Alle geregistreerde medewerkers hebben een dossier in Xpert Suite, waardoor je op elke medewerker die aan jou rapporteert kunt zoeken. Op de startpagina vind je een zoekfunctie. Hier kun je in het grijze vak zoeken op naam of personeelsnummer en vervolgens de juiste medewerker selecteren uit de resultatenlijst. Op de pagina 'Uitgebreid zoeken' kun je nog bepaalde gegevens combineren met namen van werkgevers, afdelingsnamen, etc.

2.3. TAKEN

Wanneer een medewerker ziek is, moeten er een aantal wettelijk verplichte taken worden uitgevoerd. In Xpert Suite (XS) ontvang je tijdig herinneringen voor specifieke taken die voltooid moeten worden. De automatische aanmaak van taken en herinneringen ondersteunt je hierbij.

Op de startpagina vind je een overzicht van je taken. Dit overzicht is verdeeld in drie categorieën: achterstallige taken, open taken en aankomende taken (deze week). Per categorie zie je hoeveel open taken er zijn.

Als je op een taak in je takenlijst klikt, kom je bij de volledige lijst van taken voor deze medewerker. 

Onderaan je takenoverzicht staat eenknop waarmee je snel naar het volgende overzichtsscherm kunt gaan:

2.4. ACTIES

Hier vind je verschillende acties. Alle acties worden in de volgende hoofdstukken uitgelegd.

2.5. BERICHTEN

Hier vind je al je inkomende berichten van andere gebruikers. Ga voor meer informatie naar hoofdstuk 7 Berichten.

2.6. BIBLIOTHEEK

Hier vind je instructies.

2.7. STATISTIEKEN / VERSLAGGEVING

In het menu aan de linkerkant vind je de knop Statistieken, waar je gegevens kunt bekijken van alle medewerkers waarvoor je geautoriseerd bent.

Binnen elk rapport kun je de volgende variabelen kiezen:

1. De start- en einddatum van je rapportgegevens

2. De periode waarmee je het rapport wilt vergelijken: bijvoorbeeld met een maand geleden of dezelfde maand van vorig jaar

3. De gewenste organisatie-eenheid

4. Een specifieke afdeling binnen de organisatie-eenheid

5. Taal

6. Het rapport genereren

2.8. INSTELLINGEN

Hier kun je je taal wijzigen of een vervanger toewijzen terwijl je met vakantie bent. Ga voor meer informatie naar hoofdstuk 8 Instellingen.

3. WERKNEMERSBESTAND

Om het dossier van een werknemer te bekijken, begint u met het zoeken naar de werknemer via de zoekfunctie op de startpagina.

3.1. OVERZICHT TAB

3.2. TAKEN

Op de Takenpagina heb je de mogelijkheid om te filteren op type taken (1) of type workflows (2). Zo kun je bijvoorbeeld met de filter “Alle eigen taken” alleen je eigen taken weergeven, of kiezen voor “Alle taken” om alles te zien.

Om een taak af te sluiten (3), wijzig je de status naar "uitgevoerd".  Je kunt een taak ook uitstellen naar een later moment, verwijderen of markeren als belangrijk. Als je een taak als belangrijk markeert, verschijnt deze op de startpagina met een uitroepteken en komt hij bovenaan je lijst te staan. Een groene vink naast een taak betekent dat deze is afgerond.

Wanneer je op een taak klikt (4), krijg je een meer gedetailleerde beschrijving te zien. Soms moet je een document invullen, dit kun je doen door het scherm te openen (5). Naast het invullen van documenten is het ook mogelijk om notities toe te voegen over je contact (6).

Als je taken aan een andere gebruiker toewijst, verschijnen deze toegewezen taken onder je eigen takenlijst (7). Het toewijzen van taken wordt uitgelegd in hoofdstuk 6.

3.3.1. ONDERDELEN TAKEN

Tijdsindicatie van een taak

Er zijn twee verschillende soorten taken, elk met een eigen icoon. De tijdsindicatie van een taak wordt bepaald op basis van de einddatum en wordt weergegeven in de eerste kolom van de taak.

