INHOUDSOPGAVE

• Inleiding
• Welke berichten worden verstuurd?
• Implementatie van koppeling
• Aanmelden van werkgevers bij het UWV
• Hoe kunnen Digi-ZSM meldingen gedaan worden?
  • Intrekken Digi-zsm melding
• Status van Digi-ZSM berichten in Xpert Suite
  • Status "Melding geaccepteerd": De melding is aangekomen bij het UWV 
  • Status "Melding niet geaccepteerd": De melding is niet aangekomen bij het UWV
  • Status "Verzonden"
• Rapportage voor inzage status en inhoud melding
• Belangrijke informatie bij overgang naar Digi-ZSM
• Belangrijke instelling voor werkgevers die ERD zijn
• Belangrijke instelling voor werkgevers die ERD zijn

Inleiding

Binnen de XS is het mogelijk om een "UWV Digitaal melden" (voorheen DigiZSM) koppeling aan te leggen. Door middel van een Digi-ZSM koppeling kunnen een 7-tal UWV berichten automatisch naar het UWV worden verstuurd vanuit de XS. Het document hoeft daardoor niet te worden gemaild of verstuurd te worden met de post of via het werkgeverportaal gedaan te worden. Binnen de XS wordt dan ook vastgelegd of de aanvraag is verzonden en uiteindelijk of de aanvraag ook is aangekomen of niet aangekomen bij het UWV. 

De meldingen worden naar het UWV verzonden via de Digipoort dienst van Logius. Digipoort is de ICT-centrale waar berichtenverkeer voor de overheid afgehandeld wordt. Digipoort werkt als een elektronisch postkantoor. Digipoort ontvangt het bericht, controleert het bericht op een aantal eisen en bevestigt de ontvangst van het bericht. Logius zorgt voor de beschikbaarheid, juiste werking, continuïteit en beveiliging van Digipoort. 

Welke berichten worden verstuurd?

De volgende 7 berichten kunnen via een DigiZSM koppeling worden verstuurd:

1. Digi-ZSM Langdurige afwezigheid hersteld | hersteld melding na 42e weeks melding
2. Digi-ZSM Langdurige afwezigheid |42e weeks melding
3. Digi-ZSM Volledige Werkhervatting | hersteld melding na ZW-melding
4. Digi-ZSM WAZO
5. Digi-ZSM Werkhervatting | Deelherstel na ZW-melding
6. Digi-ZSM Ziekmelding | ZW melding (ziek uit dienst, ziekte tgv zwangerschap, vangnet (AGH-status))
7. Digi-ZSM WIEG (aanvullend partnerverlof)
8. Digi-ZSM WBO (wet betaald ouderschapsverlof)

Implementatie van koppeling

Indiende wens bestaat om digitaal te melden via Xpert Suite met UWV Digitaal melden, kan er contact worden opgenomen met de Customer Succes Manager. De Customer Succes Manager kan informatie geven over de details en er zal een implementatie door een consultant van Otherside at Work plaatsvinden.

Aanmelden van werkgevers bij het UWV

Onderdeel van de implementatie, maar ook belangrijk als de implementatiefase is afgerond, is het aanmelden van werkgevers bij het UWV zodat meldingen van deze werkgevers vanuit Xpert Suite geaccepteerd kunnen worden.

Bij implementatie van de koppeling zal de Otherside at Work consultant de klant een bestand toesturen waarin de klant alle werkgevers inclusief bijbehorend loonheffingennummer dient in te vullen. Otherside at Work zal de werkgevers middels dit bestand aanmelden bij het UWV.
Wanneer een nieuwe werkgever (loonheffingennummer) wordt toegevoegd aan de klantomgeving, dient de beheerder een aanvullend bestand met werkgeverinformatie in te vullen en naar de Xpert Desk van Otherside at Work retour te sturen. Vervolgens zal Otherside at Work de werkgever aanmelden bij het UWV waarna bij bevestiging van aanmelding direct gemeld kan worden voor deze werkgever via Xpert Suite.

Bij de Xpert Desk kan een actueel bestand voor het aanmelden van werkgevers opgevraagd worden.

Hoe kunnen Digi-ZSM meldingen gedaan worden?

De documenten en schermen van de desbetreffende taken in XS voor bovenstaande situaties worden vervangen voor een Digi-ZSM variant wanneer de koppeling geactiveerd wordt. Dit zijn de volgende taken:

Het is belangrijk om één of meerdere gebruikers autorisatie over bovenstaande taken te geven, zodat de taak ook actief omhoog komt in de takenlijst van gebruikers. Vervolgens kan het bijbehorende scherm van de taak worden ingevuld. Zoveel mogelijk gegevens worden hierbij van de werknemerkaart in XS overgenomen, zodat de aanvraag extra makkelijk en snel verloopt. 

