In het 'Bericht sjablonen beheer' worden nu mails van de IDP (gebruiker accounts), e-mailsignaal taken en de mails van Veilig Communiceren naar interne gebruikers (niet externe deelnemers) getoond en kunnen vanuit hier worden bewerkt.


Voorheen ging dit via de ''e-mailsjablonen beheerpagina''. Deze blijft nog beschikbaar voor alle andere sjablonen.


LET OP!

11-1-2024

De beheerder kan ervoor kiezen om bestaande e-mailsignaal taken over te zetten naar de nieuwe berichtsjablonen door een berichtsjabloon aan te maken in berichtsjabloon beheer, en deze te selecteren bij de e-mailsignaaltaken. Een uitgebreidere uitleg met filmpje met informatie hoe deze sjablonen omgezet kunnen worden zal beschikbaar komen op het support portaal. De keuze om over te stappen op de nieuwe berichtsjablonen voor e-mail signaal taken is voor nu nog aan de beheerder, maar vanaf volgende release zal het verplicht zijn om bij nieuwe e-mailsignaal taken de nieuwe berichtsjablonen te gebruiken. Over twee slowtracks, zal de functionaliteit van de oude rtf-document gebaseerde e-mailsignaaltaken niet meer ondersteund worden


INHOUDSOPGAVE



E-mailsjablonen voor mails van de IDP (gebruiker accounts) en Veilig Communiceren (naar interne gebruikers)


Stap 1. Ga naar het Beheer scherm.


Stap 2. Selecteer bij Applicatie instellingen het kopje Bericht sjablonen.




Stap 3. Bewerken standaard sjabloon

In het overzicht staan alle sjablonen gegroepeerd en zoekbaar in de lijst, en of het een e-mail, sms of beide bevat, en welke ontvangers ingesteld staan. In de boom staat dezelfde lijst voor navigatie.




Wanneer er op een sjabloon geklikt wordt, kom je op een overzichtspagina waar het sjabloon opgemaakt zichtbaar is, en andere informatie weergegeven wordt. Door middel van de bewerkknoppen kunnen specifieke dingen aangepast worden.


Voor de e-mailsjabloon teksten hoef je niet meer te kiezen tussen opgemaakt of niet. Hoewel we al jaren markdown ondersteunden voor opmaak, hebben we nu een nieuw veld waarmee het mogelijk is om de opmaak toe te voegen zonder zelf de codes te kennen. Ook is het mogelijk om gelijk te zien hoe dit er dan uitziet met de knop rechtsboven.


Het is hierin ook mogelijk om een bijlage te kunnen toevoegen. Dit kunnen zowel traject- als spreekuurdocumenten zijn, maar moeten wel een .dotx sjabloon zijn. Hiermee is het omzetten van de e-mailsignaaltaken naar berichtsjablonen volledig afgerond. 


E-mailsjablonen worden voor verschillende doeleinden  gebruikt


  • Een daarvan is voor Triggers en Gebeurtenissen. Dit houdt in dat je een berichtsjabloon kan opmaken om te gebruiken bij triggeracties of een gebeurtenisactie. Het daadwerkelijk inrichten als actie is nu nog niet mogelijk, maar volgt in één van de volgende releases. 


  • Ook rapportage mailing wordt via berichtsjablonen gedaan. Hiervoor moet je een sjabloon aanmaken met het doel 'Rapport verzend mail'. De context is dan automatisch 'Gebruikersaccount'. Als je in beheer naar 'Applicatieinstellingen' > Rapportage mailing gaat, is te zien dat de e-mailsjablonen zijn vervangen door de berichtsjablonen. Het instellen van de ontvanger is hetzelfde als met e-mailsjablonen en wordt ingesteld bij de rapportagemailing zelf.

E-mailsjablonen voor emailsignaaltaken

Met taken van het type Emailsignaal kunnen automatisch vanuit de Xpert Suite emails worden verzonden naar ingestelde emailadressen, of naar specifieke gebruikersgroepen.


