INHOUDSOPGAVE



Inleiding

In dit document staan de stappen die gezet moeten worden voor het aanleggen van een XS Connector in Connect XS. Lees voordat je aan de slag gaat vast de algemene informatie over een XS Connector, zodat je op de hoogte bent van de werking van deze koppeling. De informatie vind je hier.


Stap 1 - Afstemming tussen verzendende en ontvangende partijen 

Voordat je een XS Connector aan gaat leggen is het belangrijk een aantal zaken met elkaar af te stemmen. Denk hierbij aan de volgende zaken: 


Welke gegevensstromen mogen er gekoppeld worden?


De volgende stromen zijn op dit moment mogelijk om te integreren, spreek af wat beide partijen wensen om het werkproces efficiënter te maken:

  1. Afdelingenstructuur 
  2. Medewerkers/ Dienstverbanden 
  3. Verzuim

** Let op! Er is ook een mogelijkheid om de gegevensstromen notities en documenten te koppelen, maar dit kan nog niet via Connect XS. Wil je deze gegevensstromen koppelen, neem dan contact op met jouw Customer Succes Manager.


Welke Xpert Suite is het bronsysteem? 


Er is altijd 1 partij waarin wijzigingen worden vastgelegd. Een XS Connector kan (bij de 3 bovenstaande gegevensstromen) nooit 2 kanten op werken.


Inrichting van de koppeling:


  1. Veldnamen:
     Per gegevensstromen moet de naam in het veld ‘gegevensstroom’ overeenkomen bij de versturen en ontvangende partij. Spreek dit duidelijk af.
  2. Werkgevers:
    Spreek af welke werkgevers in scope zijn van de XS Connector en wat de bijbehorende werkgevercodes zijn (deze moet gelijk zijn in beide systemen)

Staat er al data in beide Xpert Suites?


Indien er reeds data aanwezig is in beide systemen en dit niet naadloos op elkaar aansluit dient de data gesynchroniseerd te worden. Spreek af of dit nodig is. Wanneer er veel data aanwezig is (meer dan 200 medewerkers) is het aan te raden een consultant in te schakelen, aangezien je anders handmatig de koppelsleutels moet opzoeken en invoeren bij iedere medewerker. 


Stap 2 - Het aanmaken van een klantaccount en opzetten van een SFTP verbinding op Connect XS


Maak in beide omgevingen een klantaccount aan met de gewenste scope. Vaak wordt hier aan de verzendende kant gekozen voor 'arbodienst' en aan de ontvangende kant voor 'werkgevergroep', maar dit kan per situatie verschillen wat daarin wenselijk is. 


De ontvangende partij zet het klantaccount op Otherside SFTP (zie voorbeeld hieronder).


 


Na het aanmaken van een klantaccount bij de ontvangende partij, zet de ontvangende partij een SFTP verbinding op. Hoe je dat instelt vind je hier. Belangrijk is om de gebruikersnaam, het wachtwoord (wordt automatisch verstuurd vanuit de Xpert Suite) en de key te delen met de verzendende partij. 


Hierna maakt ook de verzendende partij het klantaccount aan en stelt deze in op Externe FTP (zie voorbeeld hieronder), 

Belangrijk is om de inlognaam en het wachtwoord in te vullen zoals deze is aangeleverd door de ontvangende partij. Wanneer het klantaccount opgeslagen kan je naar 'bewerken' om vervolgend ook de key in te stellen. Gebruik hierbij de key die is aangeleverd door de ontvangende partij. 


Voorbeeld klantaccount instellingen verzendende partij:

 


Stap 3 - Het configureren van de gegevensstromen.


Per gegevensstroom maakt de verzendende partij een 'Export configuratie' en de ontvangende partij een 'Import configuratie'. De naam dat in het veld 'gegevensstroom' wordt gezet, moet bij beide omgevingen hetzelfde zijn. Zo herkent de XS Connector dat deze configuraties bij elkaar horen. 


