INHOUDSOPGAVE


Toelichting

Een koppeling met Xpert Suite genereert automatisch verwerkingsverslagen, hierin wordt per informatiestroom gemeld of alle gewenste mutaties zijn doorgevoerd of dat er mogelijk verschillen zijn geconstateerd tussen de systemen die de koppeling niet heeft kunnen doorvoeren – waarbij mogelijk handmatig ingrijpen noodzakelijk is. Deze pagina geeft uitleg van de meldingen op de verwerkingsverslagen zoals deze door de koppeling gegenereerd kunnen worden. De meldingen zijn gesorteerd per informatiestroom.


De klant en de eigenaar van XS-omgeving zijn samen verantwoordelijk zijn voor een koppeling. Als er een bevinding is door de koppeling dienen beide partijen samen te werken om het verschil in administratie op te lossen. Als de oorzaak in het technische gezocht moet worden kan Otherside at Work ingeschakeld worden.


Om de performance te verbeteren wordt er gebruik gemaakt van paginering bij logverslagen. Alleen de 1000 meest

recente logverslagen worden geladen. Als er inzage in oudere logverslagen gewenst zijn, kun je de

filtermogelijkheden aan de linker kant verkleinen.



OG - Organisatiestructuur


Afdeling gearchiveerd

Beschrijving: deze afdeling is in het verleden aangemaakt omdat deze hetzij via de organisatiekoppeling hetzij via de medewerker/dienstverbandenkoppeling aangeleverd is geweest. In de huidige organisatieaanlevering kwam deze afdeling niet meer voor en in de database van Xpert Suite komen hieronder enkel werknemers voor die reeds uit dienst zijn. De afdeling wordt gearchiveerd zodat deze nog te raadplegen is in de 'uit dienst' view.


Afdeling geheractiveerd

Beschrijving: voorheen is deze afdeling gearchiveerd, maar is deze keer opnieuw opgenomen in de aanlevering van hetzij organisatie of werknemer/dienstverbanden.


Afdeling heeft zichzelf als parent

Beschrijving: bij het bepalen van de hiërarchie van de organisatie verwijst deze afdeling naar zichzelf als hoger gelegen afdeling. Deze afdeling 'zweeft' derhalve in de organisatie en wordt niet geïmporteerd.


Afdeling kan niet worden verwijderd of gearchiveerd. In VX komen op deze afdeling werknemers voor met een lopend dienstverband

Beschrijving: de betreffende afdeling komt niet voor in het aangeleverde bestand, dus de koppeling probeert deze afdeling te verwijderen/archiveren. In de database van Xpert Suite komen onder deze afdeling echter nog werknemers voor met een actief dienstverband, dus blijkbaar is deze afdeling nog wel relevant. De klant dient te verifiëren of alle werknemers nog steeds daadwerkelijk in dienst zijn, of dat de aanlevering van de organisatie correct is.


Afdeling verplaatst

Beschrijving: de betreffende afdeling heeft een andere hoger gelegen afdeling in de aanlevering dan wat er op het moment in de database van Xpert Suite geregistreerd staat. De koppeling verplaatst de afdeling (en alle daarin voorkomende werknemers) naar de nieuwe hoger gelegen afdeling conform aanlevering.


Afdeling verwijderd

Beschrijving: de afdeling komt niet voor in de aanlevering en bevat in de database van Xpert Suite geen dienstverbanden, actief of inactief. De afdeling wordt verwijderd.


Controleer de toegewezen arbodienst

Beschrijving: Binnen deze Xpert Suite omgeving staat meerdere arbodiensten als standaard ingesteld. Controleer of de arbodienst die vanuit de koppeling aan deze afdeling toegekend is de juiste is. 


Einde conversie aangeleverd bestand

Beschrijving: alle regels in het aangeleverde bestand zijn beoordeeld en de valide regels zijn verwerkt in een bestand dat klaar is om vergeleken te worden met de database van Xpert Suite


Import onderbroken vanwege aanlevering ongeldig bestand

Beschrijving: het aangeleverde bestand kan niet verwerkt worden omdat bijvoorbeeld de inhoud corrupt is of niet alle aangeleverde regels evenveel velden bevatten (waardoor dus informatie lijkt te missen). De klant dient het aangeleverde bestand te controleren op volledigheid en correctheid.


Inlezen van XLS-sheet

Beschrijving: het aangeboden excel bestand wordt ingelezen.


Klaar met de verwerking

Beschrijving: de converter/importer-cyclus is voltooid


Niet alle verplichte velden zijn correct gevuld

Beschrijving: De verplichte velden bij de import zijn voor afdeling niet volledig ingevuld. Deze entry is derhalve overgeslagen.


Nieuwe afdeling toegevoegd

Beschrijving: In de aanlevering zat een afdeling die nog niet in de database van Xpert Suite voorkwam en is derhalve aangemaakt in het organisatieoverzicht.


Parent afdeling ontbreekt

Beschrijving: in de configuratie van de koppeling is een 'parentcode' gedefinieerd, wat impliciet betekent dat de aanlevering hiërarchische informatie hoort te bevatten. Van de betreffende afdeling wordt geen hoger gelegen afdeling aangeleverd zodat de hiërarchie van de afdeling niet kan worden bepaald. De afdeling wordt onder het hoogste niveau (= de werkgever) in het organisatieoverzicht geplaatst.


Parent-afdeling niet gevonden. Afdeling direct onder de werkgever geplaatst

Beschrijving: in het aangeleverde bestand stond bij deze afdeling een hoger gelegen afdeling vermeld, maar die hoger gelegen afdeling komt niet voor in de database van Xpert Suite. Omdat (dus) de hiërarchie niet bepaald kan worden wordt deze afdeling direct onder de werkgever geplaatst.


Start conversie aangeleverd bestand

Beschrijving: het aangeleverde bestand wordt geconverteerd naar een uniform bestand dat in de database van Xpert Suite geïmporteerd kan worden.


Starten met de verwerking

Beschrijving: de geconverteerde aanlevering wordt vergeleken met de informatie in de database van Xpert Suite


Starten met werkgever

Beschrijving: deze regel verschijnt per werkgever voor wie afdelingen in de aanlevering zaten.


