INHOUDSOPGAVE


Vanaf de release 7.36 Sofia wordt het mogelijk gemaakt om datastreams via XS Connect te activeren.

Door de aanlevering van datastreams via XS Connect configurabel te maken wordt de ingebruikname van nieuwe streams en doorontwikkelingen van bestaande streams eenvoudiger en wordt de afhankelijkheid van Otherside at Work bij de transitie verkleind.


Gebruik maken van datastreams via XS Connect

Klanten die nu al gebruik maken van de datastreams zullen door Otherside at Work benaderd worden om de overstap te gaan maken naar XS Connect, met als bijkomend voordeel dat er direct gebruik gemaakt kan worden van de nieuwe streams en uitbreidingen van bestaande streams die tegelijkertijd beschikbaar komen.

Alle klanten die nog geen gebruik maken van datastreams, maar dat in de toekomst willen gaan doen, zullen de datastreams direct zelfstandig via XS Connect kunnen gaan configueren.


Voor afnemers van de module Datastreams komt voor superbeheerder binnen XS Connect de optie beschikbaar om de datastreams te activeren. De eerste stap is om op XS Connect een koppelingsaccount aan te maken (Kopppelingen > XS Connect > Koppelinsgaccounts).


Voor het aansluiten van de datastreams moet dus eerst een klant account worden aangemaakt. Voor de meest actuele handleiding omtrent het klantaccount, kan het beste gekeken worden op het https://support.othersideatwork.nl/support/solutions/articles/76000036854-xs-connect-klantaccount

Voor de configuratie van datastreams gelden daarbij de volgende uitgangspunten:

  • Naam account:

Dit is een vrij te kiezen naam voor het klantaccount. Geef het account een zo herkenbaar mogelijke naam omwille van het beheer.


  • Type account: 

Het type account geeft een keuzelijst van verschillende typen koppelingen. Datastreams zijn enkel beschikbaar via SFTP. Hierin bestaan 2 varianten.

  1. Otherside FTP – hierbij kun je via XS Connect een SFTP account aanmaken waarop de bestanden geplaatst kunnen worden.
  2. Externe FTP – hierbij kun je de credentials invullen van een bestaand SFTP account waar de bestanden geplaatst dienen te worden.

NB. Indien er gekozen is voor het type account ‘Otherside SFTP’ dan dient er op het nieuwe klant account eerst een SFTP account geconfigureerd te worden. Bekijk hier op het XSC voor een beschrijving van de werkwijze.


  • Taal:

Deze instelling bepaalt de taal van het logverslag dat wordt verstuurd via email.


  • Ontvanger(s) logverslag e-mail

De e-mailadressen die hier ingesteld worden, ontvangen het ingestelde typen logverslagen per e-mail.


  • Medische gegevens:

Als de gebruiker (die het klantaccount aanmaakt) medische rechten heeft in de Xpert suite kan er gekozen worden om “Account heeft toegang tot medische gegevens”. Als deze is aangevinkt dan bevatten de streams die later gegenereerd worden ook gegevens die zijn gekenmerkt als medisch. De CSV bestanden zijn niet encrypt dus wees hier voorzichtig mee en bij twijfel laat het vink boxje leeg.


  • Autorisaties:

Met autorisaties wordt normaal gesproken bepaald welke werkgevers er in scope zijn voor de import- of                     exportconfiguraties. Op dit moment zijn de streams enkel op database niveau dus kies hier altijd “Alle werkgevers”.


  • Gebruikersimport:

Voor datastreams is deze settingniet relevant. Het vinkje kan dus uit blijven. Aanzetten heeft geen effect op de werking.

 

Na het aanmaken van een koppelingsaccount kan onderaan het klantaccount scherm een nieuwe datastream configuratie worden toegevoegd. Het is mogelijk om meerdere configuraties toe te  voegen aan het klant account. Bijv één voor productie doeleinden en een andere om een proef dump te genereren met een andere configuratie. Iedere configuratie zal in een aparte map van op het SFTP account verschijnen zodat je kan herkennen vanuit welke configuratie de bestanden afkomstig zijn.




Bij de configuratie van de datastreams kunnen de volgende eigenschappen worden ingesteld:

  • Naam:

Dit is een vrij te kiezen naam voor de datastream configuratie. Geef de configuratie een zo herkenbaar mogelijke naam

omwille van het beheer. Indien er gekozen is voor ‘Otherside SFTP’ dan is deze naam tevens de mapnaam op het SFTP account waarin de bestanden geplaatst worden.


  • Versie:

Klanten die overstappen van oude versies van de datastreams naar de XS Connect variant, kunnen hier kiezen voor de

versie die ze nu ook ontvangen. Zo wordt de overgang zo makkelijk mogelijk gemaakt aangezien op deze manier de inhoud van de bestanden niet afwijken van de voorgaande bestandsformaten. Het advies is wel om over te stappen naar de nieuwste versie aangezien dat ook de versie is waar nieuwe streams en velden worden toegevoegd. Oude versies worden niet meer doorontwikkeld en worden nog maximaal 1 jaar ondersteund.


  • Is pseudoniem:

Geeft aan of de datastreams wel of niet gepseudonimiseerd worden aangeleverd.

 

Pseudoniem of niet pseudoniem?