Organisatiestructuur:


Verzendende Partij:

De verzendende partij maakt in het aangemaakte klantaccount per gegevensstroom een nieuwe export configuratie aan. 

Dit ziet er als volgt uit:



De velden geven het volgende aan: 

  • Gegevensstroom*: Dit is de naam van de gegevensstroom. Kies voor iets herkenbaars (verplicht veld) 
  • Exportgroepen*: Hiermee bepaal je de instellingen van de Export. Kies hier voor Connect XS. (verplicht veld) 
  • Exportonderdelen: Kies hier voor Afdeling
  • Extensie: Kies hier voor xml
  • Opties: kies voor FTP Upload
  • Submap op de FTP server: Deze naam moet overeenkomen met hetgeen dat bij 'gegevensstroom' is ingevuld bij de ontvangende partij. 

RenameFileDuringUpload: Hiermee kan je de naam aanpassen na het uploaden. 

DeleteFileAfterUpload: Hiermee wordt het bestand automatisch verwijderd nadat het geupload is

Log: Technische logging tijdelijk inschakelen - vink dit aan als je de technische logging in wilt zien. 


Instellen van een schedule: 

Wanneer de koppeling live mag kan je per gegevensstroom een 'schedule' instellen. Hierbij geef je aan wanneer de bestanden geëxporteerd morgen worden. 


Ontvangende Partij: 


De ontvangende partij maakt in het aangemaakte klantaccount een importconfiguratie aan om het ontvangen bestand te verwerken in de eigen Xpert Suite. 


 


Gegevensstroom: De naam van de gegevensstroom. Kies voor iets herkenbaars en geef dit door aan de ontvangende partij. 

Configuratie: Kies voor 'Standaard Afdelingen Import'

Niveau van te mailen logmeldingen: hiermee bepaal je welke meldingen je wilt ontvangen op het logverslag


Werknemers en Dienstverbanden 


Verzendende Partij: 

De verzendende partij stelt een exportconfiguratie in voor de gegevensstroom 'werknemers':

Kies nu bij Exportonderdelen voor 'Werknemer'.



Instellen van een schedule: 

Wanneer de koppeling live mag kan je per gegevensstroom een 'schedule' instellen. Hierbij geef je aan wanneer de bestanden geëxporteerd morgen worden. 


Ontvangende Partij: 

De ontvangende partij zet een importconfiguratie op voor de gegevensstroom 'werknemers':

Kies voor de configuratie 'Arboconnect Medewerker'.


 

Let op: Naam gegevensstroom moet overeenkomen met de 'Submap voor de FTP server' van de verzendende partij.


Verzuim


Verzendende Partij: 

De verzendende partij stelt een exportconfiguratie in voor de gegevensstroom verzuim.


 

Let op: de naam bij 'Submap op de FTP server' moet overeenkomen met de naam van 'Gegevensstroom' bij de ontvangende partij.


Instellen van een schedule: 

Wanneer de koppeling live mag kan je per gegevensstroom een 'schedule' instellen. Hierbij geef je aan wanneer de bestanden geëxporteerd morgen worden. 


Ontvangende Partij: 

De ontvangende stelt een importconfiguratie in voor de gegevensstroom verzuim. Kies bij de Configuratie voor 'Arboconnect Verzuim'.


Let op: de naam van de Gegevensstroom moet overeenkomen met de naam van de 'Sub map op de FTP server' van de verzendende partij. 


Stap 4- Nazorg van de koppeling


Zodra stap 1 t/m 3 zijn uitgevoerd worden de berichten automatisch verwerkt wanneer deze worden aangeboden door de verzendende partij (die dit aangeeft door een schedule in te stellen). Het is belangrijk om de logverslagen in de gaten te houden op eventuele uitval meldingen. Vul daarom altijd bij het aanmaken van het klantaccount in wie de logverslagen mag ontvangen. Wat de meldingen op het logverslag betekenen kan je hier vinden.