Taken zoals ziekmelding UWV kun je op laten komen door de triggervoorwaarde: Traject is vangnettraject.
Hiervoor is belangrijk dat de verzuimoorzaak classificatie ook als vangnet is bestempeld. Classificaties die je zelf aanmaakt zoals i.e. ziekte tgv zwangerschap of zwangerschapsklachten zijn niet automatisch vangnet trajecten.
Momenteel moet dit middels een database actie worden bijgewerkt.

Een DigiZSM melding ziet er als volgt uit:

Als de melding is afgerond, komt deze in het werknemer dossier onder de tab Trajectendossier te staan:

Intrekken Digi-zsm melding

Dit kan alleen binnen 24 uur nadat je de melding hebt verzonden via XS.

Het intrekken van een melding kan eventueel ook via het werkgeverportaal van het UWV (ook binnen 24 uur). Daarna komt er namelijk correspondentie van het UWV op gang over de stand van zaken in een dossier.

Status van Digi-ZSM berichten in Xpert Suite

Wanneer een Digi-ZSM melding is verstuurd, zie je de melding in de tab Trajectendossier bij de werknemer zoals hierboven vermeld. De status zal allereerst op "Verzonden" staan. Binnen korte tijd moet deze status over gaan naar:

Status "Melding geaccepteerd": De melding is geaccepteerd door het UWV 

De melding is doorgekomen bij het UWV en het UWV neemt de aanvraag in behandeling. Er zal nog een terugkoppeling komen (dit gebeurt niet rechtstreeks via XS).

Status "Melding niet geaccepteerd": De melding is afgewezen door het UWV

De melding is ontvangen door het UWV maar afgewezen. Klik in het trajectendossier op de status "Melding niet geaccepteerd". De Digi-ZSM melding opent en bovenaan in een rode balk wordt meer informatie gegeven waarom de melding niet is geaccepteerd. Vervolgens kun je hier actie op ondernemen. Wanneer er een foutmelding tevoorschijn komt, kan er contact opgenomen worden met het UWV om deze te verhelpen, de foutmelding wordt namelijk vanuit het UWV aan ons doorgegeven. Als er dan alsnog vragen zijn over de foutmelding kun je terecht bij team Xpert Desk.

Speciaal voor het actief signaleren van een niet geaccepteerde melding zal er een taak "Digi-ZSM bericht is niet verwerkt" toegevoegd worden in het traject. Er dient wel minstens 1 gebruiker geautoriseerd te zijn bij de taakautorisaties voor deze taak (plus een autorisatie om het werknemer dossier te mogen zien), om de taak ook actief in de takenlijst te krijgen.

Status "Verzonden"

Belangrijk om te weten is dat in het geval van storingen en/of onderhoud bij Logius aan de Digipoort dienst, de status langere tijd op "Verzonden" kan blijven staan. Totdat de status verandert naar "Melding geaccepteerd" is het bericht nog NIET succesvol aangekomen bij het UWV. Logius heeft een app ontwikkeld, te downloaden in de app store, waar je je kunt aanmelden om actief storingen en onderhoud door te krijgen.

Rapportage voor inzage status en inhoud melding

Om de status van meldingen beter te kunnen beheren is een speciale rapportage ontwikkeld voor beheerder. Deze kan via de knop Statistieken (of Rapportages) in de map Functioneel Beheer gevonden worden en is genaamd "VerstuurdeDocumentenSindsPeildatum".
In dit rapport kun je de verschillende meldingen over een gewenste periode bekijken. De status is inzichtelijk, evenals informatie over de melding. Ook is de inhoud van de melding naar het UWV in te zien.

Belangrijke informatie bij overgang naar Digi-ZSM

Bij de overgang naar Digi-ZSM is het belangrijk om rekening te houden met het volgende. Wanneer er bij lopende trajecten ziekmeldingen per post zijn verstuurd, kunnen na overgang naar Digi-ZSM herstelmeldingen van deze werknemers niet via Digi-ZSM gedaan worden. Het UWV/Digipoort kan de ziekmelding per post en herstelmelding per Digi-ZSM niet koppelen. Van ziekmeldingen die al liepen voordat Digi-ZSM ingericht wordt, dient de herstelmelding ook nog per post bij het UWV gedaan te worden, zoals dat het geval was voordat Digi-ZSM actief werd.

Belangrijke instelling voor werkgevers die ERD zijn

Let op! Voor werkgevers die ERD voor de ZW zijn dient ten alle tijde op de stamgegevens van de werkgeverkaart de instelling 'Ja' gedaan te worden. Op de stamgegevens van de werkgeverkaart kun je aangeven of een werkgever ERD voor de ZW is of niet.