Gedurende het project kunnen wijzigingsverzoeken naar voren komen. Vanuit projectperspectief heeft een wijzigingsverzoek impact op één of meer van de volgende variabelen: scope, kwaliteit, tijd en geld. In veel gevallen heeft een wijzigingsverzoek betrekking op een gewenste wijziging in de scope met mogelijke impact op variabelen: kwaliteit, tijd en geld.
Het is belangrijk om deze verzoeken op gestructureerde wijze af te handelen. Dit om te waarborgen dat voldoende informatie beschikbaar komt om een gefundeerde beslissing te nemen hoe met dit wijzigingsverzoek om te gaan.
Het is belangrijk om een overzicht bij te houden van alle wijzigingsverzoeken. Het is mogelijk dat meerdere wijzigingsverzoeken gelijktijdig onderhanden zijn en zich in verschillende stappen van het proces bevinden.
Identificeren van de wijziging
Binnen het projectteam wordt een wijziging geconstateerd gerelateerd aan één van de projectvariabelen: scope, kwaliteit, tijd en geld. Ter illustratie worden enkele voorbeelden van mogelijke wijzigingsverzoeken in de scope:
- de afgesproken scope omvat het inrichten van één protocol voor de verzuimbegeleiding. Tijdens de projectuitvoering wordt vastgesteld dat een extra protocol wenselijk is doordat in bepaalde situaties de verzuimbegeleiding anders verloopt.
- de afgesproken scope omvat een koppeling tussen het HR-systeem en Xpert Suite om verzuiminformatie van medewerkers van het HR-systeem naar Xpert Suite te verzenden. Tijdens de projectuitvoering blijkt dat het wenselijk is om voor leidinggevende automatisch gebruikersaccounts te kunnen aanmaken en onderhouden vanuit het HR-systeem naar Xpert Suite.
Een voorbeeld van een mogelijk wijzigingsverzoek in tijd kan het volgende zijn:
- het is wenselijk de afgesproken implementatiedatum per 01-mm-yyyy met x weken te vervroegen
Beschrijven van het wijzigingsverzoek
Bij elk wijziging is het belangrijk om informatie te verzamelen zodat inzicht wordt verkregen in de volgende aspecten:
- wat is de functionele wens of het probleem dat is geconstateerd dat ten grondslag ligt aan het wijzigingsverzoek?
- wat zijn de gevolgen als het wijzigingsverzoek niet wordt uitgevoerd? Denk dan bijvoorbeeld aan extra (handmatige) handelingen die in het proces uitgevoerd moeten worden, op welke betrokken bij het proces dit invloed heeft, welke processtappen niet uitgevoerd kunnen worden, hoeveel extra tijd het proces hierdoor kost.
- welke oplossingen mogelijk zijn en wat daarvan de impact is op de projectvariabelen: scope, kwaliteit, tijd en geld. Neem hierbij altijd de mogelijke oplossing "niets doen" mee.
- wat de voor- en/of nadelen zijn van de mogelijke oplossingen.
- wat de voorkeursoplossing van het projectteam is en met welke reden.
Zodra het wijzigingsverzoek wordt beschreven is het nodig dat dit verzoek wordt opgenomen in het overzicht van alle wijzigingsverzoeken.
Besluitvorming over het wijzigingsverzoek
Dit betreft een cruciale stap in het Request for Change proces. Als eerste is het hierbij belangrijk waar het mandaat voor besluitvorming ligt. Mag de projectmanager binnen de afgesproken projectkaders zelf een besluit nemen of is het noodzakelijk om een besluit voor te leggen aan de stuurgroep of de opdrachtgever.
Vervolgens wordt op basis van de beschrijving van het wijzigingsverzoek inclusief de mogelijke oplossingen een besluit genomen. Dit besluit wordt schriftelijk vastgelegd en gecommuniceerd aan het projectteam en de stakeholders.
Ook wordt het overzicht van wijzigingsverzoeken aangevuld met het genomen besluit.
Uitvoering van het wijzigingsverzoek
De invulling van deze processtap hangt af van het genomen besluit. Bij het besluit voor de oplossing "niets doen" is geen aanvullende actie nodig. Bij elk ander besluit is het nodig om het projectplan bij te werken zodat impact op de projectvariabelen (scope, kwaliteit, tijd en geld) wordt verwerkt in een nieuwe versie. Aanvullend is het nodig om de uitvoering van de oplossing in gang te zetten. Nadat de oplossing is doorgevoerd, is het Request for Change proces voor dat specifieke wijzigingsverzoek afgerond.