Datastreams is een module waarmee data uit de Xpert Suite kan worden gehaald in een vorm die zeer geschikt is voor analyse- en rapportage doeleinden. Deze data kan ook worden toegevoegd aan bestaande Datawarehouse of BI omgevingen en zo te combineren met andere data bronnen.
Datastreams is een dienst die wordt aangeboden in abonnementsvorm en wordt continue doorontwikkeld.
Aanpassingen worden gecommuniceerd via de releasenotes. Neem contact op met je Customer Succes Manager wanneer je geïnteresseerd bent in Datastreams.
INHOUDSOPGAVE
- XS Connect
- Sleutels
- Medisch / niet medisch
- Pseudoniem / niet pseudoniem
- FULL load / incrementeel
- Rapport 'Overzicht Datastreams'
- Exporteer window van trajecten
- Gegevens met encryptie
XS Connect
Het beheer van Datastreams verloopt middels XS Connect. Hier kan ingericht worden welke streams en velden gewenst zijn om over te halen. Om te voorkomen dat het laadproces van de klant omvalt worden nieuwe toevoegingen standaard niet overgehaald, zodat klanten het laadproces eerst kunnen aanpassen. Het is mogelijk om eerst een handmatige dump van de nieuwe gegevens op te halen voordat ze in de geautomatiseerde dump meekomen. Onder het kopje 'Beheer via XS Connect' is meer te lezen over het inrichten van Datastreams.
Sleutels
Elk bestand bevat een Primary key, wat een HASH is van de identificerende velden van het betreffende record. Hiermee kun je dus altijd het betreffende record uniek identificeren. Daarnaast bevat elk bestand een Record key, wat een HASH is van de attribuut velden en welke wijzigt zodra een (of meer) attribuutvelden zijn geüpdatet. De relatie tussen de bestanden vindt plaats via Dimensie sleutels (DIM). De meeste bestanden hebben een DIM of FACT sleutel die in andere bestanden ook kan voorkomen. Via deze velden kunnen de verschillende bestanden gekoppeld worden. Meer informatie over het datamodel is te lezen in het artikel: Datamodel Datastreams.
Medisch / niet medisch
Sommige streams kunnen medische gegevens bevatten. Om medische gegevens te mogen exporteren, moeten er wel aan een aantal privacy voorwaarden worden voldaan. Hier is onder andere toestemming van een medisch eindverantwoordelijke voor nodig. Tevens kan een medische stream alleen worden ingesteld door een superbeheerder met medische rechten. Daarnaast is het mogelijk om een consultant in te huren om de datastreams in te stellen.
Op de privacy van de aanwezige medewerkers in de Xpert Suite te borgen kunnen superbeheerders zonder medische rechten, klantaccounts waarin medische gegevens worden verwerkt niet bewerken of inzien.
Pseudoniem / niet pseudoniem
De streams zijn in pseudonieme en niet pseudonieme vorm verkrijgbaar. Met als belangrijk verschil dat in de pseudonieme variant geen direct naar de persoon herleidbare gegevens staan (NAW etc.). Het heet ‘pseudoniem’, omdat je met toegang tot de administratie in het HR systeem of in de Xpert Suite wel indirect nog zou kunnen afleiden welke persoon het betreft (door bijvoorbeeld de combinatie van drie ziekmeldingen op een specifieke datum). Medewerkers die nog in de datakluis zitten, zullen altijd gepseudonimiseerd geëxporteerd worden ook al wordt er bij de configuratie aangegeven dat de data niet-pseudoniem geëxporteerd dient te worden.
Ons advies is om altijd voor de pseudonieme variant te kiezen, behalve als je specifieke te onderbouwen doelen hebt waar de direct persoonsgegevens voor nodig zijn. Het is aan de klant om hier met een door de AVG vereiste privacy impact assessment eigen keuzes in te maken.
FULL load / incrementeel
De streams zijn beschikbaar als FULL load of als INCREMENTELE dump. In het eerste geval wordt alle data geleverd, maar dit kan in sommige gevallen een hoop data opleveren. Als voor een incrementele dump gekozen wordt, dan worden alleen de mutaties gestuurd sinds de laatste levering OF van de afgelopen x weken/maanden. Bij de incrementele dumps worden ook de verwijderde records eenmalig aangeleverd. Deze zijn herkenbaar aan de Primary key. De Record key bevat de tekst: "Deleted" en de attributen zijn in dat geval leeg. Meer informatie hierover is te vinden in het artikel Incrementeel of volledige dump.
Rapport 'Overzicht Datastreams'
In het rapport 'Overzicht Datastreams' zijn de beschikbare streams en de inhoud van de bestanden terug te vinden. Daarnaast is inzichtelijk welke configuraties er binnen XS zijn aangemaakt. Dit rapport is te vinden binnen de Statistiek module in de map 'Functioneel Beheer'. Advies is om dit rapport te exporteren naar Excel, per tab wordt er een bestand toegelicht. Om te zien of een kolom ingesteld is binnen een configuratie, dient gekeken te worden in Connect XS. De pagina ‘Configuraties’ blijft wel beschikbaar; hier kun je per configuratie zien welke streams er zijn geselecteerd in de betreffende configuratie.
Randvoorwaarden
- Datastreams kunnen alleen beschikbaar gesteld worden als de opdrachtgever ook de bijbehorende Xpert Suite module afneemt en geactiveerd heeft.
- De verwerkingsverantwoordelijkheid voor de geleverde Datastreams ligt bij de opdrachtgever.
- Conversie, opslag en analyse tools om de datastreams te verwerken zijn niet opgenomen in de standaard scope.
Exporteer window van trajecten
Binnen XS Datastreams worden momenteel ‘oude’ afgesloten trajecten niet geëxporteerd. Er wordt hier een sliding tijd window gehanteerd, dat elke 6 maanden verspringt.
Als de maand van vandaag 1 t/m 6 is (dus januari t/m juni), dan worden trajecten die een einddatum hebben vóór 01-07 (1 juli) van 4 jaar geleden niet geëxporteerd.
Als de maand van vandaag 7 t/m 12 is (dus juli t/m december), dan worden afgesloten trajecten die een einddatum hebben vóór 01-01 (1 januari) van 3 jaar geleden niet geëxporteerd.
Als een traject weer heropend wordt, dan zal deze uiteraard weer geëxporteerd worden, aangezien deze dan niet meer afgesloten is.
Voorbeeld
Als het vandaag 30-06-2024 is, dan worden afgesloten trajecten die een einddatum hebben vóór 01-07-2020 niet geëxporteerd. De dag daarna (01-07-2024) zal dit window verspringen naar 01-01-2021.
Gegevens met encryptie
In XpertSuite is het mogelijk om velden te voorzien van encryptie. Velden met encryptie waarvan de waardes in Datastreams worden aangeboden, worden door middel van decryptie weer leesbaar gemaakt. Hiermee is het mogelijk om een formulierveld met encryptie te gebruiken in analyses.
Lengte beperking
In deze situatie geld een beperking op het aantal tekens van de originele waarde. Er zijn maximaal 110 tekens toegestaan. Alle originele waarden die dit aantal tekens overschrijden zijn niet in de originele staat beschikbaar in Datastreams.
Hier is bewust voor gekozen aangezien Datastreams bedoeld is als bron voor rapportage en analyse. Het is niet bedoeld om ongestructureerde data (zoals verslagen) te ontsluiten.