Werkgever bestaat niet

Beschrijving: in de aanlevering zijn een of meerdere afdelingen opgenomen voor een werkgever wiens werkgevercode niet voorkomt in de database van Xpert Suite. De klant dient te controleren of bij de betreffende werkgever bij de stamgegevens de werkgevercode juist is gevuld óf überhaupt de werkgever in zijn geheel nog aan te maken.



DV - Dienstverbanden


Aangeleverde startdatum ligt voor de startdatum van het huidige dienstverband

De aangeleverde startdatum van deze werknemer ligt voor de startdatum van het huidige dienstverband zoals aanwezig in Xpert Suite. Pas dit aan in Xpert Suite.


Actieve werknemer heeft een onbekende leidinggevende

Beschrijving: Het leidinggevende veld bij de werknemer is gevuld met een id dat niet gevonden werd in de database van Xpert Suite. De werknemer heeft nu effectief geen leidinggevende. Dit wijst ook op een missende werknemer (de leidinggevende) in het systeem en mogelijk ook de import.


Afdeling aangemaakt

Beschrijving: Er zat een werknemer in de aanlevering wiens afdelingscode bij deze werkgever nog niet voorkwam. Om toch de werknemer te kunnen importeren is de afdeling in het organisatieoverzicht direct onder de werkgever aangemaakt met als naam 'Onbekend (<Afdelingscode>)'. De afdelingsnaam kan de klant zelf corrigeren als hij over beheerrechten beschikt.


Afdelingscode niet bekend

Beschrijving: Voor genoemde werknemer is een afdelingscode aangeleverd die niet bekend is bij deze werkgever in Xpert Suite.


Afdelingscode niet toegestaan voor lopend dienstverband omdat afdeling reeds is gearchiveerd

Beschrijving: In het verleden is de betreffende afdeling in Xpert Suite gearchiveerd omdat hierop geen actieve dienstverbanden meer voorkwamen én de afdeling werd niet meer aangeleverd in de koppeling van de organisatiestructuur - derhalve was de afdeling blijkbaar niet meer relevant in het HR-systeem van de klant. Nu wordt in de aanlevering van medewerkers en dienstverbanden iemand aangeleverd onder die reeds gearchiveerde afdeling. Een afdeling kan echter enkel worden geheractiveerd als deze expliciet in de organisatiestructuur wordt aangeleverd, dus van deze 'mismatch' wordt melding gemaakt.


BSN is gewijzigd

Beschrijving: In Xpert Suite stond een ander BSN (of dit veld was niet gevuld) dan wat er vanuit de koppeling voor deze werknemer aangeleverd wordt. De waarde in Xpert Suite is overschreven met de waarde uit de aanlevering. 


BSN is verplicht

Beschrijving: koppelsleutel van de werknemerkoppeling is BSN, dit is daarmee een verplicht gegeven en dient daarom altijd gevuld te zijn. 


Contract aangeleverd zonder persoonsgegevens

Beschrijving: dit betreft een melding voor de Visma|Raet MLM koppeling. In de opgehaalde gegevens komt een contract voor dat niet aan een medewerker gelinkt kan worden. Dat kan zijn omdat de medewerker niet voorkomt in de opgehaalde gegevens of de medewerker komt wel voor maar heeft (op het moment van ophalen gegevens) geen lopend contract.


De ingestelde werkgever is ongeldig

Beschrijving: Er worden gegevens aangeleverd met een werkgevercode welke niet bekend is binnen ingestelde werkgevergroep voor de koppeling.


Dienstverband fase niet opgegeven

Beschrijving: dit betreft een klant specifieke koppeling waarbij de dienstverbandfase in het aangeleverde bericht niet ingevuld is. Deze medewerker en/of zijn dienstverbandregel zijn niet verwerkt en dient handmatig opgevoerd te worden.


Einde conversie aangeleverd bestand

Beschrijving: alle regels in het aangeleverde bestand zijn beoordeeld en de valide regels zijn verwerkt in een bestand dat klaar is om vergeleken te worden met de database van Xpert Suite


Er is een leeg bestand aangeleverd

Beschrijving: Er is een bestand aan de koppeling aangeboden waar effectief geen enkele regel met data in voorkwam. Dit kan voorkomen als het hier een dagelijkse mutatie-gebaseerde koppeling betreft waar simpelweg in de afgelopen dag geen wijzigingen zijn voorgekomen.


Er is een werknemer aanwezig zonder ExternId

Beschrijving: De importer heeft gemerkt dat er voor deze werkgever een werknemer is in de database met een leeg wnExternWerknemerID veld. Dit veld behoort gevuld te zijn omdat voor deze betreffende klant op dit type koppeling de 'UsedKey' is geconfigureerd op 'ExternId' en daar (dus) matches op gedaan worden. De kans bestaat dat dezelfde werknemer later toegevoegd zal worden met wél een ExternId, waardoor er twee van dezelfde werknemers in het systeem zitten. Werknemers zonder ExternId zijn dus "niet te koppelen werknemers" en moeten opgeruimd of hersteld worden.

LET OP: een ExternId is meestal een systeemID dat door het HR-systeem van de klant wordt gegenereerd en kan niet door de klant zelf in Xpert Suite ingevuld worden!


Er is een werknemer aanwezig zonder ObjectId

Beschrijving: De importer heeft gemerkt dat er voor deze werkgever een werknemer is in de database met een leeg wnObjectId veld. Dit veld behoort gevuld te zijn omdat voor deze betreffende klant op dit type koppeling de 'UsedKey' is geconfigureerd op 'ObjectId' en daar (dus) matches op gedaan worden. De kans bestaat dat dezelfde werknemer later toegevoegd zal worden met wél een ObjectId, waardoor er twee van dezelfde werknemers in het systeem zitten. Werknemers zonder ObjectId zijn dus "niet te koppelen werknemers" en moeten opgeruimd of hersteld worden.


