Belangrijk aandachtspunt: 
Het configureren van een koppeling is deskundig werk, waarbij een goed begrip van de werking van XS Connect én de gegevensverwerking binnen Xpert Suite vereist is. Het is eenvoudig om grote hoeveelheden data in te voegen, aan te vullen, te overschrijven en te verwijderen. Dit heeft voordelen indien alle wijzigingen bewust en correct worden doorgevoerd, maar kan grote negatieve gevolgen hebben indien gegevens (per ongeluk) foutief worden gewijzigd


INHOUDSOPGAVE


1) Achtergrond

Tussen inkomensverzekeraars en arbodiensten wordt steeds vaker een partnerschap gesloten waarbij in de verzekeringspolis van de gemeenschappelijke relatie opgenomen staat dat deze zijn arbodienstverlening dient te betrekken bij een voorkeursaanbieder. Hiertoe legt de relatie dan de ziekmelding vast in het portaal van de verzekeraar, waarna deze door middel van een koppeling op basis van de SIVI Verzuimstandaard naar de arbodienst wordt verstuurd. Voorbeelden van dergelijke portalen zijn VerzekeringsInzicht of Veilig Digitaal Dossier (VDD).


Vanuit deze portalen kan voor een grote verzameling aan gemeenschappelijke relaties tegelijk één koppeling met een extern systeem - zoals de Xpert Suite - gelegd worden. Voor elke verzuimmutatie die ingevoerd wordt in het verzekeraarsportaal wordt direct een SIVI-bericht verzonden, dus per dag kunnen er vele berichten worden uitgewisseld.



2) Globaal stappenplan

Lees eerst deze pagina over de basics van het opzetten van een SIVI-koppeling.


Omdat er binnen een dergelijke koppeling een groot aantal relaties zal worden onderhouden, is de eerste opzet en vervolgens het beheer van de koppeling belangrijk.

  • Maak eerst een werkgevergroep aan met een naam herkenbaar voor degene die het klantbeheer verzorgt binnen je organisatie
  • Zowel VerzekeringsInzicht als VDD hebben samen met Otherside at Work een standaard methode van bestandsoverdracht gebaseerd op Web Services. Deze kan op dit moment verregaand door klanten aangesloten worden. Doorloop daartoe de volgende stappen:
    1. Maak een klantaccount aan van het type Otherside SFTP. Stel bij 'Autorisaties' de hierboven aangemaakte werkgevergroep in. Je hoeft hierbij geen SFTP-account aan te maken
    2. Dien bij Otherside Support een ticket in met de volgende informatie:
      • met welke koppelpartij (VerzekeringsInzicht of VDD) de verbinding wordt gerealiseerd
      • wie de verzekeraar of volmacht is namens wie VerzekeringsInzicht of VDD de verbinding realiseert
      • naar welke arbodienst de verbinding wordt gerealiseerd
      • de exacte naam van het klantaccount dat je hierboven voor deze verbinding hebt aangemaakt
    3. Otherside Support voert de nodige configuratie uit om voor VerzekeringsInzicht of VDD een nieuwe verbinding aan te maken. Daarbij komt Support terug met de volgende gegevens welke - van elkaar gescheiden - aan VerzekeringsInzicht of VDD moeten worden doorgegeven:
      • Klantcode
      • Token
    4. Maak binnen het klantaccount, afhankelijk van de afsprakentussen de verzekeraar/volmacht en de arbodienst, importkoppelingen aan met de volgende namen en voorzie ze van de gewenste importconfiguraties:
      • Verzuimmeldingen (VerzekeringsInzicht) of VZ (VDD)
      • WerknemersGegevens (VerzekeringsInzicht) of DV (VDD) - indien óók de werknemerinformatie zal worden uitgewisseld van medewerkers zonder zorgvraag
  • Voordat de koppeling kan worden geactiveerd, dien je er zeker van te zijn dat:
    • van alle werkgevers de werkgevercode correct is
    • er binnen die werkgevers niet al werknemers voorkomen - óf dat die werknemers de juiste koppelsleutel hebben
    • er binnen de werknemers óf in zijn geheel geen actueel verzuim aanwezig is - óf dit verzuim overeenkomt met de stand van verzuim in het verzekeraarsportaal

Als de stand van zaken onduidelijk is, kan Otherside at Work door middel van een werkopdracht ingeschakeld worden om samen met de aanleverende partij een synchronisatie uit te voeren

  • Bij de eerste opstart van de koppeling is het zaak dat de arbodienst de actuele stand van verzuim ontvangt vanuit de aanleverende partij. Dit gebeurt door middel van een 'initial load'. Zowel VerzekeringsInzicht als VDD ondersteunen dit principe, waarbij in bulk alle mutaties (eerste ziekmelding en gedeeltelijk herstel) van alle actuele verzuimdossier worden ingezonden



3) Werkgeverbeheer

Bij het beheren van de werkgevers (na aanmaken en voorzien van een contract of dienstverleningsovereenkomst) zijn drie zaken van belang:

  1. de werkgevercode in XS moet - bij een standaard SIVI-configuratie - overeenkomen met het gegeven dat de aanleverende partij in het veld <IdWrkgvrArbndst> vermeldt. In het geval van VerzekeringsInzicht is dat het relatienummer, bij VDD is dat het Aansluitnummer Arbodienst. Deze dien je hier in XS vast te leggen:
  2. de betreffende werkgever moet gekoppeld worden aan de hierboven aangemaakte werkgevergroep
  3. bij alle werkgevers binnen de koppeling moeten de verzuimclassificaties hetzelfde ingericht staan:


Als een werkgever in XS inmiddels geen gezamenlijke klant is tussen verzekeraar/volmacht en arbodienst, volstaat het om deze werkgever te ontkoppelen van de werkgevergroep.



Tip bij punt 1:
Omwille van de herkenbaarheid van 'werkgeverpopulaties' binnen een XS-omgeving kan het helpen om in de werkgevercode - de werkgeversleutel op de koppeling - een prefix toe te voegen waaraan de aanleverende partij kan worden herkend. In het geval van bijvoorbeeld Felison als volmachtpartner kun je in werkgeverbeheer bij de relatie 'FLSN' voor het relatienummer plaatsen. Zorg er uiteraard wel voor dat ook je importconfiguratie hierop aangepast is, bijvoorbeeld met onderstaand voorbeeld!


Tip bij punt 2:
Als in de verwerkingsverslagen meldingen voorkomen in de strekking van 'De ingestelde werkgever is ongeldig', is de betreffende werkgever óf nog niet aangemaakt in de Xpert Suite óf nog niet toegevoegd aan de juiste werkgevergroep.