INHOUDSOPGAVE

• Kort overzicht
• 1. Algemeen
  • 1.1 Abaia
• 2. Product Life Cycle Management
  • 2.1 Introductie
  • 2.2 End Of Life Projecten
    • 2.2.1 Overzicht van lopende End Of Life Projecten
    • 2.2.2 Nieuwe Xpert Suite thema
• 3. XS Core
  • 3.1 Accounts
    • 3.1.1 Informatie ingelogde gebruiker
  • 3.2 Organizations
    • 3.2.1 Vestigings pagina in werkgeverbeheer
    • 3.2.2 Unieke werknemers in een database
  • 3.3 Secure Messaging
    • 3.3.1 Feature-autorisatie “Nieuwe deelnemer toevoegen”
  • 3.4 Workflows
    • 3.4.1 Ad hoc uitvoeren van triggers
    • 3.4.2 Nieuwe triggervoorwaarde: taak uitgevoerd aanwezig in traject
    • 3.4.3 Taakgebeurtenis wel of niet in verleden laten plaatsvinden
    • 3.4.4 Mail voor openstaande taken is beheerbaar
    • 3.4.5 Vernieuwing taakuitvoeringsscherm vernieuwde dossier
  • 3.5 Records
    • 3.5.1 Aankondiging wijziging inzichtelijkheid vertrouwelijke notities
  • 3.6 Dashboards & Reports
    • 3.6.1 Financiële rapportages anoniem factureren
    • 3.6.2 Rapport Overzicht organisatie- klant- en verzuimteams
    • 3.6.3 CAS-code rapportage uitgebreid met leeftijdscategorie en functiegroep
    • 3.6.4 Exact_ExportAbonnementen uitgebreid met organisatiestructuurfilter
  • 3.7 API's & Webhooks
    • 3.7.1 API’s campagnes
    • 3.7.2 Werknemer aanmaken API
    • 3.7.3 Calenders API
    • 3.7.4 Calenders afspraken webhooks
    • 3.7.5 Assessmentreport webhooks uitbreiding
  • 3.8 Connect XS
    • 3.8.1 Nieuwe indeling scherm import logverslagen
    • 3.8.2 Conflicterende conversiegroepen weer te bewerken
    • 3.8.3 Juridische entiteit bij werkgever imports
    • 3.8.4 Lopende trajecten die niet worden aangeleverd afsluiten per vandaag
    • 3.8.5 SIVI werknemer export bericht alleen versturen bij actief verzuim traject
    • 3.8.6 Status toewijzen aan logregel
    • 3.8.7 Samenvattende weergave voor Logmeldingen
    • 3.8.8 Rooster ‘Eens per maand’ voor importkoppelingen
    • 3.8.9 SIVI 2024
    • 3.8.10 Toevoeging klikbare werknemer bij logregels
    • 3.8.11 Verbeteringen afhandeling logmeldingen 
  • 3.9 VerzuimNL
    • 3.9.1 Verzuimcijfers in lijngrafiek
    • 3.9.2 Reskin Frequent-verzuimers-widget
  • 3.10 Campaigns
    • 3.10.1 Inzicht in de voortgang
• 4. XS Modules
  • 4.1 Calendar
    • 4.1.1 Uitrol nieuwe spreekuurscherm
    • 4.1.2 Plannen en herplannen van afspraken door een werknemer
      • 4.1.2.1 Wijzigingen in spreekuursoortbeheer en werkgeverbeheer
      • 4.1.2.2 Datavelden voor publieke links
      • 4.1.2.3 Nieuwe triggervoorwaardes rondom (her)plannen:
      • 4.1.2.4 (Her)plannen van een afspraak door medewerker
    • 4.1.3 Spreekuur kwalificaties en spreekuur middelen
      • 4.1.3.1 Spreekuur kwalificatie beheer
      • 4.1.3.2 Spreekuur kwalificatie vereist maken voor een spreekuursoort
    • 4.1.4 Spreekuur middelen
      • 4.1.4.1 Spreekuur middelen beheer
      • 4.1.4.2 Spreekuur middel vereist maken voor een spreekuursoort
    • 4.1.5 Spreekuur kwalificatie of middel koppelen aan een spreekuursoort
    • 4.1.6 Voorinvullen datums bij keuringsverklaringen in geval van Algemene Periodieke Keuring (APK)
    • 4.1.7 Reskin beheerscherm oproeplocaties 
    • 4.1.8 Spreekuur kwalificatie koppelen aan een gebruiker
    • 4.1.9 Spreekuur Middel koppelen aan een oproeplocatie
    • 4.1.10 Automatisch plannen en Planningsassistent houden rekening met kwalificaties en middelen
    • 4.1.11 (Her)plannen door werknemer
    • 4.1.12 Nieuw spreekuurscherm: documenten
      • 4.1.12.1 Documenten definitief maken of ter beoordeling aanbieden
    • 4.1.13 Combinatie afspraak: voorbereidingsspreekuur wordt in afspraken overzicht getoond
  • 4.2 Scheduling Assistant
    • 4.2.1 Onderverdeling afspraakmogelijkheden
  • 4.3 Financial Control
    • 4.3.1 Inzage werknemer loongegevens
    • 4.3.2 Inzage werknemer loongegevens op werkgever niveau
    • 4.3.3 Loon periodes van 2025
  • 4.4 Forms
    • 4.4.1 Vragenlijstbeheer naar nieuwe stijl
  • 4.5 Datastreams
    • 4.5.1 Tijden in agenda dimensies
    • 4.5.2 Dim_Employee uitgebreid met emailadressen
  • 4.6 Insurance
    • 4.6.1 Rekenwaarden van 2025 voor automatische bepaling polis deelnemers
  • 4.7 XS Summarize-IT
    • 4.7.1 Naamswijziging autorisaties

Kort overzicht

In deze samenvatting kun je snel alle nieuwe functionaliteit bekijken.

1. Algemeen

Donderdag 23 januari 2025. nemen we weer een release van de Xpert Suite in productie met een aantal bugfixes en functionele wijzigingen. Mocht je nog vragen hebben na het lezen van deze release note, neem dan contact op met de Xpert Desk. Veel leesplezier!

Volgende geplande release: voor fasttrack-klanten woensdag 19 februari (release ‘Achilles’), voor slowtrack-klanten donderdag 27 maart 2025. (release ‘Aspidochelone’). Deze planning is onder voorbehoud. De volledige release planning 2025 is hier te vinden.

Releasenaam	Abaia

2. Product Life Cycle Management

2.1 Introductie

De ontwikkeling van Xpert Suite is gestart in 2003 en sindsdien is het platform continue doorontwikkeld en geïnnoveerd. Door de modulaire opbouw kunnen delen van Xpert Suite worden vernieuwd en verbeterd. In tegenstelling tot andere leveranciers is het hierdoor nooit nodig het gehele platform integraal te herbouwen, wat mogelijke transitie- en migratieproblemen voorkomt.

Dankzij ons actieve Product Lifecycle Management blijft Xpert Suite een state-of-the-art softwareplatform. We realiseren ons dat technologische vooruitgang essentieel is om het meest veilige platform op de markt te blijven en optimaal te kunnen profiteren van nieuwe mogelijkheden.

Om ervoor te zorgen dat de functionaliteit van Xpert Suite blijft voldoen aan uw behoeften, zetten wij in op zowel technische als functionele ontwikkeling. Naast het vernieuwen van de onderliggende code voegen we regelmatig nieuwe opties toe die het gebruik van ons platform optimaliseren. Deze verbeteringen worden via onze reguliere, negen wekelijkse releases beschikbaar gesteld.

