt of ‘Planningsagenda’ zelf.  
Providerbeheer is als actielink beschikbaar in portalbeheer en kan bijvoorbeeld op de eigen portal van de superbeheerder worden toegevoegd. Er is geen standaardlink in beheer aanwezig. 
 
 

2. Maak een trajectsoort aan binnen ‘protocolbeheer’. Geef hierbij een unieke trajectsoort-code op. Deze trajectsoort is het traject wat gebruikt zal worden om eventuele taaksignalen aan te koppelen wanneer er geen lopend verzuim traject aanwezig is. De gebruikers die deze signalen moeten ontvangen moeten dus ook geautoriseerd worden voor deze nieuwe trajectsoort. 
 

3. Inrichten taken:
a. Je kunt 1 taak aanmaken die getriggerd wordt bij het inplannen van een afspraak in de agenda. Deze moet de code ‘PrintTaak’ krijgen. Dit is niet verplicht. 
b. Je kunt meerdere signaleringstaken aanmaken die zullen worden getriggerd wanneer vanuit Planningsagenda wordt doorgegeven dat een afspraak ‘voltooid’ is. Hiermee kun je dus bijvoorbeeld een taak naar de leidinggevende sturen dat de terugkoppeling is toegevoegd in het dossier en naar het secretariaat dat de documenten kunnen worden verstuurd naar de medewerker. Je kunt zo veel taken aanmaken als gewenst. De TaakCode is hierbij van belang om met een unieke waarde (zonder spaties) te vullen (en te onthouden). 
 
  1. 4. Maak een spreekuursoort aan; Dit is de default spreekuursoort waarmee afspraken worden gepland. Het is in het koppelvlak mogelijk dat planningsagenda een spreekuursoort meegeeft, maar dat gebeurt in de praktijk vaak niet. De afspraken worden dan onder dit aangemaakte spreekuursoort gepland in de agenda. 
    De spreekuursoortcode moet hiervoor met een unieke code gevuld worden. 
     

  1. 5. OPTIONEEL: Maak formuliervelden aan; Deze kunnen gebruikt worden door externe systemen als Planningsagenda om gestructureerde velden aan te leveren en te koppelen aan het traject. Deze teksten kunnen dan vervolgens bij andere taken gebruikt worden in documenten of schermen en getoond worden in de tijdlijn-overzichten bij een dossier. 
    De namen van de formuliervelden dienen allemaal te beginnen met een vaste Prefix. Bijvoorbeeld: 

  1. a. PAVeld_Tekstveld1 

  1. b. PAVeld_Tekstveld2 

  1. c. Etc. 

De naam van het veld zonder het vaste deel (in de hierboven genoemde voorbeelden dus ‘Tekstveld1’ en ‘Tekstveld2’) kunnen worden doorgegeven aan Planningsagenda indien dit gewenst is.  

 

Vervolgens moeten deze onderdelen binnen de parameters gekoppeld worden aan de aanroepen vanuit Planningsagenda: 

  1. 1. Ga wederom naar beheer > Applicatie-instellingen >  Configuratieparameters en dan groep ‘Planningsagenda integratie’ 

  1. 2. Vul onder ‘Spreekuursoort’ de spreekuursoortcode in van het zojuist aangemaakte spreekuursoort. 

  1. 3. Vul onder ‘Provider’ de naam van de zojuist aangemaakte provider in. 

  1. 4. Vul onder ‘veld-prefix’ de beginwaarde van de naam van de formuliervelden die van alle formuliervelden gelijk is. In het voorbeeld dus ‘PAVeld_’. 

  1. 5. Vul onder ‘Trajectsoort’ de trajectsoortcode in van de zojuist aangemaakte trajectsoort 

  1. 6. Vul onder ‘taken’ kommagescheiden alle gebruikte taakcodes in. Dus als voorbeeld: 

  1. a. Als je een taak voor leidinggevende hebt gemaakt met code: PASignaal_LG 

  1. b. Een een taak voor het secretariaat met code: PAPrinttaak_Secr 

  1. c. Dan moet je in de waarde van deze parameter invullen: PASignaal_LGPAPrinttaak_Secr 

  1. d. Beide taken zullen dan worden toegevoegd in het signaleringstraject bij afronding van een afspraak. 

 

  1. STAP 3: BESCHIKBAAR STELLEN PLANLINK AAN GEBRUIKERS 

Hiervoor moeten 2 zaken ingericht worden: 

  1. 1. Ga naar Beheer > Applicatie-instellingen > Portalbeheer 

  1. 2. Voeg de actielink ‘Planningsagenda’ toe  

  1. 3. Voeg de actielink toe op de gewenste portalpagina’s 

  1. 4. Autoriseer de gewenste gebruikers / gebruikersgroepen / gebruikersrollen voor deze actielink 

 

De gebruikers die de actielink gaan gebruiken dienen wel ook bekend te zijn in Planningsagenda. Het is nog niet mogelijk dat deze automatisch worden gemeld bij Planningsagenda, dus je dient handmatig dit gebruikersID vast te leggen bij het GebruikersID van Otherside At Work in gebruikersbeheer van Planningsagenda. 



 

Daarna kan de gebruiker de actielink in de XS gebruiken. Voor uitleg zie:

https://support.othersideatwork.nl/support/solutions/articles/76000047088?lang=nl&portalId=76000000010