INHOUDSOPGAVE
- Introductie No-risk
- Globale werking
- Vastlegging LKV status in Xpert Suite
- Triggers No-risk
- Taken en emailsjablonen
Introductie No-risk
De No-Riskpolis is een regeling die geldt wanneer je een werknemer met een ziekte of handicap in dienst neemt.
Dit houdt in dat je:
een Ziektewet-uitkering voor je werknemer kunt krijgen als hij/zij ziek wordt;
- geen hogere premie hoeft te betalen voor de Ziektewet;
- geen hogere premie hoeft te betalen als de werknemer in de WGA komt.
Het loonkostenvoordeel (LKV) is een nieuwe regeling die is ingegaan op 1 januari 2018. Het LKV is een jaarlijkse tegemoetkoming voor werkgevers die 1 of meer werknemers in dienst nemen uit doelgroepen die vaak lastig aan het werk komen.
Het gaat vooral om:
oudere werknemers met een uitkering;
- werknemers met een arbeidsongeschiktheidsuitkering;
- werknemers met een arbeidsbeperking.
Het inrichten van de No-risk module dient door een consultant van Otherside at Work gedaan te worden. Indien je interesse hebt in het gebruik van de No-risk module, neem dan contact op met je Customer Success Manager.
Globale werking
Onderstaand schema geeft weer hoe de No-risk module binnen de Xpert Suite werkt.
Het No-Risk / LKV traject start standaard op het moment dat een medewerker nieuw in dienst is. De eerste taak is het versturen van de vragenlijst. De planning van de taak kan met configuratie aangepast worden naar een ander moment. Aan de vragenlijst zijn standaard 2 reminders toegevoegd bij niet invullen, maar ook dit kan aangepast of uitgebreid worden.
Als de medewerker de vragenlijst heeft ingevuld, wordt automatisch bepaalt of er sprake is van No-Risk en/of Loonkostenvoordeel. Is er sprake van No-Risk dan wordt er automatisch een No-Risk status geregistreerd bij de medewerker (tabblad Overzicht, widget No-Risk). Is er mogelijk sprake van loonkostenvoordeel, dan verzendt XS automatisch een mail naar de medewerker met het verzoek een verklaring Loonkostenvoordeel op te vragen. Afhankelijk van de regeling kan dat bij de gemeente zijn of bij UWV. In het laatste geval kan de medewerker de werkgever ook machtigen door het UWV machtigingsformulier ondertekend retour te sturen. Voor een complete administratie moet deze ook naar de werkgever gestuurd worden zodat deze geupload kan worden in het dossier.
Ook bij het opvragen van de doelgroepverklaringzijn standaard 2 reminders ingesteld.
Als de machtiging wordt aangeleverd, kan de werkgever de verklaring zelf bij UWV opvragen. Als de medewerker de verklaring opvraagt, kan deze worden per mail worden aangeleverd en bij de registratie van het loonkostenvoordeel (tabblad Overzicht) worden toegevoegd.
Bij het opvoeren van het Loonkostenvoordeel is dat datum van het opvragen van de verklaring van belang, want dat is de datum die wettelijk binnen de 3 maanden na indiensttreding moet liggen, niet de datum van afgifte van de verklaring.
Er zijn 2 rapportages beschikbaar voor No-risk LKV. Deze kun je hier vinden: https://support.othersideatwork.nl/support/solutions/articles/76000037296-basisrapportage-3-1#2.13-No-Risk-/-LKV-overzicht
Voor meer informatie over de werking binnen Xpert Suite, zie het webinar: https://youtu.be/zc9wkNc50bw (kijk vanaf 23:20 voor live demo in de Xpert Suite)
Vastlegging LKV status in Xpert Suite
Indien is vastgesteld dat voor deze werknemer recht bestaat voor een LKV, dan kan deze bij de werknemer worden vastgelegd op de tab ‘overzicht’.
