INHOUDSOPGAVE


BIG registratie

 

Indien gewenst kun je een BIG registratie opvoeren in Xpert Suite (XS).
 

Stap 1. Log in bij XS, ga rechtsboven naar je initialen en daarna naar Instellingen.  

 

Stap 2. Ga naar het tabblad Algemeen en kies onder Gebruikersinstellingen voor BIG registratie.


Stap 3. Pas de BIG-registratie aan en sla de wijziging op.


Plaatsvervanging (Autorisaties overname)

 

Indien je als gebruiker hiervoor geautoriseerd bent, mag je één gebruiker naar keuze als plaatsvervanger instellen. Deze gebruiker heeft voor de periode die je ingeeft dezelfde autorisaties en kan dus het werk in bijvoorbeeld vakanties of afwezigheid overnemen.

 

Stap 1. Log in bij XS en ga naar Instellingen.


Stap 2. Ga naar het tabblad Algemeen.


Stap 3. Ga naar Plaatsvervanging en kies Autorisatie overname.



Stap 4. Klik in het scherm Tijdelijke dossier overname op Toevoegen. 


Stap 5. Vul de velden in en klik sla de tijdelijke dossier overname op. 

  • Dossiers overnemen van: naam van gebruiker die de autorisatie tijdelijk wil overdragen;
  • Dossiers toekenning: optie om autorisatie toe te kennen aan een gebruiker buiten de eigen gebruikersgroep;
  • Dossier toekennen aan: naam van gebruiker waarnaar de autorisatie tijdelijk overgedragen wordt;
  • Start- en einddatum: stel de begin- en einddatum in waarin de autorisatie overdracht geldig is.


 

Stap 6. Via het overzicht kun je lopende overnames inzien en intrekken. Ook kun je reeds gesloten overnames inzien. 



 

Het is ook mogelijk om dialogen (Veilig Communiceren) over te laten nemen. Voor het overnemen van dialogen van Veilig Communiceren ga je onder Plaatsvervanging naar Plaatsvervanging Veilig Communiceren.. Klik vervolgens op "Nieuwe dialoog overname" en vul het opgekomen scherm in. Sla deze vervolgens op.


 

  

Trajectfilter


 Je kunt als gebruiker standaard instellen hoe je het trajectfilter wil zien.

 Stap 1. Log in bij XS, ga rechtsboven naar Instellingen.  


Stap 2. Klik op het tabblad Algemeen. 


Stap 3. Kies onder Taken & Trajecten voor Trajectfilter.

 

Stap 4. Klik op "Alle lopende trajecten" of  "Alle trajecten" en klik op Opslaan.



Digitale handtekening


Het is mogelijk een standaard handtekening in te stellen voor documenten waarin deze optie van toepassing is.

 

Stap 1. Log in bij XS, ga rechtsboven naar Instellingen.  

 
Stap 2. Ga naar het tabblad Algemeen en kies onder Gebruikersinstellingen voor Digitale handtekening.


 

Stap 3. Klik op Digitale handtekening registreren.

 

Stap 4. Upload de digitale handtekening die je vooraf hebt gemaakt.


Klik op "bewerken"(1), selecteer het gewenste bestand met de handtekening (2). Klik op Opslaan (3) om de handtekening te bewaren.

 


Als je eenmaal een handtekening geregistreerd hebt kun je deze verwijderen (1), bewerken (2), instellen welke gebruikers je digitale handtekening mogen gebruiken en gebruikers ook weer verwijderen. Deze handtekening kun je gebruiken in document RTF sjablonen, dus niet bij Document dotx sjablonen. Let op: RTF sjablonen worden uitgefaseerd.

  



E-mailadres ter beveiliging account


 Je kunt het e-mailadres wat opgegeven is bij de eerste keer inloggen wijzigen.

 

Stap 1. Log in bij XS, ga rechtsboven naar Instellingen.  


Stap 2. Klik op het tabblad Inloggen & beveiliging. Je moet nu nog eens je wachtwoord en authenticatie invullen. 


Stap 3. Kies bij Beveiliging e-mailadres wijzigen voor E-mailadres wijzigen.

 

Stap 4. Klik na de wijziging op Opslaan.