In sommige gevallen kan het nodig zijn om (een deel van) de transitie handmatig uit te voeren, bijvoorbeeld bij inrichtingsaspecten, koppelingen of updates van achterliggende technologie. Wij ondersteunen onze klanten hierbij maximaal en verwachten dat de functioneel beheerders tijdig en proactief betrokken zijn bij deze processen.

De fases van een End of Life traject geven aan hoe ver een transitie gevorderd is en wat de gevraagde actie is:

Bij Otherside at Work streven we naar een soepele overgang voor elke transitie. Wij begrijpen dat een heldere planning, ruim voldoende tijd voor de overgangsperiode en duidelijke instructies van groot belang zijn. Daarom zullen wij er alles aan doen om deze elementen te waarborgen en ervoor te zorgen dat het overgangsproces zo vlot mogelijk verloopt.

Door middel van een fasering en goed gedefinieerde einddatums geven we duidelijkheid over de overgangsfases. We begrijpen dat tijd een cruciale factor is bij verandering, en daarom zorgen we ervoor dat er voldoende tijd beschikbaar is voor een gestructureerde transitie.

Onze instructies zullen helder en begrijpelijk zijn, zodat de functioneel beheerders goed voorbereid zijn op de veranderingen. Samen zetten we ons in om Xpert Suite niet alleen een state-of-the-art platform te maken, maar ook te behouden.

2.2 End Of Life Projecten

2.2.1 Overzicht van lopende End Of Life Projecten

Kijk voor een overzicht van lopende projecten hier op het XSC. 

Zoals we het afgelopen jaar hebben aangekondigd wordt er vanaf deze release het nieuw thema live gezet. Op de acceptatie omgevingen staat deze vanaf 20/09 live en na verzameling van feedback is deze nu geschikt om te releasen.

Waarom deze wijziging?

Het nieuwe thema moet ervoor zorgen dat:

• De Xpert Suite rustiger oogt.
• Informatie duidelijker wordt weergegeven.
• Er een betere basis is zodat we toekomstige software consistenter weergeven.
• De basis van de applicatie wordt veel neutraler zodat we een betere kleur en contrast balans kunnen toepassen.
• Er zal minder verschil zitten en eigen huisstijlen en de applicatie standaard, waardoor er een uniforme look & feel ontstaat en instructieve filmpje en documentatie vanuit Otherside Software herkenbaar zijn.

Wat wordt er gewijzigd?

Zie filmpje voor impact: https://youtu.be/_ZAi5HXV88w

Van:

Naar:

Beheer van:

Beheer naar:

Toekomst

In de toekomst gaan we met deze basis meerdere design verbeteringen doorvoeren.

3. XS Core

3.1 Accounts

3.1.1 Informatie ingelogde gebruiker

Binnen de bovenbalk van de Xpert Suite komt informatie terug van de ingelogd gebruiker.

Waarom deze wijziging?

Hierdoor is het duidelijker met welke account er is ingelogd. Dit is handig voor gebruikers die meerdere accounts hebben, of als er meerdere gebruikers op één pc werken.

Wat wordt er gewijzigd?

In de bovenbalk komen de initialen van de ingelogde gebruiker terug. De huidige vragen, instellingen, en uitloggen knop komen terug in dit menu en worden uit de zij-balk gehaald.

3.2 Organizations

3.2.1 Vestigings pagina in werkgeverbeheer

Om de schermbreedte in het werkgeverbeheer beter te benutten hebben we de gesplitste pagina voor vestigingen vervangen door alleen een overzichtspagina. Dit gaan we in de toekomst ook toepassen op andere tabs in het werkgeverbeheer.

Waarom deze wijziging?

Het kan voorkomen dat een medewerker dubbel aangemaakt wordt, terwijl dat niet de bedoeling was. Dit kan tot gevolg hebben dat op twee plekken een dossier wordt bijgehouden of dat rapportages niet juist zijn.

Wat is er gewijzigd?

Op het moment dat je een medewerker toevoegt of wijzigt, wordt er gecontroleerd of die medewerker al bestaat binnen dezelfde werkgever, op basis van het BSN (Nederland), het RRN en/of het Stamnummer (België) of het SSN (Zweden). Als dat het geval is krijg je een waarschuwing te zien:

Let op: wanneer een gebruiker een medewerker wil toevoegen die al bestaat en de gebruiker heeft geen autorisatie voor die al bestaande medewerker, dan zal deze melding niet naar voren komen. Voor die gebruiker is het alsof de medewerker nog niet bestaat in de Xpert Suite en wordt de melding niet getoond.

3.3 Secure Messaging

3.3.1 Feature-autorisatie “Nieuwe deelnemer toevoegen”

Waarom deze wijziging?

Het komt regelmatig voor dat er per ongeluk externe deelnemers aangemaakt worden terwijl er ook interne deelnemers zijn. Het resultaat is dat een deelnemer dan inlogt om zijn/haar gesprek te zien en er niets staat. Daarnaast kan dit ook voor vervuiling zorgen aangezien er foutief externe deelnemers aangemaakt worden. Daarom is het nu mogelijk om gebruikers geen nieuwe deelnemers te laten aanmaken zodat ze alleen berichten kunnen sturen naar de deelnemers die al bekend zijn.

Wat is er gewijzigd?

Er is een nieuwe feature-autorisatie toegevoegd, “Externe deelnemers selecteren bij dialoog”. Deze is in te stellen binnen het gebruikersbeheer bij de dialogen autorisaties. Deze staat standaard aan bij alle gebruikers. Wanneer een gebruiker deze autorisatie niet heeft, kan deze alleen interne gebruikers selecteren bij dialogen en geen externe gebruikers of externe medewerkers. Daarnaast verdwijnt de optie ‘Alleen berichten’ in de dropdown wanneer de gebruiker op de knop ‘Nieuwe deelnemers toevoegen’ klikt. Hier staan dan alleen de andere opties. Zijn er geen andere opties? Dan verdwijnt de knop ‘Nieuwe deelnemers toevoegen’.

3.4 Workflows

3.4.1 Ad hoc uitvoeren van triggers

Waarom deze wijziging?

Soms is het handig om bepaalde acties die de triggers kunnen uitvoeren, als bulk actie uit te kunnen voeren over een grote groep. In dit geval zochten we een manier om voor alle werkgevers in een werkgevergroep een traject te starten bij het dossierobject van de werkgever. Verdere uitbreidingen van dit soort gebeurtenissen worden in de toekomst voortgezet.

Wat is er gewijzigd?

Er is een nieuwe gebeurtenis toegevoegd binnen triggerbeheer: ‘Werkgevers Direct Uitvoeren (batch)’. Bij triggers van dit type gebeurtenis is een extra knop toegevoegd: ‘Opslaan & uitvoeren’.

Hiermee kan een trigger worden ingericht binnen de context van werkgevers. Door op de knop ‘Opslaan & uitvoeren’ te klikken, wordt de trigger direct afgeroepen. Voor deze functionaliteit is ook de triggervoorwaarde ‘Werkgever zit in Werkgevergroep X’ geschikt gemaakt voor batchgebeurtenissen.

Waarom deze wijziging?

We hadden al triggervoorwaardes die controleren of een taak aanwezig of lopend aanwezig is in een traject, maar nog geen triggervoorwaarde die controleert of de taak uitgevoerd aanwezig is een traject.

Wat is er gewijzigd?

Deze voorwaarde hebben we nu toegevoegd: Taak X uitgevoerd aanwezig in traject.

Waarom deze wijziging?

