Per release 9.32:

Als verdere doorontwikkeling van de planning assistent is het volgende mogelijk: het plannen van afspraken binnen een tijdvak. Een tijdvak is een blok in de agenda waarbij genodigden binnen een vooraf vastgesteld tijdblok zonder individueel tijdstip kunnen verschijnen. Waarbij het aantal uitgenodigde personen per tijdvak wordt beperkt op basis van de beschikbare capaciteit.

Bijvoorbeeld: Een tijdvak wordt opgesteld voor werknemers van 09:00–12:00 of van 13:00 – 14:00. Werknemers worden voor dit tijdvak uitgenodigd, of plannen zelf binnen dit tijdvak, en dus niet voor een specifieke tijd. Binnen dit tijdvak worden deze werknemers opvolgend geholpen. Dit wordt vaak gebruikt voor:

· Vaccinaties

· Bloedafname

· Eenvoudige controles

INRICHTING EN WERKING

Beschikbaarheid specificeren voor ‘Tijdvak plannen’

Om dit in Xpert Suite beschikbaar te maken is een instelling nodig bij het aanmaken/bewerken van een beschikbaarheid. Hiervoor is de checkbox: ‘Werknemers mogen binnen de gehele duur van de beschikbaarheid verschijnen.’ Dit is te vinden bij de beschikbaarheidsinstellingen.

Maximering aantal spreekuren binnen tijdvak bepalen en inrichten

Het maximale aantal spreekuursoorten dat in een tijdvak te plannen zijn wordt als volgt bepaald: 

1) standaard o.b.v. het aantal spreekuren dat op basis van de spreekuursoortduur past in de beschikbaarheid, of 2) aanvullend gelimiteerd door de instelling op de beschikbaarheid voor het aantal ‘Spreekuurstuks’.

Communicatie inrichten

Voor spreekuren die binnen een tijdvak gepland worden geldt natuurlijk ook andere communicatie in bijvoorbeeld oproepbrieven, mails etc.

Hiervoor kan je in de inrichting gebruik maken van de volgende nieuwe datavelden om in het geval van Tijdvak plannen, ook de tijd van het tijdvak te tonen in de communicatie.

[ Timeslot Planning Enabled ]

[ Timeslot Planning Date ]

[ Timeslot Planning Date (dd-mm-jjjj) ]

[ Timeslot Planning Start Time ]

[ Timeslot Planning End Time ]

Visualisatie

Binnen de planning assistent ziet het er dan als volgt uit als er een datum en tijd gekozen moet worden:

En binnen de Agenda staan de ingeplande afspraken onder elkaar in de beschikbaarheid.

In latere releases zal er verder gewerkt worden aan een betere visualisatie van deze ingeplande afspraken wanneer dit er aanzienlijk veel zijn binnen een korte beschikbaarheid. Het afsprakenoverzicht biedt tot die tijd een goed inzicht in de geplande afspraken binnen een tijdvak.