Context:
Xpert Suite biedt de mogelijkheid om oproepverzoeken op basis van de beschikbaarheid van professionals automatisch te plannen. Dit bespaart een aanzienlijke hoeveelheid tijd van gebruikers die agendaplanning op zich nemen. Daarnaast kan er efficïenter binnen gepland worden binnen de agenda mogelijkheden en tenslotte zijn er rapportages die interessante informatie weergeven over het plannen.
Hoe werkt het? (samenvatting)
Op vaste momenten of ad hoc wordt gekeken of oproepverzoeken binnen bestaande beschikbaarheden van een professional automatisch gepland kunnen worden. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de afstand tussen de werknemer en de locatie.
Binnen de beschikbaarheden van professionals kunnen in- en uitsluitingen vastgelegd worden voor werkgevers, spreekuren en hoeveelheid spreekuren binnen een beschikbaarheid. Daarnaast kan een professional worden uitgesloten van een dossier. Automatisch plannen houdt hier rekening mee.
Tijdens het automatisch plannen worden business rules toegepast waarvan de volgorde nog te beïnvloeden is. Denk hierbij aan de voorkeursarts en de afstand tot de locatie.
Versneld vandaag een los oproepverzoek inplannen is daarnaast ook mogelijk, of juist af te vangen vanaf een bepaald tijdstip.
Wat is er nodig?
• Werkgever (modaliteit)
• Inrichting spreekuren
• Inrichting locaties
• Beschikbaarheden
• Instellingen volgorde business rules (gewenste specialist, afstand en modaliteit)
• Parameters (onder andere voorkeurslocatie en tijdstip automatisch plannen)
• Frequentie/tijd voor automatisch plannen
• Actielinks voor ad hoc starten proces
• Autorisaties voor automatisch plannen en rapportages
Hoe werkt het? (uitgebreid)
Beschikbaarheden instellen/controleren
Om controleopdrachten ingepland te krijgen moeten er beschikbaarheden ingesteld worden in de agenda’s van artsen. Als je al beschikbaarheden hebt in agenda's, hoef je alleen te controleren of ze voldoende ingesteld zijn voor jouw wensen. Anders moet je de beschikbaarheden inrichten, met daarop letten op de volgende situatie:
· Raadpleging (spreekuur op locatie): Om oproepverzoeken in te plannen voor raadplegingen op een beschikbaarheid, moet er een vaste locatie geselecteerd zijn.
· Huisbezoek: Om oproepverzoeken in te plannen voor huisbezoeken op een beschikbaarheid moet de locatie van de beschikbaarheid zijn “Zonder locatie” of “Alle werkplekken van de specialist”.
Oproepverzoek(en) aanmaken
Nadat de beschikbaarheden in zijn gesteld, kunnen er oproepverzoeken aangemaakt worden om daarop ingepland te worden. Voor automatisch plannen is het belangrijk om te weten wat de locatie is van het oproepverzoek.
- Raadpleging: Om een oproepverzoek ter raadpleging in te plannen, moet er gekozen worden voor de vaste locatie optie. Er hoeft dan alsnog geen vaste locatie daadwerkelijk ingevuld te zijn, automatisch plannen kan in het geval van deze selectie een beschikbaarheid selecteren met dichtstbijzijnde vaste locatie als deze er aanwezig is. Als er wel een enkele vaste locatie is gekozen in het oproepverzoek, zal hij alleen beschikbaarheden kiezen die op dezelfde vaste locatie zijn gepland als degene die is gekozen bij het oproepverzoek.
- Huisbezoek: Om een oproepverzoek voor huisbezoek in te plannen, moet er een werknemer adres ingevuld zijn.
Verder kun je een gewenste specialist kiezen, waarbij automatisch plannen eerst gaat kijken of er bij deze specialist een beschikbaarheid is om bij in te plannen. Als de specialist geen (geldige) beschikbaarheid heeft, dan wordt er een andere gekozen op basis van de beslisboom. Als laatste kunnen specialisten ook uitgesloten worden van automatisch plannen door de “uitgesloten specialisten” optie. Automatisch plannen zal dan dit oproepverzoek niet proberen te plannen bij beschikbaarheden van die specialist, zelfs niet als er geen andere keuze is. De rest van het oproepverzoek kan ingesteld worden zoals gewenst.
