Wanneer gebruik je koppelsleutel beheer

Koppelsleutelbeheer gebruik je wanneer je een koppeling wilt inrichten voor één of meerdere werkgevers waarvoor al werknemers zijn vastgelegd. Een koppeling maakt gebruik van identificerende sleutels, zoals bijvoorbeeld een combinatie van werkgevercode en personeelsnummer. Met koppelsleutelbeheer kun je de koppelsleutels van bestaande werknemers bijwerken, zodat deze correct aansluiten op het bronsysteem waarmee de koppeling wordt opgezet.


Volledige aanlevering

De logica voor koppelsleutelbeheer gaat uit van een volledige aanlevering van alle werknemers die relevant zijn voor de betreffende dienstverlening. Dit betekent dat geen gedeeltelijke berichten worden ondersteund, zoals bijvoorbeeld een SIVI-verzuimmutatie voor slechts één werknemer. 


Inschakelen koppelsleutel beheer

Koppelsleutel beheer kan worden ingeschakeld voor importkoppelingen die werknemer gegevens verwerken. Op de tabstrip met acties is hiervoor de knop ‘Koppelsleutelbeheer inschakelen’ beschikbaar. 

Uploaden bestand

Om een vergelijking te starten tussen bestaande en aangeleverde werknemers, moet een bestand worden aangeleverd. Afhankelijk van de ingestelde importkoppeling kan dit door het handmatig uploaden van een bestand of via een aanroep van een externe API. Op de tabstrip met acties is hiervoor de knop ‘Handmatig importeren’ of ‘Nu uitvoeren’ beschikbaar. 


Extra tabbladen 'Te controleren' en 'Gecontroleerd'

Na het uploaden van een bestand wordt er run gestart waarbij er een vergelijking wordt gemaakt van alle bestaande en aangeleverde werknemers. Deze worden weergegeven op de tabbladen ‘Te controleren’ en ‘Gecontroleerd’, deze worden toegevoegd tussen ‘Overzicht’ en ‘Instellingen’. Tussen haakjes wordt het aantal te controleren werknemers weergegeven. Het doel is om het aantal bij ‘Te controleren’ terug te brengen naar 0, zodat alle werknemers zijn verplaatst naar ‘Gecontroleerd’. Zodra dit is bereikt, wordt de optie beschikbaar om in één keer de koppelsleutels van alle werknemers bij te werken. 


Te controleren

Iedere vergelijking wordt ingedeeld in een categorie. Wat deze categorieën inhouden is te vinden op het tabblad ‘Instellingen’. 

Bevestigen of afwijzen

Iedere categorie biedt de mogelijkheid om vergelijkingen te bevestigen of af te wijzen. Bij sommige categorieën is dit mogelijk van het overzicht scherm via de knop 'multiselect' bij andere categorieën kan dit alleen op de detail schermen. Door een vergelijking te bevestigen gaat deze door naar het tabblad 'Gecontroleerd', door een vergelijking af te wijzen worden de betreffende werknemers opnieuw ingedeeld in een andere categorie. Hierdoor kunnen de te controleren aantallen weer toenemen in aantal. 

Actie vanuit het overzicht scherm:


Actie vanuit het detail scherm:


Bijwerken koppelsleutels

Zodra het aantal bij ‘Te controleren’ is teruggebracht naar 0 wordt de optie beschikbaar om in één keer de koppelsleutels van alle werknemers bij te werken. Het is ook mogelijk om een al gecontroleerde werknemer terug te zetten door de knop 'Opnieuw controleren' te gebruiken.


Exact direct doorzetten naar gecontroleerd

Op het tabblad 'Instellingen' is het mogelijk om in te stellen dat vergelijkingen in de categorie Exact direct naar het tabblad 'Gecontroleerd' mogen worden doorgezet.


Vergelijkende kolommen wijzigen

Op het tabblad 'Instellingen' is het mogelijk om de vergelijkende kolommen in te zien én te wijzigen. Standaard staan er 8 vergelijkingen aan én tellen deze allemaal even zwaar mee. Het is mogelijk om de wegingsfactor te wijzigen naar 0 of 2. Er is wel een minimum aantal van vijf kolommen dat minimaal moet meetellen voor een vergelijking. 


Let op

Als er een vergelijking is gedaan in koppelsleutel beheer maar deze niet volledig wordt afgerond, dan zal je deze eerst moeten verwijderen om opnieuw te kunnen beginnen met vergelijken.