INHOUDSOPGAVE
- Belangrijkste aandachtspunten bij het gebruik van de DataVault
- Mogelijke scenario’s voor het gebruik van de DataVault
- Advies voor uitrol van de DataVault
- Communicatie richting werkgevers over de DataVault
- Scenario 1 – Geen DataVaultbeheerder vooraf ingesteld
- Scenario 2 – Wel DataVaultbeheerder vooraf ingesteld
Wanneer de Datakluis (DataVault) is geactiveerd zorgt deze ervoor dat arbodienst medewerkers enkel inzage hebben in werknemers met zorgvraag.
Dit artikel is specifiek voor arbodiensten die net starten met de Xpert Suite en de DataVault willen uitrollen. Dit artikel helpt je met het maken van beslissingen rondom de implementatie van de DataVault en welke communicatie aan werkgevers toe te doen.
Belangrijkste aandachtspunten bij het gebruik van de DataVault
Houd bij het gebruik van de DataVault rekening met de volgende punten:
- Accordering door de werkgever is verplicht
Nadat de functioneel beheerder de DataVault heeft geactiveerd, moet een werkgevergebruiker deze eerst goedkeuren (accorderen).
Pas na deze goedkeuring worden de werknemers daadwerkelijk opgenomen in de DataVault. - Activeer koppelingen pas na accordering
Start pas met het activeren van een HR- of andere koppeling nadat de DataVault is goedgekeurd.
Doe je dit eerder, dan kunnen NAW-gegevens van werknemers al zichtbaar worden via de koppeling. - Beperkte inzage voor beheerders na activatie
Na goedkeuring van de DataVault hebben ook functioneel beheerders geen toegang meer tot werknemersgegevens.
Hierdoor kunnen zij ook geen logbestanden van koppelingen inhoudelijk controleren. - Let op bij livegang en migraties
Koppel je tijdens de livegang meerdere systemen tegelijk en wordt er data overgezet vanuit een oud systeem?
Wacht dan met het activeren van de DataVault tot alle koppelingen volledig zijn gesynchroniseerd.
Dit voorkomt vertraging tijdens de livegang.
Uitrollen van de DataVault, waar te starten:
- Bepaal wat de DataVault uitrol strategie gaat worden.
- Alle werkgevers in één keer, of gefaseerd?
- Voor of na livegang Xpert Suite de DataVault uitrollen?
- Communicatie richting werkgever(s)
- Koppeling ja/nee: Zie informatie verderop
- Toegewezen DataVaultbeheerder ja/nee
- Activeren van DataVault, zie: DataVault activeren : othersideatwork
Mogelijke scenario’s voor het gebruik van de DataVault
Als arbodienst kun je verschillende werkwijzen tegenkomen bij werkgevers. De keuze voor het gebruik van de DataVault en de manier van werken daaromheen heeft direct impact op privacy, rapportages en gebruiksgemak.
Wanneer de DataVault is ingeschakeld (aanbevolen situatie), werken werkgevers volgens de AVG‑richtlijnen. Dit betekent dat arbodienstmedewerkers alleen toegang hebben tot dossiers van werknemers met een zorgvraag. In de meeste gevallen moeten werkgevers nieuwe dossiers actief delen met de arbodienst. Alleen wanneer er een verzuimkoppeling aanwezig is, worden verzuimdossiers automatisch gedeeld en is handmatige actie niet nodig.
Als de DataVault niet wordt gebruikt, zijn er meerdere varianten mogelijk. Sommige werkgevers werken met negatieve registratie en voeren alleen medewerkers met een zorgvraag op. Dit lijkt privacyvriendelijk, maar heeft als belangrijk nadeel dat er geen volledig overzicht is van alle werknemers, waardoor verzuimrapportages niet betrouwbaar zijn. In andere gevallen geeft een werkgever via een alternatieve route toestemming voor inzage, maar dit vereist aanvullende juridische borging en is minder standaard. De minst wenselijke situatie is dat de werkgever alle werknemers registreert en de arbodienst volledige inzage heeft; dit is niet AVG-proof en wordt sterk afgeraden.
Wanneer er geen verzuimkoppeling is en meldingen handmatig in Xpert Suite worden ingevoerd, moet de werkgever altijd zelf het dossier delen met de arbodienst. Het systeem geeft hiervoor een melding tijdens het invoeren van de verzuimmelding. Voorwaarde is wel dat de gebruiker hiervoor rechten heeft. Deze rechten worden beheerd door de DataVaultbeheerder, die bepaalt welke collega’s NAW-gegevens mogen delen.
Advies voor uitrol van de DataVault
De manier waarop je de DataVault uitrolt, hangt af van de huidige werkwijze van de arbodienst en haar werkgevers.
Situatie 1 – Nog niet AVG-compliant
Wanneer je vóór de overgang naar Xpert Suite nog toegang hebt tot alle werknemers (dus ook zonder zorgvraag), is het verstandig om de DataVault niet direct bij livegang te activeren. In plaats daarvan wordt een gefaseerde uitrol na livegang aangeraden. Dit geeft werkgevers de tijd om te wennen aan de nieuwe manier van werken, waarbij zij zelf dossiers moeten delen en gebruikersrechten moeten beheren.
