In dit artikel worden de belangrijkste definities en rekenregels rondom Belgische verzuimcijfers toegelicht. Gebaseerd op de Belgische wet- en regelgeving en de werking vanuit werkgevers in de praktijk.

INHOUDSOPGAVE

• Wanneer wordt een afwezigheid meegeteld als verzuim?
• Wat zijn de rekenregels bij de bepaling van de verzuimmeetwaarden?
• Verzuimpercentage
  • Verzuimpercentage kalenderdagen methode
  • Verzuimpercentage werkdagen methode
  • Verschil verzuimpercentage werkdagen en kalenderdagen methode
    • Werkdagenmethode  
    • Kalenderdagenmethode  
• Absoluut gemiddelde verzuimduur
• Relatief gemiddelde verzuimduur
• Aantal ziekmeldingen

Wanneer wordt een afwezigheid meegeteld als verzuim?

Voorwaarden om een kalenderdag als een verzuimdag te bestempelen:

1. De afwezigheidsperiode heeft een afwezigheidsreden die geldt als verzuim (standaard ziekte en ongeval)
2. Medewerker is op de betreffende kalenderdag in dienst
3. Medewerker heeft op de betreffende kalenderdag een dienstverbandomvang van meer dan 0 uur.
4. Medewerker is verzuimend, maar meldt zich weer beter halverwege de dag.

Redenen om een kalenderdag niet als een verzuimdag te rekenen:

1. Medewerker meldt zich halverwege de dag ziek, dan geldt dit als een gewerkte dag.
2. Afwezigheidsreden die niet geldt als verzuim (standaard arbeidsongeval of verlof)
3. Medewerker heeft een dienstverbandomvang van 0 uur.

Aanvullend: 

1. Wij houden géén rekening met het feit of er wel of niet een medisch attest aanwezig is. De wettige verplichting rondom een medisch attest heeft impact op de verplichting rondom loon uitbetalen, maar geen impact om wel of geen verzuim te rekenen.
2. Er is geen afkapping in het aantal verzuimdagen. Iemand kan dus in theorie 10 jaar verzuimen.

Wat zijn de rekenregels bij de bepaling van de verzuimmeetwaarden?

Verzuimpercentage

Verzuimpercentage = (Verzuimomvang in de periode) / (Dienstverbandomvang in de periode)

Verzuimomvang: Aantal verzuimde uren, rekening houdend met deeltijdwerken en het arbeidsongeschiktheidspercentage.

Dienstverbandomvang: Aantal uren geregistreerd bij het dienstverband, en daarmee dus rekening houdend met deeltijdwerken. 

Er zijn twee varianten om dit verzuimpercentage te berekenen, namelijk de werk- en kalenderdagenmethode:

Verzuimpercentage kalenderdagen methode

Hierbij wordt er voor alle dagen in de week gerekend, dit is tevens de standaard die we in rapporten toepassen.

Verzuimomvang in periode: Indien deze dag geldt als een verzuimdag: Het aantal uur dat deze medewerker had moeten werken op basis van zijn/haar dienstverband van die dag: de contracturen per week / 7 

Dienstverbandomvang in periode: Het aantal uur dat deze medewerker had moeten werken op basis van zijn/haar dienstverband van die dag: de contracturen per week / 7

Verzuimpercentage kalenderdagen methode = (als de dag is bestempeld als een verzuimdag, het aantal contracturen per week gedeeld door 7) / (het aantal contracturen per week gedeeld door 7)

Voorbeeld: Indien een medewerker 36 uur werkt dan zal er voor iedere dag in de week dus 5,14 uur worden gerekend.

Verzuimpercentage werkdagen methode

Hierbij wordt er alleen gerekend op werkdagen.

Verzuimomvang in periode: Indien deze dag geldt als een verzuimdag: Het aantal uur dat deze medewerker had moeten werken op basis van zijn/haar dienstverband van die dag: de contracturen per week / 5 

Dienstverbandomvang in periode: Het aantal uur dat deze medewerker had moeten werken op basis van zijn/haar dienstverband van die dag: de contracturen per week / 5

Verzuimpercentage werkdagen methode = (als de dag is bestempeld als een verzuimdag, het aantal contracturen per week gedeeld door 5) / (het aantal contracturen per week gedeeld door 5)

Voorbeelden: 

• Indien alleen een zaterdag of zondag wordt geselecteerd, dan is de uitkomst altijd 0.
• Indien een medewerker 36 uur werkt dan zal er voor maandag t/m vrijdag dus 7,2 uur worden gerekend

Verschil verzuimpercentage werkdagen en kalenderdagen methode

Effectief zal dit in de praktijk op de wat langere termijn echter weinig verschil maken, omdat zowel in de teller als in de noemer wordt gedeeld door hetzelfde getal (respectievelijk 5 of 7). Om dit inzichtelijk te maken, nemen we een afdeling met 10 medewerkers die allemaal fulltime werken (36 uur per week). Gedurende een kwartaal van drie maanden zijn twee medewerkers deels verzuimend;

• Medewerker A verzuimt gedurende 12 weken volledig
• Medewerker B verzuimt gedurende 8 weken volledig
• Beide verzuimperiodes beginnen en eindigen halverwege een week, waardoor niet alle weekenden volledig binnen de verzuimperiode vallen.