Er is een werknemer aanwezig zonder Personeelsnummer

Beschrijving: De importer heeft gemerkt dat er voor deze werkgever een werknemer is in de database met een leeg wnPersoneelsnummer veld. Dit veld behoort gevuld te zijn omdat voor deze betreffende klant op dit type koppeling de 'UsedKey' is geconfigureerd op 'PersonalNumber' en daar (dus) matches op gedaan worden. De kans bestaat dat dezelfde werknemer later toegevoegd zal worden met wél een personeelsnummer, waardoor er twee van dezelfde werknemers in het systeem zitten. Werknemers zonder personeelsnummer zijn dus "niet te koppelen werknemers" en moeten opgeruimd of hersteld worden.


Er is geen werkgever gevonden met de opgegeven code

Beschrijving: De aanlevering bevat werknemers bij een werkgever die hetzij nog niet in de database van Xpert Suite voorkomt, of voor wie de werkgevercode nog niet is toegevoegd bij de stamgegevens. De betreffende werknemer wordt niet geïmporteerd.


Er zijn X mutaties gevonden

Beschrijving: Er zijn X unieke werknemers in het aangeleverde bestand aangetroffen om te gaan vergelijken met de vulling van de database van Xpert Suite


Geboortedatum na de startdatum arbeidsovereenkomst

Beschrijving: De betreffende werknemer wordt aangeleverd met een geboortedatum die ligt ná de datum dat hij bij de betreffende werkgever in dienst is getreden. De betreffende werknemer wordt niet geïmporteerd.


Geen dienstverbanden

Beschrijving: Er is een werknemer aangeleverd zonder (valide) dienstverbanden. 


Het instellen van meerdere loonbegrippen staat uitgeschakeld

De oplossing zou kunnen zijn dat de plugin MultipleWageDefinitions nog niet goed staat. Dit kun je aanpassen via: 

Beheer > Applicatieintellingen > ConfiguratieParameters > GeneralSettings > MultipleWageDefinitions = 1


Inlezen van XLS-sheet

Beschrijving: het aangeboden excel bestand wordt ingelezen.


Klaar met de verwerking

Beschrijving: de converter/importer-cyclus is voltooid


Landcode niet bekend

Beschrijving: de landcode vermeld in de aanlevering bij de betreffende werknemer kan niet worden gematcht met een landcode in de landentabel in de database van Xpert Suite. De betreffende werknemer wordt niet geïmporteerd.

Xpert Suite hanteert twee-letterige landcodes zoals in de ISO 3166-1 standaard gedefinieerd.


Leidinggevende contactpersoon niet gevonden en kan niet worden aangemaakt (geen match met werknemer)

Beschrijving: De leidinggevende is niet teruggevonden als werknemer binnen deze werkgever; derhalve zijn er niet genoeg gegevens bekend om de leidinggevende als contactpersoon aan te kunnen maken.


Leidinggevende contactpersoon niet gevonden en kan niet worden aangemaakt (gematchte werknemer bevat onvoldoende contactgegevens)

Beschrijving: Er zijn niet voldoende gegevens bekend om deze leidinggevende vanuit zijn/haar werknemersgegevens aan te maken als contactpersoon. Controleer of de volgende gegevens bekend zijn: achternaam, voorletters, (zakelijk) e-mailadres en/of (zakelijk) telefoonnummer.

Het laatste veld in de uitvalregel geeft aan om welke leidinggevende het gaat. Dit wordt (tenzij anders geconfigureerd) aangegeven door [werkgevercode]_[leidinggevende personeelsnummer]. Indien daar [werkgevercode]_ staat dan betekent dit dat er geen leidinggevende voor deze werknemer aangeleverd wordt


Meerdere werknemers gevonden met sleutel van leidinggevende contactpersoon

Beschrijving: Dit betreft constructie waarbij leidinggevende ook werknemer is bij deze werkgever(s). Voor opgegeven sleutel leidinggevende zijn er meerdere werknemers in Xpert Suite teruggevonden. Derhalve kan er geen leidinggevende bij werknemer vastgelegd worden omdat o.b.v. sleutel niet bepaald kan worden om welke persoon het gaat.


Minimaal twee van de drie volgende gegevens zijn gewijzigd: achternaam, geboortedatum, voorletters

Beschrijving: er zijn te veel wijzigingen op een werknemer gevonden. Gewoonlijk is dit een vingerwijzing dat er overlap is tussen twee werknemer-ids tijdens een import.


Niet alle verplichte velden zijn correct gevuld

Beschrijving: de verplichte velden bij de import zijn voor werknemer/dienstverband niet volledig ingevuld. Deze entry is derhalve overgeslagen.


Nieuwe afdeling toegevoegd

Beschrijving: Er zat een werknemer in de aanlevering wiens afdelingscode bij deze werkgever nog niet voorkwam. Om toch de werknemer te kunnen importeren is de afdeling in het organisatieoverzicht direct onder de werkgever aangemaakt met als naam 'Onbekend (<Afdelingscode>)'. De afdelingsnaam kan de klant zelf corrigeren als hij over beheerrechten beschikt. 


Nieuwe medewerker aangeleverd zonder dienstverbanden

Beschrijving: de betreffende werknemer wordt aangeleverd zonder dienstverbanden. Zonder die informatie kan niet bepaald worden of deze persoon in of uit dienst is en kan niet bepaald worden of hiervoor dienstverlening ten behoeve van verzuimregistratie en -begeleiding geboden hoeft te worden. De betreffende werknemer wordt niet geïmporteerd.


Nieuwere gegevens bekend

Beschrijving: de aangeleverde dienstverbandgegevens van de betreffende werknemer hebben oudere gegevens dan wat er in de database van Xpert Suite bekend is. 


No-risk polis mutatie kan niet worden doorgevoerd, de periode conflicteert met een bestaande no-risk polis

Beschrijving: Bij de betreffende medewerker komt reeds een no-risk polis voor met een periode die overlapt met de aangeleverde informatie. Dit dient handmatig te worden gecorrigeerd.


Onbekend contracttype

Beschrijving: Bij de aangeleverde werkgever staat een contracttype vermeld dat niet is ingericht in de Contract Management Module van Xpert Suite. Dit dient nagekeken en gecorrigeerd te worden.


Onbekend dienstverbandtype

Beschrijving: Het aangeleverde dienstverbandtype is niet bekend in Xpert Suite. Vraag aan de functioneel beheerder om dit toe te voegen.