Deze wijziging kan het beste uitgelegd worden aan de hand van een voorbeeld. Stel je hebt de volgende inrichting:

• Een taak (op dag 0 in het traject): verstuur vragenlijst
• Een taakgebeurtenis (14 dagen na de startdag van bovenstaande taak): verstuur herinnering

Wanneer je het traject 14 of meer dagen in het verleden zou starten, dan krijg je de situatie dat zowel de vragenlijst als de herinnering meteen bij het starten van het traject worden verstuurd. De startdag van de taak ligt immers in het verleden en de taakgebeurtenis kijkt naar de startdag van de taak. Dan ontvangt iemand dus zowel de vragenlijst als de herinnering daarvoor op hetzelfde moment.

Wat is er gewijzigd?

Om bovenstaande situatie te voorkomen hebben we een optie toegevoegd om taakgebeurtenissen te laten vervallen en dus niet in het verleden te laten plaatsvinden. Dit is instelbaar per taakgebeurtenis via Beheer > Taakbibliotheken > Taak > Panel ‘Gebeurtenissen en escalatie’.

Door deze optie uit te vinken kun je voorkomen dat een gebeurtenis plaatsvindt wanneer de startdag van de taakgebeurtenis in het verleden ligt. Dit kan voor komen wanneer een traject in het verleden wordt gestart of als een taak door middel van een trigger in het traject komt met een startdag in het verleden.

Standaard vinden de taakgebeurtenissen wél plaats in het verleden, dus bij alle bestaande en nieuwe taakgebeurtenissen is deze optie aangevinkt. Wanneer je niet wil dat de taakgebeurtenis in het verleden plaatsvindt, dan vink je dit uit.

Waarom deze wijziging?

Binnen (nu nog klassiek) gebruikersbeheer kun je bij een gebruiker aanvinken ‘Gebruiker e-mailen bij urgente taken’ en daarbij geef je dan aan hoe vaak dit moet gebeuren (dagelijks/wekelijks/ maandelijks/alleen op werkdagen). Hierbij hoorde een e-mailsjabloon in het nieuwe beheer (TaskAlertService), maar dit sjabloon was niet te beheren.

Wat is er gewijzigd?

We hebben het sjabloon verwijderd uit e-mailsjablonen en toegevoegd als berichtsjabloon. (Beheer > Dienstverlening > Berichtsjablonen). Hierdoor is de e-mail die de gebruikers ontvangen over de openstaande urgente taken aan te passen. Het berichtsjabloon is te vinden onder het nieuwe mapje ‘Openstaande taken’.

Waarom deze wijziging?

De eerste versie van het scherm om taken uit te voeren in het vernieuwde dossier was inmiddels al weer een tijdje verouderd. Het scherm maakte nog geen gebruik van de geoptimaliseerde componenten die we voor het vernieuwde spreekuurscherm hebben ontwikkeld. Hierdoor was de pagina minder makkelijk in gebruik. Deze pagina wordt door de meeste klanten nog niet gebruikt aangezien het onderdeel is van het vernieuwde dossier, maar voor de enkele klanten die daar wel al gebruik van maken hebben we de taakuitvoering en spreekuur uitvoering nu dichter bij elkaar gebracht.

Wat is er gewijzigd?

De visuele indeling van de pagina is nu duidelijker gemaakt met compactere weergave. Ook is de lijst met acties die uitgevoerd moeten of kunnen worden duidelijker:

3.5 Records

3.5.1 Aankondiging wijziging inzichtelijkheid vertrouwelijke notities

Waarom deze wijziging

Op een contactmoment kun je een vertrouwelijke notitie vastleggen. We constateerden dat gebruikers die de autorisatie hebben voor ‘Vertrouwelijke notities (contactmomenten)’, deze notities alleen kunnen inzien als ze op het overzichtsdocument ‘Contactmomenten overzicht’ staan (Beheer > Applicatieinstellingen > Overzichtsdocumenten). 

Gebruikers die naast deze autorisatie ook nog medische rechten hebben, die kunnen de vertrouwelijke notitie wel op andere overzichtskaarten zien, maar gebruikers zonder medische rechten niet. Dat is niet consistent, dus willen we dit rechttrekken. 

Wat gaat er wijzigen?

• Controleer of de juiste gebruikers de autorisatie voor vertrouwelijke notities hebben.
  (Klassiek beheer > Gebruiker > Pagina 2 > Vertrouwelijke notitie (contactmomenten). 
• Controleer op de verschillende overzichtskaarten of het terecht is dat de vertrouwelijke notitie als bron is aangevinkt. (Beheer > Applicatieinstellingen > Overzichtsdocumenten)
• Controleer wie voor de overzichtsdocumenten geautoriseerd zijn waarop de vertrouwelijke notitie als bron is aangevinkt. (Klassiek beheer > Gebruiker > Pagina 2 > 11. Medische Protocol Module > Medische Documenten of vanuit het overzichtsdocument zelf: Klassiek Beheer > 11. Medische Protocol Module > Medische documenten > Autorisaties instellen (rechtermuisklik)). 

3.6 Dashboards & Reports

3.6.1 Financiële rapportages anoniem factureren

Waarom deze wijziging

In financiële rapportages werd niet in alle gevallen rekening gehouden met het vinkje ‘Anoniem factureren’ binnen de inrichting van de prijscategorieën.

Wat is er gewijzigd?

In factuurexport rapporten wordt in de kolommen werknemer en dossiernummer geen data getoond, indien de betreffende verrichting is ingericht als ‘Anoniem factureren’.

Waarom deze wijziging?

Bij de inrichting van casemanagementteams is het sinds enige tijd mogelijk om op een knooppunt binnen de organisatiestructuur meerdere gebruikers toe te wijzen voor een bepaalde verzuimteamrol. Dit was nog niet verwerkt in het rapport ‘Overzicht organisatie- klant- en verzuimteams’. Dit rapport geeft een overzicht van de organisatiestructuur met de bijbehorende verzuimteams en het aantal (in)directe medewerkers per organisatie-eenheid.

Wat is er gewijzigd?

Het rapport toont nu alle leden binnen een verzuimteamrol op een knooppunt (onder elkaar in een cel), indien er meerdere zijn ingericht.

Waarom deze wijziging

Om doelgerichter te kunnen sturen op verzuim, is het wenselijk om de diagnoses en oorzaken van verzuim te kunnen splitsen op leeftijdscategorie en functiegroep. Daarnaast gaven bedrijfsartsen aan dat de cijfers niet altijd duidelijk te interpreteren waren.

Wat is er gewijzigd

Daarom is het rapport op verschillende manieren verduidelijkt. Onder andere door bij het openen van het rapport gelijk resultaten te tonen, op het rapport een toelichting toe te voegen die vanuit het hoofdscherm te openen is, en de volledige beschrijving van de CAS-code standaard te tonen (en niet alleen de code zelf).

Daarnaast zijn er vier tabellen toegevoegd rondom leeftijdsgroep en functiegroep. Het is nu inzichtelijk of bepaalde ziektes of klachten vaker voorkomen bij een specifieke leeftijdscategorie of functiegroep. Indien er geen CAS- of CVO-code bij een verzuimtraject geregistreerd is, wordt het aantal 'niet ingevuld' getoond.

Daarnaast wordt er getoond of er bij een bepaalde leeftijdscategorie of functiegroep veel werk gerelateerde oorzaken van verzuim zijn.

Dit rapport kan alleen worden geopend door een gebruiker met medische rechten. Daarnaast worden alleen de trajecten getoond van medewerkers waar de ingelogde gebruiker voor geautoriseerd is. Dit rapport staat standaard aan in de Statistiekenmap ‘Medische rapportages’.

Waarom deze wijziging?

Het rapport Exact_ExportAbonnementen had slechts twee van de standaard organisatiestructuur filters.

Wat is er gewijzigd?

Het rapport is uitgebreid met het filter 'Te tonen niveaus'. Hiermee kan de organisatie onderdeel selectie binnen het rapport gemakkelijker gemaakt worden. Het rapport sluit nu beter aan bij de generieke werking van de standaard rapportages.

