INHOUDSOPGAVE
Binnen de Xpert Suite is er de mogelijkheid om oproepverzoeken aan te maken en deze, naast handmatig inplannen, via een automatisch proces in te laten plannen. Via het automatisch plannen van het oproepverzoek wordt er naar een aantal criteria gekeken om deze zo efficiënt mogelijk te maken. Deze criteria zijn als volgt:
- Voldoet aan de voorkeurslocatie: Er wordt een filtering gedaan op gebruikers die voldoen aan de voorkeurslocatie van het oproepverzoek.
- Voldoet aan de voorkeursarts: Als er tijdens het opvoeren van een oproepverzoek een voorkeursarts opgevoerd is, zal deze gebruiker door deze criteria gefilterd worden
- Voldoet aan de plantijden modaliteiten: Er wordt een filtering gedaan aan de hand van de opgevoerde voorkeuren van de werkgever. Deze kunnen via de configuratieparameters per werkgever ingesteld worden.
- Contact voorkeur: Via welk platform de specialist gebruik maakt en gecontacteerd moet worden. Er kan per klant ingericht worden dat gebruikers voorkeur krijgen die gebruik maken van de XpertSuite via mail, sms, telefonisch of fax gecontacteerd moeten worden.
- Gebruikersscore: Het is mogelijk om binnen de Xpert Suite scores te geven aan gebruikers die ingezet worden voor automatisch plannen. Indien er gebruik van gemaakt wordt door de klant, wordt de gebruikersscore van de artsen vergeleken met elkaar en word de arts met de hoogste score geselecteerd.
- Reisafstand: Er wordt van alle beschikbare gebruikers gekeken welke de kortste afstand benodigd heeft om naar de afstand te gaan.
- Totaal aantal afspraken: Het kan voorkomen dat door de bovenstaande criteria 1 gebruiker altijd volgepland zit en een andere gebruiker weinig tot geen afspraken heeft. Dit kun je voorkomen door het criterium 'totaal aantal afspraken' toe te voegen.
Autorisatie
Je kunt een autorisatie instellen waarmee je rechten krijgt om de criteria in te zien en de volgordelijkheid aan te passen. Deze autorisatie is te vinden in het gebruikersbeheer onder de feature autorisatie voor agenda (Gebruikersbeheer > Autorisaties > Agenda > Beheer feature autorisaties voor agenda) genaamd ‘Beheer beschikbaarheid selectie voor automatisch plannen’.
Beheren van de criteria voor automatisch plannen
Er is een beheerpagina om de criteria in te stellen en de volgordelijk aan te passen waarin deze criteria worden toegepast binnen het automatisch plannen. Deze pagina is te vinden binnen Dienstverlening > Agenda's & Spreekuren > Automatisch plannen beheer.
Binnen het beheer is het mogelijk om in te zien welke criteria ingesteld zijn en wat de volgordelijkheid hiervan is. In dit beheer is het mogelijk om via de ‘Criteria toevoegen’-knop nieuwe criteria toe te voegen die nog niet ingericht zijn. Als een nieuw punt toegevoegd wordt, zal deze onderaan komen te staan. De volgordelijkheid is in te stellen via de ‘rangschikken’-knop. Na het drukken op de knop is het mogelijk om via de pijlen de volgordelijkheid aan te passen of door op een regel te klikken, deze ingedrukt te houden en naar de gewenste positie te slepen. Nadat de volgordelijkheid naar wens is ingericht, dient deze te worden opgeslagen. Indien er geen gebruik meer gemaakt dient te worden van een ', kan deze verwijderd worden via het prullenbak icoon in de betreffende regel.
De wijzigingen die aangebracht worden aan het beheer voor automatisch plannen zullen niet met terugwerkende kracht gebruikt worden voor de oproepverzoeken die al ingepland zijn, maar gelden voor de eerstvolgende verzoeken die ingepland gaan worden.
Meerdere vertreklocaties opvoeren
Het kan voorkomen dat specialisten meerdere vertreklocaties hebben gedurende een periode. Bij het (automatisch) plannen van afspraken hoort er rekening gehouden te worden met deze verschillende locaties zodat de specialisten niet te ver hoeven te reizen. Het is mogelijk om alternatieve vertrekadressen te beheren en deze te gebruiken bij het aanmaken van beschikbaarheden binnen de agenda module.
Bij instellingen kun je alternatieve vertreklocaties opvoeren. Ga naar het tabblad 'Email & Agenda' > klik het vinkje 'Adres voor reistijdberekening registreren' aan > vul het adres in > Gebruik de knop 'VERTREK ADRES TOEVOEGEN' om een extra adres toe te voegen.
Als superbeheerder kun je dit ook in het gebruikersbeheer onder het tabblad 'Agenda'.
In de beschikbaarheden kun je aangeven:
- ‘Gebruiker reist naar client(en)’
- ‘Gebruiker werkt op vaste locatie’
Wanneer de optie geselecteerd is dat de gebruiker naar de cliënten reist, zal er een check gedaan worden of de gebruiker meerdere vertreklocaties heeft. Indien dit het geval is, zal er een optie verschijnen of de gebruiker een afwijkende vertreklocatie wil gebruiken van zijn standaard vertreklocatie. Wanneer deze aangevinkt is, kan er via een dropdown de vertreklocatie geselecteerd worden die voor deze beschikbaarheid moet gelden.
Wanneer de optie geselecteerd is dat de gebruiker werkt op een vaste locatie, kan er een toegestane vorm van contact naar keuze geselecteerd worden. Hiermee kan aangegeven worden of de specialist tijdens de beschikbaarheid enkel afspraken op fysieke locatie wil ontvangen, alleen afspraken via contact op afstand wenst of dat beide mogelijk is.
Let op: de opties 'Alleen spreekuren via contact op afstand' en 'Zowel fysieke locatie als op afstand toestaan' kunnen nog niet ingesteld worden. Deze functionaliteit zal later worden toegevoegd.