Absoluut gemiddelde verzuimduur

Gemiddelde verzuimduur = (Totaal aantal absolute dagen verzuim) / (Aantal samengestelde afwezigheden)  

Totaal aantal dagen absolute dagen verzuim: Altijd in hele dagen rekenen, ongeacht deeltijdwerken en arbeidsongeschiktheidspercentage. Afhankelijk van de werk- of kalendermethode zijn dit dan 5 of 7 dagen in een hele week verzuim.

Samengestelde afwezigheden: Een combinatie van afwezigheidsperiodes die bij elkaar horen. De volgende business logica wordt gehanteerd om te bepalen wanneer er sprake is van een samengestelde afwezigheid: 

Indien twee (of meerdere) afwezigheidsmeldingen:

- Dezelfde afwezigheidsreden

- Hetzelfde subkenmerk

- Maximaal 56 dagen ertussen

- Attesttype 'Herval', of 'Onbekend'

Voorbeeld: Indien er zowel sprake is van een verminderde prestatie (bijvoorbeeld 50% afwezig) en een afwezigheid vanwege griep (daarmee 100% afwezig), dan zijn dit twee verschillende abcences. Per dag wordt er gerekend met het hoogste percentage qua afwezigheid. Echter voor de dagen dat alleen de verminderde prestatie actief was, wordt bij deze absolute gemiddelde verzuimduur wel een hele verzuimdag gerekend.

Er zijn twee varianten om het absoluut gemiddelde verzuimduur te berekenen, namelijk de werk- en kalenderdagenmethode:

Kalenderdagenmethode: Alle dagen worden meegerekend

Werkdagenmethode: Alleen de werkdagen worden meegerekend

Relatief gemiddelde verzuimduur

Gemiddelde verzuimduur = (Totaal aantal relatieve dagen verzuim) / (Aantal samengestelde afwezigheden)  

Totaal aantal dagen relatieve dagen verzuim: Rekening houden met deeltijdwerken en arbeidsongeschiktheidspercentage.

Voorbeeld: Als iemand 0,5 FTE werkt en hij/zij is 100% ziek, dan telt er 0,5 dag als verzuimdag en 0,5 gewerkte dag.

Berekeningsmethode: Er zijn twee varianten om dit verzuimpercentage te berekenen, namelijk de werk- en kalenderdagenmethode:

Kalenderdagenmethode: Alle dagen worden meegerekend

Werkdagenmethode: Alleen de werkdagen worden meegerekend

Aantal ziekmeldingen

Aantal ziekmeldingen = Aantal nieuwe afwezigheidsperiodes gestart, vanuit een afwezigheidsmelding met afwezigheidsreden dat geldt als verzuim

Een nieuwe afwezigheidsperiode wordt gestart indien een medewerker tussendoor gewerkt heeft en opnieuw ziek wordt. Effectief betekent dit dat er in de applicatie één of meer dagen tussen twee afwezigheidsperiodes zitten.

Als een medewerker in de 56 dagen voorafgaand aan de ziekmelding ook al ziek is geweest (herval), is er weliswaar sprake van samengesteld verzuim, maar telt de nieuwe ziekmelding toch mee. 

Indien een medewerker zich halverwege de dag heeft ziek gemeld (bijvoorbeeld 31 oktober om 12:00u), dan telt deze dag als gewerkte dag. De ziekmelding wordt gerekend op 1 november.

Voorbeelden: 

1. Als de begin- en einddatum van twee afwezigheidsperiodes op elkaar aansluiten (bijvoorbeeld 14 en 15 aug), dan is dat géén nieuwe ziekmelding.

2. Stel een medewerker meldt zich op 31 oktober verzuimend halverwege de werkdag. Dan wordt deze hele dag gezien als een gewerkte dag en 1 november als verzuimdag. In rapportages gedraaid over de maand oktober is daarmee niets te zien van dit verzuim:

• 31 oktober heeft daarmee geen bijdrage aan het verzuimpercentage of gemiddelde verzuimduur
• De ziekmelding wordt gerekend op 1 november.