INHOUDSOPGAVE
Wat is Summarize-it?
Met deze XS Module is het mogelijk om op basis van AI tekst samen te vatten. Bij Otherside at Work willen we een significante en meetbare bijdrage leveren aan duurzame inzetbaarheid van medewerkers door middel van een slim en data gedreven en integraal softwareplatform voor de bedrijfsgezondheidszorg. XS Summarize-it bespaart waardevolle tijd van professionals en verbetert de kwaliteit van digitale rapportage en samenwerking met uw cliënten en team. XS Summarize-It kan de volgende twee grote probleemstellingen oplossen:
- Professionals besteden ongeveer 25% van hun tijd aan het samenvatten van hun gesprekken en notities in een systeem.
- De kwaliteit van deze samenvattingen verschillen per persoon per dag. Sommigen zijn hier beter in of besteden er meer tijd aan. Op drukke dagen is er minder tijd voor deze activiteiten, waardoor de kwaliteit afneemt.
Door XS Summarize-IT kunnen professionals zich richten op hun gesprekken met cliënten en de kwaliteit van (de documentatie van) van het gesprek verbeteren.
Let op: Summarize-It is een betaalde aanvullende module voor Xpert Suite.
Meer weten over de functionele ontwikkelingen of het in gebruik willen nemen van deze module?
Neem dan contact op met je Customer Success Manager. Nadat Otherside deze module heeft geactiveerd, kun je zelf onderstaande uitleg gebruiken voor de configuratie van de autorisaties bij de juiste gebruikers. Let op: Deze module wordt per gebruiker afgenomen.
Hoe ziet Summarize-it eruit?
Er zijn 5 autorisaties, deze zijn in het gebruikersbeheer te vinden onder ‘Summarize-It’, namelijk ‘Uitschrijven audio’, 'Samenvatten', 'Audio opnemen' 'telefoongesprek opnemen' en 'Transcriptie overzicht'. Wanneer de samenvatter actief is in de klantomgeving en een gebruiker minimaal een van deze 3 autorisaties heeft, zien ze rechtsboven in de XpertSuite een knop, die de samenvat opties weergeeft. Deze knop is vanuit elk scherm in de applicatie beschikbaar. Daarnaast kunnen er ook actielinks ingericht worden om audio of tekst samen te vatten, deze heten: Synopsis_Summarize, Synopsis_Record en Synopsis_Transcribe.
Bij de optie om een tekst samen te vatten, kan er een tekst opgevoerd worden, bijvoorbeeld de verslaglegging van een spreekuur, die samengevat kan worden. Hierin kan een samenvattingstype geselecteerd worden in welke context de tekst samengevat moet worden.
Er zijn 4 samenvattingstypes:
- Intern (met medische termen): interne samenvatting voor verzuimprofessionals incl. medische termen
- Intern (zonder medische termen): interne samenvatting voor verzuimprofessionals excl. medische termen
- Werkgever: samenvatting voor de werkgever
- Werknemer: samenvatting voor de werknemer
Audiobestand uploaden
Om een audio bestand uit te schrijven kunnen er meerdere soorten audiobestanden geüpload worden, de meest voorkomende zijn mp3 en wav bestanden. In deze pagina kunnen deze bestanden geüpload worden en zal de gesproken tekst uitgeschreven worden. Deze tekst kan vervolgens nog handmatig aangepast worden als daar de behoefte voor is.
Let op: er is geen opslag van deze audiobestanden en zal deze direct verwijderd worden.
Audio opnemen
Om een audio-opname te kunnen maken, dient er eerst toestemming gegeven te worden door iedereen die opgenomen wordt. Nadat iedereen hier toestemming voor gegeven heeft, kan het vinkje aangekruist worden om vervolgens gebruik te mogen maken van de functionaliteit.
Er verschijnt een opnameknop, waarmee de opname gestart kan worden. De browser zou kunnen vragen om goedkeuring te geven om gebruik te mogen maken van de microfoon van de computer. Als de browser dit mag, dan zal de opname starten. Gedurende of aan het einde van het gesprek kan de opname gepauzeerd worden. De gebruiker kan nu: - de opname vervolgen, door op de opnameknop te drukken, - de opname terugluisteren, door op de ‘Play’ knop te drukken, - de opname verwijderen, door op de prullenbak te klikken, - de opname uit laten schrijven.
Telefoongesprek opnemen
De mogelijkheid om direct vanuit XpertSuite telefoongesprekken op te zetten, op te nemen en automatisch te laten transcriberen.
Hoe werkt het?
- Open de functionaliteit 'Telefoongesprek opnemen'.
