De planning assistent maakt het mogelijk om handmatig afspraken te plannen, waarbij de planner slim ondersteund wordt met de meest geschikte afspraakmogelijkheden op basis van de ingestelde voorkeuren.
De planningsassistent is een goede toevoeging voor klanten die ook gebruik maken van de automatisch plannen functionaliteit.
INHOUDSOPGAVE
Autorisaties
Om de planningsassistent te zien zijn de volgende autorisaties en menu inrichtingen nodig:
- Beheer feature autorisatie voor agenda:
- In portaal beheer moet de actielink: Calendars_EventOptionsForAppointment toegevoegd zijn aan de actiewidget en (dossier)actie menu's.
De planningsasssistent
Op dit moment (16/05/2024) maakt de planning assistent gebruik van geautomatiseerde inrichting (automatische afspraak reminders, beslisregels voor automatisch plannen). Het is op dit moment nog niet mogelijk om de afspraak verder handmatig aan te vullen (vraagstelling/voorgeschiedenis/notitie, handmatige oproepbrief). Op dit moment is de planning assistent daarom vooral al bruikbaar voor klanten die reeds gebruik maken van automatisch plannen.
Afspraakgegevens invoeren
Plannen op basis van een oproepverzoek: Als er al een oproepverzoek is aangemaakt voor de gewenste afspraak, kunnen direct geschikte afspraakmogelijkheden worden opgehaald. De planner hoeft niet eerst de afspraakgegevens (gewenste spreekuursoort, gewenste locatie, uitvoerder afspraak, etc.) in te voeren, deze zijn immers al aanwezig in het oproepverzoek.
Plannen zonder afspraak
Als er geen oproepverzoek is aangemaakt, maar wel een afspraak gepland wordt, kan ook de nieuwe planning assistent worden gebruikt. De planner dient de afspraakgegevens in te voeren, waarmee geschikte afspraakmogelijkheden opgehaald kunnen worden.
Voor het ophalen van afspraakmogelijkheden zijn de volgende afspraakgegevens benodigd:
• Dossier werknemer (Indien actie vanuit dossier wordt geopend, is dossier reeds bekend)
• Soort spreekuur
• Afspraak duur (aanpasbaar, voor in gevuld vanuit soort spreekuur)
• Vorm van contact / locatie & contactoptie keuze
o Zie aanvullende toelichting ‘Locatie keuze’
• Gewenste uitvoerder afspraak
o Zie aanvullende toelichting ‘Uitvoerder keuze’
• Periode afspraak (Geen voorkeur / periode ingeven)
Locatie keuze
Voor het stuk locatie en contact optie zijn er ook meerder opties:
De zichtbare keuze opties worden bepaald door de locatietype instellingen op de spreekuursoort.
Vorm van contact
• Afspraak fysiek op locatie uitvoeren
• Afspraak op afstand uitvoeren
Keuze ‘Afspraak fysiek op locatie uitvoeren’ geeft vervolgens de contactoptie op afstand opties:
• Alle contactopties
• Specifieke contactoptie, met vervolgkeuze voor kiezen opties
o Webconsult (indien actief bij klant en planner is geautoriseerd)
o Contact op afstand met contactinformatie
Keuze ‘Afspraak op afstand uitvoeren’ geeft de volgende vervolgkeuzes:
• Uitvoerder afspraak reist naar werknemer (Ja/Nee)
• Indien gekozen voor reist naar werknemer
o Automatisch selecteren van adresoptie werknemer
o Reizen naar werkgeveradres of vrij adres is niet ondersteund in de planning assistent
• Indien gekozen voor niet reizend naar werknemer
o Locatie opties
▪ Alle oproeplocaties
▪ Specifieke oproeplocatie, met vervolgkeuze voor selecteren locatie
Het is ook mogelijk om aan te geven of alleen de voorkeurslocaties en werkgever eigen locaties gebruikt horen te worden. Daarnaast wordt er aangegeven bij het opvoeren van specifieke locaties welke locaties de voorkeur hebben. Als er gezocht wordt op een specifieke oproeplocatie, worden alleen resultaten op die oproeplocatie getoond. Daarnaast wordt het mogelijk om meerdere oproeplocaties te selecteren, waarbij er alleen resultaten van de geselecteerde oproeplocaties worden getoond.