In dit venster kan worden vastgelegd vanuit welke doelgroep het recht op loonkostenvoordeel/de premiekorting bestaat en de verklaring waarmee dit is vastgesteld.
Indien er een ingevulde vragenlijst is bij de werknemer, dan wordt aangegeven welke doelgroepen van toepassing lijken bij deze persoon. Het geüploade document kan in dit bewerkscherm ook weer gedownload worden.
WIJZIGING NO -RISK STATUS WIDGET
De widget op de tab ‘overzicht’ bij een werknemer geeft nu met tekst aan of er wel of geen no-risk polis geldt, of dat dit nog onbekend is.
Daarnaast is bij de vastlegging de mogelijkheid toegevoegd om expliciet vast te leggen dat je weet dat er geen no-risk polis van toepassing is bij deze werknemer. Dat is relevant voor de nieuwe triggeroptie beschreven in de wijziging hieronder.
Triggers No-risk
Er is een triggeroptie beschikbaar: ‘Is de no risk status nog onbekend bij de werknemer’. Deze triggeroptie is in het trigger-beheer te gebruiken om een taak toe te voegen (bijvoorbeeld bij de ziekmelding) om te signaleren dat er wellicht nog wel een no-risk polis speelt. Alleen bij werknemers waar er is vastgelegd dat er expliciet wel of expliciet geen no risk polis van toepassing is krijgen deze taak dan niet bij een nieuwe ziekmelding.
Hierdoor krijg je de mogelijkheid om expliciet bij een ziekmelding nog vast te stellen of die mogelijk speelt.
Taken en emailsjablonen
Hieronder staat het overzicht van taken en emailsjablonen die betrekking hebben op No Risk en Loonkostenvoordeel.
Taken
Bij het inrichten zal gevraagd worden om per taak aan te geven door welke gebruikersgroep de betreffende taak moet uitvoeren (indien van toepassing).
# | Taaknaam | Startdag taak | Duur | Subtaak beschrijving | Document | Scherm |
1 | Vragenlijst no-risk/loonkostenvoordeel verzonden | 30 | 1 | De werknemer is uitgenodigd om een vragenlijst in te vullen inzake een beoordeling voor no-risk en/of loonkostenvoordeel. U krijgt automatisch bericht indien de medewerker de vragenlijst heeft ingevuld. | NoRiskLkvVragenlijst | NoRiskLkvScherm |
2 | Beoordeel de resultaten van de vragenlijst | 0 | 1 | De ingevulde vragenlijst is te openen in het dossier. |
|
|
3 | Beoordeel de resultaten van de vragenlijst | 0 | 1 | De ingevulde vragenlijst is te openen in het dossier. Werknemer heeft een No Risk polis. |
|
|
4 | Reminder 1: E-mail verzonden naar werknemer | 14 | 1 | Reminder: er is per e-mail een vragenlijst verzonden naar de werknemer om te bepalen of er sprake is van een no-riskpolis of loonkostenvoordeel. |
|
|
5 | Reminder 2: Neem contact op met de werknemer | 28 | 3 | Er is geen respons gekomen op de verzoeken om de vragenlijst (no-risk/loonkostenvoordeel) in te vullen. Neem contact op met de werknemer en begeleid deze waar nodig met het invullen van de vragenlijst. |
|
|
6 | Mogelijkheid op loonkostenvoordeel, vraag doelgroepverklaring op | 0 | 1 | Volgens de digitale uitvraag loonkostenvoordeel is er mogelijk recht op loonkostenvoordeel. Beoordeel dit advies. Bij een positieve uitkomst stuur je de werknemer een e-mail met het verzoek om een (machtiging) doelgroepverklaring aan te leveren. De werknemer kan deze opvragen bij UWV/gemeente. |
|
|
6a | Opvragen start bij UWV |
|
|
|
|
|
6b | Overdracht bij UWV |
