INHOUDSOPGAVE



Starten van een dialoog

 

Stap 1: Ga naar het dossier van de werknemer of van de werkgever en ga naar het tabblad ‘Berichten’ 


 

Stap 2: Direct opent het nieuwe dialoog
 

 

 




Onderdelen van het dialoogscherm


Een dialoog bestaat uit verschillende onderdelen en heeft meerdere opties. Deze worden hier toegelicht.


 

1. Onderwerp


Hier voer je een onderwerp in van het bericht.

 

2. Deelnemers

Uit de lijst selecteer je de personen die je wil betrekken in de dialoog. 

Je ziet hier de werknemer waar het over gaat als huidige werknemer, de contactpersoon voor deze werknemer (zoals ingesteld op tabblad stamgegevens van de werkgever) en daarnaast de overige mogelijke deelnemers. Dit zijn gebruikers die geautoriseerd zijn om deze werknemer te zien en die geautoriseerd zijn voor DialoogXpert.


Intern =  iemand met een gebruikersaccount voor XpertSuite
Extern = iemand zonder gebruikersaccount voor XpertSuite, zoals de werknemer

Via ‘Filter’ kun je zoeken op een bepaalde deelnemer. 


 



Wijzigingen aan een werkgever-deelnemer

Wanneer de gegevens van een contactpersoon worden aangepast, wordt er een nieuwe deelnemer voor het dialoog aangemaakt met deze aangepaste gegevens.


Let op!! Dit betekent niet dat deze nieuwe deelnemer automatisch toegevoegd wordt aan bestaande dialogen. Om het dialoog te houden met de juiste contactpersonen en deelnemers, moet het bestaande dialoog gesloten worden en een nieuw dialoog gestart worden met de nieuw aangemaakte (juiste) deelnemer.


Wijzigingen aan een werknemer-deelnemer

Wanneer het e-mailadres van de werknemer wordt aangepast, zal het oude mailadres als een 'eerder gebruikt mailadres' ook beschikbaar blijven, maar zal onder het kopje 'werknemer' het nieuwe e-mailadres van de werknemer staan. Op deze manier zullen gebruikers waarschijnlijk bij het starten van dialogen automatisch het meest actuele e-mailadres gebruiken.

 

Let op: Dit houdt niet in dat al eerder verstuurde berichten ook inzichtelijk worden voor het nieuwe e-mailadres binnen Veilig Communiceren. Deze blijven alleen inzichtelijk wanneer nog met het oude mailadres wordt ingelogd. Wil je een lopende dialoog overzetten, dan kan dat uiteraard door de deelnemers in de dialoog aan te passen en daar het nieuwe mailadres ook te selecteren.



3. Nieuwe deelnemer toevoegen

Het is ook mogelijk om een nieuwe deelnemer toe te voegen door een e-mailadres in te voeren. 



Let op dat je dit alleen doet wanneer het bericht naar iemand anders verzonden moet worden dan de werknemer (externe deelnemer) of een andere gebruiker (interne deelnemer). Die personen zijn namelijk al te selecteren bij deelnemers. 


4. Bericht

Dit is de plek waar het bericht kan worden geschreven.

 Er kan ook worden gekozen voor een standaard berichtsjabloon. 


Door hierop te klikken wordt er een scherm geopend waar je een standaard bericht kan selecteren. Eenmaal geselecteerd wordt het onderwerp en de berichttekst van de dialoog gevuld met de inhoud. Een gebruiker kan hier zelf nog aanpassingen op doen en/of documenten toevoegen voordat de dialoog wordt verstuurd. Zie ook 'instellen standaard berichtsjabloon'. 


5. Bestand toevoegen

Er kan worden gekozen om een bestand toe te voegen als bijlage aan de dialoog. Indien er sprake is van en mediabibliotheek dan kan vanuit daar een bestand worden toegevoegd. Een document wat in het dossier van de werknemer staat kan ook worden toegevoegd en daarnaast kan een bestand vanaf de PC worden geüpload.


Sinds release 'Brussels' is het ook mogelijk om een document wat al eerder als geïmporteerd bestand in het dossier van een medewerker is gezet, toe te voegen als bijlage in een dialoog. Als er wordt geklikt op Bestand toevoegen > dossier document (zie bovenstaand screenshot), dan zijn zowel de trajectdocumenten als de geïmporteerde documenten te selecteren:


 

Met deze uitbreiding hoeft de gebruiker geen omwegen meer te gebruiken om uploaddocumenten toe te kunnen voegen aan een dialoog, wat de veiligheid van het communiceren van dergelijke documenten ten goede komt.


Onder het mom van privacy by design is het niet altijd wenselijk om bestanden in een dialoog eerst te moeten

downloaden voordat deze geopend kunnen worden. Ondersteunde bestanden worden daarom in een nieuwe tab geopend wanneer hier binnen een dialoog op geklikt wordt.

In deze tab wordt het document getoond (indien het document ondersteund wordt). Er is in dit scherm alsnog de

mogelijkheid om het document te downloaden.

 

6. Dialoog delen in het dossier

De dialoog kan direct gedeeld worden in het dossier. Je moet specifiek kiezen in welk traject je de dialoog wilt delen.

Het is afhankelijk van de instellingen op de overzichtskaarten/documenten in welk overzichtsdocument de dialoog dan zichtbaar is. Zie hiervoor ook de instellingen van Overzichtskaarten


Daarnaast kan gekozen worden of de dialoog wel of geen medische informatie bevat en dus in het medische deel moet worden opgeslagen. Let op! Het stukje 'dialoog bevat medische informatie' kun je alleen aanvinken als je een medische gebruiker bent. Anders wordt deze optie niet getoond en mag je dus ook nooit medische informatie opslaan.