- Voer je eigen telefoonnummer (Telefoonnummer gebruiker) en het nummer van de te bellen persoon (Telefoonnummer werknemer) in.
- Het systeem belt eerst jou. Zodra je opneemt, kan er verbinding worden gemaakt met de persoon welke je probeert te bellen.
- Zodra er contact is en je toestemming hebt gevraagd, start je de opname met één klik. Je kunt de opname pauzeren en stoppen wanneer je wilt.
- Na afloop van het gesprek wordt de opname automatisch beëindigd en veilig verwerkt tot een transcript. Dit transcript vind je terug op je transcriptie overzichtspagina. Vanuit daar kan men verder met het gesprek samenvatten.
Transcriptie overzicht
In het Transcriptie overzicht staan alle transcripties die vastgelegd zijn in het systeem door de gebruiker zelf of waarvoor de gebruiker autorisatie heeft. Hierin is de datum en tijd zichtbaar waarop de transcriptie gemaakt is, welk soort transcriptie het betreft, en of deze al samengevat is. Door te klikken op een van de regels wordt er genavigeerd naar de samenvatterpagina, waar de transcriptie al voor ingevuld staat en de gebruiker deze vervolgens makkelijk kan samenvatten.
Vanwege security- en privacyredenen zal een transcriptie, nadat deze is samengevat, na maximaal 48 uur uit het systeem worden verwijderd. Een transcriptie die niet is samengevat, wordt na 1 maand verwijderd.
Notitie observatie
Tijdens gesprekken tussen gebruikers en werknemers worden vaak non-verbale signalen of andere contextuele elementen opgemerkt die essentieel zijn voor een compleet dossier. Voorbeelden hiervan zijn observaties als "de werknemer oogt emotioneel" of "klinkt erg boos".
Dergelijke observaties zijn vaak niet geschikt om tijdens het gesprek hardop te benoemen, maar bevatten wel cruciale informatie voor de verslaglegging. Hiervoor bestaat de functionaliteit "Observatie Notitie".
Het betreft een apart notitieveld waarin gebruikers hun observaties met enkele steekwoorden kunnen vastleggen. De inhoud van deze notitie wordt meegenomen als een extra input bij het genereren van de samenvatting. De observatie wordt vervolgens op een natuurlijke en professionele wijze in het uiteindelijke resultaat verwerkt.
Locatie van de functionaliteit:
De mogelijkheid om een observatie notitie toe te voegen is beschikbaar op de volgende plaatsen in de applicatie:
• Tijdens een live opname van een gesprek in de Xpert Suite.
• Tijdens het opnemen van een telefoongesprek in de Xpert Suite.
• Op de pagina voor het genereren van de samenvatting.
Focus samenvatting
De functie 'focus samenvatting' geeft gebruikers meer controle over de inhoud van de gegenereerde samenvatting. Afhankelijk van het doel van het gesprek bijvoorbeeld het vastleggen van re-integratieafspraken of het documenteren van functionele beperkingen wil een gebruiker de nadruk op verschillende aspecten leggen.
Hiervoor bestaat een apart notitieveld (genaamd 'Focus samenvatting). In dit veld kan de gebruiker specifieke instructies of steekwoorden invoeren om de kunstmatige intelligentie te sturen bij het opstellen van het verslag. De kunstmatige intelligentie gebruikt deze input als een leidraad om de belangrijkste informatie te identificeren en prominenter, of gedetailleerder, in de samenvatting te verwerken.
Voorbeelden van instructies:
- "Focus op de gemaakte vervolgafspraken."
- "Leg de nadruk op de door de werknemer genoemde beperkingen."
- "Geef een gedetailleerd overzicht van de besproken oplossingen."
Locatie van de functionaliteit:
Het veld “Focus samenvatting” is te vinden op de pagina waar de samenvatting wordt gegenereerd.
Workflow transcriberen
De volgende twee zaken zijn handig om te weten bij het gebruik van transcriptie:
1. Transcriptie als achtergrondproces: Wanneer een gebruiker nu op "Uitschrijven" klikt, wordt het transcriptieproces als een taak op de achtergrond gestart.
- De gebruiker ontvangt direct een melding dat de aanvraag wordt verwerkt.
- De voltooide transcriptie verschijnt automatisch op de nieuwe, centrale pagina: "Transcriptie overzicht".
- Vanuit dit overzicht kan de gebruiker de gewenste transcriptie selecteren om het samenvattingsproces te starten.
2. Verplichte dossierkoppeling: Voorafgaand aan het starten van de transcriptie, is het verplicht om het betreffende dossier te selecteren. Dit zorgt ervoor dat elke transcriptie direct en correct wordt gekoppeld aan de werknemer.