|
|
|
|
|
7 | Ontvangstbewaking document werknemer | 0 | 7 | Ontvangstbewaking. Voer deze taak uit als machtiging retour is ontvangen. 7 dagen na startdatum van deze taak wordt er een automatische herinnering naar de werknemer gestuurd. |
| NoRiskLkvMachtiging |
8 | Reminder 1: E-mail verzonden naar werknemer | 7 | 1 | Reminder via e-mail verzonden inzake verzoek opvraag (machtiging) doelgroepverklaring. |
|
|
9 | Verzend machtiging naar UWV / Gemeente | 0 | 1 | Verstuur de aanvraag doelgroepverklaring inclusief de machtiging naar UWV/gemeente. |
|
|
10 | Ontvangstbewaking doelgroepverklaring | 0 | 1 | Ontvangstbewaking doelgroepverklaring |
|
|
11 | Reminder 1: Neem contact op met UWV / Gemeente | 14 | 1 | De doelgroepverklaring is nog niet ontvangen. Neem contact op met het UWV / Gemeente. |
|
|
12 | Doelgroepverklaring ontvangen? | 0 | 1 | Zodra de doelgroepverklaring is ontvangen, dien je deze te archiveren en de status loonkostenvoordeel te registeren in het dossier. |
|
|
13 | Controleer in-dienst- en geboortedatum | 0 | 1 | De in-dienst- en/of geboortedatum wijkt af van de datum(s) in de database. Controleer of deze correct zijn ingevuld. |
|
|
14 | Start Traject digitale uitvraag no-risk/loonkostenvoordeel | 0 | 1 | Er is voor deze werknemer mogelijk recht op een no-risk/lkv-status. Ga naar trajecten en start het traject 'Digitale uitvraag no-risk/lkv. |
|
|
Emailsjablonen
De onderstaande emailsjablonen worden ingericht bij de No Risk module. Mochten er wijzigingen gewenst zijn aan de inhoud, laat het dan weten aan de consultant van Otherside at Work.
-----------------------------------
- Naam: NoRiskVragenlijstVerzenden
- Code: NoRiskVragenlijstVerzenden
- Afzender: [mag leeg blijven]
- Onderwerp: Vragenlijst
- Inhoud:
Beste [ Naam Werknemer ],
[ Naam Werkgever ] verkent de mogelijkheden op het gebied van subsidieregelingen voor haar werknemers.
Door het invullen van een vragenlijst helpt u onze organisatie te onderzoeken of er recht is op premiekorting en/of ziekengeld.
De vragenlijst bestaat uit maximaal 5 vragen en het beantwoorden van deze vragen heeft geen gevolgen voor uw dienstverband.
U kunt de vragenlijst openen via onderstaande link:
[ OpenUrl ]
Hebt u nog vragen over deze procedure, neem dan contact op met [ Contactnummer ].
-----------------------------------
- Naam: NoRisk Herinnering (1) vragenlijst no-risk/loonkostenvoordeel
- Code: NoRiskHerinneringVragenlijst1
- Afzender: [mag leeg blijven]
- Onderwerp: Herinnering (1) vragenlijst no-risk/loonkostenvoordeel
- Inhoud:
Beste [ Naam Werknemer ],
Met betrekking tot uw dienstverband bij [ Naam Werkgever ] hebben wij u op [ 1e Ziektedag SW (dd-mm-jjjj) Werknr ] een vragenlijst toegezonden.
Op dit moment is de vragenlijst nog niet ingevuld. Wij willen u vragen om deze vragenlijst zo spoedig mogelijk in te vullen.
Door het invullen van een vragenlijst helpt u onze organisatie te onderzoeken of er recht is op premiekorting en/of ziekengeld.
De vragenlijst bestaat uit maximaal 5 vragen en het beantwoorden van deze vragen heeft geen gevolgen voor uw dienstverband.
U kunt de vragenlijst openen via onderstaande link:
[ OpenUrl ]
Hebt u nog vragen over deze procedure, neem dan contact op met [ Contractnummer ].