Ongeldig contract aangeleverd

Beschrijving: nog geen beschrijving


Ongeldige BSN

Beschrijving: Voor deze werknemer is een ongeldig BSN aangeleverd. Een BSN mag geen letters bevatten en dient 9 cijfers lang te zijn (d.i. met voorloopnul in geval van een achtcijferig BSN).

Dit betreft een waarschuwingsmelding. Het BSN wordt wel verwerkt, maar als niet correct beschouwd. 


Personeelsnummer is gewijzigd

Beschrijving: Voor deze werknemer is het reeds opgevoerde personeelsnummer in Xpert Suite gewijzigd naar het laatste met de koppeling doorgegeven personeelsnummer.


Start conversie aangeleverd bestand

Beschrijving: Het aangeleverde bestand wordt geconverteerd naar een uniform bestand dat in de database van Xpert Suite geïmporteerd kan worden.


Startdatum detailregel vaker aangeleverd

Beschrijving: nog geen beschrijving


Starten met de verwerking

Beschrijving: de geconverteerde aanlevering wordt vergeleken met de informatie in de database van Xpert Suite


Starten met werkgever

Beschrijving: deze regel verschijnt per werkgever voor wie werknemers in de aanlevering zaten.


Verplichte dienstverbandgegevens ontbreken

Beschrijving: Voor deze werknemer ontbreken één of meerdere van de verplichte dienstverbandgegevens. (Bv. startdatum, afdeling, functie, etc.)


Werkgevercode niet bekend

Beschrijving: Er is een werknemer aangeleverd met een werkgevercode die niet bekend is in Xpert Suite.


Werknemer heeft een onbekende leidinggevende

Beschrijving: Het leidinggevende veld bij de werknemer is gevuld met een id dat niet gevonden werd in de database. De werknemer heeft nu effectief geen leidinggevende. Dit wijst ook op een missende werknemer (de leidinggevende) in het systeem en mogelijk ook de import.


Werknemer kan niet worden verwijderd, er komt verzuimdossier voor

Beschrijving: bij maatwerkkoppelingen waarin duidelijk een 'verwijder'-functie is gedefinieerd kan het voorkomen dat bij een werknemer reeds verzuim is opgebouwd waarvoor mogelijk een bewaarplicht bestaat. De werknemer wordt derhalve niet uit het systeem verwijderd.


Werknemer vaker aangeleverd

Beschrijving: Deze werknemer komt meerdere keren voor in het aangeleverde bestand.


Zat niet in de aanlevering

Beschrijving: in de database van Xpert Suite komt deze werknemer voor terwijl hij niet in het aangeleverde bestand voorkomt. De koppeling kan hierbij niet bepalen of dit een fout is in de aanlevering, of dat de werknemer uit dienst is. Dit dient de klant zelf te onderzoeken.



VZ - Verzuim


Aangeleverde protocol komt niet overeen met het protocol in VX

Beschrijving: Voorbeeld: Voor betreffende werknemer staat een Ziekte WVP traject in Xpert Suite met startdatum X. In de aanlevering zit voor deze werknemer echter een zwangerschapstraject met dezelfde startdatum. 


Aangeleverde traject bevat geen verzuimregel die start op de eerste ziektedag

Beschrijving: Voor deze werknemer ontbreekt in het aangeleverde bestand de initiële ziekmelding. 


Aangeleverde traject bevat meerdere verzuimregels die start op de eerste ziektedag

Beschrijving: Voor deze werknemer worden meerdere verzuimregels aangeleverd die dezelfde startdatum hebben.


Aangeleverde traject bevat verzuimregels met een datum in de toekomst

Beschrijving: Voor deze werknemer wordt een traject aangeleverd met een datum in de toekomst. Bij default is dit niet toegestaan. Arbodienst kan ervoor kiezen om dit wel toe te staan middels vinkje in beheer. 


Alleen de meeste recente gedeeltelijke hersteldmelding kan worden gewijzigd

Beschrijving: De koppeling staat alleen mutaties toe zoals die in Xpert Suite ook met de hand gedaan zouden kunnen worden. Wijzigingen kunnen alleen aan het laatste trajectverloop gedaan worden. Dient er iets aan een eerder trajectverloop gewijzigd te worden dan dienen eerst de trajectverlopen na het te wijzigen trajectverloop met de hand in Xpert Suite verwijderd te worden. Daarna kan aanpassing aan het beoogde trajectverloop gedaan worden. In geval van een complete verwerking bouwt de koppeling het vervolg van trajectverlopen weer op. Betreft het een mutatie gebaseerde koppeling dan dienen de recentere (en verwijderde) trajectverlopen weer met de hand aangemaakt te worden.


Annuleren van een traject wordt niet ondersteund

Beschrijving: Voor dit type verzuimkoppeling wordt het annuleren van trajecten niet ondersteund.


De beëindigde dienstverband(en) zijn heropend. Bij de heropende dienstverband(en) is de einddatum leeg gemaakt. Controleer of bij deze dienstverband(en) niet toch een (toekomstige) einddatum van toepassing is

Beschrijving: In Xpert Suite stond deze medewerker als uit dienst, maar in het aangeleverde verzuimbestand is een nieuwe ziekmelding ontvangen in de periode ná zijn uitdiensttreding. Derhalve is zijn uitdiensttredingsdatum verwijderd. Controleer de gegevens in Xpert Suite tegen die in het HR-systeem.


De datum van beëindiging van het protocol ligt in een ander (zelfde soort) protocol

Beschrijving: Voor deze werknemer lopen er 2 trajecten in Xpert Suite op het moment van de beoogde einddatum. Controleer of de verzuimgegevens voor deze werknemer kloppen. 


De datum van beëindiging van het protocol ligt in een ander protocol

Beschrijving: Voorbeeld: Voor een werknemer lopen er gelijktijdig een ziekte WVP traject en een zwangerschapstraject. Voor het ziekte WVP traject wordt een einddatum aangeleverd die valt ná de startdatum van het zwangerschapsverlof. 