3.7 API's & Webhooks

3.7.1 API’s campagnes

Waarom deze wijziging

Om ervoor te zorgen dat externe partijen ook campagnes kunnen aanroepen en aanmaken, zijn er een aantal nieuwe API calls mogelijk gemaakt binnen dit domein.

Wat is er gewijzigd?

Er kunnen voor campagne types, campagnes, en opdrachten gegevens opgehaald worden. Daarnaast is het mogelijk om campagnes en opdrachten toe te voegen.

Een overzicht van alle API’s die momenteel beschikbaar zijn vind je via https://api01.xpertsuite.app.

De werknemer API had maar beperkte functionaliteit, deze wordt nu uitgebreid met het aanmaken van Werknemers, het los kunnen bewerken van het personeelsnummer en externe werknemer ID, en het updaten van contact informatie van de werknemer (e-mail en telefoonnummers).

Het was al reeds mogelijk om afspraken op te halen via de aanroep van een API, alleen kon je de afspraken van een gehele dag ophalen. Er is nu een uitbreiding gedaan dat er specifiek gegevens op basis van het afspraak id opgehaald kunnen worden. Daarnaast worden bij alle Event API’s ook het oproepverzoek id meegestuurd.

Daarnaast zijn er twee nieuwe API’s toegevoegd. Een om afspraakmogelijkheden op te halen, en een om afspraakmogelijkheden in te plannen. Deze API’s volgen hetzelfde gedrag als de planning assistent.

Ophalen van de afspraakmogelijkheden:

Inplannen op basis van de afspraakmogelijkheden:

Binnen koppelvlakken zijn er mogelijkheden om webhooks in te richten die een signaal naar een eindpoint sturen. Vanaf nu is het mogelijk om bij het aanmaken of muteren van een agenda afspraak via de webhook een signaal te sturen. In het geval van een create en update worden uitgebreide afspraakgegevens gestuurd. In het geval van de andere statussen, wordt alleen het afspraak id meegestuurd.

De assessment report webhook is uitgebreid zodat deze meer informatie mee stuurt wanneer er een keuringsverklaring is toegevoegd. Deze verstuurd nu dezelfde gegevens als hetgeen wat er middels de API opgehaald kan worden. In dit geval kan er naast de bestaande gegevens de code van het keuringsverklaringstype en het spreekuursoort id. 

3.8 Connect XS

3.8.1 Nieuwe indeling scherm import logverslagen

Waarom deze wijziging?

Het detailscherm van een import logverslag geeft veel informatie weer. Al deze informatie nam echter ook veel ruimte op het scherm in. Hierdoor lag de focus niet op het inzien en beoordelen van de logmeldingen.

Wat is er gewijzigd?

Het filter panel is weggehaald; de filters waren niet van toepassing op het detailscherm en hoefden daarom ook niet getoond te worden op dit scherm. Van twee panels zijn we terug gegaan naar één panel. De uit te voeren acties vanuit het bovenste panel zijn verplaatst naar de tabstrip erboven. Door de ruimtebesparing van deze wijzigingen zullen weer standaard 50 regels getoond worden in plaats van 25.

Waarom deze wijziging?

Met de introductie van het onderscheid tussen import-, export- en bi directionele conversies bij conversiegroepen was het niet meer mogelijk om meerdere van dezelfde waarden in te stellen bij import- en bi directionele conversies. Er stonden op sommige databases toch nog dubbele waarden ingesteld. In deze gevallen was het via de applicatie niet meer mogelijk om deze waarden te ontdubbelen.

Wat is er gewijzigd?

Er is een waarschuwing in het scherm zichtbaar wanneer er dubbele waarden staan ingesteld. Het is mogelijk om de dubbele waarden te wijzigen naar unieke waarden. De waarschuwing zal dan weer verdwijnen.

Waarom deze wijziging?

In Xpert Suite is het sinds kort mogelijk om bij een werkgever de juridische entiteit vast te leggen. Nu is het ook mogelijk om deze mee te geven bij enkele import configuraties.

Wat is er gewijzigd?

Bij zeven import configuraties is de optie ‘Juridische eenheid KVK’ toegevoegd. Hierbij is het mogelijk om bij een nieuwe aan te maken werkgever de juridische eenheid te koppelen op basis van het meegegeven KVK-nummer. Bestaande werkgevers worden niet via de import bijgewerkt.

Waarom deze wijziging?

Een andere software leverancier heeft alleen de mogelijkheid om het lopende verzuim te exporteren richting Xpert Suite. De standaard optie in Xpert Suite is echter dat lopend verzuim wordt verwijderd indien niet aangeleverd. Het verwijderen van dit verzuim is niet gewenst.

Wat is er gewijzigd?

Er is een nieuwe optie bijgekomen om aan te geven hoe er met dit niet aangeleverde verzuim moet worden omgegaan. De optie is om het niet aangeleverde verzuim af te sluiten per vandaag. Hierdoor blijft het traject bestaan én wordt het afgesloten.

Waarom deze wijziging?

Het SIVI werknemer export bericht wordt verstuurd zodra er een wijziging bij een werknemer wordt doorgevoerd. Dit geldt voor alle werknemers in scope van het koppelingenaccount. Niet alle ontvangers van dit bericht willen de gegevens ontvangen van niet zieke werknemers.

Wat is er gewijzigd?

Er is een optie bijgekomen om dit type bericht alleen te versturen indien de werknemer een lopend verzuim traject heeft. Voordat het bericht daadwerkelijk verstuurd wordt, wordt er eerst nog gecontroleerd of de werknemer nog wel verzuimend is.

Waarom deze wijziging

Het beheren van logmeldingen is vereenvoudigd door de mogelijkheid toe te voegen om de status Afgehandeld aan logregels toe te kennen. Dit maakt het voor gebruikers direct duidelijk welke logregels nog beoordeeld moeten worden en welke al zijn afgehandeld.

Wat is er gewijzigd

• Er is een nieuwe kolom Afgehandeld toegevoegd aan het logverslag. Deze kolom is standaard leeg en toont een groen vinkje zodra de status op Afgehandeld wordt gezet.
• Afgehandelde logregels kunnen eenvoudig verborgen worden door de filter Verberg afgehandeld bovenaan het logverslag in te schakelen.

Waarom deze wijziging

Het beoordelen van grote hoeveelheden logmeldingen kan tijdrovend en onoverzichtelijk zijn. Met de nieuwe samenvattende weergave wordt het mogelijk om snel inzicht te krijgen in de verschillende logregels en het aantal reeds afgehandelde meldingen.

Wat is er gewijzigd

Het logverslagscherm heeft een nieuwe knop ‘Samenvatting’, waarmee een overlay opent die een gegroepeerd overzicht toont van logmeldingen per importstap. De samenvattingsweergave toont altijd het werkelijke totaal aantal regels en herlaadt automatisch bij wijzigingen, zoals het markeren van regels als afgehandeld.

Binnen Connect XS is een uitbreiding gedaan aan het rooster bij importkoppelingen. Dit rooster geeft voor een koppeling aan hoe vaak en wanneer deze gegevens opgehaald mogen worden. Voorheen was het al mogelijk om te kiezen voor iedere dag of voor specifieke weekdagen met een tijdstip. Hier is de optie ‘Eens per maand’ aan toegevoegd.

Waarom deze wijziging?

Vanaf deze release is het mogelijk om eens per maand op een gespecificeerde dag van de maand de gegevens op te halen. In bepaalde situaties, zoals bijvoorbeeld bij importkoppelingen voor loongegevens, komen gegevens 1x per maand beschikbaar. Deze loongegevens staan dan iedere maand op dezelfde dag van de maand klaar. Met deze aanpassing is het mogelijk om de gegevens op deze ingestelde dag eens per maand op te halen. Dit scheelt enerzijds in het beheer van de koppeling omdat er niet de rest van de maand logverslagen worden gegenereerd en anderzijds scheelt het bandbreedte en servertijd.