LET OP!

11-1-2024

De beheerder kan ervoor kiezen om bestaande e-mailsignaal taken over te zetten naar de nieuwe berichtsjablonen door een berichtsjabloon aan te maken in berichtsjabloon beheer, en deze te selecteren bij de e-mailsignaaltaken. Een uitgebreidere uitleg met filmpje met informatie hoe deze sjablonen omgezet kunnen worden zal beschikbaar komen op het support portaal. De keuze om over te stappen op de nieuwe berichtsjablonen voor e-mail signaal taken is voor nu nog aan de beheerder, maar vanaf volgende release zal het verplicht zijn om bij nieuwe e-mailsignaal taken de nieuwe berichtsjablonen te gebruiken. Over twee slowtracks, zal de functionaliteit van de oude rtf-document gebaseerde e-mailsignaaltaken niet meer ondersteund worden




In een e-mailsjabloon kan een op maat gemaakte tekst worden toegevoegd. Het mailsjabloon kan vervolgens worden gekoppeld aan zaken die vanuit de Xpert Suite verstuurd worden zoals een oproepbrief, reminder voor een spreekuur of document.


Stap 1. Ga naar het Beheer scherm.


Stap 2. Selecteer bij Applicatie instellingen het kopje Bericht sjablonen.




Stap 3. Maak een nieuw sjabloon aan door te klikken op + Nieuw sjabloon

In het overzicht staan alle sjablonen gegroepeerd en zoekbaar in de lijst, en of het een e-mail, sms of beide bevat, en welke ontvangers ingesteld staan. In de boom staat dezelfde lijst voor navigatie.



Stap 4. Kies doel 'Bericht signaal taak':



Stap 5. Geef het sjabloon inhoud.


Stap 6. Koppel emailsjabloon aan de juiste taak via taakbeheer 'Taakbibliotheken'.


Stap 7. Navigeer naar de gewenste emailsignaaltaak.


Zorg ervoor dat je taak een 'emailsignaal' is.



Stap 8. Ga naar 'E-mail instellingen' en koppel het sjabloon


  • Onderwerp: Het onderwerp dat in de email verschijnt
  • Emailsjabloon: De inhoudelijke tekst die in de email wordt weergegeven. De inhoud daarvan is een document (link naar document opnemen), dat hier gekoppeld dient te worden. In dit document kunnen verwijzingen naar datavelden worden opgenomen (bijvoorbeeld voorletters, achternaam, geslacht, etc)
  • Bijlage sjabloon: Een document wat als bijlage met de email wordt meegestuurd. Ook hierin is het mogelijk om datavelden op te nemen.





LET OP: Berichtsjablonen die je op deze manier aanmaakt, maken gebruik van e-mail master sjablonen:


Deze master sjablonen kunnen beïnvloed worden door ingestelde labels. Het is op dit moment niet mogelijk om zelf (zoals wellicht gewend in Word documenten via kop- of voettekst) eigen opmaak in te voegen in e-mail berichten.


Let op: Op het moment dat een emailsignaaltaak in een dossier (Tab Taken) staat betekent dat niet meteen dat deze verzonden zijn. Een mailsignaaltaak wordt namelijk niet direct verzonden. Eens per uur worden alle openstaande mailsignalen verzameld en verstuurd door het systeem. 





E-mails naar inactieve gebruikers


De e-mails die via berichtsjabloon beheer ingesteld worden, worden niet verstuurd naar inactieve gebruikers, tenzij dit echt nodig is (zoals notificatie van blokkade, of uitnodigingsmails en dergelijke).


Dit is mogelijk omdat de software die mails verstuurt er zich nu van bewust is dat de mail naar een gebruiker wordt gestuurd in plaats van alleen het mailadres. Daarmee kan deze dus rekening houden met de status van het gebruikersaccount.