De licentie fee voor het gebruik van de Xpert Suite is op basis van een pay-per-use model met een drempeltarief. Wanneer het gebruik van de Xpert Suite (Pmaximaal*Q) onder het drempeltarief komt zal het drempeltarief het minimum factuurbedrag zijn.
Otherside at Work hanteert onderstaande mogelijkheden voor het berekenen van de licentie fee. Voor een aantal modules geldt een afwijkende prijsstelling, zoals XS Summarize It, XS Meet en XS Datastreams.
Binnen de rapportages in Xpert Suite is een rapportage map beschikbaar ‘Factuurspecificaties Otherside’ met daarin het rapport ‘OSAW_Factuurspecificatie’. Hiermee zijn de details van de tellingen op te vragen.
Aantal actieve cases
De verrekening van XS gebeurt op basis van het aantal cases. Hiervoor geldt dat een case is: een medewerker en/of werkgever met minimaal 1 gestart of nog lopend traject/workflow in de periode. Maandelijks wordt het aantal cases vastgesteld gedurende de periode. Dit is de grondslag voor de maandfactuur.
Aanvullende bepalingen waarvoor geldt dat bij de bepaling van het tarief rekening mee is gehouden:
- Het aantal medewerkers en/of werkgevers waarbij in de kalendermaand minimaal 1 traject/workflow gestart, lopend of beëindigd is, is het aantal cases.
- Bij de telling wordt geen onderscheid gemaakt tussen fictieve en niet-fictieve medewerkers en/of werkgevers, danwel het soort dienstverband en/of de ingangsdatum van het dienstverband (een dienstverband welke ingaat in de toekomst telt dus al direct als actief dienstverband);
- Medewerkers en/of andersoortige dossierobjecten (zoals werkgevers, afdelingen of opdrachtgevers) waarbij meerdere trajecten gelijktijdig lopen worden als één case geteld.
Voorbeeld:
Op 5 maart 2025 start een traject met startdatum 1 januari 2025. Op dat moment is het traject lopend in de maand maart 2025 en zal deze tellen als actieve case.
Als op 5 maart 2025 hetzelfde traject direct weer gesloten wordt met einddatum 15 januari 2025, dan blijft het een actieve case in maart 2025.
Voorbeeld 2:
Op 5 maart 2025 wordt de einddatum 15 januari van traject gestart per 1 januari 2025 verwijderd. Op dat moment is het traject lopend in de maand maart 2025 en zal deze tellen als actieve case.
Als op 5 maart 2025 hetzelfde traject direct weer gesloten wordt met einddatum 16 januari 2025, dan blijft het een actieve case in maart 2025.
We kijken dus naar mutatie datum van het verloop van het traject om te bepalen of een traject lopend is geweest in een periode.
Aantal medewerkers met actief dienstverband
De verrekening van XS gebeurt op basis van het aantal medewerkers met een actief dienstverband. Maandelijks worden deze aantallen vastgesteld op de peildatum (laatste dag van de maand). Dit is de grondslag voor de maandfactuur.
Aanvullende bepalingen waarvoor geldt dat bij de bepaling van het tarief rekening mee is gehouden:
- Uitgangspunt is dat alle actieve medewerkers (anoniem) van werkgever(s) worden geregistreerd;
- Bij de telling wordt geen onderscheid gemaakt tussen fictieve en niet-fictieve medewerkers en/of werkgevers, danwel het soort dienstverband en/of de ingangsdatum van het dienstverband (een dienstverband welke ingaat in de toekomst telt dus al direct als actief dienstverband);
- Medewerkers met meerdere dienstverbanden bij één werkgever worden maar één keer geteld.
Aantal ziekmeldingen
De verrekening van XS gebeurt op basis van het aantal opgevoerde ziekmeldingen in de betreffende maand. Maandelijks worden deze aantallen over de periode vastgesteld op de peildatum (laatste dag van de maand). Dit is de grondslag voor de maandfactuur.
Aanvullende bepalingen waarvoor geldt dat bij de bepaling van het tarief rekening mee is gehouden:
- Indien er binnen een verzuimtraject spaken is van samengesteld verzuim dan telt elke samengestelde melding als één ziekmelding.
- Deelherstelmeldingen, transities van Poortwachter naar Ziektewet en/of WIA-WGA of andere vormen van protocol-omzettingen en/of andere trajectsoorten (preventie etc.) worden niet meegeteld.
- Een ziekmelding die met terugwerkende kracht wordt opgevoerd, wordt ook meegeteld in de telling (voorbeeld: opgevoerd op 2 oktober met startdatum 18 mei: telt mee in de maand oktober).
- Ziekmeldingen die via een koppeling of andersoortige gegevensimport worden opgevoerd, worden ook meegeteld in de telling.
Premievolume
De verrekening van XS gebeurt op basis van het gemiddeld premievolume in miljoen euro per jaar. Het premievolume moet jaarlijks door de klant worden doorgegeven en wordt op basis van een voorschot en naverrekening gefactureerd.