Oproepvoorraad:
Automatisch plannen starten
Wanneer je één of meerdere oproepverzoeken hebt klaarstaan, ben je klaar om het automatische plan proces te starten. Om alles in bulk te plannen moet je naar de ingerichte actielink op portal beheer gaan voor het automatische plan proces.
Hier kies je de datumrange waarbinnen je wilt automatisch plannen en welke typen oproepverzoeken je wilt inplannen. Uit de types heb je de volgende opties:
- Plan oproepverzoeken voor oproeplocaties waar de locatie al geselecteerd is. Dit zijn alle oproepverzoeken die op een vaste locatie moeten voor raadpleging en ook een keuze hebben ingevuld voor vaste locatie. (Raadpleging)
- Plan oproepverzoeken voor oproeplocaties waar de locatie nog onbekend is. Dit zijn alle oproepverzoeken die op een vaste locatie moeten voor raadpleging maar de keuze van een locatie leeg hebben gelaten. (Raadpleging)
- Plan oproepverzoeken voor alle overige locatietypesDit zijn de oproepverzoeken die op het adres van de werknemer zijn of hun verblijfadres en waar de arts naartoe moet reizen (Huisbezoek)
- Plan oproepverzoeken voor afspraken op afstand
Daarna kan de trigger ingeschoten worden. Hij heeft eventjes een momentje nodig om door het process heen te gaan en dit kan langer duren op basis van hoeveel beschikbaarheden en oproepverzoeken zijn om doorheen te filteren.
De trigger plant de oproepverzoeken precies zoals deze zijn ingesteld: met hetzelfde traject, dezelfde spreekuursoort, gekozen verrichtingen/schermen en duur. Indien er een oproepbrief is gekoppeld aan de spreekuursoort dan wordt die oproepbrief automatisch aangemaakt. Indien er geen oproepbrief is gekoppeld dan wordt er ook geen oproepbrief aangemaakt. Omdat het proces automatisch wordt uitgevoerd, is het niet mogelijk om een afwijkende oproepbrief te selecteren. Als achteraf gewenst is dat er een andere oproepbrief aangemaakt wordt, kan de oproepbrief verwijderd worden uit het dossier en kan vanuit de afspraak een nieuwe oproepbrief worden aangemaakt.
Enkele oproepverzoek automatisch plannen
Wanneer je een enkel oproepverzoek wilt inplannen via de knop die je extra kunt inrichten, dan kun je een nieuw oproepverzoek aanmaken of een bestaande bewerken. Daarna onderin klik je op “opslaan en plannen”. Een dialoogvenster zal openen en even bedenken waar gepland kan worden. Daarna kun je een selectie maken van een beschikbaarheid (met default geselecteerd de beste match volgens de automatische plannen trigger) indien hij een match heeft gevonden. Daarna klik je op opslaan en wordt de afspraak gemaakt. Deze enkele planningsactie wordt niet in de logging genoteerd.
Logging bekijken en lezen
Als de bulk trigger voltooid is, dan is dat in de automatisch plannen logs terug te lezen via de actielink of de knop bij het automatisch plannen. In het logging overzicht kunnen er bij (niet) ingeplande oproepverzoeken details opgehaald worden door op de regel van het betreffende oproepverzoek te klikken. Vervolgens word je naar een nieuw scherm genavigeerd waar elke beschikbaarheid - waarbij automatisch plannen het oproepverzoek heeft geprobeerd te plannen - getoond wordt. In dit overzicht staat de volgende informatie per beschikbaarheid:
- Of het planbaar is;
- Waarom het uitgevallen (niet planbaar) is;
- Eventueel extra technische informatie over het uitvallen.
Resultaat:
Rapportage