Daarnaast speelt de inrichting van koppelingen een belangrijke rol. Bestaande HR‑koppelingen moeten worden omgezet naar Xpert Suite en gecontroleerd worden. Zodra de DataVault actief is, zijn gegevens afgeschermd en kan een XS-beheerder zonder aanvullende rechten de inhoud van koppelingen en logbestanden niet goed controleren. Dit kan de implementatie vertragen als hier vooraf geen rekening mee wordt gehouden.
Omdat de overgang naar een nieuw verzuimmanagementsysteem al complex is, wordt geadviseerd om de invoering van de DataVault als aparte stap te behandelen.
Situatie 2 - AI AVG-compliant
Wanneer je al werkt volgens het principe dat alleen medewerkers met een zorgvraag zichtbaar zijn, kun je de DataVault juist vóór livegang activeren. Dit kan in één keer voor alle werkgevers tegelijk worden gedaan, zodat vanaf de start een consistente en AVG‑conforme werkwijze wordt toegepast.
Wel is het belangrijk om vooraf afspraken te maken over koppelingen. Denk hierbij aan:
- het toekennen van DataVault-rechten aan de XS-beheerder, zodat koppelingen gecontroleerd kunnen worden
- of het beleggen van deze controle bij de werkgever zelf
Zonder deze afspraken kan het controleren van koppelingen moeilijker en tijdrovender worden, omdat gegevens in Xpert Suite geanonimiseerd zijn en niet direct inzichtelijk voor beheerders zonder de juiste rechten.
Communicatie richting werkgevers over de DataVault
Bij het activeren van de DataVault is het belangrijk om werkgevers vooraf goed te informeren over hoe het beheer werkt en wat er van hen verwacht wordt.
Rol van de DataVaultbeheerder
Voor het activeren van de DataVault is het niet verplicht om vooraf een DataVaultbeheerder aan te wijzen. Wanneer je dit niet doet, wijst het systeem automatisch een beheerder toe.
Concreet betekent dit:
- De eerste werkgevergebruiker die inlogt, krijgt de vraag om de DataVault te accorderen
- Deze gebruiker wordt daarna automatisch DataVaultbeheerder
- De beheerder kan vervolgens:
- andere gebruikers beheerder maken
- collega’s autoriseren voor toegang tot de DataVault
Hoewel dit automatisch geregeld kan worden, is het aan te raden om werkgevers hier vooraf over te informeren, zodat zij bewust kunnen bepalen wie deze rol krijgt.
Scenario 1 – Geen DataVaultbeheerder vooraf ingesteld
Wanneer er vooraf geen beheerder is aangewezen, verloopt het proces als volgt:
- Bij de eerste login krijgt een gebruiker de vraag om de DataVault-overeenkomst te accorderen
- Deze gebruiker wordt automatisch DataVaultbeheerder
- De beheerder kan daarna:
- andere collega’s ook beheerder maken
- gebruikers toegang geven tot de DataVault
Het is belangrijk dat deze autorisaties daadwerkelijk worden ingericht. Zolang gebruikers nog niet zijn goedgekeurd:
- is de DataVault voor hen nog niet actief
- kunnen zij bij het inloggen mogelijk alle dossiers zien in plaats van alleen dossiers met een zorgvraag
Scenario 2 – Wel DataVaultbeheerder vooraf ingesteld
In dit scenario wordt vooraf per werkgever bepaald wie de rol van DataVaultbeheerder krijgt. Dit vraagt iets meer voorbereiding, maar geeft wel meer controle.
- De aangewezen beheerder accordeert de DataVault bij de eerste login
- Vervolgens beheert deze persoon de toegang voor andere gebruikers
- Net als in het vorige scenario kan de beheerder:
- extra beheerders aanwijzen
- gebruikers autoriseren
Ook hier geldt dat de DataVault pas volledig werkt voor alle gebruikers zodra de juiste autorisaties zijn toegekend. Tot die tijd kunnen gebruikers meer gegevens zien dan bedoeld.
Bij nieuwe gebruikers die toegevoegd worden, komt er een melding bij de DataVault beheerder en moet hij/zij deze accorderen voor de DataVault.
Als op het verzoek wordt geklikt kan akkoord (of niet) worden gegeven aan de gebruiker.
HR Koppeling ja/nee
Heeft u een lopende verzuimkoppeling:
- Dan zal daarna alle verzuimdossiers die via uw HR systeem in Xpert Suite komen automatisch met de arbodienst verzuimadviseurs gedeeld worden. U hoeft dus niet actief medewerkergegevens te delen.
Heeft u geen lopende verzuimkoppeling:
- Dan dient u verzuimmeldingen met de hand in Xpert Suite op te voeren
- Wanneer u een verzuimmelding wilt doorvoeren van een medewerker waar nog geen dossierinhoud aanwezig is, dan dient u dit dossier eerst actief met de arbodienst te delen. Het systeem zal dit automatisch aan u vragen. Let op: hiervoor dient u dus geautoriseerd te zijn om werknemergegevens te mogen delen.
- DataVault beheerders dienen mede collega's te autoriseren om medewerkersgegevens te mogen delen met de arbodienst.