De datum van de verzuimpercentagewijziging ligt in een ander protocol

Beschrijving: In het aangeleverde, op verloopregels gebaseerde, verzuimbestand wordt een verloopregel aangeleverd die samenvalt met een reeds lopende verzuimperiode (bijvoorbeeld iemand wordt ziekgemeld tijdens een lopend zwangerschapstraject).


De te muteren gedeeltelijke hersteldmelding is niet bekend in VX

Beschrijving: vanuit het hrm-systeem wordt een wijziging doorgegeven op een gedeeltelijke hersteldmelding met een verwerkingscode welke suggereert dat de gedeeltelijke hersteldmelding in VX zou moeten voorkomen.  


Deze medewerker staat al geregistreerd als ziek op de geselecteerde gedeeltelijke hersteldag

Beschrijving: Er wordt een gedeeltelijke hersteldmelding aangeleverd die conflicteert met de gegevens die reeds voor deze medewerker in Xpert Suite geregistreerd staan. Controleer de gegevens in Xpert Suite en pas deze indien nodig aan. 


Deze medewerker staat al geregistreerd met zwangerschaps/bevallingsverlof op de geselecteerde 1e ziektedag

Beschrijving: In het aangeleverde verzuimbestand wordt een ziekmelding aangeleverd die samenvalt met een reeds lopend zwangerschapsverlof.


Einde conversie aangeleverd bestand

Beschrijving: alle regels in het aangeleverde bestand zijn beoordeeld en de valide regels zijn verwerkt in een bestand dat klaar is om vergeleken te worden met de database van Xpert Suite


Er is al een lopend traject

Beschrijving: Vanuit het bronsysteem wordt een traject aangeleverd dat niet overeenkomt met het lopende traject in Xpert Suite. De startdatum van het traject in het bronsysteem valt ná de startdatum van het lopende traject dat reeds in Xpert Suite staat.


Er is al een traject tijdens/na de opgegeven eerste ziektedag

Beschrijving: Vanuit het bronsysteem wordt een traject aangeleverd dat niet overeenkomt met het traject in Xpert Suite. Het traject in Xpert Suite overlapt de eerste ziektedag van het traject zoals dat vanuit het bronsysteem aangeleverd wordt.


Er is al een trajectverloop na de opgegeven gedeeltelijk hersteld datum

Beschrijving: In het aangeleverde verzuimbestand wordt voor deze medewerker een verloopregel aangeleverd met een bepaalde datum, terwijl in Xpert Suite ná die datum al een verzuimverloop bekend is. De koppeling mag enkel de meest recente verloopregel muteren, dus de verzuimhistorie van deze werknemer dient handmatig te worden gecorrigeerd in Xpert Suite.


Er is al een trajectverloop na de opgegeven volledige hersteld datum

Beschrijving: In het aangeleverde verzuimbestand wordt voor deze medewerker een volledig hersteldmelding aangeleverd met een bepaalde datum, terwijl in Xpert Suite ná die datum al een verzuimverloop bekend is. De koppeling mag enkel de meest recente verloopregel muteren, dus de verzuimhistorie van deze werknemer dient handmatig te worden gecorrigeerd in Xpert Suite.


Er is een leeg bestand aangeleverd

Beschrijving: Er is een bestand aangeleverd zonder inhoud.


Er is een zwangerschapstraject aangeleverd van meer dan 20 weken

Beschrijving: In het aangeleverde verzuimbestand wordt bij deze medewerker een zwangerschapstraject aangeleverd waarvan start- en einddatum verder dan 20 weken uit elkaar liggen. Aangezien dit uitzonderlijk lang is voor een zwangerschapstraject is hier waarschijnlijk sprake van een gecombineerd traject van 'ziek ten gevolge van zwangerschap' gevolgd of voorafgegaan door zwangerschapsverlof. Controleer dit in het HR-systeem.


Er is een zwangerschapstraject aangeleverd van minder dan 42 dagen

Beschrijving: In het aangeleverde verzuimbestand wordt bij deze medewerker een zwangerschapstraject aangeleverd waarvan start- en einddatum minder dan 42 dagen uit elkaar liggen. Tenzij er sprake is van vroegtijdige beëindiging van de zwangerschap, maar anders is dit niet conform de norm van het UWV.


Er is geen lopend traject

Beschrijving: In de (mutatie gebaseerde) verzuimkoppeling wordt een gedeeltelijk of volledig hersteldmelding aangeleverd, maar bij de medewerker is op het moment geen lopend verzuimtraject bekend. Omdat Xpert Suite de verzuimhistorie ook niet kent kan deze hersteldmelding niet verwerkt worden. Voer de verzuimhistorie handmatig in Xpert Suite op op basis van de gegevens aanwezig in het HR-systeem. Hierna kunnen toekomstige verzuimmutaties voor deze medewerker correct verwerkt worden.


Er is geen lopend traject, en geen traject met de opgegeven einddatum DD-MM-JJJJ

Beschrijving: Er is een volledig hersteldmelding aangeboden. In Xpert Suite heeft deze medewerker op het moment geen lopend verzuimtraject om af te sluiten en het bericht kan ook niet verwerkt worden als correctie op een reeds afgesloten verzuimtraject met einddatum DD-MM-JJJJ. Controleer de verzuimhistorie van deze medewerker tussen Xpert Suite en het aanleverende systeem.


Er is geen protocolvariatie ingesteld

Beschrijving: Voor de betreffende medewerker is een verzuimmelding aangeleverd, maar in Xpert Suite is bij deze medewerker geen protocolvariatie ingesteld. De verzuimmelding kan niet worden verwerkt omdat het systeem niet weet welk takenpakket te starten. Controleer de inrichting en voer de verzuimmelding handmatig in.


Er is geen werkgever gevonden met de opgegeven code

Beschrijving: De werkgevercode die in het importbestand aangegeven werd, werd niet gevonden in Xpert Suite. Deze entry is derhalve niet doorgevoerd naar Xpert Suite.


Er zijn meerdere medewerkers gevonden met hetzelfde ExternId

Beschrijving: De verzuimkoppeling gebruikt het 'ExternId' (een systeem-intern identificatienummer in Xpert Suite) om medewerkers uniek te identificeren. Bij deze werkgever(groep) bestaan meerdere medewerkers met hetzelfde ExternId, dus de koppeling kan niet bepalen voor wie deze verzuimmelding is. Het ExternId kan niet door een gebruiker worden aangepast. Neem contact op met de Xpert Desk om de medewerkers in de database op te zoeken en, in overleg met u, te corrigeren.