Wat is er veranderd voor beheerders?

In Connect XS is het beheerscherm voor importkoppelingen uitgebreid in het onderdeel rooster. Bij toevoegen van een rooster is een type ‘Eens per maand’ toegevoegd. In het roosteroverzicht is zichtbaar op welke dag van de maand de gegevens opgehaald worden.

Bij het instellen van een rooster van het type ‘Eens per maand’ kan vervolgens gekozen worden op welke dag van de maand. Er kan gekozen worden uit dag 1 t/m 28 en uit de laatste dag van de maand. De dagen 29 t/m 31 zijn niet beschikbaar als keuze omdat deze niet iedere maand voorkomen. Als de gegevens op deze dagen beschikbaar komen kan de optie ‘laatste dag’ gekozen worden, zodat de gegevens iedere maand op de laatste dag van die maand opgehaald worden.

Waarom deze wijziging?

SIVI 2024 is geïntroduceerd om de data-uitwisseling rond verzuim en verzekeringen te optimaliseren. De wijzigingen zorgen voor een eenduidiger vastlegging van onder andere contactpersonen en dienstverbandfases, aansluiting op recente wet- en regelgeving, en het bieden van meer flexibiliteit bij het registreren van (arbeids)conflicten.

Wat is er gewijzigd?

• Straat- en postbusadressen van de werkgever zijn vervallen.
• Voorletters en geslacht (M/O/V) van de contactpersoon zijn verplicht geworden, zowel bij werkgever als bij verzuimmeldingen.
• ID van de contactpersoon bij werkgever, dienstverbanden en verzuim, zijn als optionele velden toegevoegd.
• Arbeidsconflict (J/N) binnen het dienstverband is toegevoegd.
• De fase-indeling uit SIVI2017 (Fase 1-2, 3, 4, etc.) is opnieuw opgenomen voor uitzend- en ketenregimes.

Waarom deze wijziging?

Een logmelding is vaak technisch van aard, maar gaat meestal wel over een persoon. Door te kunnen navigeren naar het werknemer dossier wordt het voor gebruikers eenvoudiger om snel de details van een werknemer erbij te zoeken.

Wat is er gewijzigd?

Er is bij het importlogverslag een klikbaar icoontje toegevoegd.

Het icoontje opent een nieuw tabblad met de persoonsgegevens in beheer.

Waarom deze wijziging?

Deze wijzigingen zijn doorgevoerd om de gebruiksvriendelijkheid te verhogen en de taakafhandeling overzichtelijker te maken.

Wat is er gewijzigd?

• De MultiSelect staat nu standaard uit. De knop ‘Taakselectie’, met label “Multiselect” activeert nu de selectievakjes.
• Afgehandelde logregels worden nu standaard verborgen door de toggle.
• Elk item dat kan worden afgehandeld, toont een grijs vinkje. Na een klik wordt het vinkje groen en staat het item op “afgehandeld”.

3.9 VerzuimNL

3.9.1 Verzuimcijfers in lijngrafiek

Waarom deze wijziging?

Om beter grip te krijgen in het verzuim en hoe zich dat verhoudt t.o.v. het jaar ervoor, is er een lijngrafiek widget gemaakt die ingericht kan worden in het portaal.

Wat is er gewijzigd?

In de widget zijn de verzuimcijfers (in percentages) van de afgelopen twee jaar te zien. Het gaat om alle werknemers waar de gebruikers voor geautoriseerd zijn, dus deze gegevens kunnen per gebruiker afwijken.

De widget is in het portalbeheer in te richten onder de naam ‘MonthlyAbsencePercentagesWidget’.

De huidige frequent-verzuimers widget is aangepast naar de nieuwe stijl. Functioneel zullen nog steeds dezelfde resultaten getoond worden als voorheen. Indien er al gebruik gemaakt wordt van de widget hoeft er niks aangepast te worden.

3.10 Campaigns

3.10.1 Inzicht in de voortgang

Waarom deze wijziging?

Binnen campagnes kunnen opdrachten worden toegevoegd. Deze worden vervolgens door een gebruiker - die hiervoor geautoriseerd is - beoordeeld en vervolgens al dan niet doorgezet. Vanuit het campagne-overzicht is het niet inzichtelijk of er nog te beoordelen opdrachtregels in de campagne zitten. Je zou dan elke campagne open moeten klikken om te zien of er nog opdrachtregels beoordeeld moeten worden. 

Daarnaast was het nog niet in één oogopslag inzichtelijk hoeveel opdrachtregels voltooid zijn. Ook hiervoor zou je de campagne moeten aanklikken.

Om beide situaties beter inzichtelijk te maken, is het volgende gewijzigd aan het campagne-overzicht.

Wat is er gewijzigd?

In het campagne-overzicht zijn twee kolommen toegevoegd.

• De kolom ‘Te beoordelen’ laat zien hoeveel opdrachtregels er zijn die nog beoordeeld moeten worden.
• De kolom ‘Voltooid’ laat zien hoeveel opdrachtregels van het totaal aantal zijn voltooid. Hierachter staat tussen haken het percentage. LET OP: Dit is alleen toegevoegd voor een campagne op basis van een oproepverzoek. Als het gaat om een campagne dat gebaseerd is op een traject, wordt dit (nog) niet berekend. Op dat moment geeft het systeem de status ‘Onbekend’ terug. 

4. XS Modules

4.1 Calendar

4.1.1 Uitrol nieuwe spreekuurscherm

Zoals begin 2024 aangekondigd als end of life project, wordt een nieuw spreekuurscherm uitgerold die meer mogelijkheden bied dan de voorganger. Het grote gedeelte onze klanten en gebruikers zijn al om en maakt hier al gebruik van. De overige gebruikers worden definitief omgezet naar het nieuwe spreekuurscherm. 

Voor meer informatie over het gebruik van het spreekuurscherm kan het artikel op het XSC gehanteerd worden. https://support.othersideatwork.nl/support/solutions/articles/76000061508-spreekurenscherm.

Vanaf deze release wordt de functionaliteit beschikbaar waarmee onze klanten werknemers zelf afspraken kunnen laten inplannen zonder een account nodig te hebben of in te loggen in XS. Hiervoor wordt een publieke link gebruikt die in een emailsjabloon of oproepbrief verwerkt kan worden. Deze functionaliteit bestaat uit 2 onderdelen:

• Herplannen door werknemer
• Plannen door werknemer

De functionaliteit voor herplannen door werknemer, maakt het voor werknemers mogelijk om zelf afspraken te verzetten indien ze verhinderd zijn. Werknemers hoeven dan geen contact op te nemen met de planners, waarmee tijd bespaard kan worden bij onze klanten.

De functionaliteit voor het plannen door werknemer maakt het, voor werknemers die opgeroepen worden, mogelijk om zelf een afspraak in te plannen. Voor werknemers heeft dit het voordeel dat ze zelf een geschikt moment kunnen kiezen voor de afspraak. Hierbij is dan geen tussenkomst van een planner benodigd, tenzij de werknemer niet reageert.

Om in te kunnen stellen voor welke spreekuursoorten en voor welke werkgevers de afspraken (her)plant kunnen worden, zijn er wijzigingen aangebracht aan desbetreffende beheerschermen. Bij beide beheerschermen is een knop ‘Afspraakinstellingen beheren’ toegevoegd. Via deze knop kan naar het beheer genavigeerd worden.

