In dit artikel worden de belangrijkste definities en rekenregels rondom Belgische verzuimcijfers toegelicht. Gebaseerd op de Belgische wet- en regelgeving en de werking vanuit werkgevers in de praktijk.
Wanneer wordt een afwezigheid meegeteld als verzuim?
Voorwaarden om een kalenderdag als een verzuimdag te bestempelen:
- De afwezigheidsperiode heeft een afwezigheidsreden heeft die geldt als verzuim (standaard ziekte en ongeval)
- Medewerker is de betreffende kalenderdag in dienst
- Medewerker heeft de betreffende kalenderdag een dienstverbandomvang van meer dan 0 uur.
- Medewerker is verzuimend, maar meldt zich weer beter halverwege de dag.
- Er is geen afkapping in het aantal verzuimdagen. Iemand kan dus in theorie 10 jaar verzuimen.
Redenen om een kalenderdag niet als een verzuimdag te rekenen:
- Medewerker meldt zich halverwege de dag ziek, dan geldt dit als een gewerkte dag.
- Afwezigheidsreden die niet geldt als verzuim (standaard arbeidsongeval of verlof)
Aanvullend: Wij houden géén rekening met het feit of er wel of niet een medisch attest aanwezig is. De wettige verplichting rondom een medisch attest heeft impact op de verplichting rondom loon uitbetalen, maar geen impact om wel of geen verzuim te rekenen.
Wat zijn de rekenregels bij de bepaling van de verzuimmeetwaarden?
Verzuimpercentage
Verzuimpercentage = (Verzuimomvang in de periode) / (Dienstverbandomvang in uren in de periode)
Verzuimomvang: Aantal verzuimde uren, rekening houdend met deeltijdwerken en arbeidsongeschiktheidspercentage.
Dienstverbandomvang: Aantal uren geregistreerd bij het dienstverband
Berekeningsmethode: Er zijn twee varianten om dit verzuimpercentage te berekenen, namelijk de werk- en kalenderdagenmethode.
Werkdagen methode: Alleen rekenen op werkdagen
Verzuimomvang in periode: Indien deze dag geldt als een verzuimdag: Het aantal uur dat deze medewerker had moeten werken op basis van zijn/haar dienstverband van die dag / 5
Dienstverbandomvang in periode: Het aantal uur dat deze medewerker had moeten werken op basis van zijn/haar dienstverband van die dag, oftewel het aantal contracturen per week / 5
Voorbeeld: Indien alleen een zondag wordt geselecteerd, dan is de uitkomst altijd 0.
Kalenderdagenmethode: Alle dagen van de week meerekenen
Verzuimomvang in periode: Indien deze dag geldt als een verzuimdag: Het aantal uur dat deze medewerker had moeten werken op basis van zijn/haar dienstverband van die dag: deeltijdfactor (DTF) * FTE / 7
Dienstverbandomvang in periode: Aantal te werken uren op een dag, daarmee dus deeltijdfactor (DTF) * FTE / 7
Effectief zal dit in de praktijk op de wat langere termijn echter weinig verschil maken, omdat zowel in de teller als in de noemer wordt gedeeld door hetzelfde getal (respectievelijk 5 of 7).
Absoluut gemiddelde verzuimduur
Gemiddelde verzuimduur = (Totaal aantal absolute dagen verzuim) / (Aantal absence cases)
Totaal aantal dagen absolute dagen verzuim: Altijd in hele dagen rekenen, ongeacht deeltijdwerken en arbeidsongeschiktheidspercentage.
Absence case: Een combinatie van afwezigheidsperiodes die bij elkaar horen. De volgende business logica wordt gehanteerd om te bepalen wanneer er sprake is van een samengestelde afwezigheid:
Indien twee (of meerdere) afwezigheidsmeldingen:
- Dezelfde afwezigheidsreden
- Hetzelfde subkenmerk
- Maximaal 56 dagen ertussen
- Attesttype 'Herval', of 'Onbekend'
Voorbeeld: Indien er zowel sprake is van een verminderde prestatie (bijvoorbeeld 50% afwezig) en een afwezigheid vanwege griep (daarmee 100% afwezig), dan zijn dit twee verschillende abcences. Per dag wordt er gerekend met het hoogste percentage qua afwezigheid. Echter voor de dagen dat alleen de verminderde prestatie actief was, wordt bij deze absolute gemiddelde verzuimduur wel een hele verzuimdag gerekend.
Berekeningsmethode: Er zijn twee varianten om dit verzuimpercentage te berekenen, namelijk de werk- en kalenderdagenmethode.
Kalenderdagenmethode: Alle dagen worden meegerekend
Werkdagenmethode: Alleen de werkdagen worden meegerekend
Relatief gemiddelde verzuimduur
Gemiddelde verzuimduur = (Totaal aantal relatieve dagen verzuim) / (Aantal absence cases)
Totaal aantal dagen relatieve dagen verzuim: Rekening houden met deeltijdwerken en arbeidsongeschiktheidspercentage.
Voorbeeld: Als iemand 0,5 FTE werkt en hij/zij is 100% ziek, dan telt er 0,5 dag als verzuimdag en 0,5 dag in tewerkstelling.
Berekeningsmethode: Er zijn twee varianten om dit verzuimpercentage te berekenen, namelijk de werk- en kalenderdagenmethode.
Kalenderdagenmethode: Alle dagen worden meegerekend
Werkdagenmethode: Alleen de werkdagen worden meegerekend
Aantal ziekmeldingen
Aantal ziekmeldingen = Aantal nieuwe afwezigheidsperiodes gestart, vanuit een afwezigheidsmelding met afwezigheidsreden dan geldt als verzuim
Een nieuwe afwezigheidsperiode wordt gestart indien een medewerker tussendoor gewerkt heeft en opnieuw ziek wordt. Effectief betekent dit dat er in de applicatie één of meer dagen tussen twee afwezigheidsperiodes zitten.
Als een medewerker in de 56 dagen voorafgaand aan de ziekmelding ook al ziek is geweest (herval), is er weliswaar sprake van samengesteld verzuim, maar telt de ziekmelding toch mee.
Indien een medewerker zich halverwege de dag heeft ziek gemeld (bijvoorbeeld 31 oktober om 12:00u), dan telt deze dag als gewerkte dag. De ziekmelding wordt gerekend op 1 november.
Voorbeeld: Als de begin- en einddatum van twee afwezigheidsperiodes op elkaar aansluiten (bijvoorbeeld 14 en 15 aug), dan is dat géén nieuwe ziekmelding.