	De taak dient vandaag uitgevoerd te worden
	De taak is te laat met uitvoeren

Status van een taak

Elke taak heeft een status, die je terugvindt in de tweede kolom. De gebruiker dient deze status handmatig aan te passen, of de status wordt automatisch bijgewerkt met behulp van triggers. Er zijn verschillende statusopties. Standaard staat elke taak op 'Lopend'. De status van een lopende taak kan gewijzigd worden naar: 'Uitgevoerd', 'Uitstellen', 'Vervallen' of 'Maak belangrijk'. Statussen kunnen ook teruggezet worden, en voor sommige statussen is het verplicht om een toelichting te geven. Hieronder een overzicht van de verschillende statussen:

	Deze taken moeten nog uitgevoerd worden, dit is de standaard status van een taak.
	Als een taak is uitgevoerd kan deze op uitgevoerd gezet worden. Dit kan ook nieuwe taken laten opkomen m.b.v. triggers.
	Ook kan een taak uitgesteld worden, hier dient wel een toelichting voor ingevuld te worden.
	Je kunt een taak ook laten vervallen, ook hier dien je een toelichting voor in te vullen.
	Alleen uit te voeren taken kunnen deze status krijgen en deze wordt in de derde kolom getoond.

Functies van een taak:

In de laatste kolom staan de functies van een taak. Er zijn zes verschillende soorten functies. Taken kunnen meerdere functies hebben, maar het is ook mogelijk dat een taak geen functie heeft.

	Taak doorzetten: met deze functie kun je een taak doorzetten naar een andere gebruiker of gebruikersgroep.
	Contact uitvoeren: met deze functie opent een scherm waar je gegevens in kunt vullen tijdens een contactmoment met de client. In dit scherm kunnen notities ingevuld worden.
	Document: Via deze functie kun je een document toevoegen en delen met de client.
	Invulscherm: deze functie zet je door naar een invulscherm waar je vervolgens gegevens of vragenlijsten kunt invullen.
	Verwijderen: Hiermee verwijder je een taak
	Escalatie manager: Hiermee zie je welke escalatietaken ingesteld zijn bij de functie
	Verrichting: De taak is een verrichting, klik op de taak om de verrichting uit te voeren.

3.3. HET TRAJECTENDOSSIER

Het tabblad “Trajectendossier” toont alle relevante informatie over de geselecteerde trajecten.   

Informatie te vinden onder het tabblad Trajectendossier:

• Xpert Suite documenten: hier vind je de documenten die binnen Xpert Suite kunnen worden aangemaakt en opgeslagen.
• Geïmporteerde documenten: hier kun je documenten uploaden.
• Documentoverzicht: verschillende soorten samenvattingen.
  • Overzicht contactmomenten: een overzicht van alle contactmomenten.
  • Voortgangsoverzicht: een overzicht met alle notities.

3.4. UPLOAD DE MEDISCHE VERKLARING  

Je kunt het medisch attest uploaden via de startpagina of in het dossier van de medewerker.

• Startpagina: Onder Acties vind je het symbool voor het uploaden van documenten.

• Trajectendossier: Ga naar Geïmporteerde documenten, hier kun je het medisch attest uploaden.

 

3.5. BERICHTEN

Het tabblad Berichten brengt u naar het berichtengebied voor beveiligde berichten:

Meer informatie over Berichten in hoofdstuk 7: Berichten.

4. ZIEKTEVERZUIM & ANDERE WORKFLOWS

Ziekteverlof kan worden gemeld door iedereen die daartoe bevoegd is.  

4.1. VERZUIM REGISTREREN / HERSTEL REGISTREREN

Het registreren van verzuim en herstel wordt in dit artikel (link) al grondig uitgelegd. Daarom voegen we hier de video toe en ook een uitleg in grote lijnen. Voor een grondige uitleg kan je dit artikel lezen.

Stap 1. Gebruik de zoekfunctie om het werknemersdossier te zoeken

Stap 2. Klik op de Acties knop

4.2. ZIEKTE REGISTREREN

Een medewerker kan ziek geregistreerd worden om verschillende redenen. Dit kan zijn omdat de medewerker zich ziek heeft gemeld, een ongeval heeft gehad buiten werk of een bedrijfsongeval heeft gehad.