Er zijn meerdere medewerkers gevonden met hetzelfde ObjectId

Beschrijving: De verzuimkoppeling gebruikt het 'ObjectId' (een versleutelde vorm van het BSN) om medewerkers uniek te identificeren. Bij deze werkgever(groep) bestaan meerdere medewerkers met hetzelfde ObjectId, dus de koppeling kan niet bepalen voor wie deze verzuimmelding is. Op ObjectId kan niet door een gebruiker worden gezocht. Neem contact op met de Xpert Desk om de medewerkers in de database op te zoeken en, in overleg met u, te corrigeren.


Er zijn meerdere medewerkers gevonden met hetzelfde PersonalNumber

Beschrijving: De verzuimkoppeling gebruikt het personeelsnummer om medewerkers uniek te identificeren. Bij deze werkgever(groep) bestaan meerdere medewerkers met hetzelfde personeelsnummer, dus de koppeling kan niet bepalen voor wie deze verzuimmelding is. Zorg dat elke medewerker een uniek personeelsnummer heeft. De Xpert Desk kan hier eventueel bij helpen om inzichtelijk te krijgen waar de dubbelingen zitten.


Er zijn meerdere medewerkers gevonden met hetzelfde personeelsnummer

Beschrijving: De verzuimkoppeling gebruikt het personeelsnummer om medewerkers uniek te identificeren. Bij deze werkgever(groep) bestaan meerdere medewerkers met hetzelfde personeelsnummer, dus de koppeling kan niet bepalen voor wie deze verzuimmelding is. Zorg dat elke medewerker een uniek personeelsnummer heeft. De Xpert Desk kan hier eventueel bij helpen om inzichtelijk te krijgen waar de dubbelingen zitten.


Er zijn X mutaties gevonden

Beschrijving: Tijdens de vergelijking tussen het aangeleverde bestand met verzuimhistorie en de verzuiminformatie aanwezig in Xpert Suite zijn X verschillen gevonden die de koppeling gaat trachten door te voeren.


Gedeeltelijk hersteldmelding aangeleverd zonder traject

Beschrijving: Er wordt een gedeeltelijke hersteldmelding aangeleverd waarbij de initiële ziekmelding ontbreekt.


Gedeeltelijk hersteldmeldingen dienen chronologisch te worden opgevoerd

Beschrijving: Aangeleverde gedeeltelijke hersteldmeldingen worden (voor deze werknemer) in een niet chronologische volgorde aangeleverd.  Om correct verwerkt te kunnen worden dienen meldingen in een chronologische volgorde aangeleverd te worden. 


Gedeeltelijke hersteldmeldingen zijn alleen mogelijk bij ziekte

Beschrijving: er is een zwangerschapsverlof van minder dan 100% aangeleverd


Geen werknemer gevonden met lopende trajecten

Beschrijving: (Bij mutatie gebaseerde koppeling) Er wordt een (gedeeltelijke) hersteldmelding aangeleverd voor een werknemer waarvoor geen lopend traject in Xpert Suite staat.


Hersteldmelding aangeleverd zonder lopend traject

Beschrijving: Voor werknemer wordt een hersteldmelding aangeleverd waarvoor geen corresponderend lopend traject in Xpert Suite voorkomt. Dat kan zijn dat traject in Xpert Suite reeds gesloten was. Dat kan zijn dat er geen traject met overeenkomende datums gevonden kan worden in Xpert Suite.


Het ExternId is niet gevonden bij de werkgevercode

Beschrijving: Betreft een verzuimkoppeling waarbij ExternWerknemerID de unieke sleutel is. Er is bij deze werkgever geen werknemer in Xpert Suite bekend met het opgegeven Extern(Werknemer)ID. 


Het PersonalNumber is niet gevonden bij de werkgevercode

Beschrijving: Betreft een verzuimkoppeling waarbij personeelsnummer de unieke sleutel is. Er is bij deze werkgever geen werknemer in Xpert Suite bekend met het opgegeven personeelsnummer. 


Het traject kan niet worden verwijderd omdat er dossiervulling in het dossier aanwezig is

Beschrijving: In Xpert Suite staat een traject dat niet aangeleverd wordt vanuit het bronsysteem. De koppeling probeert dit traject te verwijderen. Wanneer een traject dossiervulling bevat kan dit veiligheidshalve echter niet verwijderd worden.


Het traject valt door deze mutatie samen met een eerder ziektetraject

Beschrijving: Door het wijzigen van de (start)datum van het huidige traject valt deze samen met het voorafgaande traject van deze werknemer. Er zit nu minder dan 28 dagen tussen beide trajecten waardoor er sprake is van samengesteld verzuim. 


Het verplichte veld 'percentage' is niet gevuld of heeft een niet toegestane waarde.
 Beschrijving: Er is een verzuimmelding aangeleverd zonder verzuimpercentage of het verzuimpercentage heeft een niet toegestane of incorrecte waarde.


Inlezen van XLS-sheet

Beschrijving: het aangeboden excel bestand wordt ingelezen.


Kan ziekmelding niet muteren als er een gedeeltelijke hersteldmelding aanwezig is

Beschrijving: Voor een bestaand verzuimtraject in VX dat reeds verloop oftewel gedeeltelijke herstelmeldingen kent, wordt in het aangeleverde bestand de eerste ziekmelding op zo’n manier aangeleverd dat de koppeling dit interpreteert als zijnde dat er een mutatie aan de initiële ziekmelding gedaan moet worden. (Het kan hierbij daadwerkelijk om een mutatie/correctie gaan, het kan ook zijn dat er foutieve melding gedaan wordt.) 

Omdat er echter al verloop is, kan deze mutatie niet uitgevoerd worden. Er kunnen alleen wijzigingen/mutaties aan het laatst bekend trajectverloop gedaan worden. 