-----------------------------------
- Naam: NoRisk Beoordelen advies Loonkostenvoordeel
- Code: NoRiskBeoordelenadviesLKV
- Afzender: [mag leeg blijven]
- Onderwerp: Opvraag doelgroepverklaring
- Inhoud:
Beste [ Naam Werknemer ],
Met betrekking tot uw dienstverband bij [ Naam Werkgever ] hebben wij u op [ 1e Ziektedag SW (dd-mm-jjjj) Werknr ] een vragenlijst toegezonden.
U hebt de vragenlijst ingevuld en op basis van uw antwoorden kunnen wij opmaken dat er mogelijk recht is op loonkostenvoordeel.
Om te kunnen vaststellen welke regelingen voor u gelden, is een doelgroepverklaring LKV noodzakelijk. Dit is een document dat is op te vragen bij uw gemeente of UWV.
U kunt [ Naam Werkgever ] machtigen om dit document namens u op te vragen. U doet dit door het machtigingsformulier, dat u kunt vinden op https://www.uwv.nl/particulieren/formulieren/machtigen-aanvraag-doelgroepverklaring-loonkostenvoordeel-lkv.aspx, uit te printen en te ondertekenen.
Vervolgens stuurt u dit per post op naar:
[ PostAdres Werkgever ]
[ PostAdres Postcode Werkgever ]
[ PostAdres Plaatsnaam Werkgever ]
U kunt er ook voor kiezen om zelf de doelgroepverklaring op te vragen.
Valt u onder de doelgroep oudere werknemers (56 jaar en ouder) en krijgt u een uitkering van de gemeente? Dan vraagt u de doelgroepverklaring LKV aan bij uw gemeente. In alle andere gevallen vraagt u de doelgroepverklaring LKV aan via https://www.uwv.nl/particulieren/formulieren/aanvragen-doelgroepverklaring-loonkostenvoordeel-lkv.aspx.
Zodra u deze doelgroepverklaring hebt ontvangen, stuurt u deze op naar:
[ PostAdres Werkgever ]
[ PostAdres Postcode Werkgever ]
[ PostAdres Plaatsnaam Werkgever ]
Hebt u nog vragen over deze procedure, neem dan contact op met [ Contactnummer ].
Hartelijk dank voor uw medewerking.
[ Naam Werkgever ]
-----------------------------------
- Naam: NoRisk Beoordelen advies Loonkostenvoordeel Herinnering
- Code: NoRiskBeoordelenadviesLKVHerinnering
- Afzender: [mag leeg blijven]
- Onderwerp: NoRisk Beoordelen advies Loonkostenvoordeel Herinnering
- Inhoud:
Beste [ Naam Werknemer ],
Met betrekking tot uw dienstverband bij [ Naam Werkgever ] hebben wij u 7 dagen geleden een e-mail gestuurd waarin wij u vragen om een (machtiging) doelgroepverklaring aan te leveren.
Helaas hebben wij deze tot op heden nog niet ontvangen. Wij vragen u deze zo spoedig mogelijk toe te zenden. U kunt dit op 2 manieren regelen:
1. U kunt [ Naam Werkgever ] machtigen om deze doelgroepverklaring namens u op te vragen via het formulier dat u kunt vinden op https://www.uwv.nl/particulieren/formulieren/machtigen-aanvraag-doelgroepverklaring-loonkostenvoordeel-lkv.aspx
2. U kunt ook zelf de doelgroepverklaring opvragen bij UWV/Gemeente.
U kunt de formulieren sturen naar:
[ PostAdres Werkgever ]
[ PostAdres Postcode Werkgever ]
[ PostAdres Plaatsnaam Werkgever ]
Hebt u nog vragen over deze procedure, neem dan contact op met [ Contactnummer ].
Hartelijk dank voor uw medewerking.
[ Naam Werkgever ]