INHOUDSOPGAVE
- De belangrijkste aandachtspunten bij het gebruik van de datakluis
- Uitrollen van de Datakluis
- Mogelijke scenario’s die jij als arbodienst hanteert
- Gewenste communicatie richting werkgevers (van de arbodienst)
- HR Koppeling ja/nee
Wanneer de datakluis is geactiveerd zorgt deze ervoor dat arbodienst medewerkers enkel inzage hebben in werknemers met zorgvraag.
Dit artikel is specifiek voor arbodiensten die net starten met de Xpert Suite en de Datakluis willen uitrollen. Dit artikel helpt je met het maken van beslissingen rondom de implementatie van de Datakluis en welke communicatie aan werkgevers toe te doen.
De belangrijkste aandachtspunten bij het gebruik van de datakluis, alvast kort samengevat:
- Nadat de datakluis door de functioneel beheerder is geactiveerd, dient een werkgevergebruiker de datakluis nog goed te keuren (accorderen). Pas hierna zitten de werknemers ‘in de datakluis’.
- Activeer een (HR-)koppeling pas nadat een werkgever gebruiker de datakluis heeft goedgekeurd, anders zijn de NAW gegevens van werknemers al zichtbaar doorgekomen via de koppeling.
- Nadat de datakluis is goedgekeurd, zien ook functioneel beheerders geen werknemers, daarom hebben zij ook geen inzicht in logverslagen van koppelingen.
- Dient er bij livegang/migratie van/naar XS veel koppelingen tegelijk aangesloten te worden en is er al data aanwezig in het ‘oude’ systeem? Wacht dan met het aansluiten van de datakluis nadat de synchronisatie van meerdere koppelingen heeft plaatsgevonden, anders vertraagd dit de livegang.
Uitrollen van de Datakluis, waar te starten:
- Bepaal wat de datakluis uitrol strategie gaat worden.
- Alle werkgevers in één keer, of gefaseerd?
- Voor of na livegang Xpert Suite de datakluis uitrollen?
- Communicatie richting werkgever(s)
- Koppeling ja/nee: Zie informatie verderop
- Toegewezen datakluisbeheerder ja/nee
- Activeren van datakluis, zie: Datakluis activeren : othersideatwork
Wat zijn de mogelijke scenario’s die jij als arbodienst hanteert:
1. Datakluis wel aan, dan moeten werkgevers altijd dossiers die nieuw zijn delen. Behalve bij een koppeling met verzuim, dan wordt het verzuimdossier direct gedeeld.
2. Datakluis niet aan. Werkgever werkt enkel met negatieve registratie, dus voert enkel medewerkers met zorgvraag op, gevolg: Geen statistiek: geen verzuimrapportages over de totale werknemerpopulatie.
3. Datakluis niet aan. Werkgever geeft arbodienst toestemming op andere wijze om positieve registratie en inzage te mogen voeren.
4. Datakluis niet aan. Werkgever werkt met positieve registratie, arbodienst ziet alles, niet AVG proof.
Wanneer men met de hand de melding in XS doorvoert, dus zonder verzuimkoppeling, dan dient de werkgever altijd eerst het dossier te delen, hier zal de werkgevergebruiker actief op gewezen worden bij het doen van een verzuimmelding. De werkgevergebruiker moet dan wel eerst als werkgevergebruiker gemachtigd zijn om NAW gegevens te mogen delen, de datakluisbeheerder vd werkgever zal dan eerder de datakluis autorisaties hiervoor met die gebruiker gedeeld moeten hebben.
Advies uitrol datakluis voor dienstverleners, die voorheen noncompliant werken:
Wanneer men in de huidige situatie (lees: voor livegang Xpert Suite) wél toegang heeft tot werknemers zonder zorgvraag, dan adviseren wij om na livegang Xpert Suite gefaseerd de datakluis uit te rollen i.p.v. in bulk gelijk bij livegang. Werkgevers zijn namelijk nog gewend dat de arbodienst gebruikers altijd al hun werknemer kunnen zien. Daarnaast dient de werkgever na uitrol datakluis ook een aantal zaken te onderhouden, zoals de datakluis toegang voor eigen collega’s. Tenslotte wanneer men momenteel al een lopende HR koppeling heeft zal deze bij de overgang naar Xpert Suite ook omgezet dienen te worden. Bij het aanleggen van deze koppeling in XS is het belangrijk dat de XS beheerder die de koppeling legt deze ook kan controleren. Echter, wanneer men de datakluis aan heeft staan, kan de XS beheerder, die geen werkgevergebruiker is, de resultaten van de koppeling niet via logverslagen controleren. De autorisaties voor de inzage van logverslagen en aangeboden bestanden, hangen samen met de datakluis rechten voor een gebruiker in combinatie met de werkgeverscope van de koppeling.
