De Batch Document Import (BDI) is een speciaal importtype binnen Connect XS waarmee grote aantallen documenten in één keer naar Xpert Suite kunnen worden geïmporteerd.


De BDI is oorspronkelijk ontwikkeld voor documentmigraties, bijvoorbeeld wanneer documenten vanuit een ander systeem naar Xpert Suite moeten worden overgezet. Een veelvoorkomend voorbeeld is wanneer een arbodienst de dienstverlening voor een nieuwe werkgever overneemt en bestaande dossiers en documenten moeten worden gemigreerd.


Inmiddels wordt de BDI ook gebruikt voor periodieke documentimports vanuit andere HR-systemen. Hierdoor kunnen documenten automatisch en op vaste momenten worden aangeleverd en verwerkt in Xpert Suite. 

Net als andere imports maakt de BDI gebruik van een importtemplate. In deze template is een converter van het type BatchDocumentImport ingesteld.


Voor iedere import zijn altijd twee bestanden nodig:

  • Een ZIP-bestand met de (fysieke) documenten.
  • Een begeleidend bestand (meestal Excel of CSV) met informatie over de documenten en de medewerkers waaraan de documenten gekoppeld moeten worden.


ZIP-bestand

Het ZIP-bestand bevat één of meerdere documenten en kan ook mappen en submappen bevatten.

Het gebruik van een ZIP-bestand heeft twee voordelen:

  • De documenten nemen minder opslagruimte in beslag.
  • Zodra het ZIP-bestand volledig is geüpload, weet het systeem dat alle documenten compleet aanwezig zijn.


Begeleidend bestand (meestal Excel of CSV)

Dit document bevat verwijzingen naar de mappen en bestanden in het ZIP-bestand. Het formaat (de kolommen) van dit document zijn niet voorgeschreven door de applicatie en kunnen vrij worden gemapt. Daarnaast moet het document sleutelgegevens bevatten waarmee een medewerker kan worden geïdentificeerd en mogelijk een workflow.


Inhoud


Let op:

Het ZIP-bestand moet altijd eerst in de 'Connect XS' worden geplaatst. Pas daarna mag het begeleidende bestand worden aangeleverd.


Begeleidend bestand aanleveren

Na het ZIP-bestand wordt het begeleidende Excel- of CSV-bestand geplaatst.

Dit bestand bevat verwijzingen naar de documenten in het ZIP-bestand en bevat de gegevens waarmee het systeem documenten kan koppelen aan medewerkers en eventueel workflows.

Verplichte velden:

  • Koppelsleutel van de medewerker
  • Indicatie of het document medische informatie bevat (Ja/Nee)
  • Documentnaam
  • Documentkenmerk
    • Het documentkenmerk is het veld waarnaar wordt gevraagd wanneer een document wordt geüpload in XpertSuite
  • Ontvangen van (Aanduiding wie het document heeft aangemaakt. Dit mag zo eenvoudig zijn als 'unknown', maar deze waarde moet wel worden gemapt.)


Start van de import

De import start automatisch zodra het begeleidende bestand volledig is geüpload.

De import reageert niet op het ZIP-bestand zelf, omdat ZIP geen geaccepteerd bestandstype is binnen de importtemplate.

Is er geen ZIP-bestand aanwezig is of zijn juist meerdere ZIP-bestanden aanwezig in Connect XS, dan stopt de import en wordt hiervan een foutmelding opgenomen in het logbestand.


Wat de import doet

Voor iedere regel in het begeleidend bestand zoekt het systeem het bijbehorende document in het ZIP-bestand op.

Vervolgens worden verschillende controles uitgevoerd:

  • Opzoeken van de medewerker
  • Opzoeken van de workflow (op datum en protocoltype of extern ID)
  • Opzoeken van het documentkenmerk (via conversiegroep)

Wanneer alle controles succesvol zijn, krijgt het BatchItem de status ‘voorbereid’. Dit betekent dat het document klaarstaat.


Afronden van de voorbereidingsfase

Nadat alle records zijn verwerkt:

  • Wordt het begeleidende bestand soft deleted.
  • Blijft het ZIP-bestand aanwezig en stopt het proces.

De documenten zijn nu voorbereid, maar nog niet daadwerkelijk geüpload naar Xpert Suite.


Documenten uploaden naar Xpert Suite

In Connect XS via de importconfiguratie kan het scherm ‘Documents - batch’ worden geopend. Hier zijn alle BDI-runs zichtbaar.

Vanuit dit scherm kunnen de volgende opties worden uitgevoerd:

  • Uploaden van nieuw begeleidende bestand 
  • Status resetten (alle documenten krijgen de status 'Nieuw', behalve documenten die al verwerkt zijn. Deze blijven op 'Geïmporteerd')
  • De voorbereide documenten worden geïmporteerd. Per document wordt vervolgens de status bijgewerkt naar:
    • Geïmporteerd (succesvol verwerkt)
    • Afgekeurd (verwerking mislukt)


Auto complete (automatisch verwerken)

Binnen de importconfiguratie kan de optie autocomplete worden ingeschakeld in de sectie ‘custom’.

Wanneer deze optie actief is:

  • Worden documenten eerst voorbereid zoals hierboven beschreven.
  • Start de BDI automatisch met het uploaden van alle documenten die de status 'voorbereid' hebben.
  • Is geen handmatige actie meer nodig vanuit het Batch Documents-overzicht.

Daarnaast gelden de volgende extra functies:

  • Documenten die niet ‘voorbereid’ konden worden (status ‘nieuw’) worden gelogd.
  • Documenten die niet succesvol konden worden geüpload (status ‘afgekeurd’) worden gelogd.
  • Het ZIP-bestand wordt na verwerking eveneens soft deleted.

Wanneer gebruik wordt autocomplete gebruikt?

Autocomplete is vooral geschikt voor geplande of dagelijkse imports, waarbij geen handmatige tussenkomst gewenst is voordat een volgende import wordt uitgevoerd.


Procesoverzicht

  1. ZIP-bestand uploaden in de Connect XS.
  2. Begeleidend Excel- of CSV-bestand plaatsen.
  3. Import start automatisch.
  4. ZIP-bestand wordt gelezen en BatchItems worden aangemaakt.
  5. Medewerker-, workflow- en documentcontroles worden uitgevoerd.
  6. Geldige documenten krijgen status 'voorbereid'.
  7. Begeleidend bestand wordt verwijderd.
  8. Via 'Document - batch' de import uitvoeren óf Autocomplete gebruiken.
  9. Documenten worden geüpload naar Xpert Suite.
  10. Status wordt 'Geïmporteerd' of 'Afgekeurd'.