Als je kiest voor 'Specifieke oproeplocatie' en je hebt een voorkeurslocatie bij de werkgever ingesteld, dan zie je de voorkeur van de werkgever direct in de lijst, met onder details 'Voorkeur Werkgever'.
- Als er voor werkgever geen is ingesteld, maar er is een default in de klantomgeving, dan zie je die.
- Is er ook geen default dan zie je geen voorkeur van de werkgever in de lijst.
Als je kiest voor 'Specifieke oproeplocatie' en je hebt een werkgever-eigen locatie bij de werkgever ingesteld, dan zie je deze direct in de lijst, met onder details 'Werkgever-eigen locatie'.
- Heb je meerdere werkgever-eigen locaties, dan zie je ze allemaal in de lijst
- Als er geen zijn ingesteld, dan zie je er geen.
Als je kiest voor ‘Voorkeurslocatie en werkgever eigen locaties’, dan worden alle voorkeurslocaties en werkgever-eigen locaties gebruikt voor het vervolg te plannen.
Uitvoerder Keuze
Keuze ‘Alle uitvoerders’:
Na het selecteren van ‘alle uitvoerders’ en het vervolgen van plannen, worden de
afspraakmogelijkheden opgehaald zonder te filteren op een specifieke uitvoerder.
Keuze ‘Uitvoerder kiezen uit de lijst’:
Bij het klikken op de lijst met uitvoerders worden in eerste instantie
alleen de uitvoerders getoond waarbij de recentste afspraak is geweest en/of waar het recentste
oproepverzoek bij was aangemaakt. Door een zoekterm in te voeren kan de planner zoeken naar andere
uitvoerders. Na het selecteren van een specialist en het vervolgen van plannen, worden alleen
afspraakmogelijkheden van deze specifieke uitvoerder opgehaald. Hierbij kan alleen gezocht worden op uitvoerders die geautoriseerd zijn voor het spreekuursoort, dossier, het traject en de medewerker.
Keuze 'Casemanagementteam':
Er kan ook gekozen worden voor een bepaald behandelteam om de afspraak mee in te plannen, waardoor alle uitvoerders die onderdeel zijn van dit behandelteam geselecteerd worden. Ook hier zullen alleen de planmogelijkheden getoond worden voor de specialisten die geautoriseerd zijn voor het dossier, spreekuur, en traject.
Afspraakmogelijkheden ophalen
Nadat de afspraakgegevens waarmee gepland moet worden bekend zijn (hetzij via het oproepverzoek of via
de ingevoerde afspraakgegevens), kunnen de afspraakmogelijkheden worden opgehaald. De afspraakgegevens die van invloed zijn op de opgehaalde afspraakmogelijkheden worden boven in het scherm getoond. De planner heeft daarmee inzage waarom bepaalde resultaten mogelijk wel of niet gevonden worden. Dit geeft de planner ook inzicht elke afspraakgegevens aangepast kunnen worden als er geen geschikte afspraakmogelijkheid is gevonden.
De afspraakmogelijkheden worden opgehaald voor de eerste 2 dagen vanaf nu, of als er binnen een periode gezocht wordt binnen de periode. De planner heeft de mogelijkheid om extra afspraakmogelijkheden op te halen met de knop ‘Meer afspraakmogelijkheden’. Van een afspraakmogelijkheid worden de datum en starttijd getoond, de uitvoerder, contactvorm (locatie/contactopties) en de afstand voor de werknemer. Als er is gekozen dat de uitvoerder reist naar de
afspraak dan wordt hier de afstand voor de uitvoerder getoond. Als de planner een geschikte afspraakmogelijkheid heeft gevonden, kan deze worden geselecteerd. De planner krijgt de vraag om de keuze te bevestigen (om te voorkomen dat je per ongeluk de verkeerde hebt gekozen) en vervolgens wordt de afspraak gepland.