Binnen dit beheer zijn er 2 instellingen te vinden, een voor het plannen op basis van oproepverzoek en een voor het herplannen van afspraken. Via de bewerken knop kan er per gegeven ingesteld worden of (her)plannen mag. De combinatie van het spreekuursoort en werkgever bepaald vervolgens of een medewerker de desbetreffende afspraak zelf mag gaan (her)plannen.

Wanneer de werknemer zelf mag (her)plannen, dan wordt er vanzelf een publieke link gegenereerd. Om deze link te gebruiken in emailsjablonen of oproepbrieven, zijn datavelden gemaakt.

Deze zijn ‘AppointmentRequest Public Url’, voor het plannen van oproepverzoeken, en ‘Public Url that allows employee to reschedule the event (appointment)’, voor het herplannen van een afspraak.

Bij de sjablonen, die in de context van ‘agenda afspraak’ of ‘oproepverzoek’ zijn, kunnen deze datavelden toegevoegd worden zodat in het bericht naar de werknemer deze link getoond kan worden indien deze mag (her)plannen. Daarnaast is er een dataveld ‘Employee is allowed to reschedule the event (appointment)‘ toegevoegd. Deze controleert of een medewerker mag herplannen. Hiermee kan dit veld binnen een if- statement gebruikt worden, zodat dezelfde uitnodiging gebruikt kan worden voor medewerkers die wel of niet een afspraak mogen herplannen.

Om ervoor te zorgen dat uitsluitend berichten verstuurd kunnen worden naar werknemers die daadwerkelijk een afspraak mogen plannen of herplannen zijn de volgende triggervoorwaardes toegevoegd:

• Werknemer mag zelf oproepverzoek inplannen
• Werknemer mag herplannen

Middels deze triggervoorwaardes kan gecontroleerd worden of er bij het spreekuur en bij de werkgever ingesteld is of de werknemer mag (her)plannen, en zal deze triggervoorwaarde afgaan.

Let op! De triggervoorwaarde ‘Werknemer mag zelf oproepverzoek inplannen‘ gaat af wanneer er een oproepverzoek aangemaakt wordt ongeacht de status van dit oproepverzoek. Dus ook bij oproepverzoeken die ter goedkeuring aangeboden worden. Indien van deze functionaliteit gebruik gemaakt wordt, dan moet er nog een triggervoorwaarde gebruikt worden die controleert wat de status van het oproepverzoek is.

Let op! Dit geldt tevens voor de triggervoorwaarde ‘werknemer mag herplannen’ wanneer een afspraak als concept aangemaakt wordt.

Een werknemer komt op een inlogpagina na het klikken op de link uit het verzonden bericht. Na het invullen van MFA ontvangt de werknemer via mail of sms een code die ze kunnen gebruiken om door te gaan. Op het scherm dat volgt krijgt de werknemer de beschikbare afspraakmogelijkheden te zien. Dit werkt hetzelfde als de planning assistent functionaliteit met een paar visuele wijzigingen, zoals het niet tonen van de naam van de specialist en het samenvoegen van een combinatieafspraak. Daarnaast is het scherm geschikt om via mobiel te benaderen.

Met deze release introduceren we twee nieuwe functionaliteiten binnen de Xpert Suite; spreekuur kwalificaties en spreekuur middelen.

Met de nieuwe functionaliteit spreekuur kwalificaties kunnen gebruikers kwalificaties beheren en koppelen aan een spreekuursoort om zo aan te geven welke kwalificatie ten minste nodig is om het spreekuur te mogen uitvoeren als gebruiker.

Om een spreekuurkwalificatie te kunnen gebruiken moet deze eerst aangemaakt worden in beheer. Dit is te doen via Beheer > Dienstverlening > Agenda’s & Spreekuren > Spreekuur kwalificatie beheer. In het scherm dat opent is via de knop ‘Nieuwe kwalificatie toevoegen’ een kwalificatie aan te maken.

Na het aanmaken worden de gegevens van de kwalificatie zichtbaar in het kwalificatie overzicht. Voordat een kwalificatie gebruikt kan worden moet deze eerst geactiveerd worden door te klikken op de kwalificatie en dan te klikken op activeren. De kwalificatie naam kan nog worden bewerkt mocht dat nodig zijn.

Alleen een niet actieve kwalificatie die nog niet gekoppeld is geweest kan verwijderd worden.

Na het aanmaken van een kwalificatie is het mogelijk om deze vereist te maken voor een spreekuursoort. Ga hiervoor naar Beheer > Dienstverlening > Spreekuursoorten. Na het klikken op een spreekuursoort is de knop ‘Planinstellingen beheren’ bovenaan zichtbaar.

Op de tab Kwalificaties is, via de bewerken knop, in te stellen of de kwalificatie vereist is voor het plannen van een afspraak via automatisch plannen & planning assistent.

Met deze nieuwe functionaliteit kunnen gebruikers middelen beheren en koppelen aan een spreekuursoort om zo aan te geven welke middelen benodigd zijn om het spreekuur te kunnen uitvoeren.

Om een spreekuur middel te kunnen gebruiken, moet ook deze eerst aangemaakt worden in beheer. Dit is te doen via Beheer > Dienstverlening > Agenda’s & Spreekuren > Spreekuur middelen beheer. In het scherm dat opent is via de knop ‘Nieuw middel toevoegen,’ een middel aan te maken.

Na het aanmaken worden de gegevens van het middel zichtbaar in het middel overzicht. Voordat een middel gebruikt kan worden moet deze eerst geactiveerd worden door te klikken op het middel en dan te klikken op activeren. De middel naam kan nog worden bewerkt mocht dat nodig zijn.

Alleen een niet actief middel dat nog niet gekoppeld is geweest kan verwijderd worden.

Na het aanmaken van een middel is het ook hier mogelijk om deze vereist te maken voor een spreekuursoort. Ga hiervoor naar hetzelfde scherm via de knop ‘Planinstellingen beheren.’

Op de tab Middelen is, via de bewerken, knop in te stellen of het middel vereist is voor het plannen van een afspraak via automatisch plannen & planning assistent.

In de bovengenoemde schermen voor het vereist maken van een kwalificatie of middel is het ook mogelijk om deze te koppelen aan de spreekuursoort.

Via de onderste bewerken knop opent het scherm waar de gewenste kwalificatie of het middel gekoppeld kan worden.

Via het dropdown menu is een kwalificatie of middel aan te vinken zodat die gekoppeld wordt aan het spreekuursoort. Na het opslaan is op de startpagina te zien welke kwalificatie of welk middel gekoppeld is aan het spreekuursoort.

Waarom deze wijziging?

Voor het accuraat kunnen opvoeren van een keuringsverklaring die dezelfde ingangsdatum moet krijgen als voorgaande verklaringen is het van belang dat de gebruiker zo min mogelijk belast moet worden met het bepalen van deze datum. Vanaf nu worden deze datums vooringevuld.

Wat is er gewijzigd?

Bij registreren van een keuringsverklaring van een APK-type (originele vervaldatum behouden), worden de regels toegepast voor originele vervaldatum behouden.

Bij de APK-variant wordt de ingangsdatum bepaald op basis van de regels:

• Als er geen eerdere verklaring van dit type is:
  • Huidige datum is ingangsdatum
• Als er wel een eerdere verklaring van dit type is:
  • Indien binnen de verlengperiode:
    • Einddatum vorige periode + 1 dag
  • Je bent eerder dan de verlengperiode gestart
    • Huidige datum is ingangsdatum
  • De eerdere verklaring is al verlopen:
    • Huidige datum is ingangsdatum

Bij andere keuringsverklaringen zonder APK-type wordt de ingangsdatum voor ingevuld met de huidige datum. De ingangsdatums zijn wel te wijzigen indien de gebruiker wil afwijken van bovenstaande regels.

