Ondersteuning compliancy pensioenwetgeving documenten 

Een aantal van de WIA aanvullingsverzekeringen die verzekeraars en volmachten aanbieden vallen onder Pensioenwet. Verzekeraars en volmachten hebben vanuit die wet de verplichting om de deelnemers aan die verzekeringen (werknemers) te informeren over de aanvang of beëindiging van hun deelname aan een verzekering, zogenaamde start- en stopbrieven. Daarnaast ontvangen deze deelnemers eenmaal per kalenderjaar een Uniform Pensioenoverzicht (UPO) met daarin een overzicht van alle lopende verzekeringen.  

De Xpert Suite ondersteunt het automatisch genereren en verzenden van deze pensioen gerelateerde documenten. Het proces voorziet ook in de mogelijkheid om voorafgaande aan de eerste startbrief een vooraankondiging te verzenden om bijvoorbeeld het voornemen aan te kondigen om de pensioendocumenten per e-mail (digitaal) te gaan verzenden.  

Er zijn dus 4 type documenten: 

  1. Vooraankondiging (als je ergens in dienst komt; keuze voor digitaal/post) 
  2. Startbrief (bevestiging dat je deelneemt aan pensioen) 
  3. Eindbrief (bij uitdienst) 
  4. UPO (overzicht pensioen, jaarlijks voor elke werknemer) 


De module signaleert automatisch per deelnemer aan een verzekering of en welke brief verzonden dient te worden. Daarbij kijkt de module naar nieuw afgesloten of beëindigde polissen, gestarte of beëindigde dienstverbanden en reeds verzonden documenten. De eerste keer dat de module signaleert dat er documenten verzonden moeten gaan worden voor een werknemer, wordt voor deze werknemer een traject gestart en wordt vervolgens het benodigde document gegenereerd. Op basis van de voorkeur van communiceren van de werknemer (per e-mail of per post) worden de gegenereerde documenten per e-mail verzonden danwel middels een printtaak aan de gebruiker beschikbaar gesteld. De gegenereerde documenten worden vervolgens automatisch aan het trajectendossier van de betreffende werknemer toegevoegd, waar deze door geautoriseerde gebruikers raadpleegbaar blijven. 


 

Vastlegging en voorkeur wijze van communiceren 

Start- en eindbrieven worden default verzonden naar het bij de werknemer als “E-mail prive” vastgelegde e-mailadres. Mocht dit e-mailadres ontbreken of ongeldig zijn, dan wordt alsnog een printtaak aangemaakt om het document via de post te kunnen versturen. Staat er wel een "e-mail werk" gevuld en géén "e-mail privé" dan wordt er alsnog een printtaak aangemaakt.


Om de voorkeur van het communiceren van de pensioendocumenten vast te leggen, is er een specifiek tabblad beschikbaar binnen het werknemerdossier, genaamd Verzekeringen. Op dit tabblad is een widget beschikbaar waar de voorkeur (Digitaal, Per post of Geen voorkeur) kan worden vastgelegd en bewerkt. Er kan een standaard worden ingesteld, die hier vervolgens op basis van een signaal van de werknemer of werkgever handmatig kan worden bijgewerkt. Standaard staat 'Geen voorkeur' ingesteld bij nieuwe pensioentrajecten, totdat de werknemer/werkgever een voorkeur doorgeeft. De instellingen die al ingericht waren vóór de release van 27 oktober 2022 zijn niet gewijzigd. 




Het bewerken van de voorkeur voor pensioencommunicatie  

Start- en eindbrieven 

Op een aantal manieren kunnen eind- en startbrieven gegenereerd worden: 

  • Beëindigen van dienstverbanden met een datum in het verleden triggert een eindbrief voor de betreffende werknemer. 
  • Toevoegen van nieuwe werknemers met een datum in het verleden triggert nieuwe trajecten, vooraankondigingen en startbrieven voor de betreffende werknemer 
  • Beëindigen van polissen met een datum in het verleden triggert eindbrieven voor alle werknemers die deelnemen aan de betreffende polissen 
  • Toevoegen van een nieuwe polis met een startdatum in het verleden triggert startbrieven voor alle werknemers die deelnemen aan de betreffende polis. 
  • Werknemer uit dienst melden met als reden "Overlijden" triggert een taak "Signaal Bij Overlijden" voor de betreffende werknemer. 


Alle pensioendocumenten worden als uploaddocument in het trajectendossier gezet, onder geïmporteerde documenten. De aankondigingsbrief en UPO worden standaard als printtaak (brief) gegenereerd  en de start- en eindbrief worden standaard ingesteld dat die via de mail gaan. De e-mails worden verstuurd op basis van het escalatie mechanisme. Elke 15 minuten wordt er gekeken of een taak geëscaleerd moet worden. In de basis is dat op dag X. Als een taak dus escaleert op dag 1 en de taak heeft bijvoorbeeld start-dag vandaag, dan is de eerste keer dat deze in aanmerking komt voor escalatie dus morgen om 00:15. Conclusie: De mail met de startbrief en eindmail zal dus in de basis verstuurd worden om 00:15 in de nacht. 


Uitbreiding: per pensioendocument een standaardmethode van versturen inrichten

Dit wordt gebruikt wanneer een ontvanger geen voorkeur heeft voor de ontvangsmethode. Bij het inrichten van deze voorkeuren kun je ook bij belangrijke pensioensdocumenten instellen of de standaardmethode voorkeuren op het dossier moet overschrijden. Daarbij is het mogelijk gemaakt dat de Uniform Pensioen Overzicht documenten ook verstuurd kunnen worden per e-mail. 


