Doel van dit artikel

Dit artikel legt uit hoe je de overeenkomst rondom de Datakluis juridisch kunt inrichten. Het beschrijft de standaard werkwijze én een alternatieve inrichting met een aparte beheerorganisatie. Ook wordt een scenario met een externe beheerder (zoals een XSP) toegelicht.

Wanneer gebruik je dit artikel?

Gebruik dit artikel wanneer:
  • je een nieuwe klant aansluit op de Datakluis;
  • je de rol van verwerkingsverantwoordelijke juridisch correct wilt vastleggen;
  • je operationeel beheer (deels) wilt beleggen bij de klant of een externe partij;
  • je bestaande klanten wilt aanpassen zonder de hoofd overeenkomst te wijzigen.

Achtergrond

Bij gebruik van de Datakluis is altijd een overeenkomst nodig waarin wordt vastgelegd wie de verwerkingsverantwoordelijke is richting Otherside at Work.
Standaard tekent de klant (werkgever) deze overeenkomst zelf. In de praktijk blijkt dit soms juridisch lastig te positioneren.
Daarom is er een alternatieve inrichting mogelijk waarbij het beheer anders wordt georganiseerd.

Alternatief: aparte verwerkers-organisatie namens de werkgever

Wat houdt dit in?

Je richt een aparte entiteit in (met een beperkte set gebruikers) die namens de werkgever optreedt als beheerder van de Datakluis.

Belangrijk

  • De exacte toepasbaarheid hangt af van de situatie.
  • Stem dit altijd af met de FG of privacy officer van de klant.

Stappenplan

  1. Leg de constructie vast in de overeenkomst
    • Neem op dat een aparte entiteit namens de werkgever het beheer uitvoert.
    • Deze entiteit verwerkt NAW-gegevens van werknemers zonder zorgvraag.
  2. Richt de entiteit in
    • Beperkte groep gebruikers.
    • Alleen toegang tot noodzakelijke gegevens.
  3. Wijs de entiteit aan als Datakluisbeheerder
    • Keurt de overeenkomst met Otherside at Work goed.
    • Kan andere gebruikers toegang geven.
  4. (Optioneel) beheerder bij klant aanwijzen
    • Kan nieuwe gebruikers goedkeuren.
    • Vermindert beheerlast voor de arbodienst.
  5. Let op koppelingen
    • Als verzuimmeldingen via een koppeling lopen:
      • worden NAW-gegevens automatisch gedeeld;
      • extra beheer is dan minder relevant.

Voordelen van deze werkwijze

  • Juridisch alles vooraf goed geregeld in één overeenkomst
  • Klant hoeft maar één overeenkomst te beoordelen
  • Beheer blijft mogelijk bij wisselingen (arbodienst kan zelf nieuwe beheerder aanwijzen)
  • Duidelijke scheiding van gegevens:
    • NAW-gegevens zonder zorgvraag blijven buiten zicht van casemanagers en bedrijfsartsen

Bestaande klanten aanpassen

Heb je al een overeenkomst met de klant?
Dan kun je:
  • een addendum toevoegen aan het contract;
  • vastleggen dat jij (of een andere partij) optreedt als beheerder namens de werkgever.
De bestaande overeenkomst tussen werkgever en Otherside at Work blijft daarbij ongewijzigd.

Alternatief met externe beheerder (bijv. XSP)

Wanneer gebruik je dit?

Wanneer het beheer wordt uitgevoerd door een externe partij, zoals een Xpert Services Partner (XSP).

Mogelijke inrichting

  1. Wijs externe partij aan als mede-beheerder
    • Leg dit vast in de overeenkomst met de klant.
    • Stem af met FG/privacy officer.
  2. Richt een apart account in binnen XS
    • Bijvoorbeeld: datakluisondersteuning klanten
    • Rol: werkgevergebruiker van de Datakluis
    • Doel:
      • gescheiden toegang;
      • alleen toegang wanneer nodig;
      • ondersteunt audits (bijv. ISO).
  3. Communiceer richting klanten Bijvoorbeeld:
    “Binnen onze dienstverlening bieden we een door [naam XSP] beheerde Datakluis aan. Deze is afgeschermd voor arbodienstgebruikers.”
  4. Regel de afspraken
    • Leg de samenwerking vast via artikelen gebaseerd op de standaardovereenkomst.
  5. Inrichting voor bestaande klanten
    • XSP kan als beheerder worden toegevoegd.
  6. Inrichting voor nieuwe klanten
    • XSP logt eerst in als beheerder;
    • keurt de overeenkomst goed;
    • wordt hoofdbeheerder.

Resultaat

  • XSP kan altijd bij de Datakluis;
  • ondersteuning bij beheerderswisselingen;
  • consistente ondersteuning voor klant en arbodienst.