Het beheer scherm voor oproeplocaties is omgebouwd naar de nieuwe stijl. Dezelfde instellingen zijn nog steeds te beheren, alleen zijn deze opgesplitst in verschillende panels om een beter overzicht te creëren, zoals locatie- en contactgegevens, en plannings instellingen.

In de release notes van Titanium (8.37) werd aangekondigd dat er een optie komt om een kwalificatie aan een gebruiker toe te wijzen met een periode.

In deze release zal deze functionaliteit beschikbaar worden. Via Beheer > Gebruikers > Gebruikersbeheer > Gebruiker selecteren > Agenda boven in de tabstrip, kun je via de nieuwe link “Open planinstellingen” naar de tab kwalificaties gaan.

Via de knop ‘Nieuwe kwalificatie toevoegen’  is een nieuwe kwalificatie toe te wijzen aan een gebruiker.

In de nieuwe tab die opent is via de dropdown een kwalificatie te kiezen die al eerder in het spreekuur kwalificatie beheer is aangemaakt. Daarbij is het mogelijk om aan te geven in welke periode de kwalificatie toegewezen is aan de gebruiker. Hierbij is de begindatum verplicht.

Een spreekuur kwalificatie is ook weer te verwijderen bij een gebruiker. Deze is dan niet meer gekoppeld aan de betreffende gebruiker. Het is nog wel te zien in het overzichtsscherm. Daar heeft het dan de status ‘Verwijderd.’

Opnieuw toevoegen ‘koppelt’ de verwijderde kwalificatie weer.

In de release notes van Titanium werd er ook aangekondigd dat er een optie komt om een middel bij een oproeplocatie toe te voegen met een periode.

In deze release zal deze functionaliteit beschikbaar worden. Via het nieuwe beheer scherm voor oproeplocatie kun je via het nieuwe blok “Beschikbare middelen” instellen welke middelen in welke periode beschikbaar zijn op een specifieke oproeplocatie als er geklikt wordt op 'Bewerken'.

Via de knop ‘Nieuwe kwalificatie toevoegen’ is een nieuw middel toe te wijzen aan een oproeplocatie.

In de nieuwe tab die opent is via de dropdown een middel te kiezen dat al eerder in het spreekuur middel beheer is aangemaakt. Daarbij is het mogelijk om aan te geven in welke periode het middel aanwezig is op deze locatie. Hierbij is de begindatum verplicht.

Een spreekuur middel is ook weer te verwijderen bij een oproeplocatie en is dan niet meer gekoppeld aan de betreffende oproeplocatie. Het is nog wel te zien in het overzichtsscherm. Daar heeft het dan de status ‘Verwijderd’.

Opnieuw toevoegen ‘koppelt’ het verwijderde middel weer.

Doordat de spreekuurkwalificaties en spreekuurmiddelen aan te maken en te gebruiken zijn, houdt de planning assistent en het automatisch plannen rekening met deze restricties tijdens het plannen van een afspraak.

Voor het plannen of herplannen van een afspraak door een werknemer is nu tijdens het kiezen van een afspraakmogelijkheid, naast het aantal kilometers, ook inzichtelijk wat de plaatsnaam is van de afspraak. Dit is gedaan om medewerkers meer gelegenheid te geven de optie te kiezen die het beste bij hen past.

Binnen het nieuwe spreekuurscherm kunnen concept documenten staan die direct definitief gemaakt mogen worden na het afronden van een spreekuur. Maar er zijn ook documenten die eerst ter beoordeling aangeboden worden zodat een andere gebruiker deze kan beoordelen en na akkoord definitief kan maken.

Vanaf deze release zijn hier een paar wijzigingen in gemaakt zodat het verschil tussen de documenten duidelijk is.

Waarom deze wijziging?

Zoals hierboven al kort uitgelegd was het voorheen niet helemaal duidelijk wanneer een document meteen definitief werd gemaakt of ter beoordeling werd aangeboden na het afronden van het spreekuurverslag. Hierin zijn een paar tekstuele wijzigingen gedaan om dit te verduidelijken.

Wat is er gewijzigd? 

Bij het blok waar de documenten toegevoegd kunnen worden is de kolom ‘Ter beoordeling aanbieden’ toegevoegd en de knop boven de tabel is hernoemd van ‘Alle documenten definitief maken’ naar ‘Alle documenten definitief maken of ter beoordeling aanbieden,’ zodat daar te zien is of een document al wel of niet ter beoordeling is aangeboden als dit op het document is ingesteld.

Onderstaande opties zijn nu beschikbaar bij een document, afhankelijk van de instelling of een document definitief gemaakt mag worden, of ter beoordeling aangeboden moet worden.

Als men klikt op ‘Verslag afronden’, maar nog niet alle documenten in het verslag zijn definitief gemaakt en/of ter beoordeling aangeboden, dan komt onderstaande pop up naar voren met extra informatie dat het even kan duren voordat de definitieve documenten ook als definitief zichtbaar zijn in het trajectendossier.

In het afsprakenoverzicht, in het geval van een combinatie afspraak, was voorheen onder de kolom spreekuur alleen de naam van het hoofdspreekuur te zien en werd hier niet de naam van de voorbereiding getoond. Nu wordt deze naam wel getoond. Hierdoor is het voor de uitvoerder van de voorbereiding inzichtelijk voor welke hoofdafspraak de voorbereiding bedoeld is.

4.2 Scheduling Assistant

4.2.1 Onderverdeling afspraakmogelijkheden

Bij het gebruik van de planning assistent worden bij het plannen van een spreekuur afspraakmogelijkheden getoond. Het kan voorkomen dat er binnen een opgegeven periode een groot aantal afspraakmogelijkheden zijn. Dit is dan een lange lijst met datums en tijden. Om deze resultaten overzichtelijk weer te geven is er nu een onderverdeling gemaakt per dag. Er wordt dan getoond op welke dag, datum, en weeknummer de afspraakmogelijkheid betrekking heeft.

4.3 Financial Control

4.3.1 Inzage werknemer loongegevens

In de XpertSuite is een uitbreiding gedaan voor de inzage van werknemer loongegevens. De bestaande widget voor het inzien van het huidige contractloon en de meest recent geïmporteerde loongegevens (looncomponenten) is verbeterd. Vanuit de widget kunnen overzichtsschermen worden geopend om voor de werknemer geïmporteerde loongegevens gedetailleerd te kunnen inzien.

Waarom deze wijziging?

Voor klanten die gebruik maken van geïmporteerde loongegevens is inzage in de gestructureerde loongegevens van een werknemer belangrijk. Daarnaast zijn de schermen zodanig opgebouwd dat deze ook bruikbaar zijn voor het toelichten aan werknemers hoe het loon is opgebouwd.

Voor de geïmporteerde loongegevens (looncomponenten) zijn in voorgaande releases de onderliggende structuur en beheerschermen aangepast. Met deze aanpassingen is het mogelijk om goed inzichtelijk te maken op welke wijze geïmporteerde loongegevens opgebouwd worden tot een loon en looncomponenten.

Wat is er veranderd voor gebruikers?

De bestaande widget voor inzage in het huidige contractloon en de meest recente loongegevens is verbeterd. Er zijn nieuwe schermen voor inzage in de gestructureerde loongegevens.

Loonwidget

In de widget worden het contractloon uit dienstverband en de gestructureerde loongegevens getoond. Daarnaast kan vanuit de widget het overzicht van loongegevens geopend worden.

• Voor tonen van de widget heeft de gebruiker de autorisatie nodig voor inzage loon werknemer (Klassiek beheer > Gebruikersbeheer > Autorisaties voor de medewerkers > Loon lezen ).
• Het meest recente contractloon van het leidend dienstverband wordt getoond. Voor het inzien van het contractloon heeft de gebruiker de autorisatie nodig voor inzage van loon werknemer.