Er kan daarnaast per pensioendocument een standaard verzendtype ingesteld worden, die altijd gebruikt wordt - ook wanneer de werknemer een andere voorkeur heeft ingesteld. Wanneer je deze inrichting gewijzigd wilt hebben, neem dan contact op met de Xpert Desk of jouw consultant. Wanneer je al gebruik maakte van de pensioendocumenten, hebben we de instellingen voor al omgezet naar de gewenste instellingen.    

Ondersteuning bulkprinten 

Wanneer de communicatie voor meerdere pensioendocumenten per post verloopt, kan dat grote aantallen documenten en bijbehorende printtaken tot gevolg hebben. Ter ondersteuning van het afhandelen van grote aantallen gegenereerde documenten in één keer is een bulkprint / -download beschikbaar. (Uitgangspunt bij deze ontwikkeling is geweest dat grote aantallen documenten door een externe printstraat worden afgehandeld.) Er kan een actieknop worden ingericht waarmee een nieuw bulkprint scherm kan worden geopend.  

 

  

Binnen dit scherm worden alle openstaande printtaken getoond, waarvan er meerdere kunnen worden aangevinkt en met een druk op de knop als PDF bestanden in een zip -bestand gedownload. De lijst kan gefilterd worden om de selectie te beperken tot de relevante documenten. 

  

 

  

Met een druk op de knop ‘Bundelen’ worden de geselecteerde printtaken afgerond en komt het downloadbare zipbestand met daarin de geselecteerde documenten beschikbaar op het tweede tabblad ‘Downloads’ binnen datzelfde scherm. Dit kan enige tijd duren, afhankelijk van het aantal geselecteerde taken /documenten. De downloads blijven beperkt beschikbaar (zie schermprint) en worden automatisch verwijderd. 


  

Opnieuw genereren van pensioendocumenten 

Het is mogelijk om al gegenereerde pensioendocumenten opnieuw aan te maken en te verzenden. Deze functionaliteit kan ingezet worden wanneer er bijvoorbeeld een adreswijziging van de polisdeelnemer is geweest. 

De autorisatie is te vinden onder Gebruikersbeheer>Autorisaties>Verzekeringen>Hergenereren pensioenoverzichten. 

Indien een gebruiker deze autorisatie heeft, is binnen een werknemersdossier op het tabje ‘Verzekeringen’ de optie zichtbaar op de Pensioendocumenten–widget. In dit overzicht zijn alle al aangemaakte pensioendocumenten te zien voor de betreffende werknemer.  

 

Hier zitten een aantal voorwaarden aan: 

  • Vooraankondiging kan opnieuw gegenereerd worden, indien er nog geen andere documenten voor dat traject zijn aangemaakt; 
  • Startbrief kan opnieuw gegenereerd worden, indien er geen eindbrief is en geen wijzigingen zijn gedaan aan de polissen uit de startbrief; 
  • Van de UPO wordt de meest recente versie getoond. 


  

De gebruiker kan nu een selectie maken van de documenten die opnieuw aangemaakt moeten worden door middel van de vinkvakjes links. Na de juiste selectie en klikken op de knop ‘Documenten opnieuw aanmaken’, komt er nog een bevestigingsscherm en kan het enkele minuten duren voordat de documenten daadwerkelijk zijn aangemaakt. Deze worden toegevoegd aan het Trajectendossier en, indien zo ingericht, zichtbaar op het printtakenoverzicht. 

Inrichting van Pensioendocumenten 

Voor een correcte werking van Pensioendocumenten dienen de volgende zaken ingericht te zijn: 

  1. 1. Werknemer 
     Van de werknemer dienen de NAW(+E) en dienstverbandgegevens beschikbaar te zijn. 

  1. Verzekeraars en verzekeringsproducten 
     De administratie van verzekeraars / volmachten en hun verzekeringsproducten dient op orde te zijn, waarbij voor de verzekeringsproducten die onder de Pensioenwet vallen aangegeven dient te zijn dat die onder de Pensioenwet valt. Enkel verzekeringsproducten met deze instelling zullen in het signaleringsproces worden meegenomen. 


      Let op: Zorg er ook voor dat bij de werkgever de juiste dienstverlening ingesteld is! 



  1. 2. Polis- en deelnemerregistratie 
     Per werkgever moeten de verzekeringspolissen zijn vastgelegd voor de verzekeringsproducten die onder de Pensioenwet vallen met alle gegevens die in pensioendocumenten benodigd zijn. Per verzekeringspolis moet bovendien de deelnemerregistratie op orde zijn, wat in de meeste gevallen betekent dat de werknemers die uitgesloten zijn van deelname dienen te worden vastgelegd. 


    .Pensioendocumenten en e-mails     
     Per verzekeraar / volmacht kan een eigen set van documenten worden gehanteerd. Voor alle documenten moeten (.dotx) documentsjablonen worden aangemaakt en voor alle e-mails emailsjablonen. 


  1. 4. Wijze van verzenden  
    Vervolgens dient de wizje van verzenden te worden ingericht. Per document kan er gekozen worden om deze fysiek, danwel per e-mail verzenden en kan ingesteld worden welke document- en emailsjablonen per situatie gebruikt dienen te worden. 

  1. 5. Signaleringsfrequentie 
     Tot slot dient de frequentie waarmee de signalering plaatsvindt te worden geconfigureerd, voor zowel de start- en stopbrieven (wekelijks of maandelijks lijkt voldoende) en voor de UPO’s (afhankelijk van het gewenste startmoment en de fasering bij grote aantallen deelnemers.) 


Bovenstaande stappen dienen samen met een consultant van Otherside geïmplementeerd te worden. Wanneer al gebruik gemaakt wordt van de module Pensioencommunicatie en er behoefte is om de module uit te breiden naar een nieuwe verzekeraar waar ook pensioencommunicatie van gevoerd dient te