Wanneer een dialoog wel is gedeeld in het dossier, maar daar toch niet zichtbaar is, dan moet er in Beheer gekeken worden naar de instellingen. Raadpleeg hiervoor de instructie ‘Instellen Veilig Communiceren (DialoogXpert)’.


7. Ontvangstbewaking instellen

 

Je kunt hier instellen na hoeveel dagen je een melding zou willen krijgen dat een bericht nog niet is gelezen. Daarnaast kun je aanvinken of je dit wil instellen voor elk bericht dat je stuurt of alleen voor het eerste bericht.
 

8. Starten van de dialoog

Met de knop ‘Start Dialoog’ wordt de dialoog gestart en krijgt de deelnemer een nieuw bericht. 


Het is ook mogelijk om de dialoog eerst als concept op te slaan. Het is mogelijk om aan het concept verder te werken en deze te verzenden, weer als concept op te slaan of in zijn geheel te verwijderen. Het bericht wordt in het berichten overzicht opgeslagen bij de concept dialogen.

Wanneer binnen een lopend dialoog een bericht of reactie als concept opgeslagen wordt, zal hier een geel blokje bij komen te staan als indicatie.

 

Dialooginstellingen

Nadat een dialoog is gestart zijn er diverse keuzes instelbaar. Per afzonderlijk dialoog is dit mogelijk. Door rechtsboven op de puntjes te klikken bij het bericht zie je wat extra opties. 


1. Reageren uitzetten, bericht bewerken of verwijderen
 

 

Door het uitzetten van reageren kun je er voor zorgen dat de ontvangers niet de mogelijkheid hebben om een reactie te geven op het bericht.


2. Dialoog sluiten
 

 

Via deze knop is het  ook mogelijk om de dialoog te bewerken en daarnaast kan de dialoog worden gesloten. Als er vanuit beide partijen geen reactie meer benodigd is kan de dialoog worden gesloten. De berichten blijven zichtbaar maar er kan door niemand meer in gereageerd worden.

Door het dialoog te bewerken kun je ook deelnemers toevoegen aan een reeds bestaande dialoog. 

Let op! Je kunt ervoor kiezen dat de deelnemers die je toevoegt, de oude berichten niet kunnen lezen. Dit is optioneel.


Hierdoor zullen de oude dialogen gesloten worden en wordt de deelnemer toegevoegd. De oude dialogen zullen nog zichtbaar zijn voor de 'oude' deelnemers. 

De knop staat automatisch 'uit' wat inhoudt dat de historie niet meer automatisch gedeeld wordt met nieuwe deelnemers.


3. Dialogen in bulk delen met andere gebruikers

In geval van verzuim, afwezigheid of uit dienst gaan konden dossiers uit een dialoog al gedeeld/overgedragen worden met andere gebruikers. Het is nu ook mogelijk om dit in een bulk te delen met andere gebruikers. 


Privacy en security

Wel is van belang dat in geval van overdragen van de dossiers de gebruikers aan wie de dossiers overgderagen worden wel de autorisatie hebben om dit dossier in te zien. In geval van delen met een groep zal het dus zo kunnen zijn dat je dossiers deelt in bulk, maar dat niet alle gebruikers het dossier in kunnen zien door missende dossier autorisaties. Het systeem controleert zelf of de juiste autorisaties zijn ingesteld, mochten de autorisaties niet volstaan vindt er dus geen dossierovername plaats bij die gebruikers. 


3.1 Dialoog delen in Bulk

Ten eerste is het voor alle gebruikers mogelijk om via Instellingen > Algemeen > Plaatsvervanging Veilig Communiceren (Dialoog overname) naar het beheer te navigeren. Op deze manier wordt het beheer gefilterd op de autorisaties van de ingelogde gebruiker en is het voor de gebruiker inzichtelijk wie zijn/haard dossiers kan overnemen. 



Let op! Voor de gebruikers die dialogen willen delen, moet onderstaande staan ingesteld op de gebruiker zelf (via Gebruiker > Autorisaties > Beheer feature autorisaties voor Dialogen)





3.2 Dossier delen in bulk via beheer

Optie twee is om het te benaderen via: Beheer > Gebruikers > Dialoog delegaties.


Hier wordt gefilterd op alle gebruikers waar de gebruiker autorisatie voor heeft en heeft de gebruiker de mogelijkheid om - naast zijn eigen dialogen te delen - ook dialoog overname voor andere gebruikers in te stellen. 



Bovenstaande kan een (super)beheerder uitvoeren, of de gebruiker heeft de volgende autorisatie nodig, via: Gebruiker > Autorisaties > Beheer feature autorisaties voor Dialogen.




3.3 Lopende en gesloten dialoogovernames

In het beheer is een overzicht te vinden van de overnames die actief zijn en welke verlopen zijn (te vinden via de tab ‘gesloten overnames’). In beide tabs is te vinden wiens dialogen met welke gebruiker gedeeld zijn, wat de start- en eventuele einddatums hiervan zijn, wie de overname ingesteld heeft op welke datum en wanneer de laatste synchronisatie heeft plaatsgevonden.



 

Dialoog starten vanuit spreekuur

Wanneer een spreekuur wordt afgehandeld kan een terugkoppeling die hier uit voort komt eenvoudig worden gedeeld met de werknemer middels een nieuw dialoog.


Stap 1: Begin met het afronden van een spreekuur

 

Stap 2: Klik op het dialoog icoontje naast het document wat je wil delen

Dit doe je in de laatste stap van het afronden van de afspraak.


 


Stap 3: Een nieuw dialoog opent zich

Er wordt nu meteen een nieuw dialoog geopend met de terugkoppeling uit het spreekuur in de bijlage.