Als de gebruiker niet is geautoriseerd voor contractloon en loongegevens wordt een melding getoond in de widget dat de gebruiker niet is geautoriseerd voor die gegevens.

Werknemer loongegevens overzicht

Vanuit de widget kunnen gebruikers die geautoriseerd zijn voor het inzien van loongegevens het overzicht openen. In het werknemer loongegevens overzicht kunnen alle loongegevens van de werknemer ingezien worden. Bij het openen van het scherm worden alle loongegevens van alle periodes getoond, van alle loonbegrippen. Als onderliggende gegevens gewijzigd zijn, zal ook bij een bedrag worden vermeld dat dit bedrag opnieuw berekend wordt.

Binnen dit overzicht kan gefilterd worden op een specifiek loonbegrip.

De gebruiker kan er voor kiezen om van een loonbegrip van een specifieke periode meer details in te zien. Bijvoorbeeld voor het inzien en/of toelichten van de opbouw van het loon aan een werknemer. Door te klikken op een regel wordt het detail geopend. In dit overzicht is zichtbaar uit welke looncomponenten het loon van het loonbegrip is opgebouwd. Als onderliggende gegevens gewijzigd zijn, zal ook bij een bedrag worden vermeld dat dit bedrag opnieuw berekend wordt.

Vanuit het loonbegrip detail kan een verdere detaillering van de onderliggende looncomponenten worden ingezien. Een looncomponent wordt opgebouwd uit geïmporteerde looncomponentvarianten. In dit overzicht is zichtbaar welke berekening en middelingsperiodes zijn toegepast om tot het looncomponent te komen.

In de XpertSuite is een uitbreiding gedaan voor de inzage van werknemer loongegevens op werkgever niveau. In eerdere releases waren al meerdere aanpassingen gerealiseerd voor de geïmporteerde loongegevens (looncomponenten):

• Verbeteringen aan onderliggende structuur en beheerschermen
• Werknemer loon widget is aangepast
• Nieuwe schermen voor werknemer loongegevens inzage toegevoegd

Waarom deze wijziging?

Voor klanten die gebruik maken van geïmporteerde loongegevens is inzage in de gestructureerde loongegevens belangrijk. Met de uitbreiding in deze release kunnen per werkgever de recentste werknemer lonen worden ingezien. Daarnaast kan eenvoudig de loongegevens inzage op werknemer niveau (alle periodes en opbouw van loon) worden geopend.

Wat is er veranderd voor gebruikers?

Er is een nieuw werkgever loon overzicht gerealiseerd met bijbehorende actielink. Met de actielink kan het overzicht van loongegevens op werkgever niveau worden geopend.

Actielink

De actielink ( Income_EmployerWagePeriodesTabs ) kan in Portal beheer voor gebruikers ingericht worden. Beheerders kunnen kiezen of ze de actielink op de werkgever stamgegevens widget pagina willen plaatsen of als actie in een actiemenu.

De actielink wordt alleen weergegeven als de gebruiker is geautoriseerd voor inzien van loongegevens. Deze autorisatie hebben gebruikers ook nodig om het werkgever loongegevens overzicht te mogen inzien.

Werkgever loon overzicht

Met de actielink kunnen gebruikers die geautoriseerd zijn voor het inzien van loongegevens het overzicht openen. In het werkgever loongegevens overzicht kunnen loongegevens van de werknemers worden ingezien.

Per werknemer zijn de loongegevens getoond van de recentste periode waarvoor voor een werknemer gegevens beschikbaar zijn. Van deze periode worden alle loonbegrippen getoond die gelden bij de werknemer. Als onderliggende gegevens gewijzigd zijn, zal ook bij een bedrag worden vermeld dat dit bedrag opnieuw berekend wordt.

Voor het inzien van de loongegevens heeft de gebruiker de inkomen autorisatie nodig voor loongegevens inzien (Beheer > Gebruikersbeheer > Inkomen autorisaties > Loongegevens inzien ).

Binnen dit overzicht kan gefilterd worden op een specifiek loonbegrip.

De gebruiker kan er voor kiezen om van een werknemer meer details in te zien. Door te klikken op een regel wordt het detail van een werknemer geopend. Voor een werknemer kunnen vervolgens alle loon periodes worden ingezien. Per loonperiode kunnen per loonbegrip de onderliggende looncomponenten worden ingezien.

Voor klanten die gebruik maken van de module voor Ziektewet verloning en voor klanten die gebruik maken van gestructureerde loongegevens zijn de loon periodes bijgewerkt met de periodes van 2025. Indien klanten reeds loon periodes van 2025 hadden ingericht, dan zijn deze periodes niet aangepast of aangevuld.

4.4 Forms

4.4.1 Vragenlijstbeheer naar nieuwe stijl

We hebben het vragenlijstbeheer aangepast naar de nieuwe stijl, zodat het uiterlijk en de uitstraling van het systeem zoveel mogelijk consistent blijven. Deze aanpassing heeft geen functionele impact.

4.5 Datastreams

4.5.1 Tijden in agenda dimensies

Waarom deze wijziging?

De tijden die getoond werden in de datastreams bestanden Dim_AgendaItems en Dim_AgendaBlock maakten geen onderscheid tussen AM en PM.

Wat is er gewijzigd?

De kolommen 'StartTime' en 'EndTime' in deze bestanden tonen nu de 24-uurs notatie. Dit betekent dat 4 uur ‘s middags als 16:00 wordt getoond.

Waarom deze wijziging?

Om een medewerker te kunnen bereiken per email voor bijvoorbeeld een tevredenheidsonderzoek is een emailadres benodigd.

Wat is er gewijzigd?

Aan het datastreams bestand Dim Employee zijn de kolommen EmailAddressPrivate en EmailAddressWork toegevoegd, welke respectievelijk het Privé en Werk emailadres van de medewerker bevatten.

4.6 Insurance

4.6.1 Rekenwaarden van 2025 voor automatische bepaling polis deelnemers

Voor klanten die gebruik maken van verzekeringen in de XpertSuite en daarbij gebruik maken van automatische uitsluitingen van deelnemers op een polis, zijn de rekenwaarden tot en met 2025 bijgewerkt. Dit betreft de rekenwaarden voor maximum SV-jaarloon en voor minimum jaarloon.

Voor het minimum jaarloon wordt daarnaast vanaf 1-1-2024 een ander brongegeven gebruikt. Vóór 2024 was er een wettelijk minimum maandloon, vanaf 2024 wordt een wettelijk minimum uurloon gehanteerd door de overheid. Het aantal werkuren kan per werkgever verschillend zijn, waarmee 1 geldend minimum maandloon niet te bepalen is. Naast het minimum uurloon wordt er door de overheid een referentie maandloon gepubliceerd voor een aantal sociale zekerheidswetten. Voor de rekenwaarde minimum jaarloon is dit referentie maandloon gebruikt voor het bepalen van de grenswaarde voor de automatische uitsluiting.

Minimum jaarloon vóór 2024:      Minimummaandloon vanuit overheid * 12 * 1,08

Minimum jaarloon vanaf 2024:    Referentie maandloon vanuit overheid * 12 * 1,08

Ter verduidelijking is hiervoor de tekst van de uitsluitregel aangepast naar “Uitsluiten indien loon lager of gelijk aan minimum jaarloon (o.b.v. referentie maandloon en 8% vakantiegeld)”.

4.7 XS Summarize-IT

4.7.1 Naamswijziging autorisaties

Om consistentie van het product te behouden, is de naam van de autorisaties binnen het gebruikersbeheer veranderd van ‘Synopsis’ naar ‘Summarize-It’.