De overgang naar een nieuw verzuimmanagement systeem is vaak al complex genoeg voor een werkgever, zodoende dat wij adviseren om dit pas na livegang Xpert Suite te doen.
Wat is het advies wanneer de dienstverlener al wel AVG compliant werkt?
Wanneer men in de huidige situatie (lees: voor livegang Xpert Suite) al geen toegang heeft tot medewerkers zonder zorgvraag, dan is het handig om de datakluis uitgerold te hebben voor de livegang van XS. Dit kan in bulk worden bewerkstelligd, door in één keer de datakluis bij alle werkgevers te activeren. Het is hierbij wel aan te raden om extra afspraken te maken met die werkgevers waarvoor een koppeling geactiveerd/omgezet moet worden. Zodat de werkgever deze XS Beheerders datakluisautorisatie kan geven of zelf intensievere beoordeling van de koppeling in gang zet. Let op: Zonder datakluisautorisatie zal het de XS beheerder aanzienlijk meer tijd kosten m.b.t. het correct opleveren van de koppeling. Beoordeling van het resultaat van de koppeling is lastig als de datakluis aanstaat. Dan is XS geanonimiseerd, zijn personeelsgegevens geanonimiseerd en de aangeleverde werknemerbestanden zijn niet inzichtelijk voor de XS Beheerder.
Gewenste communicatie richting werkgevers (van de arbodienst)
Context datakluisbeheerders:
Om de datakluis bij een werkgever te activeren is het niet verplicht om datakluisbeheerders toe te kennen. Wanneer er geen datakluisbeheerder(s) worden toegekend, dan zal de eerste werkgevergebruiker die inlogt in XS de vraag krijgen om de datakluis te accorderen. Wanneer deze persoon dat doet, zal die ook gelijk gekenmerkt worden als datakluisbeheerder. Echter, het is mogelijk om daarna zelf andere gebruikers datakluisbeheerder rechten te geven. Het is dus wel aan te raden om werkgevers hier van te voren op de hoogte van te stellen.
Scenario géén toegewezen datakluisbeheerder:
- Bij de eerste keer inloggen zal de eerste gebruiker gevraagd worden de datakluisovereenkomst te accorderen. Deze gebruiker zal ook automatisch gekenmerkt worden als datakluisbeheerder. Deze persoon kan ook andere gebruikers (lees: collega's) kenmerken als datakluisbeheerder. Oftewel, meerdere gebruikers kunnen datakluisbeheerder of overdrager van deze rechten zijn. Daarnaast dient deze gebruiker andere gebruikers te accorderen voor de datakluistoegang. Zo lang dit niet is gebeurd, is de datakluis niet geactiveerd voor andere gebruikers en zien deze gebruikers als ze inloggen alle dossiers in plaats van alleen de dossiers met zorgvraag.
Scenario toegewezen datakluisbeheerder:
Let op: Bij dit scenario dien je dus van tevoren bij alle werkgevers waar de datakluis geactiveerd wordt een datakluisbeheerder te registreren. Haal per werkgever omhoog wie de datakluisbeheerder zal zijn.
- Bij de eerste keer inloggen zal de datakluisbeheerder gevraagd worden de datakluisovereenkomst te accorderen. Deze persoon kan ook andere gebruikers (lees: collega's) kenmerken als datakluisbeheerder. Oftewel, meerdere gebruikers kunnen datakluisbeheerder of overdrager van deze rechten zijn. Daarnaast dient deze gebruiker andere gebruikers te accorderen voor de datakluistoegang. Zo lang dit niet is gebeurd, is de datakluis niet geactiveerd voor andere gebruikers en zien deze gebruikers als ze inloggen alle dossiers in plaats van alleen de dossiers met zorgvraag.
Bij nieuwe gebruikers die toegevoegd worden, komt er een melding bij de datakluisbeheerder en moet hij/zij deze accorderen voor de datakluis.
Als op het verzoek wordt geklikt kan akkoord (of niet) worden gegeven aan de gebruiker.
HR Koppeling ja/nee
Heeft u een lopende verzuimkoppeling:
- Dan zal daarna alle verzuimdossiers die via uw HR systeem in Xpert Suite komen automatisch met de arbodienst verzuimadviseurs gedeeld worden. U hoeft dus niet actief medewerkergegevens te delen.
Heeft u geen lopende verzuimkoppeling:
- Dan dient u verzuimmeldingen met de hand in Xpert Suite op te voeren
- Wanneer u een verzuimmelding wilt doorvoeren van een medewerker waar nog geen dossierinhoud aanwezig is, dan dient u dit dossier eerst actief met de arbodienst te delen. Het systeem zal dit automatisch aan u vragen. Let op: hiervoor dient u dus geautoriseerd te zijn om werknemergegevens te mogen delen.
- Datakluisbeheerders dienen mede collega's te autoriseren om medewerkersgegevens te mogen delen met de arbodienst.