 

Klaar met de verwerking

Beschrijving: de converter/importer-cyclus is voltooid


Laatste ziektedag ligt voor eerste ziektedag

Beschrijving: In het aangeleverde bestand is voor deze werknemer een traject aangeleverd waarbij de datum van de laatste ziektedag vóór de eerste ziektedag valt. 


LopendZwangerschapTraject
Beschrijving: Er staat op dit moment een lopend zwangerschapstraject in Xpert Suite. Er kunnen geen nieuwe verzuimmeldingen verwerkt worden totdat dit zwangerschapstraject afgesloten is.


Meerdere ziekmeldingen op dezelfde datum

Beschrijving: Voor deze werknemer worden meerdere verzuimregels aangeleverd die dezelfde startdatum hebben. 


Meerdere volledig hersteld meldingen bij hetzelfde traject

Beschrijving: Voor deze werknemer worden bij genoemd traject meerdere volledige hersteldmeldingen aangeleverd.


Niet alle verplichte velden zijn correct gevuld

Beschrijving: De verplichte velden bij de import zijn voor deze ziek-/hersteldmelding niet volledig ingevuld. Deze entry is derhalve overgeslagen.


Onbekende reden beeindigen

Beschrijving: Binnen dit type koppeling wordt er gewerkt met reden beëindiging verzuim. De opgegeven reden is niet bekend binnen XS of niet gekoppeld aan dit type protocol. Vraag de functioneel beheerder om dit toe te voegen.


Onbekende verzuimclassificatie (<Naam verzuimoorzaak>)

Beschrijving: Er wordt voor werknemer een traject aangeleverd met een verzuimoorzaak(code) die niet bekend is. Dat kan zijn dat de verzuimoorzaak niet in Xpert Suite gedefinieerd is, maar dat kan ook zijn dat de verzuimoorzaak wel in Xpert Suite voorkomt maar niet aan de werkgever gekoppeld is. 


OngeldigeStartdatum

Beschrijving: Voor dit zwangerschapstraject liggen de eerste verlofdag en de vermoedelijke bevallingsdatum te dicht op elkaar. Tussen eerste verlofdag en vermoedelijke bevallingsdatum dient minimaal 28 en maximaal 42 dagen te zitten. (In geval van een meerling (meestal niet via een koppeling te melden) dient dit minimaal 56 en maximaal 70 dagen te zijn.) Melding kan ook optreden bij ontbreken van vermoedelijke bevallingsdatum, als startdatum verlof in de toekomst ligt of als er door de koppeling een zwangerschapstraject aangeboden wordt voor een periode dat er nog een lopend ziektetraject in Xpert Suite staat.


Samenvoegen van de trajecten is mislukt. Handmatige correctie actie is vereist

Beschrijving: De ziekmelding valt binnen 28 dagen ten opzichte van de vorige hersteldmelding. De interface kon geen samengesteld verzuim maken. De gebruiker moet met de hand zorgdragen dat er samengesteld verzuim ontstaat.


Start conversie aangeleverd bestand

Beschrijving: het aangeleverde bestand wordt geconverteerd naar een uniform bestand dat in de database van Xpert Suite geïmporteerd kan worden.


Startdatum verzuimtraject in VX en datum in bestand komen niet overeen

Beschrijving: Dit is helaas een wat onduidelijke melding. Het kan betekenen dat in Xpert Suite inderdaad de eerste ziektedag verschilt van wat er vanuit het bronsysteem aangeleverd wordt. Het kan voor een gedeeltelijke hersteldmelding betekenen dat de start- of einddatum hiervan in Xpert Suite niet overeenkomt met de datum in het bronsysteem. Het kan echter ook betekenen dat de verzuimoorzaak of het verzuimpercentage tussen Xpert Suite en het bronsysteem verschillen.


Starten met de verwerking

Beschrijving: de geconverteerde aanlevering wordt vergeleken met de informatie in de database van Xpert Suite


Starten met werkgever

Beschrijving: deze regel verschijnt per werkgever voor wie verzuimregels in de aanlevering zaten.


Traject verwijderd

Beschrijving: In Xpert Suite stond een traject dat niet aangeleverd wordt vanuit het bronsysteem. Het traject kende geen dossiervulling waardoor het voor de koppeling toegestaan was om dit traject te verwijderen.


Verschil startdatum verzuimtraject in VX en datum in bestand is meer dan 7 dagen

Beschrijving: In het aangeleverde bestand met verzuimhistorie wordt een verzuimtraject aangeleverd waarvan de startdatum, na vergelijking met de informatie in Xpert Suite, meer dan 7 dagen uit elkaar ligt. De koppeling mag een verschil tot en met 7 dagen interpreteren als een correctie van de eerste verzuimdag zodat de melding kan worden verwerkt. Als dit meer dan 7 dagen uit elkaar ligt, is handmatige correctie vereist.


WerknemerZonderProtocol

Deze melding wordt weergegeven als er geen protocol gestart kan worden bij de werknemer. Als de klant werkt met de module dienstverlening controleer dan of er een dienstverlening staat ingesteld bij de werkgever. Als de klant niet met dienstverlening werkt kun je het zoeken in de protocolinstellingen van de werkgever, afdeling of werknemer.


Wijziging ziekmelding dient apart te worden aangeleverd

Beschrijving: nog geen beschrijving


Wijziging ziekmelding is niet mogelijk als er al een gedeeltelijk hersteld melding is gedaan

Beschrijving: In het aangeleverde bestand wordt een wijziging van - waarschijnlijk - de eerste ziektedag gedaan, maar in Xpert Suite is op het betreffende verzuimtraject reeds een gedeeltelijk hersteldmelding aanwezig. Om de integriteit van de database te bewaken mag de koppeling de eerste verzuimdag niet (meer) corrigeren. Dit dient handmatig in Xpert Suite te gebeuren na controle tegen het HR-systeem.


ZwangerschapAanwezig

Beschrijving: Werknemer heeft een ziekte- en zwangerschapstraject welke mogelijk overlap vertonen. 

Controleer (indien van toepassing) of de einddatums correct ingevuld zijn. 

(Een ziekte- en zwangerschapstraject mogen elkaar niet overlappen.) 