  

Wachtwoord wijzigen


 Je kunt als gebruiker het wachtwoord van je account wijzigen (indien je inlogt met een inlognaam en wachtwoord).

 

Stap 1. Log in bij XS, ga rechtsboven naar Instellingen. 

 
Stap 2. Klik op het tabblad Inloggen & Beveiliging. 

 
Stap 3. Klik op Wachtwoord wijzigen en wijzig het wachtwoord.

 
Stap 4. Klik op Wachtwoord wijziging opslaan.


Twee stappen authenticatie (2-factor / 2FA)


Je kunt als gebruiker de twee stappen authenticatie aanpassen.

 

Stap 1. Log in bij XS, ga rechtsboven naar Instellingen.  

 

Stap 2. Klik op het tabblad Inloggen & Beveiliging. 

Stap 3. Ga naar het kopje Uitleg twee stappen authenticatie.


Hier kun je de twee stappen authenticatie die je hebt ingesteld bij de eerste inlog wijzigen, of je kunt een andere vorm activeren. Ook kun je bij Standaard two factor inlog wijzigen kiezen welke vorm je standaard wil hebben. Tot slot kun je bij Back-upcode wijzigen een nieuwe back-upcode opvragen. Mocht je in de toekomst niet via de ingestelde tweefactor authenticatie kunnen inloggen, bijvoorbeeld omdat de telefoon geen bereik heeft, dan kun je inloggen met deze nieuwe éénmalige back-upcode.

 

E-mailadres correspondentie in XS

 

Als gebruiker kun je een e-mailhandtekening toevoegen die standaard in mails staat die je verstuurt vanuit XS.


Stap 1. Log in bij XS, ga rechtsboven naar Instellingen.  

 
Stap 2. Klik op het tabblad Communicatie & Agenda en vul bij Standaard e-mailhandtekening in wat je in je handtekening wil hebben staan. 



Stap 3. Klik op Opslaan.


Via deze pagina kun je ook je standaard handtekening voor Veilig communiceren instellen.

Veilig communiceren


Wanneer de optie voor Veilig communiceren (ook wel DialoogXpert (DX) genoemd) geactiveerd is, kun je de instellingen als gebruiker aanpassen. Hier kun je berichtnotificatie, de handtekening en melding bij afwezigheid instellen

 

Stap 1. Log in bij XS, ga rechtsboven naar Instellingen. 


Stap 2. Klik op het tabblad Communicatie & Agenda. 


Stap 3. Ga naar Veilig communiceren-instellingen.

 

Stap 4. Pas de instellingen aan. Stel de berichtnotificatie, standaard handtekening en afwezigheidsnotificatie in.


 

Stap 5. Klik op Opslaan.

 

Agenda instellingen


Deze optie is alleen zichtbaar voor gebruikers die een agenda in de XS hebben en/of kunnen inzien. Via deze instellingen kun je de weergave en instellingen van de agenda inrichten naar je voorkeuren.

 

Stap 1. Log in bij XS, ga rechtsboven naar Instellingen.  

 

Stap 2. Klik op het tabblad Communicatie & Agenda. Scroll naar beneden naar Agenda instellingen.


Stap 3. Pas de voorkeuren aan. 



Stap 4. Klik op Opslaan. 

 

Afhandelen van taken

Voor het afhandelen van taken kun je als gebruiker een aantal opties als standaard instellen.

 

Stap 1. Log in bij XS, ga rechtsboven naar Instellingen.  


Stap 2. Klik op het tabblad Algemeen. Kies voor Taken uitvoeren na definitief opslaan document. 


Stap 3. Stel je voorkeur in. 

 
Stap 4. Klik op Opslaan.  


Account sessie instellingen


Stap 1. Log in bij XS, ga linksonder naar Beheer.



Stap 2. Klik op Applicatieinstellingen, klik daarna op account sessie instellingen.



Stap 3. Klik op een gebruiker of een gebruikersgroep en klik hierna op Bewerken.


Stap 4. Vul alle velden in en klik hierna op Opslaan.


Als beheerder heb je de keuze tussen "standaard" en "account specifieke" instelling. 

Daarnaast kan naast de maximale sessie duur ook gekozen voor een maximale inactiviteit duur. 

(keuzemogelijkheden: 15 min, 30 min, 1 uur, 2 uur en 3 uur)