De streams zijn in pseudonieme en niet pseudonieme vorm verkrijgbaar. Met als belangrijk verschil dat in de pseudonieme variant geen direct naar de persoon herleidbare gegevens staan (NAW etc.). Het heet ‘pseudoniem’, omdat je met toegang tot de administratie in het HR systeem of in XS wel indirect nog zal kunnen afleiden welke persoon het betreft (door bijvoorbeeld de combinatie van 3 ziekmeldingen op een specifieke datum). Ons advies is om, behalve als je specifieke te onderbouwen doelen hebt waar de direct persoonsgegevens voor nodig zijn, altijd voor de pseudonieme variant te kiezen. Maar het is aan de klant zelf om hier met een door de AVG vereiste privacy impact assessment eigen keuzes in te maken.

 

  • Streams

Vink de streams aan die je wilt laten genereren. Streams zijn gebaseerd op thema’s en de documentatie over welke gegevens in de streams zijn opgenomen is via de Customer Succes Manager op te vragen.


  • Automatische uitvoering

Vink deze optie aan als je wilt dat de datastreams automatisch worden geleverd zodra deze zijn bijgewerkt. De standaard aanleveringsfrequentie wekelijks, maar het is mogelijk om (tegen meerprijs) een dagelijks aanlevering te krijgen.


  • Incrementele uitvoering

Deze optie staat default aan en betekent dat er steeds de aanlevering van datastreams de mutaties sinds de laatste aanlevering bevat. Als deze uit staat, wordt er een volledige aanlevering gedaan. Een volledige aanlevering bevat meestal erg veel data. Om de doorlooptijden te beperken, adviseren wij een incrementele uitvoering, zeker in combinatie met een automatische uitvoering van de bestandsgeneratie (zie voorgaande punt).



Nadat de initiële configuratie is opgeslagen, kan de opgeslagen configuratie op een later moment worden bewerkt. Hierbij zijn vier bewerkingsopties beschikbaar:

 

  • Bewerken

Deze optie geeft de mogelijkheid om extra streams aan te vinken of een overzicht te krijgen van de bestanden die behoren bij de gekozen streams.

 

Graphical user interface, text, application

Description automatically generated 

Per bestand kun je vervolgens kiezen welke kolommen je wel en niet wil ontvangen, maar elk bestand heeft een aantal verplichte kolommen die je niet kan uitzetten. (zie onderstaande schermprint)

 

Graphical user interface, application

Description automatically generated

 

  • Nu uitvoeren

  Middels de knop ‘nu uitvoeren’ kun je handmatig een aanlevering laten genereren.

 

Graphical user interface, text, application

Description automatically generated

 

Indien je handtmatig  een aanlevering wilt starten (zie vorige sectie), heb je de mogelijkheid om te specificeren wat je precies wenst te ontvangen.


  • Verstuur mutaties vanaf de vorige aanlevering die succesvol is afgerond. Hierbij worden alle mutaties gestuurd ten opzichte van de laatst gelopen succesvolle aanlevering van deze configuratie.
  • Verstuur mutaties vanaf ‘geen datum’. Hierbij wordt alle data gestuurd onafhankelijk van eerder gelopen aanleveringen.
  • Verstuur mutaties vanaf ‘Een opgegeven datum’. Hierbij worden alle mutaties gestuurd vanaf een bepaalde opgegeven datum.


  • Archiveren

Om een configuratie te verwijderen kan de optie archiveren gekozen worden. Kies hier bijvoorbeeld voor als je de proefdump hebt ontvangen, en de structurele aanlevering van de datastreams via een andere configuratie wordt uitgevoerd.

 

  • Open map

Om gegenereerde datastream bestanden via de browser te bekijken kan de optie ‘Open map’ gekozen worden. Hier kan gezien worden welke bestanden er weggeschreven zijn op het SFTP account.



Nieuwe en doorontwikkelde streams

Met het beschikbaar komen van de datastreams via XS Connect komt ook een nieuwe versie van de datastreams beschibaar met daarin een aantal nieuwe streams en uitbreidingen op reeds bestaande streams. De documentatie voor deze nieuwe versie van de datatreams is via de Customer Succes Manager op te vragen.



Nieuwe stream Beschikkingen

De beschikkingen die geregistreerd staan in het XS beschikkingenoverzicht binnen het werknemerdossier komen in deze stream beschikbaar.


Nieuwe stream Dienstverlening

De dienstverlenigsovereenkomsten die binnen de Xpert Sute geregistreerd zijn, komen in deze streams beschikbaar. Daarbij wordt ook de relatie met de werkgever, contract(en), werkgevers(groepen) en een eventuele verzekeringspolis meegeleverd.

 


Nieuwe stream Polisdeelnemers

In het verlengde van de stream voor verzekeringspolissen komt met deze versie van de datastreams de deelnemerregistratie beschikbaar waarin terug te vinden is of een medewerker wel of niet deelnemer op een verzekeringpolis is en wat de eventuele reden voor in- of uitsluiting is.


Aanpassing aan bestaande stream Agenda en spreekuren

De bestaande stream voor agenda en spreekuren is aangepast zodat het vanaf de release 7.36 Sofia mogelijk is om een agenda-afspraak te kunnen matchen met een uitgevoerd spreekuur.