In vrijwel alle generieke rapportages is er de mogelijkheid om via een aantal filters één of meerdere organisatieonderdelen te selecteren uit de Organisatiestructuur. Dit artikel geeft inzicht in hoe deze filters het beste gebruikt kunnen worden.

De standaard filters rondom organisatieonderdelen

Het selecteren van een organisatie onderdeel gaat via de parameters ‘Te tonen niveaus’, ‘Kies organisatieonderdeel’, ‘Detailleer keuze’ en ‘Kies eenheden’. 

De verschillende niveaus in de Organisatiestructuur

Standaard staan de filters 'Kies organisatieonderdeel' en 'Detailleer keuze' ingesteld op het hoogste knooppunt in de organisatiestructuur waar de ingelogde gebruiker voor geautoriseerd is. De parameter 'Te tonen niveaus' bepaald hoeveel niveaus de organisatiestructuur uitgeklapt wordt in deze filters. 

Doorgaans is het niet nodig om te tonen niveaus hoger dan 3 te zetten, de manier van selecteren is zo ontworpen dat de gebruiker in stapjes het gewenste organisatieonderdeel kan selecteren. als de te tonen niveau op 3 staat, dan kan er vanaf het hoogst geautoriseerde onderdeel 3+3+2=8 lagen diep navigeren binnen de organisatiestructuur naar een organisatieonderdeel.

Als er door een te hoog gekozen niveau in één van de selectielijstjes meer dan 30.000 opties geladen moeten worden, dan zal er een melding verschijnen in de parameter dat het aantal getoonde niveaus omlaag gezet moet worden. Dit is gedaan, omdat de browser bij meer dan 30.000 opties doorgaans moeite heeft om het rapport goed weer te geven of kan vastlopen. 

Voorbeeld: Het filter 'Te tonen niveaus' op 2:

Voorbeeld: Het filter 'Te tonen niveaus' op 3:

Een niveau selecteren en verfijnen

Indien bij het filter 'Kies organisatieonderdeel' een organisatieonderdeel gekozen wordt, dan wordt deze vervolgens bij het filter 'Detailleer keuze' ingevuld, zodat de selectie verfijnd kan worden.

Het filter 'Kies eenheden'

Het filter 'Kies eenheden' is een multi-select, hiermee kunnen eenvoudig een aantal organisatieonderdelen onder een knooppunt uitgesloten worden. 

De parameter 'Te tonen niveaus' heeft geen effect op wat er bij 'Kies eenheden' getoond wordt, hier worden altijd de directe sub-eenheden van 'Detailleer keuze' getoond.

Bij het filter 'Kies eenheden' wordt ook altijd de optie gegeven om ‘Eigen medewerkers’ in of uit te sluiten. Onder Eigen medewerkers worden de werknemer verstaan die direct in dienst zijn bij het organisatieonderdeel dat bij 'Detailleer keuze' gekozen is. Aangezien iemand alleen direct bij een afdeling in dienst kan zijn, heeft het aan- of uitvinken van Eigen medewerkers alleen effect als het onderdeel bij 'Detailleer keuze' een afdeling is! Deze optie kan handig zijn als bijvoorbeeld een leidinggevende over al zijn onderliggende afdelingen het verzuim wil opvragen, maar zichzelf wil uitsluiten hiervan (als hij of zij direct in dienst is bij deze bovenliggende afdeling). 

Bijvoorbeeld; onder 'Detailleer keuze' is Afdeling A geselecteerd, onder deze afdeling valt alleen leidinggevende meneer Jansen. Indien het verzuim onder afdelingen B en C samen moeten worden getoond, dan kan door 'Eigen medewerkers' uit te sluiten Afdeling A worden uitgesloten.

De indexrapportage

Om het selecteren van een organisatieonderdeel nog wat te vergemakkelijken, is de Indexrapportage ontwikkeld. Hier mee kan eenvoudig via een zoekvenster een organisatieonderdeel gezocht worden, die dan automatisch ingevuld wordt bij Kies organisatieonderdeel en Detailleer keuze.