2PROTOCOLLEN EN PROTOCOLVARIATIESWanneer je een ziekmelding of de start van een ander soort traject wilt kunnen registreren in VX, zullen eerst de verschillende trajectmogelijkheden moeten worden ingericht. In VX termen, praten we dan over protocollen en protocolvariaties.Met een Protocol bedoelen we een trajectsoort zoals het ziekte protocol Wet Verbetering Poortwachter (WVP), Zwangerschap etc. Omdat VX veelal gebruikt worden door arbodienstverleners, biedt VX de mogelijkheid om per protocol verschillende variaties in te richten. Zo kan er ingesprongen worden op specifieke afspraken die zij hebben met hun klanten als het gaat om de verzuimbegeleiding. Wat is nu precies een protocol of een variatie hierop?In het kort is een protocol niets meer dan een set taken die gedurende een lopend traject een bepaalde uitvoerdatum hebben (relatief aan de startdatum van het betreffende traject).Een standaard WVP protocol bevat takendie tot maximaal 2 jaar naar voren kunnen komen. Zie onderstaande voorbee

Wanneer je een ziekmelding of de start van een ander soort traject wilt kunnen registreren in VX, zullen eerst de verschillende trajectmogelijkheden moeten worden ingericht. In VX termen, praten we dan over protocollen en protocolvariaties.

Met een Protocol bedoelen we een trajectsoort zoals het ziekte protocol Wet Verbetering Poortwachter (WVP), Zwangerschap etc. Omdat VX veelal gebruikt worden door arbodienstverleners, biedt VX de mogelijkheid om per protocol verschillende variaties in te richten. Zo kan er ingesprongen worden op specifieke afspraken die zij hebben met hun klanten als het gaat om de verzuimbegeleiding. 

Wat is nu precies een protocol of een variatie hierop?

In het kort is een protocol niets meer dan een set taken die gedurende een lopend traject een bepaalde uitvoerdatum hebben (relatief aan de startdatum van het betreffende traject).

Een standaard WVP protocol bevat taken die tot maximaal 2 jaar naar voren kunnen komen. Zie onderstaande voorbeeld:

Als beheerder kun je per organisatie(onderdeel) een protocolvariatie inrichten waarmee je naast de wettelijke taken allerlei taken, handelingen, reminders en zelfs geautomatiseerde e-mailnotificaties op specifieke momenten kunt laten opkomen of versturen.

Voor bedrijven die VX gebruiken voor enkel de eigen organisatie, kan de beheerder de protocollen en variaties waarmee VX standaard wordt opgeleverd, aanpassen of aanvullen naar wens.

Hoewel WVP en Zwangerschap het meest zullen worden gebruikt binnen de organisatie kun je talloze andere protocollen inrichten. Hier volgen enkele voorbeelden:

• Adoptie
• Interventie
• Preventie
• Verschillende ERD gerelateerde protocollen
• Keuringen
• Vaccinaties
• Loopbaanadvies

Om een protocol in te kunnen richten dienen de volgende stappen ondernomen te worden:

1. Aanmaken van formuliervelden (=input van schermen en documenten)
2. Scherm/document (= input voor taken)
3. Taak (=input van een protocolvariatie(s)) 
4. Protocolvariatie
5. Taken aan protocolvariatie toevoegen.
6. Gebruikers autoriseren voor de aangemaakte protocolvariaties, taken en documenten.
7. (Wanneer je gebruik maakt van Portal(s)) Maak/Controleer of de juiste knoppen/widgets aanwezig zijn.

Bovenstaande volgorde aanhouden werkt het meest efficiënt qua inrichting.  

De inhoud van dit document is in een andere volgorde opgebouwd. Dit is gedaan om meer inzicht te krijgen in de stappen die daarna volgen. Het is handig om de kennis van bepaalde functionaliteiten te begrijpen voordat je aan de slag gaat met de algehele inrichting. 

Een protocol aanmaken gebeurt in Beheer onder 4. Verzuimprotocollen, rechtermuisklik hierop en kies Verzuimprotocol toevoegen. Zie onderstaand voorbeeld hoe de velden te vullen. 

Automatisch wordt er onder dit nieuw aangemaakt protocol al 1 variatie toegevoegd. Wil je meer protocolvariaties aanmaken, ga dan op het protocol staan, rechtermuisklik en kies Variatie toevoegen.

Protocollen zonder taken zijn niets waard, dus vullen die handel! Wanneer je op een nieuwe protocolvariatie klikt is er te zien dat er nog geen taken aanwezig zijn in dit protocol. Kies een taakbibliotheek, klik alle taken aan die bij het specifieke protocol horen en voeg ze toe. Tip 1: je kunt meerdere taken tegelijkertijd aanklikken. Tip 2: je kunt ook taken uit verschillende taakbibliotheken kiezen.

Let op: Nieuwe toegevoegde taken zijn pas zichtbaar in nieuw gestarte trajecten. Bij lopende trajecten in het verleden zal deze taak niet zichtbaar worden.