In het proces van synchronisatie of migratie van gegevens naar nieuwe systemen zijn er cruciale stappen die moeten worden genomen om een soepele overgang te waarborgen. Werkgevers, configuraties en planning spelen allemaal een essentiële rol in dit proces. Hieronder worden deze belangrijke aspecten uitvoerig besproken, samen met de vereisten en controles die moeten worden uitgevoerd om een succesvolle migratie of synchronisatie te verzekeren.  


Werkgevers

Bij het aanmaken van werkgevers zijn er enkele belangrijke aandachtspunten:

  • Controleer of alle gegevens ingevuld zijn, zoals de werkgevercode, werkgevergroep (indien nodig), en of alles gepubliceerd is onder de juiste map (interface en onderliggende mappen of zoals overeengekomen) om een heldere scheiding te waarborgen tussen interface en migratie werkgevers.
  • Controleer of de juiste verzuimclassificaties zijn toegepast op de werkgever. Dit kan via een conversiegroep waarin alle verzuimclassificaties van een interface verwijzen naar generieke verzuimclassificaties, of door de verzuimclassificaties van de interface direct op de werkgever in te stellen.
  • Zorg ervoor dat de werkgevers de juiste dienstverlening en contracten hebben ingesteld. Deze zijn essentieel voor de correcte protocolvariatie en de bijbehorende taken in een wvp-traject.
  • Er moet een duidelijke koppeling zijn tussen de interface en de conversie werkgever(s). Deze koppeling dient genoteerd te zijn in de werkgevernotities, inclusief debiteurnummers, werkgever id (bij verzuimsignaal de bovenste afdeling/werkgever in de structuur) en loonheffingsnummers.


Configuratie

Controleer of de configuratie van een koppeling correct is ingesteld:


Is de koppeling op dezelfde manier ingesteld als op de acceptatieomgeving? Heeft deze gefunctioneerd (bij voorkeur met een historie van 36 maanden)?


Controleer of de juiste instellingen zijn gehanteerd, let hierbij op:

  • Eerste werkdag/laatste verzuimdag; er wordt verwacht dat ongeveer 10% van alle verzuimmeldingen één dag verzuim betreft, controleer of dit klopt.
  • Shared DV-historie; zorg ervoor dat de instellingen voor shared-DV-historie correct zijn. Indien deze niet correct zijn, kunnen er dubbele werknemersrecords ontstaan.


Bevestiging op logverslagen


Voor de migratie/synchronisatie moeten de logverslagen gecontroleerd zijn. 


Uitval die niet meer mag voorkomen:

  • Verplicht veld X is niet ingevuld (aanvullen of filter aanpassen, mogelijk betreft het medewerkers die niet tot de dienstverlening behoren)
  • Werkgevercode is onbekend (Is de werkgever binnen de scope? Zo ja, dan de werkgever aanmaken en/of toevoegen aan de werkgevergroep)
  • import.usedkey.personalnumber.invalid (Betreft het medewerkers buiten dienstverlening of uit dienst?)
  • Onbekende verzuimclassificatie (verzuimclassificaties toevoegen aan de werkgever)
  • Onbekende reden voor beëindiging (herstelreden toevoegen)
  • Geen protocolvariatie ingesteld (een wvp-protocol instellen op de bovenliggende map en dienstverlening en contracten regelen)


Verklaring voor overige uitval, zoals:

  • Leidinggevende contactpersoon niet gevonden (betreft dit externe of werkgevers buiten dienstverlening?)
  • Afdeling kan niet worden verwijderd
  • Ongeldige startdatum
  • Ziekmelden op datum


De betekenis van logverslagmeldingen is hier te vinden.


Het logverslag dient beperkt te blijven tot enkele regels om ook na de migratie/synchronisatie overzichtelijk te blijven.


Planning (bij migratie)

Om te zorgen dat de koppelingen en eventuele bevindingen de migratie niet belemmeren, moeten de koppelingen actief zijn in productie. Wanneer de koppelingen door iemand van Otherside at Work worden aangelegd, moeten deze minimaal één dag voor de start van de migratie voltooid zijn. Dit is om te voorkomen dat er tijdens de migratie nog bevindingen opduiken. Bij het voltooien van een koppeling moeten alle drie de voorgaande stappen correct zijn afgerond: de juiste dienstverlening is geleverd, de werkgever heeft een gevulde werknemer- (en verzuim)historie, bij voorkeur van 36 maanden, om gecombineerd verzuim uit langdurige trajecten uit het bronsysteem te verkrijgen. De configuratie moet gecontroleerd zijn: is alles echt zo ingericht als overeengekomen (werkgevers, formatieverdeling, gedeelde dv-historie, laatste verzuim-/eerste werkdag) en zijn de logverslagen door de klant goedgekeurd.


Als de klant zelf de koppelingen aanlegt, moeten de koppelingen en de controle daarvan plaatsvinden in de week voor de migratie. Dit voorkomt dat bevindingen door beperkte kennis pas op de laatste dag naar voren komen. Als er iets verkeerd is ingesteld of aangepast moet worden, geeft dit een week speling om de klant toch bij de migratie te betrekken.