Stap 1. Klik op de Acties knop en selecteer 'Ziek melden' 

Stap 2. Toelichting

Stap 3. Kies een verzuimclassificatie:

Je kunt verschillende verzuimclassificaties aangeven. De standaard classificaties zijn:

• Ziek: Geen bijzonderheden.

• Arbeidsongeval: Verzuim door een ongeval tijdens het werk.

• Ongeval met regres: Verzuim door een ongeval waarbij derden mogelijk aansprakelijk zijn.

• Orgaandonatie: Verzuim door orgaandonatie.

Stap 4. Selecteer een eerste ziektedag

Stap 5. Samengesteld verzuim en nieuw bedongen arbeid

Stap 6. Verzuimstatus

Indien er sprake is van gedeeltelijk ziekte, kan de verzuimpercentage hier aangegeven zijn door de optie Gedeeltelijk ziek te selecteren

Stap 7. Notitie toevoegen

Opgepast hier mogen geen medische gegevens vastgelegd worden. 

Stap 8. Verwachte hersteldatum

In het nieuwe ziekmeldscherm is het mogelijk om een 'verwachte hersteldatum' in te voeren. Dit kan worden gebruikt voor triggerbeheer. De verwachte hersteldatum heeft vier instelbare periodes.

Stap 9. Ziekmelding opslaan

4.3. HERSTEL REGISTREREN

Stap 1.  Klik op de Acties knop en selecteer herstel melden

Stap 2. Beter melden

Stap 3. Bepaal de situatie

Bij de situatie kunnen drie verschillende variaties worden gekozen. Hieronder worden de situaties verder uitgelegd. De verschillende situaties zijn:

• Stap 3.1 Werknemer meldt zich volledig hersteld; 
• Stap 3.2 De medewerker meldt zich voor een hoger/lager percentage ziek; 
• Stap 3.3 Ziektetraject voor werknemer om een andere reden beëindigen.

Meer informatie over de vervolgstappen vind je hier.

4.4. ZWANGER MELDEN

Als een medewerkster zwanger is, registreer dit dan zo spoedig mogelijk in XS. Het systeem zorgt ervoor dat je als werkgever tijdig geïnformeerd wordt over de wettelijke verplichtingen. Zodra de medewerker zwanger gemeld is, zal de aanvraag voor zwangerschapsverlof in gang gezet worden.

Stap 1. Klik op de knop “Zwangerschap melden”

Selecteer eerst de medewerker door de zoekfunctie te gebruiken zodat je in het werknemersdossier zit. Rechts bovenin de XS-portal zie je de knop “Acties”. Klik hierop en selecteer de optie “Zwanger”.

Onderstaande gegevens moeten ingevoerd worden:

• Vermoedelijke bevallingsdatum: op de zwangerschapsverlofverklaring.
• Meerling: aangeven of het een meerling is.
• Laatste werkdag: standaard 4 of 6 weken, of een dag ertussen.

Stap 2. Situatie rondom zwangerschap – voor de bevalling 

Nu het zwangerschapstraject loopt, kun je de situatie rondom de zwangerschap voor de bevalling wijzigen. Selecteer de medewerker via de zoekfunctie, ga naar het werknemersdossier, klik op "Acties" en kies opnieuw "Zwanger".

Er kunnen zich vier situaties voordoen:

• Registratie definitieve bevallingsdatum.  
• Het corrigeren van de vermoedelijke bevallingsdatum. 
• Het corrigeren van de laatste werkdag voor het zwangerschapsverlof.
• Zwangerschap beëindigen om andere reden dan een gepland bevalling.

Meer informatie over de vervolgstappen vind je hier.

5. OPDRACHT VERSTUREN EN NOTITIES MAKEN

5.1. OPDRACHT VERSTUREN

Taken kunnen worden aangemaakt in combinatie met een workflow (bijv. Ziekteverzuim, AMC, enz.) en kunnen worden toegewezen aan jezelf of aan een andere gebruiker. Om te beginnen zoek je via de zoekfunctie naar de medewerker aan wiens dossier je wilt werken. Selecteer daarna de functie "OPDRACHT VERSTUREN" via het vervolgkeuzemenu Acties.

Opdracht versturen

Het scherm stelt je in staat om een taak aan jezelf of aan een andere gebruiker toe te wijzen.