ZiekmeldenOpDatum

Beschrijving: Er is een verzuimmelding aangeleverd met een startdatum in de toekomst. In de XpertSuite-omgeving is (in beheer) echter aangegeven dat ziekmelden in de toekomst niet toegestaan is.


ZiekteTijdensZwangerschap

Er wordt verzuim gemeld terwijl er nog een lopend zwangerschapstraject in Xpert Suite staat. Het zwangerschapstraject dient eerst afgesloten te worden voordat er verzuim gemeld kan worden dat qua datum ná het zwangerschapstraject valt.



GA - Gebruikersautorisaties

Een nieuwe gebruiker is aangemaakt

Beschrijving: Vanuit de koppeling is er een nieuwe gebruiker aangemaakt met de in het verwerkingsverslag vermelde gebruikersnaam. 


Einde conversie aangeleverd bestand

Beschrijving: alle regels in het aangeleverde bestand zijn beoordeeld en de valide regels zijn verwerkt in een bestand dat klaar is om vergeleken te worden met de database van Xpert Suite


Er bestaat al een gebruiker met de opgegeven inlognaam

Beschrijving: De koppeling probeert een gebruiker aan te maken met een inlognaam die reeds bestaat. 


Er is geen gebruikersgroep ingesteld

Beschrijving: In de configuratie/mapping van de velden ontbreekt de correcte gebruikersgroep. Er kunnen enkel gebruikers aangemaakt worden onder een ingestelde gebruikersgroep.


Er zijn meerdere gebruikers bekend met dezelfde gebruiker code

Beschrijving: Het veld/gegeven dat binnen deze koppeling gehanteerd wordt als unieke sleutel voor een gebruiker komt vaker voor. Derhalve kunnen de gebruikers waarbij deze sleutel hetzelfde is niet vanuit de koppeling bijgewerkt worden.


Er zijn niet voldoende gegevens bekend voor het aanmaken van een gebruiker

Beschrijving: Er wordt een gebruiker aangeleverd waarvoor één of meerdere verplichte gegevens ontbreken. (Dat kan zijn naam, voorletters, geslacht, (zakelijk) e-mailadres, personeelsnummers (indien dit unieke sleutel is), etc.)


Er zijn X mutaties gevonden

Beschrijving: Tijdens de vergelijking tussen het aangeleverde bestand met autorisaties en de autorisaties die reeds binnen Xpert Suite bestaan zijn X verschillen gevonden die doorgevoerd gaan worden door de koppeling.


Gebruiker geheractiveerd

Beschrijving: Voor de gebruiker bestond reeds een gebruikersaccount dat gedeactiveerd was. Met de gegevens uit het aangeleverde bestand is de gebruiker opnieuw geactiveerd. 


Gebruiker kan inloggegevens niet ontvangen, omdat er geen e-mailadres is geregistreerd

Beschrijving: Voor de gebruiker die de koppeling probeert aan te maken is er geen (zakelijk) e-mailadres bekend. 


Gebruiker verwijderd

Beschrijving: O.b.v. de gegevens die aangeleverd worden zijn de autorisaties voor deze gebruiker ingetrokken. De gebruiker is gedeactiveerd. 


Gebruikersgroep bestaat niet

Beschrijving: De gebruikersgroep waarvoor de koppeling een gebruiker aan probeert aan te maken komt niet voor in Xpert Suite (beheer).


Geen NetId aangeleverd

Beschrijving: Dit betreft een melding die alleen voorkomt bij een gebruikerskoppeling o.b.v. SSO. NetId is hier de sleutel en wordt voor deze gebuiker niet aangeleverd.


Geen werknemer met personeelsnummer {0} werkzaam bij werkgever

Beschrijving: Dit betreft een gebruikerskoppeling waar de gebruiker gelinkt is aan de werknemertabel in Xpert Suite. (Personeelsnummer is hierbij waarschijnlijk de unieke sleutel.) Er komt geen werknemer in Xpert Suite voor met het personeelsnummer dat voor de gebruiker aangeleverd wordt. 


Ingestelde gebruikersgroep is ongeldig

Beschrijving: In de configuratie/mapping is een gebruikersgroep opgegeven die niet bestaat of niet ingesteld is bij de inrichting van de koppeling.


Inlezen van XLS-sheet

Beschrijving: het aangeboden excel bestand wordt ingelezen.


Klaar met de verwerking

Beschrijving: de converter/importer-cyclus is voltooid


Niet alle verplichte velden zijn correct gevuld

Beschrijving: De verplichte velden bij de import zijn voor deze gebruiker niet volledig ingevuld. Deze entry is derhalve overgeslagen.


Start conversie aangeleverd bestand

Beschrijving: het aangeleverde bestand wordt geconverteerd naar een uniform bestand dat in de database van Xpert Suite geïmporteerd kan worden.


Starten met de verwerking

Beschrijving: de geconverteerde aanlevering wordt vergeleken met de informatie in de database van Xpert Suite


Verwijderde gebruiker werd plaatsvervangen

Beschrijving: de gebruiker waarvan het gebruikersaccount werd ingetrokken werd vervangen door een andere gebruiker.



AbsencePeriod - Afwezigheden


De aangeleverde afwezigheidsperiodes bevatten overlap

Beschrijving: de einddatum van de voorliggende periode is groter dan de startdatum van de opvolgende. Dit zorgt ervoor dat de periode overlappen, dit is niet mogelijk.


Er zijn geen werknemers met dit personeelsnummer

Beschrijving: er is een afwezigheid aangeleverd voor een medewerker met een personeelsnummer dat niet voorkomt in Xpert Suite. Wellicht is deze medewerker uitgevallen bij het inlezen van de medewerkers. 


Minimale startdatum afwezigheidsperiode

Beschrijving: in de configuratie is ingesteld vanaf wanneer er afwezigheden aangeleverd worden. Hier staat deze vanaf datum.     


Actieve signalering bij vastgelopen koppeling

Zodra in XS Connect een importkoppeling vastloopt, zullen de ingestelde ontvangers van het logverslag hiervan een melding per e-mail ontvangen. De boodschap luidt om contact op te nemen met de Xpert Desk om de koppeling te herstarten zodat aangeboden bestanden weer verwerkt worden.