1. Selecteer de relevante workflow uit de keuzelijst. Dit kan ook een afgeronde workflow zijn;
2. Selecteer het type taak;
3. Kies de persoon die de taak gaat uitvoeren;
4. Geef de taak een korte titel, onderwerp of beschrijving;
5. Klik op Taak toevoegen.

Belangrijk:

wees voorzichtig met het schrijven van gevoelige/medische informatie over de medewerker. Zij hebben het recht om informatie over hen in te zien.

5.2. NOTITIE TOEVOEGEN

Notities kunnen worden aangemaakt binnen een workflow. Deze kunnen worden opgeslagen in het dossier van de medewerker en gebruikt worden om overeenkomsten met de medewerker vast te leggen. Als je echter een herinnering voor jezelf wilt maken om een taak af te ronden, moet je de functie "opdracht versturen" gebruiken (zie vorige paragraaf).

Om te beginnen, gebruik je de zoekfunctie om de medewerker te vinden waarvan je het dossier wilt bewerken. Selecteer vervolgens de functie "Notitie" via het vervolgkeuzemenu Acties.

Je ziet een scherm waar je een notitie kunt toevoegen door de volgende stappen te volgen:

1. Selecteer de relevante workflow uit de keuzelijst. Dit kan ook een afgeronde workflow zijn;
2. Selecteer een datum om de notitie te categoriseren. Dit kan ook een datum in het verleden zijn;
3. Registreer een beschrijving van je notitie in het veld "Notitie".
4. Klik op Opslaan.

Belangrijk:

wees voorzichtig met het schrijven van gevoelige/medische informatie over de medewerker. Zij hebben het recht om informatie over hen in te zien.

6. EEN AFSPRAAK MAKEN

Open je agenda door op de agendaknop te klikken of je kunt deze link ook vinden in het werknemersdossier. 

Na het klikken opent je eigen agenda. Als je een afspraak voor een andere gebruiker moet inplannen, dien je over te schakelen naar de agenda van die gebruiker.

Door met de linkermuisknop in de agenda op de gewenste tijd te klikken, krijg je de optie om de afspraak in te plannen.

Als je een document wilt ondertekenen, zijn er twee opties: via SMS-code of via digitale handtekening. Kies het document dat je wilt ondertekenen binnen het Workflow-dossier. Zodra het document is ondertekend, wordt dit zichtbaar wanneer je het document als PDF opent.

7.2.1 DIGITAAL ONDERTEKENEN - SMS-CODE

Het gebruik van sms-code-ondertekening is erg handig als beide ondertekenende partijen niet fysiek bij elkaar zijn.

1. Kies Handtekening via SMS.

2. Automatisch wordt er een dialoog gestart binnen het tabblad Berichten.

3. Vul in wie het document moet ondertekenen en klik op Versturen.

4. Als manager kun je het document ondertekenen door op Ondertekenen te klikken. Vul je mobiele telefoonnummer in en je ontvangt een SMS-code. Sla op, en het document is ondertekend.

5. De medewerker ontvangt een uitnodiging in zijn mailbox om in te loggen.

6. De medewerker moet de volgende stappen slechts één keer uitvoeren:

   a. Registreren bij de berichtenservice

   b. Akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden en inloggen

   c. Een wachtwoord kiezen

   d. Mobiele telefoonnummer invullen

   e. Persoonlijke gegevens invullen

7. De medewerker gaat naar zijn berichten. Hier kan hij het document lezen en ondertekenen.

8.2. EEN PLAATSVERVANGER AANWIJZEN (OVERDRACHTSBEVOEGDHEDEN) 

Wanneer een gebruiker voor een bepaalde periode afwezig is, kun je binnen XS een plaatsvervanger toewijzen. De plaatsvervanger krijgt tijdens de afwezigheid van de gebruiker toegang tot de medewerkersdossiers en taken.

Let op: je kunt alleen een plaatsvervanger toewijzen aan iemand die al geautoriseerd is voor Xpert Suite, zoals een andere manager. Het is niet mogelijk of geschikt om deze functie aan een teamlid toe te wijzen.

een plaatsvervanger toe te wijzen, klik je op Instellingen (linksonder in het scherm) en scroll je naar de sectie Plaatsvervanger (Autorisaties overdragen).